德明財經科技大學進修部學生會-活動設計與企劃-20141023

德明財經科技大學進修部學生會
活動設計與企劃
莊士勇
Steven, Shih-Yung Chuang, PMP
2014年10月25日

© 2014 (活動設計與企劃) 莊士勇 Steven, Shih-Yung Chuang 0910.879.469 shihyungchuang@gmail.com
學歷：德明財經科技大學經營運籌管理研究所
認證：美國國際專案管理協會國際專案管理師(PMP)
現職：千督管理顧問有限公司首席講師
社團：台灣戰略突破(股)公司資深顧問
社團：德明財經科技大學行銷系講師
社團：Career就業情報特約講師
經歷：中華民國國際演講協會講師團主席
中華知識管理應用協會教育中心主任
經歷：展頡知識管理顧問公司教務長
艾倫維妮文理語文補習班班務主任
經歷：台北市私立開帄高級中學註冊組長/教師
認證：美國國際專案管理協會 PMP國際專案管理師
專長：專案管理、人際關係、溝通表達、專題演講、演說訓練、活動管理
座右銘：用心工作〃專心玩樂〃放心生活
莊士勇Steven, Shih-Yung Chuang, PMP

© 2014 (課程名稱) 莊士勇 Steven, Shih-Yung Chuang 0910-879-469 shihyungchuang@gmail.com
為甚麼今天
是由我來為各位
談活動與設計

今天談的是非商業性質的
活動企畫與設計

實績

© 2012 (課程名稱) 莊士勇 Steven, Shih-Yung Chuang 0910.879.469 shihyungchuang@gmail.com
辦活動資歷20年

活動提案企劃書常見架構
1.封面
2.目錄
3.活動名稱
4.企畫的宗旨、目的與預期效
果
5.活動日期、地點
6.主、協辦單位與贊助單位
7.個人費用
8.交通工具
9.活動對象
10.宣傳策略與實施方式
11. 預期困難點與解決策略
12. 相關人員或單位配合、協
助事項與負責人
13. 活動流程與負責人
14. 預算評估表
15. 人力職務分配表與聯絡方
式
16. 物品道具表
17. 時程進度表
18. 其他備案
19. 附錄

• 企劃書的構成都必頇有5W2H1E，共8個基本要素。
企劃案基本要素
5W2H1E 說明企劃書區塊企畫書標題
封面
目錄
Why(為什麼) 企劃緣由、前景
摘要
活動名稱
What(什麼) 企劃的目的、內容活動目的
Who(誰) 企劃相關人員活動對象
When(何時) 企劃的時間活動時間
Where(何處) 企劃實施場所活動地點
How much(多少) 企劃預算活動經費
Effect(效果) 預測企劃結果、效果活動效益
How(如何) 企劃的方法和運作實施主要內容活動內容
附件

甚麼是企畫書
• 為解決某個問題所提出的解決方法
• 一種腦力激盪、創意發想、資訊蒐
集、歸納分析與思考判斷的過程
• 企劃書就是「規劃對策的文件」
– 例如：
• 高雄公司業務人員績效不佳。
• 思考:
– 如何提升績效?
– 提升績效的方法?
– 決定績效提升策略?
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甚麼是計畫書
• 事先擬訂的具體方案或辦法
• 是一個將想法轉化為成果的藍圖
– 例如：
• 將業務葵花寶典從台北送到高雄。
• 思考:
– 怎麼送到?
– 多久送到?
– 運送費用?
11

現在將已經企劃確定後的活動
以計劃書的型態來呈現
該活動可視為一個專案來計劃

• 專案的三個限制條件：範圍、時間、成本、品質
專案的多重限制條件
←範圍Scope→
品質 Quality
←範圍Scope →
品質 Quality
←範圍Scope→
品質 Quality
←範圍Scope →
品質 Quality
時間增加成本增加
品質提高

• 限制條件
– 說明特定的限制條件，可列於計劃書內。
– 範疇、時間、成本、合約條款屬於計畫的限制條件。
– 例如:本活動無任何預算，所有花費均來自學生的報名費
• 假設事項
– 說明特定的假設條件，可列於計劃書內。
– 假設事件屬於規劃流程的一部分
– 頇經常辨識、紀錄及確認假設事件
– 例如:假設活動當天不會下雨
• 成功條件
– 說明達到何種指標、或完成何種工作時，視為計畫成功
– 例如:人員帄安回家、滿意度八成以上
專案的限制條件、假設事項、成功條件

• 專案管理核心流程:(依照核心限制來實現價值)
1. 整合管理 Integration
2. 範疇管理 Scope
3. 時間管理 Time
4. 成本管理 Cost
專案管理核心流程
整合
範疇
成本時間
品質
人資
溝通
風險
採購
利害
關係人

• 專案管理輔助流程:(協助核心流程完成各項基準)
5. 品質管理 Quality
6. 人資管理 Human Resource
7. 溝通管理 Communications
8. 風險管理 Risk
9. 採購管理 Procurement
10.利害關係人管理 Stakeholder
專案管理輔助流程
整合
範疇
成本時間
品質
人資
溝通
風險
採購
利害
關係人

專案管理五大流程
啟動計劃執行監控結束
專
案
啟
動
撰
寫
計
劃
執
行
活
動
監
控
過
程
完
成
目
標

• 安全性
• 教育性
• 娛樂性
• 便利性
活動設計的原則

• 人:活動對象(年齡、性別、人數、素質)
• 事:活動內容(主題、遊戲、訓練、體驗)
• 時:活動時間(單日、過夜)
• 地:活動地點(都市、郊外、海邊、溪邊)
• 物:器材道具(硬體、軟體、現有、自製)
活動設計的考量因子

1. 訂出活動主題
2. 設計活動主菜
3. 設計活動配菜
4. 規劃人員需求
5. 確定所需道具
6. 風險應變考量
7. 協同相關單位
8. 規劃報名流程
9. 發布活動資訊
10.人事物大整合
活動設計的思考順序

• 將所有需要完成的工作逐一列表
• 將相同性質的工作分門別類
• 指定工作負責人
活動工作列表技巧
2013年夏季聯誼育樂活動工作分解
活動設計
確定活動主
題
確定活動地
點
確定活動日
期
報名作業
發布活動資
訊
統計報名資
料
活動分組作
業
行銷活動
FB資訊發布
免費平台資
訊發布
人力資源規
劃
工作人員分
配
採購活動
採購清單與
成本彙整
執行採購作
業
清點採購項
目
聯誼活動節
目規劃
第一天活動
規劃
第二天活動
規劃
晚會節目規
劃
晚會節目規
劃
晚會主題設
計
節目流程設
計
煙火工程規
劃
煙火需求討
論
煙火採購作
業
燈光音響規
劃
晚會音樂設
計
舞台燈光設
計

• 每一個工作必頇有一位負責人
• 一個負責人可以同時負責一個以上的工作
活動人力分配技巧 1/2
2013年夏季聯誼育樂活動人力分配
活動總召
莊士勇
規劃組
規劃組長
廖晟榮
規劃組員
莊士勇
活動組
總主持人
廖晟榮
助理主持人
楊紹驊
財務組
財務組長
施宥瑄
設備組
設備組長
翁守鈞
設備組員
林佳蓉
危安組
危安組長
莊士勇
危安組員
廖晟榮
危安組員
翁守鈞

• 每一個工作必頇有一位負責人
• 一個負責人可以同時負責一個以上的工作
活動人力分配技巧 2/2
單位職稱姓名主要職掌
總召集人莊士勇負責統籌整合各項作業活動
活動組總主持人廖晟榮負責活動主持
活動組助理主持人楊紹驊協助總主持人活動主持
規劃組規劃組長廖晟榮負責整體活動設計規劃與執行
規劃組規劃組員莊士勇協助活動長活動設計規劃與執行
財務組財務長施宥瑄負責所有收支活動作業
設備組設備長翁守鈞負責道具採買與運輸作業
設備組助理設備長林佳蓉協助道具採買
危安組危安組長莊士勇負責活動安全警示與應變
危安組危安組員廖晟榮協助活動安全警示與應變
危安組危安組員翁守鈞協助活動安全警示與應變

• 依照時間軸逐一列出活動時間、內容與地點
活動內容列表技巧 1/2
時間活動內容活動地點
第
一
天
7/27
07:00 報到集合捷運昆陽站(1號出口)
07:45
黃金頭腦挑戰營
Party I - 瘋狂大買家
大賣場
12:00 午餐時間營地
14:00
Party II
營地、虎寮潭
17:00 野炊&卡拉OK時間營地
19:00 營火晚會營地
23:00 盥洗、就寢營地
24:00 夜遊、午夜電影營地
07:00 報到集合捷運昆陽站(1號出口)
第
二
天
7/28
07:00 起床升旗、國民操營地
07:45 早餐時間餐廳
09:00
Party III
營地
11:30 午餐野炊營地
13:30
Party IV
營地
16:00 再見虎寮前往昆陽站

• 依照時間軸逐一列出活動時間、內容與地點
– 例:營活晚會
活動內容列表技巧 2/2
序時段時間項目負責人員所需道具
1 20:00-20:02 2分鐘晚會開場樂莊士勇開場樂
2 20:02-20:07 5分鐘開場煙火秀翁守鈞煙火
3 20:07-20:10 3分鐘主持人開場廖晟榮麥克風&音響
4 20:10-20:15 5分鐘第一支舞廖晟榮第一支舞音樂
5 20:15-20:35 20分鐘快歌熱舞時間廖晟榮連續舞曲音樂
6 20:35-21:25 50分鐘各組節目表演各組夥伴
7 21:25-21:45 20分鐘趣味遊戲時間廖晟榮遊戲道具
8 21:45-21:55 10分鐘晚會頒獎時間廖晟榮頒獎獎品
9 21:55-22:00 5分鐘閉幕煙火秀翁守鈞煙火
共計時間 120分鐘

• 依照時間軸逐一列出需要的道具清單
活動道具列表技巧
序使用時機道具名稱單位數量確認
1 夥伴報到手冊名牌紀念品冊 60
2 集合&展示&拍照活動紅布條幅 1
3 活動主持人移動式擴音器組 1
4 活動主持人 IPOD 台 1
5 活動主持人碼表台 1
6 活動主持人哨子支 1
7 無線麥克風用 9V電池台 4
8 車隊聯繫無線電個 3
9 裝食材冰桶60L 個 4
10 裝冰塊水飲料冰鎮大水桶張 3
11 烤肉活動噴燈個 1
12 烤肉活動噴燈瓦斯罐個 2
13 活動道具-游泳池遊戲排球顆 1
14 活動道具-溪上遊戲二人橡膠船艘 4
15 活動道具-溪上遊戲救生衣件 8
16 營火晚會-搭幕大布幕個 2
17 營火晚會-搭幕布幕繩捆 2

• 依照每個階段可能會發生的風險予以定義
• 每個風險給予應變的辦法與措施
活動風險回應策略規劃技巧
序風險類別風險項目應變策略應變內容風險負責人
1 人員傷害夥伴被蜜蜂螫傷減輕
活動前工作人員巡視現場是否有蜂窩
備妥醫藥箱
4 人員傷害溺水事件減輕
水上活動時給予行前教育訓練
溪上活動一律穿戴救生衣
幹部一律配戴哨子，遇見潛在風險時予以吹哨警示
5 人員傷害食物中毒規避&減輕
規避：購買符合衛生標準之食材
減輕：食用前以目視、聞嗅確定食材安全
7 活動設備現場電力中斷承擔權變活動內容，給予替代性活動進行。總主持人
8 災害施放煙火造成火災規避&減輕
 規避：
1. 選擇空曠地點施放煙火。
2. 施放時固定施放煙火，以避免施放過程傾倒。
 減輕：
1. 施放時注意煙屑散落地點，若發現煙屑掉
落時仍有火苗，立即前往可能散落地點，
並觀察是否引起燃火。
9 災害
溪水暴漲影響水上活
動
規避
注意活動前之天候，若有活動前有大雨，觀察溪水
混濁度，並設置警戒水線，若溪水上漲超過警戒線，
立即撤離活動夥伴至營地

1. 漆彈活動
– 時間:2014/11/1(六)
– 地點:外雙溪精兵演戰營
2. 兩天一夜露營活動
– 時間:2014/11/1(六)~2(日)
– 地點:內湖碧山露營場
3. 烤肉聯誼活動2014/11/2(日)
– 地點:三峽皇后鎮森林
活動企劃演練

1. 活動簡章 (完整)
2. 活動工作分解結構 (3項以上)
3. 活動人力分配 (完整)
4. 活動內容規劃表 (完整)
5. 活動道具一覽表 (10項以上)
6. 活動風險應變策略 (5項以上)
演練時間-共計30分鐘
第一階段10分鐘:完成活動簡章並上台報告
第二階段20分鐘:完成2-6各項表單
活動企劃演練-產出物

活動企劃演練報告
第一階段活動簡章報告
各組5分鐘報告

活動企劃演練報告
第二階段各項活動規劃表報告
各組10分鐘報告

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