Документ описывает использование небиблиографической базы данных 'техкабинеты' в учреждении Дорожного информационно-библиотечного центра Красноярской железной дороги для контроля за комплектованием литературы. Применение системы АИБС 'ИРБИС' позволяет организовать эффективное управление литературными ресурсами и streamline процессы обработки заявок от подразделений. Новая база данных помогает решить проблемы, связанные с управлением информацией и повышает ответственность сотрудников за комплектование фонда техкабинета.

1. Ушакова Ольга Борисовна,
Пермиловская Ольга Петровна
Использование
небиблиографической БД
(АИБС "Ирбис") как инструмента
контроля за комплектованием
литературой подразделений
предприятия

2. Дорожный информационно-
библиотечный центр (ДИБЦ)
Красноярской железной дороги
Образован в 1997 г. после слияния
Дорожной научно-технической библиотеки
и Дорожного центра научно-технической
информации
Имеет 10 филиалов на станциях дороги,
общий фонд – более 480 тыс. экземпляров,
выписывается более 380 наименований
периодических изданий

3. Главный инженер
дороги
Начальник ДИБЦ
Зам. начальника Главный бухгалтер
Отдел
обслуживания
Отдел
комплектования
и обработки
Отдел
художественного
конструирования
Отдел научно-
технической
информации
Филиалы на станциях:
Абакан, Ачинск, Боготол, Мариинск, Ужур, Саянская, Иланская, Решоты

4. Основные задачи Центра:
регулярное справочно-информационное обеспечение
специалистов Красноярской ж.д., необходимое для
формирования технической политики, обеспечивающей
эффективную и безопасную работу дороги и решения
конкретных производственных задач;
обеспечение пользователей технической, экономической
и инструктивно-методической литературой;
обобщение, распространение и пропаганда передового
производственного опыта по основным направлениям
развития железнодорожного транспорта;
контроль за внедрением технических новшеств,
заимствованных из информационных источников, на
предприятиях дороги.

9. Ассортиментный кабинет ОКиО

10. Технология работы с заявками в ДИБЦ КЖД
Заявка от
подразделения
на литературу
Отдел
комплектования
и обработки
Работа с книготорговыми
базами по выбору
поставщика
Отправка
сводного
заказа
Получение
счета
Формирование гл.
бухгалтером ДИБЦ заявки
на финансирование
Оплата счета
Управлением КЖД
Информация об
оплате в
издательство
Поступление
литературы
Распределение
согласно предвари-
тельному заказу
Ввод информации о
новых поступлениях в
БД ДИБЦ, обработка
Передача литературы
заказчику
Ввод в БД
заказов
Формирова-
ние сводного
заказа в БД

11. Проблемы, возникавшие при использовании
стандартных БД:
акты передачи литературы создавались по
шаблону в текстовом редакторе (список переданной
литературы с количеством и общей суммой приходилось
набирать «от руки», что приводило к большим
трудозатратам и неизбежным ошибкам);
акты в печатном виде, подписанные
получателями, накапливались в папках по
номерам (управлять этой информацией с течением времени
становилось все сложнее (как и формировать отчетные данные);
сведения о тематике комплектования, перспективах
развития предприятий, контактные данные
ответственных за техническое обучение
накапливались и также требовали управления.

12. Решение:
новая выходная форма БД IBIS – акт на
получение литературы;
новая небиблиографическая БД –
«Техкабинеты».

13. Шаблон выходной формы «Акт передачи»:

14. Причины создания БД именно в ИРБИС:
организация внедрила АИБС, позволяющую
создавать БД различного содержания,
поэтому нет необходимости использовать
другие СУБД;
интерфейс программы знаком и понятен
сотрудникам, которые будут использовать
БД;
постановщик задачи в ДИБЦ хорошо
представлял возможности системы.

15. Почему отдельная БД?
для встраивания новых полей в основные БД
необходимо длительное время и правка
большого количества взаимосвязанных
файлов;
возможности основных БД расширяются при
обновлении версий, а задачи, решаемые БД
«Техкабинеты», несложные и постоянные,
поэтому она может работать на одной и той
же версии АИБС.

16. Общий вид записи БД «Техкабинеты»

18. Выходные формы БД «Техкабинеты»

19. Функции БД «Техкабинеты»:
Справочная (сведения о техкабинете,
контактные данные ответственных лиц,
тематика комплектования, перспективы
развития, перечень переданных актов)
Архивная (полнотекстовый архив актов
на переданную литературу)

20. Возможности БД «Техкабинеты»:
позволяет контролировать кол-во
заказываемой литературы;
содержит инструмент для качественного
комплектования фонда техкабинета
(тематика комплектования);
повышает ответственность сотрудников,
получающих литературу;
позволяет оперативно выполнять справки
для служб и предприятий по количеству
переданной литературы и сумме затрат

21. Параметры анализа:
автор и дата заказа;
количество заказанной литературы;
срок выполнения заказа;
сведения об ответственных за техобучение;
тематика комплектования;
перспективы развития предприятия;
количество переданной литературы;
сумма, потраченной на комплектование;
качественный состав фонда (по видам
изданий);
полный перечень приобретенных изданий.
(на основе использования БД «Комплектование» (CMPL), «Электронный
каталог» (IBIS), «Техкабинеты» (TCAB) :

24. Инструкции
67%
Компью-
терные
программы
24%
Учебники
9%
Структура фонда технического кабинета ЭЧ-6

25. Выводы:
АИБС «Ирбис» подходит для ведения
небиблиографических БД с архивными
и справочными функциями.
Комплексное использование
возможностей стандартных БД Ирбис и
небиблиографической БД позволяет
получать более точную картину
комплектования подразделений
предприятия.

27. Спасибо за внимание!