Основные требования к формированию и оформлению дел в делопроизводстве. Памятка, Госархив, Ирбит

1. ПАМЯТКАПАМЯТКА
«Основные требования«Основные требования
к формированиюк формированию
и оформлению дели оформлению дел
в делопроизводстве»в делопроизводстве»

2. ВведениеВведение
В целях лучшей и эффективной организации архивного дела,
а также строгого соблюдения
нормативно-методических документов
в области архивного строительства разработаны
«Основные правила работы ведомственных архивов».,М-1986.
Правила являются обязательными
для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и
предприятий страны, включенных в состав организаций,
образующаяся документация которых подлежит государственному
хранению.
Представленный проект
подготовлен в соответствии
с Основными правилами работы ведомственных архивов, М. - 1986.

3. ФОРМИРОВАНИЕ
ДЕЛ

4. Формирование исполненных
документов в дела
осуществляется
в течение всего
делопроизводственного года
в соответствии
с утвержденной на данный год
номенклатурой дел

6. В графе 5 "Примечание"
в течение всего срока
действия номенклатуры
указываются отметки о лицах,
ответственных за
формирование дел
п.2.1.37. Правил

7. При формировании дел
необходимо соблюдать
следующие
основные требования:

8. Документы
постоянного
и временного хранения
необходимо
группировать
в отдельные дела
Хранить
5 лет
Хранить
постоянно
Хранить
3 года
Хранить
75 лет

9. Включать в дело
по одному экземпляру каждого документа*
(черновые и дублетные экземпляры
включать не допускается!)

10. Межрайонная инспекция
Министерства Российской Федерации
по налогам и сборам № 9
по Свердловской области
ДЕЛО № _____ ТОМ № ___1
Квартальные статистические отчеты инспекции по основным
показателям информационно - разъяснительной работы
за 2005 год (ф.№ 1-РНК)
2005 г.
На 35 листах
Хранить постоянно
Квартальные статистические
отчеты инспекции по основным
показателям информационно -
разъяснительной работы
за 2005 год (ф.№ 1-РНК)
КОПИЯ
Квартальные статистические
отчеты инспекции по основным
показателям информационно -
разъяснительной работы
за 2005 год (ф.№ 1-РНК)

11. Каждый документ,
помещенный в дело,
должен быть оформлен
в соответствии с требования
нормативных актов
для обеспечения
юридической силы

12. ГОСТ 9327-60
-«Бумага и изделия из бумаги.
-Потребительские форматы»;
В документационном обеспечении
применяются следующие стандарты:
- ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»;
- ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»;
- ГОСТ Р 51511-2001
«Печати с воспроизведением
Государственного герба
Российской Федерации.
Форма, размеры
и технические требования»;
- ГОСТ 17914-72
«Обложки дел длительных сроков хранения.
Типы, разновидности и технические требования».

13. Обязательные реквизиты
документа:
1. Наименование вида документа
2. Дата документа
3. Подпись
01.04.2013

14. От т иск печат и
,ст авит ся на документ ах
т ребующих
особого удост оверения
их подлинност и

15. Дело должно содержать не более 250 листов,
при толщине не более 4 см.

16. Документы в дела
необходимо
располагать
в хронологическом порядке
01.01.2013
01.03.2013
01.06.2013
и т.д.

17. ОФОРМЛЕНИЕ
ДЕЛ

18. Законченные делопроизводством дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
после окончания календарного года,
в котором они были заведены,
подлежат оформлению, описанию
в соответствии с требованиями
Единой государственной системы делопроизводства
и Основных правил работы ведомственных архивов, М. - 1986.
Оформление дел
проводится работниками,
в ведении которых
находились заведение
и формирование дел

19. Документы,
составляющие дело,
подшиваются
на четыре прокола
в твердую обложку
(ОДНУ!)

20. Дело подшивается
с учетом свободного
чтения текста
всех документов
включенных в дело

21. Все листы,
кроме листов заверительной надписи
и внутренней описи, нумеруются
арабскими цифрами
валовой нумерацией
в правом верхнем углу,
не задевая текста документов,
графическим карандашом.
Употребление чернил и цветных карандашей
для нумерации листов запрещается.!

22. Заверительную надпись
( лист-заверитель)
помещают в конце дела
(формат А4)
Составлять
заверительную надпись
на обложке дела
или
оборотной стороне
последнего листа
запрещается
Если дело подшито
или переплетено
без бланка листа-заверителя,
он наклеивается
за верхнюю часть
на внутренней стороне
обложки дела

24. «…Государственные органы, органы местного самоуправления,
государственные и муниципальные организации обеспечивают в
соответствии с правилами, установленными специально
уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным
органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в
упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской
Федерации на постоянное хранение в государственные и
муниципальные архивы.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей
архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их
упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств
органов и организаций, передающих документы…»
п.2. ст. 23
Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ
"Об архивном деле в Российской Федерации"

25. Государственное казенное учреждение
Свердловской области
«Государственный архив в городе Ирбите
Спасибо за
внимание!