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Presentación Línea de Denuncias - Martín Ghirardotti - CLAI 2012

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Presentación de Martín Ghirardotti en el evento CLAI 2012, realizado en Paraguay. Trata sobre las Líneas de Denuncias para reportar irregularidades y fraudes en las empresas y sobre las nuevas tendencias: mejora de procesos.

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Presentación Línea de Denuncias - Martín Ghirardotti - CLAI 2012

  1. 1. Línea de DenunciasNuevas tendencias y mejores prácticas Martin S. Ghirardotti CEO – RESGUARDA Socio Auditoría Lisicki Litvin & Asoc. – Kreston Internacional
  2. 2. Temario de la presentación• ¿Qué es una Línea de Denuncias?• Enfoque clásico vs enfoque actual• Problemas que afectan a las líneas éticas en el mundo• Canales de Comunicación de reportes• Plataforma de gestión y funcionamiento• Estadísticas ACFE• Nuevas tendencias• Comunicación interna de un canal de denuncias• Gestión eficiente
  3. 3. ¿Qué es una línea de denuncias?
  4. 4. Definición tradicional:Una línea de denuncias es un canal de información que puedeser anónimo o no, confidencial e independiente para todaslas personas vinculadas con una organización (Empleados,Clientes, Proveedores, etc.) que deseen reportar fraudes,irregularidades y situaciones que vayan en contra de losobjetivos éticos de la empresa.
  5. 5. Nueva definición:Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de informaciónque puede ser anónimo o no, confidencial e independientepara todas las personas vinculadas con una organización(Empleados, Clientes, Proveedores, etc.) que deseen dar aconocer reportar fraudes, irregularidades y/o propuestas demejoras en procesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.
  6. 6. En la actualidad el canal, debe ser utilizado para reportar y sugerir: •Mejoras en procesos, •Temas de RRHH, •Cualquier otra sugerencia que le permita a la organización lograr sus objetivos estratégicos
  7. 7. ¿Cuáles son los problemas de laslíneas éticas en el mundo?
  8. 8.  Se desconocen en la empresa, Están atendidas por personas poco preparadas y uso deformularios de preguntas “muy pobres”, No se informa a los nuevos colaboradores sobre suexistencia, Descreimiento de los denunciantes, Riesgo a represalias, Falta de incentivos para el denunciante (los costos sonmayores a los beneficios)
  9. 9. Canales de comunicaciónde reportes
  10. 10. E-mail Tel (0800 sin caller ID) Log-in con clave única solo para quien reporta (garantizandoCarta Web anonimato) con posibilidad de seguimiento de la denuncia Fax Entrevista Personal
  11. 11. Plataforma de gestión
  12. 12. Front web y canales de reportes (Tel, fax,email) y seguimientos(Zona denunciante)Bandeja de Entrada: Recepción y procesode las denuncias(Zona operador)Gestor de denuncias:Acceso a administrador de denuncias(Zona Comité de receptor)
  13. 13. Funcionamiento
  14. 14. Línea de denuncias – Funcionamiento24hs. RECEPCIÓN Comité Receptor de la Empresa PROCESO Derivación al Seguimiento sector del Reporte involucrado REPORTE
  15. 15. Esquema de canal de reportes Directorio Comité de Auditoria recepción Interna Gerencia 1 Gerencia 2 Gerencia 3 Gerencia 4 Irregularidades, asuntos de RRHH y Mejoras en ProcesosPersonal de la empresa (Operativo / Administrativo) Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.
  16. 16. Estadísticas ACFE
  17. 17. Cantidad de casos por tipos de fraude (*) * ©2012 Association of Certified Fraud Examiners, Inc.
  18. 18. Pérdidas Promedio por tipo de fraude (*) * ©2012 Association of Certified Fraud Examiners, Inc.
  19. 19. Tiempo promedio de detección
  20. 20. Cómo se detecta el fraude s/ACFE
  21. 21. Cómo se detecta el fraude s/ACFE en Sud-América
  22. 22. Origen de las denuncias (*)
  23. 23. Deteccion de fraudes con y sin líneas de denuncia(*)
  24. 24. ¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)
  25. 25. Nuevas Tendencias
  26. 26. Reporte Recepción. Asignación de número de ticket. Procesamiento y categorizaciónIrregularidades Eficiencia • Mejora de procesos El canal de reportes • Fraude administrativos adquiere una nueva • Maltrato función. Se dan a • Reporte de errores,• Descuido de bienes problemas en controles de conocer ideas sobre • Acoso laboral calidad mejora de procesos • Otros internos • Ideas y sugerencias en gral.
  27. 27. Recepción de reportes sobre: • Mejoras de procesos administrativos • Seguridad en el lugar de trabajo • Problemas de comunicación • Problemas o mejoras en el control de calidad • Nuevas ideas o soluciones a problemas • Recomendaciones para mejoras a la organización
  28. 28. Otros puntos a considerar
  29. 29.  En la mayoría de los casos, los reportantes no sabendiferenciar con claridad un fraude de un error o problema enun proceso La posibilidad de generar estos reportes agregar más valora la organización y muestra el compromiso del Managementcon la mejora continua Manejar a tiempo los temas de acoso y discriminaciónpuede traer importantes descuentos.
  30. 30. ¿Cómo comunicar este serviciointernamente?
  31. 31. Cambios en la forma de referirse a las líneas de denuncias Evitar palabras como: Reemplazarlas por:  Fraude • Transparencia  Corrupción • Responsabilidad  Investigación • Ética  Deshonestidad • Calidad  Crimen • Eficiencia  Robo • Mejora de procesos  Ladrón
  32. 32. Cómo se denominan actualmentelas línea de denuncias
  33. 33. • Speak up (Pepsi CO)• Canal de Mejora Continua• Cuidando nuestros activos• Es correcto reportar lo incorrecto• El elemento esencial es usted• Ahorre dinero, tiempo y recursosvaliosos
  34. 34. Nuevas medidas adoptadas para recibir mas denuncias• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan aportessobre mejoras operativas utilizando el canal.• Premio económico para el denunciante en caso de que laempresa recupere parte del monto siniestrado.• En toda documentación corporativa, señalar la existencia delcanal y la importancia del aporte de los colaboradores.
  35. 35. Gestión eficiente de línea dedenuncias
  36. 36. Gestión eficiente de los reportes • Alcance de los eventos a reportar • Esquema de clasificación eficiente • Estructura y nivel de gestión interna • Proceso auditable
  37. 37. Alcance de los eventos a reportar• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se vancanalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudalde eventos que se van a recibir.• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras deprocesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor delcanal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Estopermite recibir mayor cantidad de reportes.
  38. 38. Esquema de clasificación eficiente• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificacióneficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataforma parala gestión de las denuncias.• El esquema de clasificación se debe consolidar en base a lacriticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendo delos usuarios que analizan los eventos.• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos que establezcanlos niveles de procedimientos y el alcance a considerar para cadaevento reportado.
  39. 39. Generación de un proceso auditable • Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes. • Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio. • La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.
  40. 40. Argentina: 0-800-999-4636 Islas Vírgenes: 1-855-861-9069Brasil: 0-800-891-4636 México: 01-800-1233312Chile: 800-835-133 Panamá: 011- 00800-052-1375Colombia: 01-800-752-2222 Perú: 0-800-00932Costa Rica: 0-800-054-1046 Puerto Rico: 1-855-7619289Ecuador: 1-800-00031 Uruguay: 000-4052-10128Estados Unidos: 1-800-921-2240 Venezuela: 0-800-162-7357 www.resguarda.com info@resguarda.com 25 de mayo ,555 piso 17| Buenos Aires, Argentina| (54-011) 4313-3035
  41. 41. ¡Muchas Graciaspor su atención!

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