Cisco Webex merupakan platform untuk melakukan video meeting. Pengguna dapat mengatur jadwal meeting, mengundang peserta, merekam dan menyimpan hasil meeting, serta mengatur preferensi akun dan personal room melalui menu-menu yang tersedia di Cisco Webex baik versi classic maupun modern view.

1. Petunjuk Penggunaan
Cisco Webex Meeting
PUSAT INOVASI DAN KAJIAN AKADEMIK

2. Cisco Webex Meetings
Extend the video experience
JoinJoin
Internal Participants
External Participants
Sign in ke webex (https://ugm-spark.webex.com) untuk mendapatkan fasilitas cisco webex
meeting

3. Sign In (Classic View)
Modern view untuk
tampilan menu
terbaru webex
Sign in untuk dapat
masuk dengan tampilan
menu classic view webex

4. Sign In (Modern View)
Classic view dapat
kembali ke menu home
classic
Sign in untuk tampilan
menu Modren view
webex

5. Sign In

6. Sign In (SSO UGM)
Masukkan
UGM id dan
password
email UGM

7. Personal Room Classic View
Menu Webex
Undang Peserta
Personal Info
Informasi Alamat Personal Room
Webex
Alamat Personal
Room Rekanan

8. Personal Room – Personal Info
Update Profile
Picture
Update Display
Name
Update Name
Update Email
Address
Update Personal
Address

9. Personal Room – Personal Info
Klik gambar person untuk
mengunggah personal picture.
File berasal dari PC

10. Personal Room – Personal Info
Klik Display Name untuk
merubah nama profile webex.
Klik First/Last Name untuk merubah
nama user person webex

11. Personal Room – Personal Info
Klik Email untuk mengganti alamat
email sign in webex

12. Personal Room – Personal Info
Klik Address untuk menambahkan
alamat pengguna

13. Personal Room – More Way to Join
Cara akses via web (https), dial domain dan dial ip
address via perangkat yang terkoneksi ke webex
cloud

14. Personal Room – Invite
Invite menu untuk
mengundang pengguna lain
dalam meeting webex

15. Personal Room – Start Meeting
Memulai meeting dapat
langsung klik start meeting

16. Personal Room – Webex Menu
Klik tanda panah arah atas
untuk menampilkan menu
webex

17. Personal Room – Recent
Klik tanda panan arah kiri untuk menampilkan
home personal room
Klik tanda panah arah kanan untuk menampilkan
daftar personal room pengguna webex lain yang
pernah di kunjungi

18. Personal Room – Webex Site Menu
Klik webex site menus, untuk
advance setting menu my webex

19. Classic View – Attend a Meeting
Attend a meeting untuk join ke personal
room webex pengguna lain.
Melalui masukkan nomor id room
pengguna kemudian klik join
Menu Attend a Meeting

20. Classic View – My Personal Room
My personal room ini fungsi-fungsi menu
sama seperti home personal room.
Klik personal room full view untuk kembali
ke home personal room
Menu My Personal Room

21. Classic View – Schedule a Meeting
Parameter Keterangan
Meeting topic Judul agenda meeting
Password Password meeting
Date Mengatur tanggal meeting
Time Mengatur waktu meeting
Time zone Mengatur zona waktu
Duration Mengatur lama durasi meeting
Attendees Mengundang pengguna meeting melalui email
Use Address Book
Mengundang meeting melalui daftar kontak
pengguna
Let anyone with a host account on this site
or anyone joining from a Cisco Webex cloud-
registered video device in this organization
host my meeting.
Cek : Menyaratkan harus memakai perangkat vicon
yang terkoneksi ke sistem webex cloud.
Tidak cek : Semua pengguna dapat join meeting
Send a copy of the invitation email to me
Cek : Undangan akan di kirim ke email pribadi
Tidak cek : Undangan tidak akan dikirim
Audio conference Use VoIP only
Save as template
Apabila kegiataan meeting ini rutin 1 minggu
sekali, dapat di mudahkan untuk menyimpan
jadwal meeting yang sudah di buat
Menu schedule a meeting untuk membuat jadwal webex meeting, dengan krateria sebagai berikut :

22. Classic View – Schedule a Meeting Menu use address book
Menu schedule a meeting

23. Classic View – Advanced Meeting
Parameter Keterangan
Meeting topic Judul agenda meeting
Password Password meeting
Menu advanced scheduler untuk membuat
jadwal webex meeting dengan menu
lebih lengkap
Pada menu required information, terdapat kolom meeting topic dan meeting password yang harus diisi kemudian next

24. Classic View – Advanced Meeting
Menu date & time, terdapat kolom yang harus diisi kemudian next
Parameter Keterangan
Meeting Date Mengatur tanggal meeting
Meeting Time Mengatur waktu meeting
Time zone Mengatur zona waktu
Plan meeting time zones Mengatur zona waktu pengguna lain
Estimated Duration Mengatur lama durasi meeting
Email Reminder Mengatur pengingat meeting melalui email
Recurrence
Mengatur meeting per :
None, Daily, Weekly (√), Monthly, Yearly
Every ( 1 ) weeks on :
Monday (√)
Ending
No end date { Tidak ada akhir waktu meeting}
Ending (Date) { Meeting berakhir sesuai tanggal di
tentukan}
After (10) meeting {Meeting berakhir setelah 10 kali
pertemuan}
Menu date & time

25. Classic View – Advanced Meeting
Menu audio conference settings, terdapat kolom selected conference
type yang secara default Use VoIP only kemudian next
Menu audio conference
settings
Parameter Keterangan
Select conference type Komunikasi telepon melalui VoIP pada komputer

26. Classic View – Advanced Meeting
Menu invite attendess, terdapat kolom attandees dan security yang dapat diaktifkan kemudian next
Parameter Keterangan
Attendees Mengundang pengguna meeting melalui email
Select attendees
Mengundang meeting melalui daftar kontak
pengguna
Let anyone with a host account on this site or
anyone joining from a Cisco Webex cloud-
registered video device in this organization
host my meeting.
Cek : Menyaratkan harus memakai perangkat vicon
yang terkoneksi ke sistem webex cloud
Tidak cek : Semua pengguna dapat join meeting
Send a copy of the invitation email to me
Cek : Undangan akan di kirim ke email pribadi
Tidak cek : Undangan tidak akan dikirim
Security
Exclude password from email invitation
Cek : Password tidak terlampir pada undangan
email
Tidak cek : Password terlampir
Require attendees to have an account on this
site in order to join this meeting
Cek : Pengguna harus mempunyai account resmi
webex baru dapat join meeting
Tidak cek : Semua email pengguna join meeting
Menu invite attendees

27. Classic View – Advanced Meeting
Menu registration, terdapat pilihan registration yang secara default none kemudian next
Menu registration
Parameter Keterangan
Registration
None
Require attendee regisration

28. Classic View – Advanced Meeting
Pada menu agenda & customizable welcome, terdapat kolom agenda yang dapat diisi untuk
memberikan informasi seputar meeting kemudian next
Menu agenda & customizable welcome
Parameter Keterangan
Agenda Memberikan informasi meeting

29. Classic View – Advanced Meeting
Pada menu meeting options, terdapat pilihan meeting options yang dapat dipilih untuk memberikan fasilitas kepada
pengguna meeting, kemudian next :
Parameter Keterangan
Meeting options
Chat
Cek : Mengizinkan partisipan menggunakan chat
Tidak cek : tidak mengizinkan menggunakan chat
Video Cek : Mengizinkan partisipan menggunakan video
Notes
Cek : Mengizinkan partisipan menggunakan notes
- Semua partisipan dapat menggunakan notes
- Hanya satu partisipan yang diizinkan
Tidak cek : tidak mengizinkan menggunakan notes
Enable closing captioning
Cek : Mengizinkan partisipan melalukan pesan penutup
Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan pesan penutup
File transfer
Cek : Mengizinkan partisipan melakukan file transfer
Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan file transfer
Enable UFC rich media for attendees
Cek : Mengizinkan partisipan menggunakan media
Tidak cek : tidak mengizinkan menggunakan media

30. Classic View – Advanced Meeting
Menu Options

31. Classic View – Advanced Meeting
Pada menu attendee privileges, terdapat pilihan
privileges yang dapat dipilih untuk memberikan
fasilitas kepada pengguna meeting, kemudian next :
Parameter Keterangan
Privileges
Save
Cek : Mengizinkan partisipan menyimpan chat/dokumen
Tidak cek : tidak mengizinkan menyimpan chat/dokumen
Print
Cek : Mengizinkan partisipan melakukan print dokumen
Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan print dokumen
Annotate
Cek : Mengizinkan partisipan melakukan note saat meeting
Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan note saat meeting
View participant list
Cek : Mengizinkan partisipan melihat pengguna lain
Tidak cek : tidak mengizinkan melihat pengguna lain
View thumbnails
Cek : Mengizinkan partisipan memberikan thumb
Tidak cek : tidak mengizinkan memberikan thumb
Control applications, web browser or desktop
remotely
Cek : Mengizinkan partisipan melakukan remote desktop
Tidak cek : tidak mengizinkan melakukan remote desktop
View any document
Cek : Mengizinkan partisipan melihat dokumen pengguna selain
yang di share
Tidak cek : tidak mengizinkan melihat dokumen pengguna selain
yang di share
View any page
Cek : Mengizinkan partisipan melihat halaman dokumen
pengguna selain yang di share
Tidak cek : tidak mengizinkan melihat halaman dokumen
pengguna selain yang di share
Contract operator privately
Cek : Mengizinkan partisipan menghubungi operator
Tidak cek : tidak mengizinkan menghubungi operator
Participate in private chat with
Cek : Mengizinkan partisipan berkomunikasi private chat antara
host / presenter / other participants
Tidak cek : tidak mengizinkan berkomunikasi private chat antara
host / presenter / other participants

32. Classic View – Advanced Meeting
Menu attendee privileges

33. Classic View – Advanced Meeting
Pada halaman menu review, terdapat kolom untuk melihat hasil jadwal yang telah dibuat dan jadwal webex dapat di simpan
sebagai template meeting, apabila kegiatan meeting menjadi rutin. Klik start untuk memulai meeting

34. Classic View – Meet Now
Pengguna dapat untuk melakukan
meeting webex secara langsung
Menu meet now

35. Classic View – My Webex Meetings
Menu my meetings untuk melihat semua jadwal meeting harian, mingguan dan
bulanan yang sudah dijadwalkan pribadi atau dijadwalkan oleh pengguna lain

36. Classic View – My Recording Meetings
Menu my recorded meetings untuk melihat semua daftar rekaman meeting, yang sudah di upload
pengguna. Klik add recording untuk menambahkan rekaman hasil meeting

37. Classic View – My Recording Meetings
Menu add a recording, terdapat kolom dan pilihan recording options untuk upload file recorded
pengguna webex meetings, kemudian save.
Parameter Keterangan
Topic Memberikan judul meeting
Description Memberikan deskripsi meeting
Recording file
I will provide URL
Cek : Mengizinkan pengguna upload file melalui URL
Tidak cek : Tidak mengizinkan upload file melalui URLTidak
Use the file on my local machine
Cek : Mengizinkan pengguna upload file melalui komputer
Tidak cek : Tidak mengizinkan upload file melalui komputer
Use a file that is already on the webex
network
Cek : Mengizinkan pengguna mengambil file yang sudah dishare
oleh pengguna webex lain
Tidak cek : Tidak mengizinkan mengambil file yang sudah dishare
oleh pengguna webex lain
Duration Menentukan lama durasi rekaman
Access settings (optional)
Require users to sign in
Cek : Mengharuskan pengguna untuk login dalam mengambil file
Tidak cek : Tidak mengharuskan pengguna untuk login dalam
mengambil file
Prevent downloading
Cek : Mencegah pengguna untuk mengambil file
Tidak cek : Tidak mencegah pengguna untuk mengambil file
Password protection Membutuhkan password untuk mengambil file

38. Classic View – My Recording Meetings
Menu add a recording

39. Classic View – Set Up Webex Meetings
Set up webex meetings, untuk menginstal add-on webex pertama kali, guna menghemat waktu join
pada saat webex meeting.
Menu Set Up Webex Meetings

40. Classic View – Preferences
Menu preferences untuk mengatur fungsi webex meeting sesuai kebutuhan pengguna

41. Classic View – Preferences (General)
Menu preferences, terdapat menu general untuk mengatur time zone,
bahasa dan tampilan personal room, kemudian save
Parameter Keterangan
Web page preference
Time zone Mengatur zona waktu
Language Mengatur tampilan bahasa pada website webex
Locale Mengatur tampilan bahasa pada website webex
Partner Integration Mengatur tampilan link pengguna lain pada personal room
Default page for each tab Mengatur tampilan menu webex

42. Classic View – Preferences (General)
Menu general

43. Classic View – Preferences (Meet Now)
Menu preferences, terdapat menu meet
now untuk mengatur template dan
enable/disable personal room, kemudian
save
Menu meet now
Parameter Keterangan
Use personal room for all my instant
meetings
Cek : Mengaktifkan personal room webex meeting
Tidak cek : Mengnon-aktifkan personal room webex meeting

44. Classic View – Preferences (Audio)
Menu preferences, terdapat menu audio untuk menambahkan kontak
pribadi dalam komunikasi webex meeting via perangkat, kemudian save

45. Classic View – Preferences
(My Personal Room)
Menu preferences, terdapat menu my personal room untuk mengatur nama, akses, notifikasi personal
room, kemudian save
Parameter Keterangan
Room name Mengatur nama personal room
URL Mengatur / mengganti identitas akses personal room
Host PIN Mengatur PIN personal room
Automatic lock Mengatur privasi meeting setelah meeting berjalan beberapa menit
Notification Mengiformasikan pengguna lain berada di personal room
Alternate host
Mengizinkan pengguna lain menggunakan personal room dengan cara
mendaftarkan email pengguna

46. Classic View – Preferences
(My Personal Room)
Menu my personal room

47. Classic View – My Profile
Menu my profile
Pengguna dapat mengganti informasi identitas, dengan cara klik change information.
Pengaturan halaman ini sama seperti pengaturan personal info, dihalaman sebelumnya

48. Classic View – Help
Membantu pengguna mendapatkan informasi cara operational webex meeting
Menu help

49. Classic View – Downloads
Menu download
Memberikan pengguna fasilitas mendapatkan applikasi webex meeting

50. Personal Room Modern View
Personal Info
Informasi Alamat Personal Room Webex
Bergabung Meeting
Jadwalkan Meeting
Jadwal Meeting
Melihat laporan

51. Personal Room – My Personal Room
My personal room
Parameter Keterangan
URL Informasi akses personal room
Start meeting Memulai meeting
More way to join Informasi alamat akses personal room
Pengaturan personal
info
URL

52. Personal Room – Schedule a Meeting
Schedule a meeting
Pengguna dapat mengatur schedule meeting dengan mengisi informasi sebagai berikut
Parameter Keterangan
Meeting topic Topik meeting
Meeting password Password meeting
Data and time Tanggal, waktu, durasi meeting yang akan berlangsung
Attendees Undangan untuk pengguna lain
Show advanced options
Audio connection option Use Voip only
Agenda Informasi detil agenda meeting
Scheduling options
Alternate host Mengizinkan pengguna lain menjadi host di personal room
Automatic recording Mengatur di rekan secara automatis pada saat meeting di mulai
Exclude password Mengatur tanpa password dalam join meeting
Save template Menyimpan format meeting guna dipakai pada meeting berikutnya

53. Personal Room – Schedule a Meeting
Schedule a meeting

54. Modern View – Meetings
Meetings
Menjadwalkan meeting, dengan klik schedule a meeting.
Pengaturan halaman ini sama seperti pengaturan schedule a meeting, dihalaman sebelumnya

55. Modern View – Recordings
Recordings
Pengguna dapat melihat semua hasil recording meeting yang muncul pada menu all. File recording
dapat diunduh, dishare dan dihapus

56. Modern View – Preference (General)
General
Pengguna dapat mengatur time zone,
bahasa dan wilayah personal room,
kemudian save
Parameter Keterangan
Time zone Mengatur zona waktu
Language Mengatur tampilan bahasa pengguna webex
Region Mengatur wilayah pengguna webex

57. Modern View – Preference (My Personal Room)
My personal room
Parameter Keterangan
Room name Mengatur nama personal room
URL Mengatur / mengganti identitas akses personal room
Host PIN Mengatur PIN personal room
Automatic lock Mengatur privasi meeting setelah meeting berjalan beberapa menit
Notification Mengiformasikan pengguna lain berada di personal room
Alternate host
Mengizinkan pengguna lain menggunakan personal room, dengan cara
mendaftarkan email pengguna

58. Modern View – Preference (My Personal Room)
My personal room
Pengguna dapat mengatur nama, akses, notifikasi personal room, kemudian save

59. Pengguna dapat menambahkan kontak
pribadi dan alamat domain mesin video
conference, misalnya mesin vicon ruang
meeting untuk berkomunikasi webex meeting
via perangkat, kemudian save
Modern View – Preference
(Audio and video)
Audio and video

60. Modern View – Preference (Scheduling)
Scheduling
Parameter Keterangan
Email Reminder Mengatur pengingat meeting melalui email
Attendees Mengatur mengirimkan email undangan ke pembuat meeting
Share recording Mengatur secara automatis share recording ke pengguna lain
Require account Mengatur hanya yang mempunyai account webex dapat join meeting
Scheduling permission Mengatur hanya email undangan yang dapat join meeting
Pengguna dapat mengatur time zone, bahasa dan wilayah personal room, kemudian save

61. Modern View – Insight
Insight
Pengguna dapat melihat statitika
laporan dalam jangka waktu
minggu dan bulan

62. Modern View – Download
Download
Memberikan pengguna fasilitas mendapatkan applikasi webex meeting

63. Operational Cisco Webex Meeting
klik start meeting untuk memulai meeting

64. Operational Cisco Webex Meeting

65. Operational Cisco Webex Meeting
Parameter Keterangan
Select audio connection Call using computer
Speaker Mengatur pemilihan audio pada komputer
Microphone Mengatur pemilihan microphone pada computer
More option Testing speaker and microphone
Select video connection HD WebCam
Connect Audio and Video Klik untuk perangkat terkoneksi ke meeting
Speaker
Microphone
Klik untuk perangkat terkoneksi ke meeting
Pengguna dapat memilih media audio dan video yaitu
perangkat computer atau handphone untuk komunikasi pada
webex meeting
More options
Select video
connection
Select video
connection

66. Operational Cisco Webex Meeting
No Parameter Keterangan
1 Self
mute/unmute
audio
Mengatur menaktifkan dan nonatifkan suara
2 Self
mute/unmute
video
Mengatur menaktifkan dan nonatifkan gambar
3
Share content
Melakukan sharing content layar yang di pilih
pengguna
4 Recorder Merekam meeting yang berlangsung
5 Participant Melihat partisipan berada dalam meeting
6 Chat Melakukan percakapan non-verbal
7 More option
Lock meeting Mengunci ruang meeting dari partisipan lain
Invite and
remaind
Mengundang atau mengingatkan partisipan
untuk join meeting
Copy meeting
link
Mensalin link untuk di edarkan ke partisipan
lain
Audio connection Memeriksa kualitas koneksi audio
8 End Meeting Mengakhiri meeting
Menu Webex Meeting

67. https://collaborationhelp.cisco.com/