La experiencia es un grado. En esta presentación te dejamos consejos sobre lo que debes y no debes hacer para ser un experto en el uso de Microsoft Teams ¿Quieres ver las sesiones para el apoyo al teletrabajo? Haz click aquí: https://www.youtube.com/playlist?list=PLP_-cMgG_yxhhqrxAW4N-Y6Fs9vbNnsDO

1. Buenas prácticas y tips de
Microsoft Teams
Guillermo Tato
guillermo.tato@raona.com

2. Todos los webinars
10 consejos para el éxito
en el teletrabajo,
con Carles Salido
miércoles, 25 de marzo
Office 365, quick tour de
sus herramientas,
con Guillermo Tato
jueves, 26 de marzo
Microsoft Teams Quick
Deployment,
con Oscar Salobreña
viernes, 27 de marzo
¿Qué es y qué puedo hacer
con Microsoft Teams?,
con David Bernal
lunes, 30 de marzo
Aprende de los expertos.
Buenas prácticas y Tips de
Microsoft Teams,
con Guillermo Tato
martes, 31 de marzo
Gobierno de Microsoft
Teams. El NO gobierno no
es una opción,
con Ángel Carrillo
miércoles, 1 de abril
¿Cuándo usar Teams,
SharePoint, OneDrive o
Yammer?,
con Luis de Barrio
jueves, 2 de abril
¿Cómo gestionar eventos
con las herramientas de
Office 365?,
con David Bernal
viernes, 3 de abril
7 consejos para realizar
reuniones online altamente
efectivas,
con Magda Teruel
lunes, 6 de abril
PowerPlatform, el
desarrollo ágil de
aplicaciones de negocio,
con Jordi Domenech
martes, 7 de abril

3. 2
¿Qué es Microsoft
Teams?
BIENVENIDO A TEAMS
Microsoft Teams es una aplicación de comunicación
y colaboración para equipos que permite a todos los
miembros acceder a todas las conversaciones, reuniones,
archivos y notas en un mismo lugar, de una forma abierta.
CONVERSACIONES
CONOCIMIENTO
REUNIONES
OTRAS HERRAMIENTAS
DOCUMENTOS
TAREAS
DOCUMENTOS
TAREAS

4. ¿Por qué usar
Teams?
Conversaciones de equipo
Comunícate al momento y mantén
a todo el mundo informado.
Hub de trabajo en equipo
Proporciona a tu equipo acceso
rápido a la información que
necesitan.
Customizable
Adapta tu espacio de trabajo para
incluir el contenido y aplicaciones
que tu equipo necesitará en el día a
día

5. Teams, el centro del
Digital Workplace
Teams es la tendencia imperante y apunta a ser el actor
más importante en los próximos años
Microsoft está haciendo un gran esfuerzo para que
integrar aplicaciones, bien sean de su propio
ecosistema, como las de desarrolladores externos,
como las de nuestra compañía sea algo sencillo.
La cantidad de mejoras que salen día a día es
abrumadora. Cada vez hay más opciones, más
acciones más posibilidades…
Los desarrollos de SharePoint se pueden integrar
nativamente y comparten framework de desarrollo con
Teams. Desarrolla para SharePoint pero pensando en
Teams.
El SDK de Teams permite integrar, de una manera
relativamente sencilla, otras aplicaciones, aplicando
single-sign-on siempre que estén federadas vía ADFS y
Azure AD Online.

6. 1
También existe para iOS y Android.
Y a través del navegador web desde la página principal
de Office 365.
Microsoft Teams desde cualquier dispositivo
2
3
Descargarse la aplicación de escritorio desde
https://teams.microsoft.com/downloads

7. 4
Canales
Haga clic para ver los archivos,
conversaciones sobre ese
tema, departamento o proyecto.
Barra de navegación
Navega entre las últimas
notificaciones, chats, equipos,
reuniones y archivos
Encuentra tus apps
Haz clic par encontrar y
organizar tus app personales
Únete o crea un equipo
Empieza una conversación
App store
Explora o buscaraplicaciones
que puedes agregar a Teams
BIENVENIDOALAINTERFAZDEMICROSOSFTTEAMS Filtrar por palabra clave Configuración perfilBuscar archivos, personas, app...
Canales
Haga clic para ver los archivos,
conversaciones sobre ese
tema, departamento o proyecto.
Barra de navegación
Navega entre las últimas
notificaciones, chats, equipos,
reuniones y archivos
Encuentra tus apps
Haz clic par encontrar y
organizar tus app personales
Únete o crea un equipo
Empieza una conversación
App store
Explora o buscaraplicaciones
que puedes agregar a Teams
BIENVENIDOALAINTERFAZDEMICROSOSFTTEAMS Filtrar por palabra clave Configuración perfilBuscar archivos, personas, app...

8. Al crear un nuevo equipo
Asegúrate de que no exista un equipo ya creado o similar ¡Menos es
más!
Nombre del equipo
Antes de elegir el nombre del equipo, piensa en un nombre claro y
conciso. Luego no se puede cambiar.
Incluye tu unidad de negocio o prefijo de departamento (en
mayúsculas).
A continuación añade el nombre del equipo o proyecto
Administradores
Asigna al menos 2 administradores.
Canales
Por defecto tienen uno, “General” que no puede ser renombrado,
seamos cuidadosos no creemos canales en exceso.
Miembros
Agrega a todos los miembros del equipo
Bienvenida y Champion
Comienza con un mensaje de bienvenida, con un mensaje claro de
colaboración, y asigna a un “Champion”.
Herramientas
Elige las herramientas que vas a utilizar y agrega las en cada
pestaña de cada canal. Ej:
• Archivos y estructura
• Planner
• Wiki (adjuntar enlaces, noticias, información relevante al
canal)
• OneNote
• Documentos clave
• Enlaces externos
Configuración
Configura el equipo con lo que se puede y lo que no se puede hacer
previamente. Ej:
• Se puede utilizar Memes o Stickers
• Autorizar o no a invitados a crear, modificar y actualizar
canales
• Administra etiquetas
Creando un nuevo equipo
Antes de crear equipos y agregar a los miembros es
recomendable seguir estos pasos.

9. No sobre invites a las personas a tus teams
Si tu equipo no está trabajando en entregables y es más informativo,
da a los invitados la opción de unirse o no. Envia un código de unión
y deja que ellos decidan.
Sigue los canales importantes
Configura las notficaciones de los canales que sean más
importantes para ti y entérate de todo lo que ocurre.
Utiliza los estados como hábito diario
Utiliza los estados para que no te interrumpan si estas ocupado
con una entrega. “Disponible”, “Ausente”, “Vuelvo enseguida”,
“Ocupado”.
Utiliza las ayudas y shortcuts
Pulsa / o @ sobre el buscador para obtener la lista de comandos.
Accediendo a /ayuda podrás ver todos los contenidos de ayuda de
teams.
Configura las notificaciones y la privacidad
Tanto si recibes demasiadas como demasiados pocas. Comprueba
la configuración de alertas en la app de escritorio y móvil.
Presta atención a la privacidad. Decide quién puede hablar contigo
siempre.
Marcadores
Utiliza los marcadores para poder tener almacenados los mensajes
más importantes o aquellos que quieres leer más tarde
Buenas Prácticas generales
Teams para la colaboración interna: evita el correo
Usa el correo electrónico para un comunicación externa
mas formal.
Enviar enlaces en lugar de archivos adjuntos
Aprovecha la capacidad de co-editar documentos,
enviá el enlace al documento en lugar de ir enviando
borradores
El botón me gusta
El icono del botón me gusta no equivale a una emoción.
Utilízalo como equivalente de “lo tengo”, “suena bien” y
“está bien”. Esto ahorra múltiples respuestas
innecesarias y molestas .
Las reacciones
El pulgar hacia arriba es bueno para reconocer un
mensaje. El amor, la risa, la sorpresa y la ira
probablemente deberían reservarse para mensajes y
bromas menos formales.
Crea solo los equipos necesarios
Realiza una búsqueda para asegurarse de que no exista
un equipo que satisfaga necesidades. Si no, asegúrese
de hablar con el grupo para asegurarse.

10. Los canales en Teams son como carpetas. Es una forma de
separar arbitrariamente los temas que tratará tu equipo. Cada
canal tiene su propio repositorio de archivos, manteniendo los
temas de cada canal separados y organizados.
No cambies el nombre de un canal sin avisar.
Cambiar el nombre de los canales resulta confuso.
Simplifica el número de canales.
Utiliza para empezar una estructura básica y permite que
evolucione orgánicamente. Es común terminar con
demasiados canales, lo que genera confusión sobre dónde
publicar.
Mantén el canal general para temas que no se ajusten a otros
canales.
Necesitas tener un espacio misceláneo. El Canal General es un
lugar conveniente para eso.
Reenvía correos electrónicos a los equipos.
Cada canal tiene una dirección de correo electrónico. Reenvíe
cualquier correo electrónico externo que requiera discusión
a un canal y solicite la entrada allí. Solo responda por correo
electrónico una vez que se haya logrado el consenso en los
equipos.
Los archivos cargados en los canales se almacenan en
sharepoint. Consulte la sección Archivos a continuación para
obtener mucha más información útil sobre cómo trabajar con
archivos en Teams.
Privacidad del canal.
Es posible mantener la privacidad del equipo en función de
los distintos canales. Configura las preferencias al crear
un nuevo canal.
Edita los nombres de las pestañas
Para que entren en tu panel inicial, cuanto mas cortos mejor.
Ordena tus equipos y utiliza la opción de Ocultar
Realizando drag’n’ drop sobre el listado de equipos, podemos
ordenarlos para que mostrar en la parte superior aquellos
que utilizamos más. Cuando un equipo deja de tener interés
para nosotros, podemos ocultarlo o abandonarlo
Archiva los equipos cuando termine el proyecto
El equipo queda en modo lectura y solo se podrán agregar o
quitar miembros.
Equipos y Canales

11. @Menciona para llamar la atención
Mencionar es equivalente a colocar a alguien en el campo Para
de un correo electrónico. No lo uses en exceso.
Borra después de insertar @ para eliminar apellidos o
información extraña
A veces se incluyen títulos de trabajo, ubicaciones o Invitado en
los nombres de los usuarios, desperdiciando espacio. Y a veces
solo quieres ser informal con tus compañeros.
No mencione un equipo o canal si no es necesario
A nadie le gustan más las notificaciones de las que necesitan.
La urgencia es comparable a la de un correo electrónico.
No esperes una respuesta inmediata incluso si mencionas a
alguien en una conversación. Utiliza el ! botón para marcar un
mensaje como importante.
Usa líneas de asunto
No enviarías un correo electrónico sin un asunto, ¿verdad?
Las líneas de asunto hacen que las conversaciones sean más
fáciles de encontrar.
Usa memes y gif en función de la cultura de la empresa.
Ocupan espacio, y no a todos les gustan, ¡y puede que no seas
tan divertido como crees! Mantén un canal específico para
cosas divertidas.
Conversaciones
A continuación presentamos algunos consejos para mantener
las cosas organizadas, fáciles de seguir y limpias.
Confundir inciar una conversación con responder
Son campos diferente, no comiences una nueva conversación
cuando tenias la intención de responder.
No envíes archivos por mail o chat
Envia enlaces y no documentos adjuntos en los mensajes, para
poder coeditar.
Mensajes Urgentes o importantes
Utilizar ! cuando se requiere una respuesta/observación
inmediata o urgente.

12. Teams es un excelente lugar para trabajar en archivos solo o
simultáneamente con compañeros de trabajo. Los archivos
viven en un sitio de SharePoint creado con su equipo. Aunque
parezca Teams, realmente estás usando SharePoint.
Los archivos deben ocupar menos de 15 gb.
¡Ese es el límite!
Límite a tres niveles de carpetas de profundidad.
No solo es lo recomendable, sino que hay un límite de
caracteres en la longitud de la ruta de la carpeta.
Sincronizar archivos para acceso sin conexión.
Instala OneDrive para tener acceso sin conexión integrado
directamente en Windows Explorer y MacOS Finder.
Puedes ver tus archivos directamente en sharepoint Cuando
esté en la pestaña Archivos, haga clic en Abrir en SharePoint
para acceder a los archivos.
Archivos y carpetas pueden tener sus propios permisos.
Puedes compartir archivos y carpetas con otras personas de
SharePoint.
Mover archivos de un Equipo o Canal a otro
Esto garantiza que no perderás el historial de versiones de
los archivos. Si realizas un simple movimiento de arrastrar
y
soltar, el archivo en la nueva ubicación se considera una
copia completamente nueva del original.
El lugar donde cargas archivos es importante.
Si carga un archivo en la pestaña Archivos en un canal, se
guarda en SharePoint. Pero, si carga un archivo en un chat
privado,
el archivo se guarda en OneDrive del cargador y se
comparte automáticamente con todos en el chat.
CUIDADO CON LOS PERMISOS A NIVEL DE ARCHIVO
PUEDEN VOLVERSE DIFÍCILES DE ADMINISTRAR RAPIDAMENTE
Archivos

13. Los equipos y los canales son excelentes para las discusiones
a nivel de equipo, pero a veces solo necesitas que un experto
responda una pregunta técnica. Ahí es donde entra el chat
privado. El chat privado es similar a cualquier otra aplicación
de mensajería instantánea como Skype o WhatsApp.
Anlca a tus contactos más usuales
Accede de esta forma a tus chats más habituales
Chat privado para preguntas de alta prioridad.
El chat privado de Teams es equivalente a cualquier otro
servicio de mensajes instantáneos. Úsalo de esa manera.
Mantén conversaciones ad hoc.
Si la discusión comienza a tomar decisiones comerciales, tráela
nuevamente a un canal. El trabajo no debe completarse en el
chat privado.
Agregar participantes a un chat
Puedes agregar miembros a un chat para crear grupos de
chat.
Puedes dar nombre a grupos de chat.
Un nombre de tema o grupo específico puede hacer que el
chat sea más fácil de encontrar y mantener a todos en el
tema.
Presta atención al estado de disponibilidad de su colega.
Si ves que está fuera de la oficina, tu comentario probablemente
pueda esperar hasta que regrese. Actúa en consecuencia.
Comparte tu escritorio y realiza videollamadas
Sin necesidad de crear una reunión, se pueden realizar
videollamadas y compartir escritorio
Agrega pestañas a un chat
Añade acceso directo a un archivo, a una aplicación o a un sitio
web.
Los archivos cargados en el chat se guardan en OneDrive.
El archivo se carga automáticamente en la carpeta Archivos de
chat de Microsoft Teams en OneDrive de la persona que lo
carga y se comparte automáticamente con todos en el chat.
Chat Privado

14. Teams es más que una aplicación de chat. Es también el
lugar en el que poder realizar audio y vídeo conferencias.
A continuación explicamos algunos consejos sobre
cómo maximizar el potencial de las reuniones desde
Teams
Elegir un moderador
Por usos y costumbres el que convoca es el moderador, pero
si no lo asume elige a un moderador para mantener las
reuniones organizadas. Siempre ten una agenda del día.
Reuniones efectivas
Programar reuniones desde el canal
Cuando programes una reunión y quieras invitar a todo el
equipo, usa la opción de seleccionar un canal donde
reunirse. De esta forma, todo lo que ocurra en la reunión
quedará registrado y almacenado en el canal.
Usa el video si la conexión a internet lo permite
Es recomendable usar la webcam para realizar reuniones
más personalizadas, siempre y cuando la conexión lo
permita. El uso de video mejora la comunicación y hace que
la reunión sea mucho más efectiva.
Mantén el micrófono silenciado si no estás hablando
Nadie quiere oírte toser o escuchar a tu perro ladrando.
Silencia a los demás en la llamada si el ruido de fondo es un
problema
Mucha gente se olvidará de silenciar sus micrófonos. Si no
lo hacen ellos, hazlo tú.
Utiliza el modo grabar, pero pregunta si puedes antes de usarlo
Los vídeos pueden ser útiles para que personas que no han podido
acudir a la reunión puedan enterarse de lo ocurrido. Las grabaciones de
las reuniones se publicarán automáticamente en el chat del canal
(siempre y cuando la reunión se haya programado desde el canal).
Usa el desenfoque de fondo para evitar distracciones
Tú no puedes ver lo que ocurre detrás de ti pero el resto sí. Evita
situaciones comprometidas. (ej: casa o café).

15. Teams es más que una aplicación de chat. Es también el lugar en el que poder realizar audio y vídeo conferencias. A
continuación explicamos algunos consejos sobre cómo maximizar el potencial de las reuniones desde Teams
Reuniones efectivas
Compartir pantalla
Si es necesario, puedes utilizar la opción de compartir pantalla, para que todos
los asistentes a la reunión puedan ver el mismo documento a la vez y poder
trabajarlo conjuntamente
Pizarra
Utiliza la pizarra para realizar bocetos y poder crear contenidos de forma
colaborativa. Puedes acceder a la pizarra desde el botón de compartir.
Agrega a usuarios externos a la compañía a la reunión
Puedes agregar a cualquier usuario externo a la sesión. Solo es necesario que
compartas con él el enlace de Teams para que se pueda conectar. El enlace
aparecerá en la convocatoria que realices via Teams o Outlook. Si la reunión ya ha
empezado y quieres agregar a un externo, puedes acceder al enlace de la reunión
en la sección de “detalles de la reunión”

16. Usa el chat para compartir recursos e información durante las
reuniones sin causar distracciones
Es útil compartir sitios web, direcciones o contactos mientras
otros están hablando. Estos chats son parte del canal, con lo
que todo el mundo podrá acceder a ellos después de la
reunión, sin interrumpir la llamada.
Reuniones
Integra otras aplicaciones a Teams
Puedes trabajar desde Teams utilizando otras aplicaciones
tanto como aplicaciones Microsoft, más Aplicaciones o
alguna aplicación web de uso cotidiano.
Crea y comparte el acta de reunión en el momento
Accede a la opción de notas de la reunión para poder tomar
notas de los temas tratados mientras se lleva a cabo la
reunión. Estas notas se podrán realizar de forma
colaborativa entre todos los asistentes de la reunión. Las
notas de la reunión aparecerán en el canal. (Siempre y
cuando la reunión se haya programado desde el canal).

17. RaonaEnginyersSLraona.es Raona_es raona
Guillermo Tato
guillermo.tato@raona.com
¡Gracias!
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