1. Проект: Пресс-тур федеральных и региональных СМИ
«Верхневолжский маршрут» для ОАО «ВВМН»
Номинация: Лучшее деловое мероприятие
2. Вводные:
Заказчик: ОАО «Транснефть», куратор на региональном уровне - ОАО «Верхневолжскнефтепровод»
Тип мероприятия: Пресс-тур
Количество человек: 56
Место проведения мероприятия: г. Н.Новгород, Нижегородская обл.
Подрядчики исполнителя, задействованные в реализации проекта:
• Междугородний трансфер - авиакомпании Аэрофлот, Ю-тейр; РЖД
• Внутренний трансфер - Авто-бэст, теплоход «Сура»
• Проживание - полный пансион з/к Ильдорф
• Полиграфия - типография Ultima
• Развлекательная программа в течение трех дней – творческие коллективы Н.Новгорода
Дата проведения: 05.09 - 08.09.2013
3. Задача/цели:
Цель:
• реализация основных принципов информационной политики компании
• создание положительного имиджа ОАО «ВВМН» через демонстрацию основных направлений
деятельности компании и его популяризация через представителей СМИ
• создание новых контактов и дружеской атмосферы между представителями СМИ и
представителями АК «Транснефть»
Задачи:
• организация оптимального межрегионального трансфера для гостей
• организация оптимального трансфера во время рабочих поездок
• организация расселения, проживания и питания группы
• изготовление сувенирной и полиграфической продукции
• организация деловых мероприятий в рамках пребывания
• организация неофициальных мероприятий в рамках пребывания
Аудитория: представители Департамента общественных коммуникаций ОАО «АК
«Транснефть», представители отделов и служб по связям с общественностью и СМИ ДАО ОАО «АК
«Транснефть», представители федеральных и региональных СМИ. В мероприятии участвовали гости из 5
регионов России, представляющие 17 городов.
4. Идея:
В 2013 года формат пресс-тура для федеральных и
региональных СМИ активно использовался ОАО «АК
Транснефть», для ознакомления широкой аудитории с
деятельностью компании и был реализован в нескольких
регионах нашей страны.
В сентября проведение пресс-тура было запланировано
на территории г. Н.Новгорода, местным куратором стал
ОАО «Верхеволжскннефтепровод», входящий в систему
организаций ОАО АК «Транснефть».
«Исполнитель» совместно с ОАО «ВВМН» определил
объекты для посещения журналистами и сформировало
программу, где сочетались деловые, экскурсионные и
тимбилдинговые мероприятия.
Проект должен был не только показать объекты
Транснефти и рассказать о политике компании и ее
проектах на территории Нижегородского региона, но и
дать представление о самом городе, его истории и
перспективах развития.
5. Выполнение:
Подготовка мероприятия длилась 6 месяцев с момента
согласования даты проведения мероприятия и
совместного плана действий.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ РАБОТА
Организация межрегионального трансфера
На исполнителе лежала полная ответственность за
бронирование, приобретение и доставку билетов
каждому из участников пресс-тура.
На мероприятие были приглашены гости из 17 городов, 5
регионов России.
Было разработано и согласовано более 20
индивидуальных и групповых маршрутных
схем, приобретено в общей сложности более 90
проездных документов (с учетом обратного пути). К
организации перелетов и переездов были привлечены
авиакомпании Ю-тейр, Аэрофлот, ФПК РЖД.
Бланки проездных документов высылались через
Интернет либо курьерской службой.
6. Выполнение:
ТЕСТОВЫЕ ВЫЕЗДЫ
Составление маршрутной карты
С целью выработки оптимального маршрута и тайминга
были осуществлены тестовые выезды по маршрутам
каждого дня пребывания. В результате была создана
идеальная маршрутная карта на все три дня
перемещений учитывающая день недели, городские
мероприятия, пробки и другие особенности движения.
Исследование объектов посещения
Предварительно были посещены все объекты
включенные в программу, оказана консультативная
помощь принимающим сторонам в разработке
регламентов проведения рабочих встреч и осмотра
объектов.
Был сделан выезд на теплоходе «Сура», встреча с
испытательным катером «Волжского
подводника», установлена механика взаимодействия
между судами, проведена репетиция показательных
водолазных работ.
Было утверждено техническое и кураторское
сопровождение на некоторых объектах
посещения, закуплен и получен необходимый реквизит.
7. Выполнение:
ПОЛИГРАФИЯ И СУВЕНИРНАЯ ПРОДУКЦИЯ
Специально для мероприятия были изготовлены
информационные и сопроводительные полиграфические
материалы с брендингом компании.
Прибывшим гостям вручались пакет с буклетом о
компании и программой пребывания, бейджем,
памяткой участника пресс-тура, блокнотом для записей и
ручкой.
По окончании пресс-тура каждый гость получил диск с
фотоотчетом и видеоматериалами и сувенирный пряник
изготовленный по специальному эскизу на Городецкой
фабрике.
8. Выполнение:
ПЕРВЫЙ ДЕНЬ ПРОГРАММЫ
Официальные мероприятия
Главными задачами первого дня были встреча и
заселение участников мероприятия. Все 8 групп были
встречены и доставлены спецавтобусами в з/к
«Ильдорф» ответственными лицами, согласно
разработанного графика.
Неофициальные мероприятия
Главной задачей неофициальной программы первого
вечера было знакомство и сплочение гостей. Было
решено организовать тимбилдинг в виде кулинарного
поединка с фоновым концертом бардовского коллектива.
Гости, поделенные на команды, соревновались в
скорости, изобретательности, съедобности
приготовления заранее озвученных блюд под
руководством профессионального шеф-повара, все
приготовленное было с аппетитом съедено.
Песни в исполнении бардов придали атмосфере вечера
еще больше непринужденности. После проведения
тимбилдинга, каждый смог спеть свою любимую песню
соло или хором. Постоянное взаимодействие певцов с
публикой помогло раскрепощению гостей и более
тесному знакомству участников пресс-тура.
9. Выполнение:
ВТОРОЙ ДЕНЬ ПРОГРАММЫ
Официальные мероприятия
Во второй день объектами для посещения стали
управление ОАО «ВВМН», где была проведена пресс-
конференция с выступлениями первых лиц компании и
экскурсия по корпоративному музею.
Во второй половине дня были проведены встречи с
руководством ЛПДС «Староликеево», где журналисты
смогли оценить качество и масштаб работы этого
подразделения и экскурсия по питомнику служебных
собак с демонстрацией показательных выступлений.
Неофициальные мероприятия
Неофициальная программа второго вечера включила
участников пресс-тура в интеллектуальное состязание
Quiz Night. Игра была разработана с учетом
профессиональной специфики инициаторов пресс-тура и
профессии гостей и состояла из трех тематических
блоков. Первый тур был посвящен нефтяной
отрасли, второй – содержал вопросы на тему
журналистики, третий – обратил внимание гостей на
актуальные темы мировой и Российской политики.
Учитывая насыщенный рабочий день, игра стала
замечательным финалом – легким и вместе с
тем, интересным и познавательным.
10. Выполнение:
ТРЕТИЙ ДЕНЬ ПРОГРАММЫ
Официальные мероприятия третьего дня были
совмещены с экскурсионной программой.
Главным мероприятием стало посещение подшефного
для ОАО «ВВМН» социально-реабилитационного центра
«Ласточка».
Проект стал ярким событием для всех. Участники пресс-
тура вместе с детьми и педагогами «Ласточки» высадили
на территории центра более 50 деревьев и кустарников.
Посадки были сформированы участками – ровно пять по
пяти регионам участникам пресс-тура. Журналисты
рассказывали детям об особенностях климата и природы
мест где они живут и создавали вместе маленькие
островки аутентичной природы.
Все вместе загадали желания и выпустили в небо
разноцветные шары.
Проект не только позволил продемонстрировать
социально активную позицию АК «Транснефть» и ОАО
«ВВМН» но и оставил реальный позитивный след в
инфраструктуре «Ласточки» – Сад пяти регионов.
11. Выполнение:
ТРЕТИЙ ДЕНЬ ПРОГРАММЫ (продолжение)
После экскурсии по Нижегородскому Кремлю, участники
пресс-тура переместились на теплоход «Сура», где их
ожидала рабочая встреча с руководством ОАО
«Волжский подводник», дочки АК
«Транснефть», занимающегося вопросами диагностики и
устранения дефектов на подводных участках
нефтепроводов.
Была проведены показательные работы водолазов и
фотосессия с историческими образцами водолазного
оборудования.
Неофициальная программа третьего дня состояла из
торжественного ужина, во время которого гости
обменивались впечатлениями от пребывания на
Нижегородской земле.
ДЕНЬ ОТЪЕЗДА
Отъезд гостей был организован группами, как и встреча.
Каждый участник пресс-тура получил материалы с
деловой информацией, диски с
фоторепортажем, контакт - листы для поддержания
связей в будущем, а также комплект командировочных
документов.
12. Эффективность :
По результатам мероприятия ОАО «Верхневолжск-
нефтепровод» получил только положительные отзывы.
Результаты мероприятие и полученная во время деловых
встреч информация были широко освещены в прессе и в
региональных отделениях АК «Транснефть»:
http://www.druzhbamn.ru/pressa/2013/09/12/227.html
http://www.transpress.org›_docs/10-2013/44-46.pdf
http://www.michpravda.ru/content/verhnevolzhskiy-marshrut
13. Сложности:
1. Логистика – последние замены проездных документов
были произведены за 6 часов до начала пресс-тура –
решением проблемы стало включение в команду
сотрудника, который занимался только
совмещением маршрутов.
2. Длительные переезды между объектами программы –
решением проблемы стали:
- Специально разработанные «треш-экскурсии» –
тексты, которые сопровождали маршруты переездов и
включали в себя помимо известных исторических
фактов, городские легенды, байки и забавные факты.
Озвучивали тексты кураторы, сопровождающие группы.
-Собрали видео-коллекцию из ярких клипов и фильмов о
Нижнем Новгороде или снятых у нас. В ТОП вошли
«Жмурки», «Роднополисы» и рекламный ролик
мининвеста
- Специально для проекта были сняты видео-экскурсии –
репортажи про самые интересные места
Нижнего, которые не вошли в программу посещения.
15. Организаторы и Партнеры Конкурса
Первый портал о праздниках
и отдыхе в Н. Новгороде (в
сети с 2006г)
http:// www.eventnn.ru
Компания по оформлению
мероприятий, интерактивные
аттракционы, тенты, мобильные
павильоны
http://www.atmosfera-nn.ru
Ивент-холдинг «BQ» «Альтернатива», Brew coffee bar
Компания "Нижтент" - аренда шатров и тентов
http://www.nizhtent.ru/
«Деловой Квартал»
Нижний Новгород
http://nn.dk.ru/
16. Информация для жюри конкурса Event-Прорыв
После просмотра данной презентации Вам необходимо
авторизоваться на сайте http://www.eventnn.ru/ и
выставить оценку на странице http://www.eventnn.ru/contest/
в строке, соответствующей данной заявке.
Для подтверждения оценки необходимо ввести
уникальный для каждой презентации двухзначный
код подтверждения оценки, представленный ниже.
Код подтверждения оценки = N4
(язык английский, шрифт заглавный)
Примечание: В случае нахождения на странице сайта более 20 минут авторизация прекращается автоматически.
Необходимо обновить страницу и повторно авторизоваться. При возникновении проблем с голосованием направьте ваши
оценки в любом понятном виде на адрес sergey@eventnn.ru.
