ОПТИМИЗАЦИЯ ИНФРАСТРУКТУРЫ И СОКРАЩЕНИЕ ЗАТРАТ ПРИ ПОМОЩИ ПРОДУКТОВ И ТЕХНОЛО...
Esih
1. АВТОМАТИЗАЦИЯ КРУПНОГО ХОЛДИНГА С
МАКСИМАЛЬНЫМ ЭФФЕКТОМ
ОПЫТ «ЭНЕРГОСТРОЙИНВЕСТ-ХОЛДИНГ»
ГЕННАДИЙ ПОПОВ
УПРАВЛЯЮЩИЙ ПАРТНЕР
ВАЛЕРИЯ ВАЛУЕВА
ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА ДОУ
2. ЭНЕРГОСТРОЙИНВЕСТ-ХОЛДИНГ
• Лидер в области проектирования, строительства и
сервисного обслуживания объектов
электроэнергетической отрасли
• Более 10 000 сотрудников
3. ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Инжиниринговые
компании и УК
ОАО "Энергостройинвест-Холдинг"
ООО «ИЦ Энерго»
ООО «Новая инжиниринговая компания»
ООО «Инжиниринговая компания КВАРЦ »
ООО «Тихоокеанская инжиниринговая компания»
Производственные
подразделения
ОАО «Севзапэлектросетьстрой»
ОАО «Спецсетьстрой»
ООО «Энергомонтажинвест»
ООО «Дальэнергосетьстрой»
ОАО «Трест Прикаспийэлектросетьстрой»
ОАО «Новгородсетьстрой»
Проектирование и
Поставки
ОАО «Инжиниринговый центр энергетики Урала»
ОАО «Северо-западный энергетический инжиниринговый центр»
ООО «Проектный центр Энерго»
ЗАО «Проектный центр УралТЭП»
ЗАО «Смарт Энерго Трейд»
ООО «Сетьстройкомплект»
5. ЗАДАЧА
•
Выбор единого решения для автоматизации процессов
документооборота в компаниях холдинга
•
Автоматизация следующих процессов:
•
•
•
•
•
•
•
Контроль исполнительской дисциплины
Входящие/Исходящие письма
Служебные записки, Приказы, Распоряжения
Согласование договоров
Протоколы совещаний
Интеграция по процессам «Поручения» и
«Входящие/Исходящие письма» между компаниями
Холдинга
Провести внедрение в УК, убедиться в успешности
проекта, далее провести проекты внедрения во всех
компаниях Холдинга
6. ЦЕЛИ
• Внедрить единое решение документооборота во все
компании холдинга для того, чтобы повысить
эффективность работы с документами в данных
компаниях.
• Стандартизировать процессы документооборота во
всех компаниях холдинга
• Повысить эффективность взаимодействия между
компаниями холдинга
• Обеспечить контроль исполнительской дисциплины,
как в управляющей компании, так и в ДЗО, в том числе и со
стороны управляющей компании
• Обеспечить прозрачность ДЗО для управляющей
компании
7. ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ СЛОЖНОСТИ ПРОЕКТА
•
Технические
•
•
•
•
Политические
•
•
•
Большое количество пользователей (только в одной ДЗО более 1500
пользователей)
Большой объем документов
Распределенная структура не только Холдинга, но и компаний
Противодействие со стороны компаний, которые имеют свои
предпочтения относительно СЭД
Необходимо приведение процессов документооборота в компаниях
Холдинга к единым стандартам
Организационные
•
•
Необходимость управлять большим количеством проектов
Большой объем работ как для Подрядчика (консалтинг, разработка)
так и для Холдинга (обучение всех пользователей, сопровождение
внедрений)
8. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ
• Должна быть удобная и быстрая СЭД
• СЭД должна быть как минимум не хуже всех СЭД,
которые были установлены в ДЗО
• Система должна быть надежной, т.к. от этого зависит
успешность всего проекта
• СЭД должна быть гибкой, чтобы путем настройки с
минимальными затратами адаптироваться под нужды
ДЗО
• Должен быть веб-клиент
• Оптимальное соотношение цена-качество
9. ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАВЩИКУ
• Предлагает надежное, проверенное решение
• Для партнера проект должен быть не менее важен, чем
для Холдинга
10. ПРИЧИНЫ ВЫБОРА
SHAREPOINT И WSS DOCS
SharePoint
• Веб-клиент (нет необходимости устанавливать ПО на
рабочие станции)
• ИТ Инфраструктура УК и компаний Холдинга основаны на
продуктах Microsoft
• Наличие интеграции с продуктами MS Office (с Word,
Outlook, Lync)
WSS Docs
• Интуитивно-понятный пользовательский интерфейс
• Гибкость решения (возможности самостоятельной
настройки бизнес-процессов)
• Наличие успешных внедрений в крупных территориальнораспределенных компаниях (был проведен референсвизит)
11. ВНЕДРЕНИЕ В УК. СЕКРЕТЫ
УСПЕХА
•
•
Сильная команда как со стороны WSS-Consulting, так и со
стороны Холдинга:
• Директор Департамента ДОУ
• ИТ Директор
• Начальник отдела Методологии ИТ
• Специалист отдела развития ИТ
Четкое соблюдение сроков как со стороны Холдинга, так и со
стороны WSS-Consulting
•
Продуманная расстановка приоритетов по функционалу
•
Презентация системы руководителям Холдинга и проведение
обучения командой проекта со стороны Холдинга, при
технической поддержке WSS-Consulting
•
Первые лица компании используют СЭД, что оказывает
большую поддержку проекту при внедрении в ДЗО
12. ОСНОВНЫЕ ФАЗЫ ПРОЕКТА
На первом этапе произведено внедрение в УК, отработана методология
внедрения, доработано выбранное решение
На втором этапе произведено пилотное внедрение в компании - ООО «Новая
инжиниринговая компания» (200 пользователей, Санкт-Петербург)
Далее произведено внедрение в крупной компании Холдинга, имеющей территориальнораспределенную структуру - ООО «ИЦ Энерго», утверждено типовое решение
Выполнено тиражирование в компаниях Холдинга. Параллельно внедрение происходило
в 7 компаниях
Запущено тиражирование в оставшихся компаниях Холдинга
13. ВНЕДРЕНИЕ В ДЗО. ПРЕОДОЛЕНИЕ
СЛОЖНОСТЕЙ
• Изменение методологии на этапе массового
тиражирования системы
• В УК и на двух пилотных проектах существовал этап
написания ТЗ
• В остальных компаниях использовалось типовое ТЗ
• При тиражировании компаниям Холдинга было
предложено внедрить «систему регистрации
документов» с возможностью включения функций
согласования
• Все компании Холдинга во время внедрения решили
перейти от регистрации к полноценной СЭД
14. ТЕКУЩАЯ СИТУАЦИЯ
•
Система успешно запущена во всех компаниях, в которых
происходило внедрение
•
Сейчас СЭД WSS Docs используют свыше 5000
пользователей Холдинга
•
Система установлена на площадке, находящейся в УК
(Москва)
•
Отличительные черты системы
•
•
Гибкое создание маршрутов согласования. Сейчас
специалист Холдинга самостоятельно настраивает любые
маршруты из параллельных и последовательных блоков
Очень удобная работа с поручениями по документам, а
также их контроль
15. О СИСТЕМЕ WSS DOCS
• Основана на SharePoint Foundation 2010
• Ключевые преимущества:
• Удобный и интуитивно-понятный интерфейс
• Высокая производительность и масштабируемость
• Весь функционал реализуется путем настройки
17. ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ
• WSS-Consulting нашел в «Энергостройинвест-холдинг»
идеального клиента:
• Организация проекта со стороны Холдинга была на
самом высоком уровне
• Ориентация на результат со стороны команды
проекта позволила решить множество сложных
ситуаций
• «Энергостройинвест-холдинг» нашел именно ту
систему и того подрядчика, которые соответствовали
высоким требованиям Холдинга
