Este documento fornece instruções sobre como otimizar o trabalho no Microsoft Word. Ele discute como controlar a inserção de texto, otimizar a apresentação de documentos, automatizar a criação de documentos usando modelos, criar e usar tabelas, trabalhar com imagens, otimizar a formatação com estilos, usar impressão em série, trabalhar com documentos longos e ligar o Word a outras aplicações do Microsoft Office.

1. Direção Geral
de Alimentação
e Veterinária
www.dgav.pt
OPTIMIZAÇÃO DO TRABALHO EM
MS WORD
Celina Rodrigues
2014
DIREÇÃO-GERAL DE ALIMENTAÇÃO E VETERINÁRIA
DIVISÃO DE RECURSOS HUMANOS, FORMAÇÃO E EXPEDIENTE

2. Conteúdos Programáticos
2
1. CONTROLAR A INSERÇÃO DE TEXTO EM WORD
Conceitos aprofundados sobre o parágrafo e suas potencialidades;
Utilização de Limites e Sombreados;
2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS
Utilização da Correção Automática;
Aplicação adequada de estilos rápidos;
Utilização de cabeçalhos e rodapés;
Notas de rodapé e notas finais;
Criação de um índice automático;
Tabulações;
3. AUTOMATIZAR A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Utilização de Modelos;
4. CRIAR E USAR TABELAS
Noção otimizada das potencialidades de uma tabela;
Ordenação de dados na tabela;
Utilização de ferramentas para operações aritméticas;
Criação de gráficos a partir dos dados de uma tabela;

3. Conteúdos Programáticos
3
5. TRABALHAR COM IMAGENS
Criação de imagens e formas personalizadas;
Introdução ao SmartArt;
6. OPTIMIZAR A FORMATAÇÃO COM ESTILOS
Aplicação de estilos;
7. UTILIZAR A IMPRESSÃO EM SÉRIE
Noções prévias sobre o processo de Impressão em Série;
8. TRABALHAR COM DOCUMENTOS LONGOS
Inserção de Quebras de Seção;
Conceito e utilização de Documentos Longos;
9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
Ligação a um livro de Excel;
Envio de um esquema de Word para o PowerPoint;
Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook
10. O WORD E O MICROSOFT SHAREPOINT
Guardar um documento de Word no Sharepoint (Intranet2)

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1.CONTROLAR A INSERÇÃO DE TEXTO EM WORD
- Conceitos aprofundados sobre o parágrafo e suas potencialidades
Menu Base
Categoria de comandos “Parágrafo”
Comandos/botões
Marcas e numeração
Listas
Ordenação descendente/ascendente
Alinhamento de texto à esquerda
Alinhamento de texto ao centro
Alinhamento de texto à direita
Justificação do bloco Converter em SmartArt
Espaçamento entre linhas Alinhar texto
Avanço ou retrocesso de tabulações Orientação do texto

5. 5
Janela de Parágrafo

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1.CONTROLAR A INSERÇÃO DE TEXTO EM WORD
- Utilização de Limites e Sombreados

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Limites e sombreados

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2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS
- Utilização da Correção Automática;
- Aplicação adequada de estilos rápidos;
- Utilização de cabeçalhos e rodapés;
- Notas de rodapé e notas finais;

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- Utilização da Correção Automática

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- Aplicação adequada de estilos rápidos

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Poderemos alterar o texto do documento com vários tipos de estilos
(além do estilo normal):
- Sem espaçamento Podemos sempre limpar a formatação
- Cabeçalho 1 de estilos sempre que for necessário.
- Cabeçalho 2 O texto assumirá uma formatação normal.
- Título
- Subtítulo
- Ênfase Discreto
- Ênfase
- Ênfase Intenso
- Forte
- Citação
- Citação Intensa
- Referência Discreta
- Referência Intensa
- Título do Livro
- Parágrafo da Lista

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2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS
- Utilização de cabeçalhos e rodapés;
- Notas de rodapé e notas finais;
Para inserir cabeçalho, o
Utilizador terá que clicar
no menu “Inserir” e
escolher a ferramenta
“cabeçalho”.
Para inserir rodapé, o
utilizador terá que clicar
no menu “Inserir” e
escolher a ferramenta
“rodapé”.

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A DGAV utiliza modelos próprios de ofício, informações, fax e comunicações de
serviço que se encontram para download no seguinte URL da Intranet2:
http://intranet2/Documentos%20Partilhados/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2f
Documentos%20Partilhados%2fModelos%20de%20Documentos&FolderCTID=0x012
000B9E8B0883C544A46ABA2380D0B03248F

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2. OPTIMIZAR A APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS
- Criação de um índice automático;
- Tabulações;
Como criar um Índice Automático?
 O índice deve ser criado somente no final do documento, quando a estrutura de
temas (cabeçalhos e títulos) estiver criada.
 1ºescrever os temas principais e os secundários no documento…depois marcar
o 1º tema, escolher menu “Referências”, botão “Adicionar texto”, nível 1…
fazer um a um (para o nível 1). Depois fazer um a um para o nível 2, e para o
nível 3. Depois de corresponder todos os temas aos níveis, escolher o menu
índice e clicar por ex. na 2ª opção. (tabela automática 2)
Outra forma de fazer:
 Escrever a palavra ÍNDICE (Na página onde quer criar o Índice) e marcando a
palavra escolher o estilo no menu Base Título.
 Depois ir a Referências, Índice, Inserir índice (por exemplo escolher o da tabela
automática 2) ou outra opção que quiser.
 O índice é criado.

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Índice Automático – menu “Inserir” – Adicionar Texto – Nível 1…
No final escolher botão Índice e escolher o tipo de índice.

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3. AUTOMATIZAR A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS
- Utilização de Modelos
Através do menu “Ficheiro”, “Novo” o utilizador
acede aos modelos disponíveis: modelos
recentes, modelos de exemplo, os meus modelos
ou outros modelos do Office.com.

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4. CRIAR E USAR TABELAS
- Noção otimizada das potencialidades de uma tabela
- Ordenação de dados na tabela
- Utilização de ferramentas para operações aritméticas
- Criação de gráficos a partir dos dados de uma tabela

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4. CRIAR E USAR TABELAS
- Noção otimizada das potencialidades de uma tabela
- Ordenação de dados na tabela
O utilizador poderá criar no MS Word
Professional Plus 2010 vários tipos de
tabelas:
- Inserir tabelas interativas, desenhar
tabelas, inserir folha de cálculo do Excel
e criar tabelas rápidas.

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Exemplo de tabela interativa

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Exemplo de tabela interativa

22. 22
Exemplo de tabela desenhada

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Exemplo de tabela de folha de cálculo Excel
Para inserir uma tabela – folha de
cálculo Excel, clicar no menu
“Inserir”, “tabela”, “folha de cálculo
Excel”. A folha de cálculo é
incorporada no documento word.

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Exemplo de tabela rápida

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Exemplo de tabela rápida
Ao inserir uma tabela rápida, o MS
Word abre um submenu “Ferramentas
de tabela” com opções de “Estrutura”
ou “Esquema”. Cada uma destas
opções tem funcionalidades e botões
que possibilitam alterar no “modelo
base” da tabela rápida que foi criada.

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4. CRIAR E USAR TABELAS
- Utilização de ferramentas para operações aritméticas
Soma
Ao inserirmos uma tabela – folha de cálculo Excel
surge um sub-menu de ferramentas do MS Excel.
Poderemos fazer cálculo e operações aritméticas
como se estivéssemos a “trabalhar” diretamente
com o MS Excel.

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Para inserir um gráfico interativo, o utilizador terá
que selecionar o bloco do intervalo de dados do
gráfico e clicar no menu “Inserir”, categoria gráfico
– escolher tipo de gráfico.
- Criação de gráficos a partir dos dados de uma tabela

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5. TRABALHAR COM IMAGENS
- Criação de imagens e formas personalizadas

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- Criação de imagens e formas personalizadas

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- Introdução ao SmartArt

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- Introdução ao SmartArt

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- Introdução ao SmartArt – Exemplo de um SmartArt
Depois do utilizador inserir o gráfico/diagrama de SmartArt
que selecionou, poderá alterar as suas propriedades no
“Submenu Ferramentas de SmartArt”, nas opções
“Estrutura” e “Formatar”

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 Um gráfico SmartArt é uma representação visual das informações que o
utilizador pode criar facilmente e rapidamente, selecionando de entre
vários esquemas diferentes, para comunicar eficazmente a sua
mensagem ou as suas ideias.
 É possível criar um gráfico SmartArt no Microsoft Office Excel 2007 ou
2010, Microsoft Office PowerPoint 2007 ou 2010, Microsoft Office Word
2007 ou 2010 ou numa mensagem de correio eletrónico no Microsoft
Office Outlook 2007 ou 2010.
 Embora não seja possível criar um gráfico SmartArt noutros programas
do versão Office de 2007 ou 2010, poderá copiar e colar gráficos
SmartArt como imagens nesses programas.

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 Uma vez que as apresentações do Office PowerPoint 2007 ou do 2010
contêm muitas vezes diapositivos com listas com marcas, pode
rapidamente converter texto de diapositivo num gráfico SmartArt. Para
além disso, é possível adicionar animações ao gráfico SmartArt em
apresentações do Office PowerPoint 2007 ou 2010.
 Ao criar um gráfico SmartArt, ser-lhe-á pedido que selecione um tipo de
gráfico SmartArt, como Processo, Hierarquia, Ciclo ou Relação. Um tipo é
semelhante a uma categoria de gráfico SmartArt e cada tipo contém
vários esquemas diferentes. Depois de selecionar um esquema, é fácil
alterar o esquema para o gráfico SmartArt.
A maior parte do texto e outro conteúdo, cores, estilos, efeitos e
formatação de texto são automaticamente transportados para o novo
esquema.

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 Ao selecionar um esquema, é apresentado texto do marcador de posição
(tal como [Texto]), para que o utilizador possa ver o aspeto do gráfico
SmartArt. O texto do marcador de posição não é impresso nem
apresentado numa apresentação de diapositivos. Todavia, as formas são
sempre apresentadas e impressas, salvo se as eliminar. É possível substituir
o texto do marcador de posição por um conteúdo próprio.
 À medida que adiciona e edita o conteúdo no Painel de texto, o gráfico
SmartArt é automaticamente atualizado — as formas são adicionadas ou
removidas, conforme necessário.

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 É também possível adicionar e remover formas no gráfico SmartArt para
ajustar a estrutura do esquema. Por exemplo, mesmo que o esquema
Processo Básico apareça com três formas, o processo poderá necessitar
apenas de duas formas ou poderá necessitar de cinco. À medida que
adiciona ou remove formas e edita texto, a disposição das formas e a
quantidade de texto nessas formas são atualizadas
automaticamente mantendo a estrutura original e o limite do esquema para
o gráfico SmartArt.

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O que ter em conta ao criar um gráfico SmartArt
Antes de criar um gráfico SmartArt, o utilizador deve idealizar o tipo e o esquema mais
adequados para apresentar os dados.
O que pretende transmitir com o gráfico SmartArt? Pretende um determinado aspeto?
Uma vez que é fácil e rápido mudar esquemas, o utilizador pode experimentar esquemas
diferentes (de vários tipos), até encontrar o que melhor ilustra a mensagem. O gráfico deve
ser claro e fácil de acompanhar. Pode experimentar vários tipos diferentes de gráfico SmartArt
utilizando a seguinte tabela como ponto de partida. A tabela destina-se a ajudar enquanto
introdução e não é uma lista exaustiva.

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Objetivo do gráfico Tipo de gráfico
Mostrar informações não sequenciais Lista
Mostrar passos num processo ou linha de tempo Processo
Mostrar um processo contínuo Ciclo
Mostrar uma árvore de decisões Hierarquia
Criar um organograma Hierarquia
Ilustrar ligações Relação
Mostrar como as partes se relacionam enquanto
um conjunto
Matriz
Mostrar relações proporcionais com o
componente maior na parte superior ou inferior
Pirâmide

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6. OPTIMIZAR A FORMATAÇÃO COM ESTILOS
- Aplicação de estilos

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Princípios básicos de estilo no Word
O Microsoft Word 2010 torna a utilização de estilos simples, sem ser necessário saber
muito sobre os mesmos.
O utilizador poderá aplicar vários estilos de texto no Microsoft Word.

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7. UTILIZAR A IMPRESSÃO EM SÉRIE
- Noções prévias sobre o processo de Impressão em Série
 O utilizador pode utilizar a impressão em série quando quiser criar um conjunto de
documentos, tal como por exemplo uma carta de formulário que é enviada a muitos
clientes.
 Cada documento tem o mesmo tipo de informação, no entanto, parte do conteúdo é
exclusivo.
 Por exemplo, em cartas para clientes, pode personalizar cada carta para se dirigir a
cada cliente pelo nome.
 As informações exclusivas de cada carta provêm de entradas numa origem de dados.
(tabela, base de dados…)

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8. TRABALHAR COM DOCUMENTOS LONGOS
- Inserção de Quebras de Seção
- Conceito e utilização de Documentos Longos

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Para criar quebras de páginas ou de seção o utilizador terá que clicar no menu
“Esquema de página” e clicar no botão “Quebras de Página”. Escolher qual o tipo de
quebra de página que pretende selecionar.

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Ligação a um livro de Excel

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Ligação a um livro de Excel

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Ligação a um livro de Excel
 Ao inserir uma folha de cálculo do Excel no documento do
word, surgirá um livro com folhas de cálculo, e o submenu de
ferramentas do MS Excel.
 Neste livro “incorporado” no documento, poderemos efetuar cálculos
e usar os botões dos menus, as funções do MS Excel da mesma forma
como quando trabalhamos no MS Excel.

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um esquema de Word para o PowerPoint
Marcar o bloco de texto e
copiar para colar no slide do
powerpoint

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um esquema de Word para o PowerPoint
Os textos e esquemas de Word podem ser colados no slide do Powerpoint
clicando no botão colar. Existem 4 opções de colagem.

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um esquema de Word para o PowerPoint
As 4 opções de colagem permitem colar:
- “Utilizar tema de destino” ;
- “Manter formatação de origem”;
- “Imagem”;
- “Manter apenas o texto”

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook
O Microsoft Word 2010 possibilita ao utilizador enviar um documento do
word, como anexo, numa mensagem de correio eletrónico (por exemplo
o MS Outlook).
Para tal, o utilizador terá previamente que guardar o documento com um
nome, guardando-o numa localização (por exemplo na pasta “Meus
documentos” e um formato (por exemplo escolher guardar como
documento do word 97-2003 – formato .doc).
Para enviar o documento guardado, o utilizador terá que:
- clicar no menu “Ficheiro”;
- Clicar em “guardar e enviar”;
- Clicar em “enviar por correio eletrónico”;
- Clicar em “enviar como Anexo”.
Logo que o faça, surge no écran uma mensagem de correio
eletrónico, como o documento do word em anexo.

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook
Enviando um documento de Word
como anexo numa mensagem de
Outlook, surge uma nova mensagem de
Outlook no écran com o documento
anexo, mensagem essa pronta para ser
enviada ao(s) destinatário(os).

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook
Os documentos dos word podem ser guardados e enviados por correio eletrónico:

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook
Os documentos dos word podem ser guardados e enviados por correio eletrónico:
Se enviarmos como pdf o documento será previamente convertido em
formato .pdf e inserido como anexo numa mensagem nova do Outlook.
Se enviarmos como xps o documento será previamente convertido em
formato .xps e inserido como anexo numa mensagem nova do Outlook.

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9. O WORD E OUTRAS APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE
- Envio de um documento de Word como anexo numa mensagem de Outlook
Os documentos dos word podem ser guardados e enviados por correio eletrónico:
Se enviarmos como pdf o documento será previamente convertido
em formato .pdf e inserido como anexo numa mensagem nova do
Outlook.
Se enviarmos como xps o documento será previamente convertido
em formato .xps e inserido como anexo numa mensagem nova do
Outlook.

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10. O WORD E O MICROSOFT SHAREPOINT
- Guardar um documento de Word no Sharepoint (Intranet2)

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10. O WORD E O MICROSOFT SHAREPOINT
- Guardar um documento de Word no Sharepoint (Intranet2)
O Microsoft Word Professional Plus 2010 bem como o Microsoft Word
Professional Plus 2013 permitem guardar documentos no Microsoft Sharepoint
(plataforma da Intranet2).
É necessário saber qual o endereço web da Intranet2 onde irá ficar guardado o
documento e é necessário o utilizador ter permissões na Intranet2 que
permitam guardar o documento.