Beszerzési egyszeregy kis- és középvállalkozóknak. Miért olvasd el ezt a könyvet és építs végre rendszert a beszerzésedben? • Mert nem elég a jó értékesítés, ha közben kiszórod a pénzed az ablakon! • Mert vállalkozóként minden egyes feleslegesen elköltött forint a te zsebedből tűnik el, és neked fáj a legjobban. • Mert az alkalmazottak az esetek nagy részében akkor is pont ugyanannyi fizetést kapnak, ha árengedményt érnek el, mintha a szokásos módon rendelnek. Szerinted mekkora az esélye, hogy rendszer híján a könnyebb utat választják? • Mert a beszerzés, ha jól csinálják nem olyan egyszerű rendszer nélkül, mit amilyennek elsőre látszik. • Mert újra és újra ráébredsz, hogy a munkatársaid más szemszögből szemlélik a dolgokat, és egy probléma felmerülésekor, nem a tulajdonosi szemlélet dominál a döntésekben. Ha van rendszer, van mihez igazodniuk.

1. 1
SEGÍTSÉG!
HOVA TŰNIK A PÉNZ A
CÉGEMBŐL?
Beszerzésfejlesztési egyszeregy
kis- és középvállalkozóknak

2. 2
Segítség! Hova tűnik a pénz a cégemből?
Beszerzésfejlesztési egyszeregy kis- és középvállalkozóknak
ISBN 978-963-12-1844-2
Szerző és kiadó: Németh Eszter, Győr
Copyright ©Németh Eszter, 2015
Honlap: www.hatekonybeszerzes.hu
Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás és a mű bővített, illetve
rövidített változatának kiadási jogát is. A Szerző írásbeli hozzájárulása
nélkül sem a teljes mű, sem annak bármelyik része semmilyen formában
nem sokszorosítható. Jelen mű az Olvasó személyes használatára készült,
más kiadványokban, tanfolyamokon, előadásokon, hangoskönyvekben,
illetve bármilyen internetes közlésben kizárólag a Szerző, Németh Eszter,
előzetes írásbeli engedélyével lehet felhasználni.

3. 5
Tartalomjegyzék
TARTALOMJEGYZÉK................................................................................................5
AJÁNLÁS....................................................................................................................11
MIT MONDANAK A KÖNYVRŐL AZOK, AKIK MÁR OLVASTÁK? .....................................12
BEVEZETŐ................................................................................................................13
MI AZ A BESZERZÉS? ............................................................................................17
AMIT A BESZERZÉS NEM TUD .......................................................................................19
A BESZERZÉS, MINT TÁMOGATÓ TEVÉKENYSÉG...........................................................22
MILYEN TERÜLETEKKEL ÁLL KAPCSOLATBAN A BESZERZÉS?...............................................22
KONFLIKTUSFORRÁSOK...............................................................................................24
MIÉRT ÉPÍTS RENDSZERT A BESZERZÉSEDBEN?..........................................................27
A HATÉKONY BESZERZÉSI RENDSZER HAT ALAPELEME.......................31
MUNKATÁRSAK............................................................................................................33
MILYEN MUNKATÁRSAKAT VEGYÜNK FEL?..............................................................................33
HOGYAN MOTIVÁLJUK A MUNKATÁRSAKAT? ...........................................................................34
A MUNKAERŐ BESZERZÉSE .........................................................................................................37
SZABÁLYOK ..................................................................................................................47
MIRŐL KÉSZÍTSÜNK SZABÁLYZATOT A BESZERZÉSHEZ KAPCSOLÓDÓAN?...........................47
MILYEN ELŐNYEI VANNAK A LEÍRT SZABÁLYOKNAK? ............................................................48
FOLYAMATOK...............................................................................................................50

4. 6
MITŐL FOLYAMAT EGY FOLYAMAT?.......................................................................................... 50
A BESZERZÉS EGY FOLYAMAT. MIÉRT? .................................................................................... 50
OKTATÁS......................................................................................................................52
MI AZ, AMIRŐL MINIMUM ÉRDEMES OKTATÁST TARTANI A MUNKATÁRSAKNAK?............. 53
KOMMUNIKÁCIÓ...........................................................................................................55
A CÉGVEZETŐK LEGNAGYOBB TÉVHITEI, AMI A KOMMUNIKÁCIÓ TERÉN JELLEMZI ŐKET: 55
MI AZ A KÉT MÓDSZER, AMI A KOMMUNIKÁCIÓ SEGÍTSÉGÉVEL JELENTŐSEN NÖVELI A
BESZERZÉSED HATÉKONYSÁGÁT?.............................................................................................. 55
DICSÉRET...................................................................................................................................... 56
MÉRÉS, ELLENŐRZÉS ....................................................................................................57
MIÉRT VAN ERRE SZÜKSÉG?....................................................................................................... 57
ADMINISZTRÁCIÓ - A LEGGYŰLÖLTEBB SZAVAK EGYIKE..............................................59
ÚJ KIHÍVÁSOK A BESZERZÉSBEN...................................................................................61
A BESZERZÉS FOLYAMATA ................................................................................65
A BESZERZÉS CÉLJA ......................................................................................................67
AZ 5 LEGFONTOSABB BESZERZÉSI ALAPELV............................................................................ 67
5 HIBA, AMIT MÉG A LEGGYAKORLOTTABB BESZERZŐK IS GYAKRAN ELKÖVETNEK........... 69
A BESZERZÉSI FOLYAMAT SZAKASZAI ..........................................................................72
A BESZERZÉSI IGÉNYEK ÖSSZEGYŰJTÉSÉNEK SIKERTÉNYEZŐI .............................................. 72
HOGYAN KERESSÜNK HATÉKONYAN BESZÁLLÍTÓT?............................................................... 76
HOGYAN VÁLASSZUNK BESZÁLLÍTÓT ÚGY, HOGY KÉSŐBB NE BÁNJUK MEG?....................... 81
AZ ÁRAJÁNLATKÉRÉS 7 SIKERTÉNYEZŐJE................................................................................ 83
NE INDULJ EL TÁRGYALNI, HA NINCS KÉSZ A HÁZI FELADATOD!........................................... 87
KOCKÁZATKEZELÉS A BESZERZÉSBEN...................................................................................... 88
BESZÁLLÍTÓK FELKUTATÁSA ..................................................................................................... 89
ÁRAJÁNLAT VALÓSÁGTARTALMA .............................................................................................. 89
MEGRENDELÉSKOR ..................................................................................................................... 90

5. 7
A BIZALOM ALAPJA A KONTROLL ...............................................................................................90
MEGRENDELÉS .............................................................................................................91
BESZERZÉS ÉSSZERŰEN...............................................................................................................91
AZ 5 LEGGYAKORIBB CSAPDAHELYZET WEBÁRUHÁZI BESZERZÉSEKNÉL............................95
MIKOR KÖSSÜNK SZERZŐDÉST? ..................................................................................99
TÖRVÉNY ÁLTAL ELŐÍRT TÉNYEZŐK .........................................................................................99
SAJÁT CÉG ÉRDEKEINEK VÉDELME ......................................................................................... 100
MELYEK A JÓ SZERZŐDÉS ELEMEI?.............................................................................102
13+1 FONTOS TÉNYEZŐ, AMIRE SZERZŐDÉSKÖTÉSKOR JÓ, HA FIGYELÜNK..................... 102
ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A SZERZŐDÉSEKRŐL.................................................................... 104
SZERZŐDÉSKÖTÉSHEZ SZÜKSÉGES FŐ ADATOK, INFORMÁCIÓK.......................................... 106
ÁSZF - AVAGY AZ APRÓBETŰ CSODÁJA.................................................................................. 107
MIRE VALÓ A TELJESÍTÉSIGAZOLÁS?...................................................................................... 110
UTÁNKÖVETÉS ...........................................................................................................112
ÁRUÁTVÉTEL ............................................................................................................................. 112
9 MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉS, MIELŐTT RAKTÁR KIALAKÍTÁSBA ÖLÖD A PÉNZED ...... 114
SZÁMLAIGAZOLÁS ÉS FIZETÉSI HATÁRIDŐ.................................................................118
TÁRGYALÁSTECHNIKAI TIPPEK....................................................................121
MIELŐTT TÁRGYALNI MÉSZ .......................................................................................123
A SIKERES ÁRTÁRGYALÁSOK LEGNAGYOBB BUKTATÓJA ...........................................125
TÁRGYALÁSTECHNIKAI TRÉNING INGYEN..................................................................126
AZ 5 LEGFONTOSABB TÁRGYALÁSTECHNIKAI TIPP...................................................129
REKLAMÁCIÓKEZELÉS ......................................................................................133
5 LÉPÉS A HATÉKONY REKLAMÁCIÓKEZELÉSHEZ ......................................................135
MIÉRT ÍRUNK REKLAMÁCIÓS LEVELEKET?............................................................................ 137

6. 8
MILYEN FONTOS ELEMEI VANNAK EGY HATÁSOS REKLAMÁCIÓS LEVÉLNEK?...................139
BESZERZÉSI ETIKA............................................................................................. 141
HOGYAN NE KÉRJ ÁRAJÁNLATOT, HA HITELES AKARSZ MARADNI? .......................... 143
A SAJÁT BESZERZÉSI RENDSZER FELÉPÍTÉSÉNEK LÉPÉSEI............... 149
A TERV....................................................................................................................... 151
A BESZERZÉSFEJLESZTÉSI TERV ................................................................................ 154
MILYEN TERVEID VANNAK A CÉGEDDEL KAPCSOLATBAN A JÖVŐRE NÉZVE?....................155
ADATGYŰJTÉS.............................................................................................................................156
MILYEN CÉGRE JELLEMZŐ SAJÁTOSSÁGOK VANNAK? ...........................................................157
BESZERZÉSI SZERVEZET ............................................................................................ 161
EGYEDÜL VAGY SEGÍTSÉGGEL?.................................................................................. 162
MIBEN TUD NEKED EGY BESZERZÉSFEJLESZTÉSI TANÁCSADÓ SEGÍTENI?.........................162
HATÉKONYSÁGNÖVELŐ JAVASLATOK ....................................................................... 164
ÖSSZEFOGLALÓ................................................................................................... 165

7. 11
Ajánlás
Ha saját vállalkozásod van egészen néhány fős kis vállalkozástól a
közepes méretű 150-200 főt foglalkoztató vállalkozásig, ahol a
termék vagy szolgáltatás előállításához, értékesítéséhez szükség
van termékek, szolgáltatások megrendeléséhez, beszerzéséhez, és
hajlandó vagy a profitnövelés érdekében új dolgokat tanulni,
önmagad fejleszteni, ez a könyv Neked íródott. És mutass nekem
olyan vállalkozást, ahol semmi beszereznivaló nincs! Mégis úgy
tűnik, hogy ez a terület méltánytalanul háttérbe szorul a
vállalkozóknak íródott szakmai anyagok sokaságában. Az a pár
szakmai anyag, ami fellelhető, többnyire egyetemistáknak,
főiskolásoknak íródott elméleti fejtegetésekből áll, melyek
kifejezetten alkalmasak arra, hogy egy-egy vizsgán kellemetlen
perceket szerezzenek a hallgatóknak, de kevésbé céljuk a
vállalkozók, és munkahelyi tapasztalattal rendelkező vezetők,
ötletekkel és gyakorlati tanácsokkal való ellátására.
Több éves multinacionális cégnél szerzett beszerzési és vezetés-
szervezési tapasztalatom szeretném a hasznodra fordítani. Célom,
hogy olyan gyakorlati tanácsokkal lássalak el, szórakoztató
formában, melyet akár már holnap alkalmazhatsz cégedben.
Mindezt több százezer forintos tréningek és a munkahelyéről való
kiesést okozó tanfolyamok nélkül.
Mit veszíthetsz? Vágjunk hát bele!
„Amit akkor tanulsz, amikor már mindent tudsz, az számít
igazán.”
/John Wooden/

8. 12
Mit mondanak a könyvről azok, akik
már olvasták?
„Sokan elfelejtik, hogy az árbevétel növekedés nem feltétlenül jelent
profitnövekedést is. A piacon számos könyv foglalkozik azzal, hogy
hogyan adjunk el többet a vevőinknek, de méltánytalanul kevés segít
a vállalkozóknak abban, hogy az eladásra kerülő eszközöket,
szolgáltatásokat hogyan szerezzék be. Eszter könyve ebből a
szempontból hiánypótló, amiben gyakorlatias tanácsokat kapunk,
hogyan építsük fel és kezeljük ezt a stratégiailag fontos területet a
cégünkön belül. Grátiszként pedig számos vezetői és kommunikációs
tippet kapunk, amivel drámai módon javíthatunk az együttműködő
partnereikkel fennálló kapcsolatainkon, cégen belül és kívül egyaránt.”
/Hertay Ákos, KKV Ügyvitel/
„Vigyázat! Ez a könyv veszélyt jelenthet olvasói számára: már az első
néhány sor elolvasása után fennáll a veszélye, hogy mostantól előre
megfontolt szándékkal és kitervelten fogja intézni (céges) vásárlásait.
Alapmű minden kezdő és haladó részére, aki a legcsekélyebb
mértékben is kapcsolatba kerülhet egy cég beszerzési
tevékenységével.”
/Slezák Krisztina, GE/

9. 13
Bevezető
Márpedig beszerezni mindenki tud… Állítólag… Hiszen nap, mint
nap kerülünk olyan helyzetbe, ahol valamit vásárolnunk kell.
Gondoljunk csak a családi bevásárlásra, ahol jobb esetben
elmegyünk egy bevásárlólistával a közeli (vagy nem is olyan közeli,
de olcsónak gondolt) bevásárlóközpontba, és hazatérünk egy rakás
olcsó, nagyon akciós, és most aztán igazán garantáltan jó vételt
jelentő cuccal.
Ja, hogy nem is volt rá szükségünk? De hát megérte... Vagy nem?
Érzéseink szerint igen. De ne adj’ isten, hogy esetleg utána
számoljunk, mert még a végén kiderül, hogy csúnyán ráfaragtunk.
Lehet, hogy az akciósnak hirdetett tisztítószer literje drágább, mint
ugyanabból a márkából a kisebb kiszerelés? Vagy épp az olcsónak
hirdetett verzióból kell kétszer annyi, ugyanazért az eredményért?
Lehet, hogy a bespájzolt akciós joghurtok szavatossági ideje előbb
lejár, minthogy a család megenné? Esetleg az autónkhoz
megvásárolt, TV-ben ezerszer hirdetett szuper polírozó szett kettőt
az egy áráért verziójában a kendő, amit ajándékban adnak,
arányaiban többe kerül, mint a tisztítószer maga?
Lehet, hogy nem is olyan egyszerű ez a beszerzés, még egy család
életében sem. Vajon mi a helyzet egy vállalkozásnál, ahol sokszor
azonnal kell bizonyos alkatrészeket a föld alól is előteremteni,
hogy a kedves VEVŐ (igen, csupa nagybetűvel) kedvére tegyünk, és
a vállalt feladatot határidőre és jó minőségben el tudjuk végezni?
De ki a vevője a beszerzőnek? Mi az, amit jogosan elvárhatunk egy
beszerzőtől, vagy nagyobb cégek esetén egy beszerzési részlegtől?
Mi a feladata a beszerzésnek? Milyen eredmények várhatóak egy
beszerzési részleg kialakításától és megfelelő jogkörrel való
felruházásától, és hogyan mérhetjük a teljesítményüket? Hogyan
tudnak a beszerzési részleg dolgozói hatékonyan hozzájárulni egy

10. 14
vállalat versenyképességéhez? Miért gondolja mindenki, hogy a
beszerzéshez ő is ért?
Azok a kedves Olvasók, akik már túljutottak életük delén,
valószínűleg emlékeznek még a 80-as évek legtutibb beszerzési
helyére, a lengyel piacra, ahol nagyanyáink szemérmetlenül
alkudtak, sokszor félórán keresztül pár forintos dolgokra.
Komplett magánszínháznak lehettünk tanúi.
• „Hogyér’ adja a nadrágot, Kedveském?”
• „Nagysága, csak 100 Forint.”
• „A két darab?”
• „Dehogyis Asszonyom, darabja. Pont Önnek való, nagyon
szép, jó minőségű. Csak Magának, most odaadom 95
Forintért.”
• „Ez az ócska nadrág, nem ér ez többet 40 forintnál.
Egyébként is csak 60 forint van nálam. Ennyiért sosem
fogja eladni.”
• Látványos távozás a tett színhelyről, majd pár perc után
természetesen véletlenül ismét arra jár a kedves Vevő.
• „Nagysága, ugye hogy nem talált szebbet és jobbat. Jöjjön,
próbálja meg. Csak most Magának odaadom 70 Forintért.
Vegye meg Drága, éhesek maradnak a gyerekek, ha nem
tudom eladni.”
• Tudja mit? Nem venném a lelkemre, ha éhezne a család,
megveszem 45-ért és viszek kettőt. Áll az alku?
Valószínűleg innen ered az a fajta hozzáállás és elképzelés sok
területi vezetőnél, hogy a beszerzés első és egyetlen kérdése az
kell, hogy legyen, hogy az értékesítő, mennyit enged a feléből.
Ismerjük be, hogy a többség egyszerűen szeret alkudozni! De aki
nem, az is szereti azt érezni, hogy most aztán szuper üzletet kötött.
Valóban ez a mérce? Csak az ár? Mire megyünk egy olyan olcsó
fúróval, ami az első fúráskor kicsorbul? Mit érünk egy olyan szuper
olcsó szolgáltatással, legyen az akár egy épülettakarítás, ahol pár
forintért csodákat ígérnek, de amikor megkötjük az üzletet,

11. 15
kiderül, hogy a tisztítószert nekünk kell megvenni? A takarító
személyzet teljesen szakképzetlen, és bár otthon néha szokott
takarítani, de nem tudja, hogy mi a pontos menete egy
irodatakarításnak. Plusz örömként a TPM lapról még csak nem is
hallott. Arról, hogy esetleg nincs is bejelentve, mint munkavállaló
az adott cégnél, már ne is beszéljünk. De hát miket is beszélek!
Ilyen persze nem is létezik. (Azért bizonyos árszint alatt a
beszerzőben, cégvezetőben nem árt, ha felmerül a gyanú. Csak a
biztonság kedvéért!)
Ha Te is úgy véled, hogy a fentiek valós problémákat vetnek fel,
tarts velem, és ássunk egy kicsit a dolgok mélyére.

12. 17
Mi az a beszerzés?
Mire kapsz választ ebben a fejezetben?
• Mire nem képes egyetlen beszerzési szervezet vagy
részleg sem?
• Melyik területekkel áll leggyakrabban konfliktusban?
• Mi az 5 legfontosabb beszerzési alapelv?
• Mi az a 6 rendszerelem, ami sikeressé tehet egy beszerzési
rendszert?
• Milyen új kihívások jelentek meg a beszerzésben?
Ha csak röviden vagy kíváncsi a fejezetre:
• A beszerzés nem tud gondolatot olvasni, ha rendelni
akarsz, vagy anyag, esetleg szolgáltatásra vonatkozó
igényed van, nevezd meg!
• A beszerzés nem öncélú tevékenység; támogató
funkcióként működik a cégen belül, és mint ilyen,
folyamatosan függ a többi szervezeti egység működési
rendjétől, és folyamataitól.
• A beszerzés folyamatos konfliktusok forrása, és gyakran
két tűz között van. Ezért soha ne becsüld le a
konfliktuskezelés és a kommunikáció fontosságát a
beszerzési folyamataidban.
• A siker és a hatékonyság alapfeltétele a rendszer szintű
működés, ahol mindenki tudja és el is végzi a feladatát.