Projektijuhtimine edasijõudnutele kursuse infojuhtimise peatükk

1. Infovahetuse planeerimine
Projektijuhtimine edasijõudnutele
Martin Sillaots
martinsillaots@gmail.com
2016
# 6

2. Infoplaneerimine projektiplaanis

3. Planeeritakse informatsiooni
• Õigeaegne ja asjakohane loomine
• Kogumine
• Levitamine
• Arhiveerimine

4. Infovahetus on üldjuhtimise osa:
• Saatja-vastuvõtja mudelid
• Sidekanalid
• Sõnumi stiil
• Esitlustehnikad
• Koosolekute juhtimine

5. Infovahetuse lähteandmed
• Huvigruppide infovajadused
• Kommunikatsioonitehnoloogiad
• Piirangud
• Oletused

6. Infovajaduse analüüs
Ressursse kulutada vaid kõrgema
väärtusega infovajaduste rahuldamiseks
(infovahetus mis tagab edu või kui info
edastamata jätmine võib viia
läbikukkumiseni)

7. Tehnoloogia valiku faktorid
• Infovahetuse kiirus
• Tehnoloogia kättesaadavus
• Huvigruppide kvalifikatsioon
• Projekti kestus

8. Infovahetuse planeerimise vahend –
huvigruppide analüüs
• Kes infot vajab (saaja)?
• Mis sisuga informatsiooni vajatakse?
• Mis ajal infot vajatakse?
• Mis sagedusega infot vajatakse?
• Kui detailne info peab olema?
• Mis vormis tuleb infot edastada?
• Kes informatsiooni edastab (saatja)?

9. Tulemuseks infovahetusplaan
• Info kogumise reeglid
• Info edastamise reeglid
• Info kirjeldus (formaat, sisu)
• Dokumentide loomise ajagraafik
• Infole ligipääsemise reeglid
• Infovahetuse plaani muutmise reeglid

10. Infovahetuse plaani näide
Saaja Saatja Sisu Aeg ja sagedus Detailsus Vorm
Projektijuht Tellija Lähteülesanne Projekti alguses Üldine Suuline
Tellija Projektijuht Projekti plaan Projekti alguses Detailne Kirjalik
Tellija Projektijuht Tegevus-aruanded Iga kuu lõpus Detailne Kirjalik
Tellija Projektijuht Lõpparuanne Projekti lõpus Detailne Kirjalik
Meeskond Projektijuht Töökäsud Iga nädala alguses Detailne Suuline
Projektijuht Meeskond Nädala tööaruanded Iga nädala alguses Detailne Suuline
Projektijuht Meeskond Kuu tööaruanded Iga kuu lõpus Detailne Kirjalik
Raamatupidaja Projektijuht Kassavoo plaan Projekti alguses Detailne Kirjalik
Raamatupidaja Projektijuht Arved Iga kuu lõpus Detailne Kirjalik
Alltöövõtja Osakonna J Alltöö ettepanek Faasi alguses Detailne Kirjalik
Osakonna J Alltöövõtja Alltöö aruanded Iga kuu lõpus Detailne Kirjalik
Osakonna J Alltöövõtja Alltöö lõpparuanne Faasi lõpus Detailne Kirjalik
Ettevõtte juht Projektijuht Ülevaade projektist Kord kuus Üldine Suuline
Meedia Sekretär Ülevaade projektist Alguses ja lõpus Üldine Kirjalik

11. Martin Sillaots
martinsillaots@gmail.com