Este documento trata sobre la gestión efectiva del tiempo para lograr mayor productividad. Explica que es importante elevar los niveles de productividad utilizando mejores técnicas de gestión del tiempo para cumplir objetivos de manera más rápida. También recomienda cambiar antiguas formas de hacer las cosas para obtener resultados diferentes. Finalmente, ofrece varias estrategias para mejorar la gestión del tiempo a nivel individual y organizacional como priorizar tareas, delegar responsabilidades y planificar actividades.

1. Gestión efectiva del tiempo para la
productividad
Dra. Leticia Artiles Visbal, PhD
Gerente General GESTCON

2. • Elevar tus niveles de productividad,
• Utilizando mejores técnicas de la gestión del
tiempo.
• Consigue cumplir los objetivos en tiempo
record,
• Cambiando tu antigua forma de hacer las
cosas. Hacer cosas diferentes para obtener
respuestas diferentes
¿Qué hacer?

3. Tiempo:
• Magnitud física con la que medimos la
duración o separación de acontecimientos,
sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a
observación; esto es,
• Perceptible para un observador o aparato de
medida.
• http://es.wikipedia.org/wiki/Tiempo
LA GESTIÓN DEL TIEMPO
X’X

4. “Un día alguien me dijo que el tiempo cronológico, al igual que el
atmosférico, no se podía gestionar. Que todos teníamos el mismo y que
lo que cabía gestionar era nuestra productividad dentro de ese
tiempo.” Manuel Gross

5. TIEMPO VIDA COTIDIANA
ACTIVIDADES
ORDINARIAS
RUTINARIAS
INTERACCIONES PERSONALES:
REDES , ENTORNO
(ALTERIDAD)
MODOS Y ESTILOS DE VIDA
Territorio, estrato social, sexo, género, raza, etnia, edad, capacidades
especiales, parentesco, tipo de familia, biografía.

6. • ¿Cómo nos organizamos?,
• ¿Cómo conciliar diferentes
espacios optimizando el
tiempo?,
• ¿Qué herramientas nos
pueden ayudar a optimizar
el tiempo?
• ¿Cómo organizan su tiempo
las mujeres y los hombres?
• ¿Cómo influye la
organización del tiempo en
la gestión organizacional?
¿Que hacemos con el tiempo?

7. • Entender la importancia de la planificación del
tiempo a nivel individual y organizacional.
• Identificar herramientas que contribuyen a
manejar el tiempo de manera efectiva
• Aprender a conciliar el tiempo sin morir en el
intento
OBJETIVOS, SABERES Y VALORES

8. TOME LA HOJA DE PAPEL. SEXO: F/M
•Describa brevemente sus actividades en el día de ayer
•Ubique sus actividades en las siguientes categorías
• Sus acciones la realizó para la empresa (E), para usted (P), para otros (O)
• Sus acciones con referencia a la prioridad la clasifica como: (I) importante (U) urgente, (=0) neutro
HAGAMOS ESTE EJERCICIO
HORA ACTIVIDAD Para quién I/U/0
5:am Me levante, aseo personal básico Para mi
5:15 Rutina de ejercicios
5:45 Baño, afeitado,
6:00 Tomo desayuno, preparo refacción
6:15 Revisión del carro, salida
7:00 Revisión, e-mail, agenda de trabajo del
día
8.00 Reunión con el equipo de trabajo

9. ¿Quién soy?
?
¿Tienes conciencia del tiempo que tienes?

10. • Cuáles son sus horas más productivas
• ¿Tiene rutinas? ¿Le son útiles? ¿Le dan
resultado?
• ¿Cuál es su nivel de dependencia de las TIC?
• Tiene claras sus prioridades y dentro de ellas
las importantes
• Se planifica (a que tiempo)
¿Qué tiene y que no tiene?

11. El día comienza con la gestión individual de
su tiempo

12. PRINCIPIOS DE MI ORGANIZACIÓN PERSONAL
PERSONAL
VALORACIÓN TAREAS
INICIO DÍA/ SEMANA
PRIORIDADES
FAMILIAR
LABORAL
PRIORICE
ARTICULE
UTILICE MEDIOS DE
FACILITACIÓN
•TIC
•PERSONAS
•RED PERSONAL DE
APOYO
•TIEMPOS
MUERTOS
MOVILIDAD
•/ESPERA
MOVILIDAD

13. Observación
1. Conocimiento (competencia para lo que hago)
2. Establezco prioridades
3. Evalúo mi tiempo real e identifico las brechas
4. Tengo agenda propia ordenada o improvisado
5. Se decir que NO
6. Delego y controlo
7. Establezco prioridades
8. Soy perfeccionista
9. Tengo habilidad para manejar mi tiempo
10. Cuando me siento congestionado/a lo digo
Diagnóstico
Coloque si=1/ no=0

14. ¿Qué podemos hacer???

15. •
Falta de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.
• No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
• La incorrecta gestión de la agenda de trabajo propia.
• Negación de la propia evidencia. No aceptar que no podemos hacerlo todo.
• La insuficiente delegación de tareas.
• Exceso de información para analizar, información desordenada, imprecisa o
tardía.
• Se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer
lugar, determinar :
– qué acciones o tareas son las más importantes, as que inciden de alguna
forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a
los ingresos.
Factores que intervienen en la incorrecta
gestión del tiempo

16. • Reserve un tiempo para organizar sus tiempos
• Si la tarea es demasiado grande “trocéala” “divídala”
• Valora los imprevistos – la experiencia evidencia los de
mayor frecuencia
• Retroalimenta y replanifica.(Flexibilidad- Recolocación)
• Valoración tiempo real con holgura
• Prioriza (urgente vs importante)
• Delega todo lo que puede ser delegado. No se es
imprescindible
• Planifica el ocio
PLANIFICAR

18. • Tomemos la hoja de diario
• Formemos grupos
• Analicen las actividades que desarrollaron
• ¿Fueron iguales para mujeres y hombres?
• ¿En que se diferenciaron?
• ¿Cuáles pueden ser mejoradas?
EJERCICIO COLECTIVO

19. PASTEL INEEE
Entropía
50%
Rutina Diaria
49%
Creatividad
1%
INEEE: INEFICIENCIA, INEFICACIA, INEFECTIVIDADINEEE: INEFICIENCIA, INEFICACIA, INEFECTIVIDAD
Deterioro ProcesosDeterioro Procesos
fundamentalesfundamentales
AmbienteAmbiente
ExternoExterno
Fortalecimiento ProcesosFortalecimiento Procesos
fundamentalesfundamentales
AmbienteAmbiente
ExternoExterno

20. Un sistema gerencial que obliga a sus
niveles superiores a un trabajo de
apaga incendios, - porque deben
dar preferencia al factor urgencia
por sobre el factor trascendencia de
los problemas que debe atender-,
es sin duda un sistema que esta en
crisis

21. Urgente:
• Necesita una acción de
solución rápida
• Necesita ser solucionado
de forma inmediata
Importante
• Asunto vital por encima de
otros muchos
• Relación de jerarquía
• Relatividad por el
involucramiento de la
subjetividad
Lo urgente y lo importante

22. Ejercicio Grupal: Imaginen su empresa y señalen en
un día de trabajo las acciones según la matriz
URGENTE
NO
IMPORTANTE
NO URGENTE
IMPORTANTE

23. • Obliga a la mente a cambiar de objetivos, lo
que resulta estresante para el cerebro y gasta
mucha energía
• Las distracciones en la oficina “comen” una
media 2.1 horas diarias
• Se cambia el foco de atención hasta 20 veces
por hora
Multitarea

24. Haz una organización de las diversas tareas que
realizas.
– Estructura un diagrama
– Tarea 1 - Resultado 1
– Tarea 2 - Resultado 2 …
• Acorde a los resultados defina cual es mas
importante para el resultado del trabajo individual y
de la organización
• Planifique el día siguiente (Incorpore la entropía a la
rutina diaria) = eficiencia
Estrategias necesarias

25. Planifico
“hoy”/mañana
Actividades -
Resultados
Prioridad para el día Evaluación
Resultado 1 Actividad 1.1 No importante Mueva las
actividades en
función del
resultado +
importante
Actividad 1.2 Urgente/no importante
Actividad 1. 3
Resultado 2 Actividad 2.1 Importante y urgente
Actividad 2.2
Resultado 3 Actividad 3. 1 Importante/Urgente
….
Diagrama multitarea
Utilice la matriz de Eisenhower
Análisis diario

26. 1. Enfocarse al objetivo no en el proceso
2. Pequeños descansos frecuentes (2h/15 min)
3. 20% de actividades – 80% resultados
4. Dedícate a ti mismo/a la primera hora del día
5. Envía e-mail con objetivos específicos que no
requieran respuestas constantes
Recomendaciones para ser más
productivo/a

27. REFLEXIÓN
MATRIZ DE EISENHOWER
¿UTILIZAMOS BIEN NUESTRO TIEMPO?
¿QUÉ PODEMOS MEJORAR?

28. ¿Cómo organizar una reunión?

29. • Planificación diferenciada
– Reuniones sistemáticas
– Reuniones de urgencia/importancia
– Reuniones operativas
– Reuniones electrónicas en tiempo real (skype,
webinar, ellluminate)
– Reuniones electrónicas no en tiempo real
– Tipo: informativas, generación de ideas
Bases de Pilar Jericó
Clasificación

30. • Definición del objetivo (Resultado)
• Orden del día
• Hora de inicio/final (revise sexo y características personales
de los/las integrantes de la reunión)
• Circulación (depende de urgencia/importancia: correo,
teléfono, cara a cara). Utilice las TIC, solicite respuesta,
coordinación “nube”
• Defina el tiempo
• Al inicio pregunte o involucre si todos conocen el para qué y
por qué están (Evitar voy para una reunión pero no se para
qué?
Primera fase organizativa y de convocatoria

31. • Preparar y enviar la información de un modo abreviado
• Convoque a los que estime necesarios para aportar al tema
(cara-cara, o electrónicamente). Tenga en cuenta las
características personales de cada cual
• Tenga en cuenta que toda reunión después de 45 minutos la
acción decae (Articule los puntos a tratar entre informativos
y generadores)
• Indique que es recomendable traer proposiciones, escritas,
previamente elaboradas (si el tiempo lo permite) es útil
generar una discusión electrónica previa y la reunión
utilizarla para concertar acuerdos y responsabilidades
Segunda fase organizativa

32. • Distribuya los roles en la reunión (tenga en cuenta las
características de las personas
– Saber (conocimiento)
– Saber hacer: habilidades/competencias
– Querer hacer: motivación
– Saber estar: compromiso
– Poder hacer: lo permitido por la organización
• Toma de acuerdos: tiempos, responsables
– Decisiones claras y plan de acción
– Definición de indicadores de seguimiento/monitoreo
Tercera fase organizativa

33. 1. Designa tiempos específicos para tareas
repetitivas (planifica horas correos, redes)
2. Reconoce la diferencia entre lo urgente y lo
importante: refuerza lo importante
3. Aprende a desenfocar la cosas que no te
acercan al objetivo, a la obtención de
resultado
Recomendaciones para ser más
productivo/a

34. • Organización de una empresa
• Asignación de roles (directivo, asistente,
comercial…..)
• Definan un objetivo y prepare una reunión.
Señale los pasos que usted daría, a quien
convocaría de la empresa, cómo la
organizaria
• Exposición
Ejercicio: Roles empresa

35. ALGUNAS LEYES DE UTILIZACIÓN DEL TIEMPO
El recurso escaso es nuestro tiempo
dependiendo como lo invirtamos, estaremos condicionando nuestra
satisfacción personal

36. Ley de Parkinson
• El tiempo invertido en un trabajo varía en función del
tiempo disponible
Ley de Pareto
• El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye a
generar el 80% de sus resultados y viceversa
Ley del Criterio ABC
• Una pequeña parte del tiempo de trabajo lo destinamos a
las tareas “tipo A” que son las que proporcionan la mayor
parte de los resultados”.
Leyes a tener en cuenta

37. Ley de Illich (O de la Productividad Negativa a partir de un
umbral)
• Tras un cierto número de horas, la productividad del tiempo
invertido decrece primero y se hace negativa después”
Ley de Swoboda o Ley de los Ritmos Biológicos
• “Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos
que deben ser tenidos en cuenta en la programación de las
actividades
Ley del Valor Económico del Tiempo
• Establecer el valor de cada hora de trabajo (coste de hora),
determina la pérdida generada por el tiempo improductivo”
Leyes a tener en cuenta

38. • Es recomendable utilizar herramientas para
realizar un diagnóstico de “t” que permita
incrementar la productividad.
– Personal
– De la empresa
• Revise la productividad (depende de los “t”)
• Cómo influye el “t” en la gestión
organizacional
Estrategias necesarias

39. GRACIAS