José Manuel Alarcón, Gerente de Grupo FEMXA, Premio MVP de Microsoft Corp - EXPOELEARNING 2006

1. Caso práctico Grupo Femxa:
Cómo gestionar más de 20.000 alumnos on-line al
año y sobrevivir en el intento.
José M. Alarcón Aguín
Socio, Director Técnico
Barcelona, 23 de marzo de 2005

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Índice
• Grupo femxa
• Principales desafíos
• Organización interna orientada a la calidad
• El gran mito de la teleformación
• Plataforma SELF
• Como hemos resuelto diversos desafíos:
– Gestión de muchos alumnos
– Elevada tasa de abandono en e-Learning
– Tutorización
– Múltiples clientes
– Catálogo de cursos
– Venta
– Comunicación

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Grupo Femxa
• Grupo Femxa tiene como misión diseñar e implantar soluciones innovadoras que,
combinando la formación y las tecnologías de la información y la comunicación
incrementen el conocimiento de organizaciones y personas
• Objetivos:
– Llevar a cabo proyectos conducentes a la adquisición y transmisión del conocimiento dentro y
fuera de las organizaciones, en su sentido más amplio.
– Desarrollar herramientas tecnológicas que apoyen a la formación y a la comunicación
– Crear contenidos de naturaleza formativa en formatos tradicionales (papel) y digitales.
• Algunas cifras: 156 personas de estructura, 50.000 alumnos, 22.000 on-line, aprox.
1.000 docentes, aprox. 400 centros asociados Red Femxa.

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Principales desafíos
• Gran cantidad de alumnos, clientes, planes formativos,
tutores y personal
– Gestión de alumnos
– Seguimiento
– Personalización para clientes
– Estacionalidad
– Comunicación
• Amplio catálogo de cursos
– Calidad
– Integración
• Diferentes ámbitos formativos
– Personalización y adaptación a coste bajo
• Elevada tasa de abandono e-Learning
• Venta de cursos / captación de alumnos

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Organización Grupo Femxa
Primera línea para la calidad: organización interna
· La organización es a la vez plana y jerárquica, aprovechando las
aportaciones horizontales

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Organización básica para e-Learning
Dirección U.E. formación
(Jose Dafonte, socio)
Dirección técnica
(Jose Alarcón, socio)
Programadores
Personal de sistemas
Dirección contenidos
(Jose Campos, socio)
Pedagogos
Revisores (filólogos)
Editores – Anti-plagio
Diseñadores
Departamento Multicanal
(Susana Martos)
Tele-tutores
Dinamizadores
Atención al alumno
Asistencia técnica

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El mito de la plataforma
EL MAYOR MITO DE LA TELEFORMACIÓN:
“La plataforma utilizada da igual, todas son iguales.
Lo que importa realmente son los contenidos”
¡ABSOLUTAMENTE FALSO!
¿Montarías en las mismas instalaciones una Universidad o una Academia?

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Plataforma de teleformación SELF
• Plataforma de teleformación estándar
de desarrollo propio.
• Orientada a organizaciones con
grandes necesidades de gestión de la
formación on-line como nosotros.
• Comercializada a terceros como
producto paquetizado.
• Internamente se usa la misma versión
que se ofrece a los clientes externos.
¿Cómo superamos lo desafíos gracias al uso de SELF?

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Desafío I: Gestión de muchos alumnos
• Rendimiento y escalabilidad: miles de alumnos en un solo
servidor.
• SELF permite su integración con sistemas externos
mediante un Servicio Web (SOAP)
– Integrada con nuestro ERP de gestión de la formación.
• Al matricular, dar de baja o modificar un alumno en el ERP esto se ve
reflejado de inmediato en la plataforma.
• Evita duplicidad de información
• Facilita la gestión de los expedientes.
• Hay muchos otros aspectos que se pueden controlar
– Integración rápida y sencilla
– Permite gestionar grandes cantidades de alumnos de la manera
habitual, sin preocuparnos de que sean on-line.
– Independiente de la ubicación de la plataforma
– La información fluye en ambos sentidos: SELF <-> ERP

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Desafío II: Elevada tasa de abandono
• La formación en-línea adolece generalmente de una fuerte
tasa de abandono.
• Solución: DINAMIZACIÓN
– Nuestros dinamizadores están pendientes del alumno, siguen su
actividad, detectan necesidades de estímulo y llaman y escriben a
esos alumnos para incentivarlos
– Gran disminución del ratio de abandonos: aumento del 60% en
alumnos válidos finalizados.
• SELF ofrece a los dinamizadores información desde el ERP
• Además tenemos un pre-procesado nocturno de
información para disponer de estadísticas de alto nivel de
toda la formación on-line.

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Desafío III: Tutorización
• Un tutor debe hacer seguimiento de alumnos en decenas
de cursos y varios campus on-line.
• Los sistemas tradicionales son engorrosos y poco
productivos.
• Nuestra solución: Herramienta de tutorización de SELF
– Permite gestionar desde un solo punto central todas las tareas de
tutorización de la plataforma.
– Dispone de asistentes para definir paso a paso con toda precisión
con quién nos comunicamos.
– Monitor de chat: evita tener que abrir todos los chat que
necesitamos controlar
– Notificaciones por correo electrónico
– No sólo comunicación: información relevante para los alumnos, sus
fichas, repetición de exámenes, históricos…
• Aumenta en varias magnitudes la productividad de los
tutores.

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Herramienta de tutorización (STT)
El uso de la plataforma en general y de la STT en particular es muy sencillo y no
necesita formación ni adaptación: debemos preocuparnos sólo de encontrar a
expertos en la materia aunque no sepan de tecnología.

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Desafío IV: Múltiples clientes
• Cada cliente requiere
personalización, independencia,
supervisión, cursos propios
mezclados con los nuestros…
• SELF aporta:
– Multi-campus
– Multi-fachada
– Multi-idioma
– Grupos de usuarios, aislados o
no.
– Personalización sencilla por
parte del propio cliente (portada,
colores, logos, pie)
– Personalización avanzada hasta
prácticamente cualquier grado
mediante “skins”

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Desafío V: Catálogo de cursos
• Evaluación de contenidos para calidad
– Test de idoneidad técnica
– Test de evaluación pedagógica
– Valoración del propio contenido
• SELF: soporta estándar SCORM 1.2 a un nivel alto
• SELF tiene herramienta de autor integrada. Exporta contenidos
directamente a formato SCORM (encapsulación y comunicación)
• Adaptación de contenidos al ámbito del alumno
– Integración de contenidos en la plataforma
– Importación múltiple de contenidos para combinar cursos
– Exportación múltiple: varios cursos con el mismo contenido.
– Permite la ampliación de cualquier contenido, propio o no.
– Permite referencias cruzadas que se muestran proactivamente al alumno.
• Campus catálogo:
– Campus heredados que permiten gestionar cursos propios, cursos
tutorizados desde campus base o directamente.

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Desafío VI: venta de cursos
• SELF integra un módulo de
comercio electrónico
– Permite definir el catálogo de
cursos de cada campus
– Éste se puede mostrar
independiente (en otra página
Web) o con el “skin” de la
plataforma.
– Está integrado con el sistema de
pagos de 4B: sólo se necesitan
dos números para empezar a
vender cursos por Internet.
– Se le muestra un mensaje
personalizado y un resumen de
la compra a los alumnos.
– Notifica de las compras a una o
varias cuentas, en general o por
curso.

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Desafío VII: Comunicación
• Comunicación interna
• Comunicación con
alumnos
• Boletines externos
• Suministro de noticias
para portales
• Estimaciones de
demanda para
formación
• Notificaciones
personalizadas
• Marketing
Empleados
Clientes
Docentes
Centros
Competencia
Portales Alumnos
Medios

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Herramienta: MAILCast Server
Sistema basado en Web para gestión
de todo el ciclo de vida de las
comunicaciones electrónicas.
• Elaboración de las unidades de
comunicación
• Segmentación de la comunicación
• Trabajo colaborativo
• Maquetación
• Envío masivo personalizado
• Control de efectividad
• Integración con portales
preexistentes
• Totalmente personalizable
• Herramienta multi-idioma
• Ayuda a cumplir la LOPD y la LSSI

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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN