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Conversatorio sobre evento como herramienta de comunicación en la empresa

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El evento corporativo como herramienta de comunicación en la empresa.
El evento de empresa, comunicación en estado puro.
Formación, diversión y networking, claves de éxito de un evento
El briefing, la piedra angular del evento.

Published in: Marketing
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Conversatorio sobre evento como herramienta de comunicación en la empresa

  1. 1. Conductor: Javier Lozano, marketing & travel advisor Qué funciona en El evento corporativo como herramienta de comunicación externa 02Conversatorios Dircom »
  2. 2. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa2 El evento corporativo es una de las herra- mientas de comunicación más efectiva. Permite conectar con los stakeholders y refleja los valores de la organización. Por ello, se debe cuidar hasta el mínimo de- talle. Todo comunica y no hay una segun- da oportunidad para cambiar una primera impresión. El evento debe fluir, como bailar sin que se note el enorme esfuerzo. Para garantizar su éxito, se deben cumplir unas premisas básicas.
  3. 3. Dircom Aragón 3 El briefing: la piedra angular del evento ¿Quién? En función del objetivo, se define el públi- co. Puede ser un grupo de interés o va- rios, lo importante es que el acto esté en consonancia con sus intereses y con los objetivos de la organización. Todo evento comienza por el briefing, una cuestión de pronombres interrogativos ¿Por qué? ¿Cuál es el motivo por el que organizo mi acto? ¿Qué quiero conseguir? Los moti- vos básicamente son tres: 1. Ventas. 2. Notoriedad. 3. Prestigio. ¿Cómo? El tono es un pilar fundamental de todo acto y debe estar conectado directamen- te con el objetivo y el público. El tono si- gue el mismo protocolo que el código de vestimenta: »» Formal. »» Informal. »» Casual. »» Sport. ¿Cuánto? Sin presupuesto, no hay evento. Desde un primer momento se debe fijar el gas- to que la empresa puede asumir. Es vital reservar un porcentaje del presupuesto para imprevistos.
  4. 4. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa4 Claves de éxito del evento Formación, diversión y networking: ¿qué es más importante? En rasgos generales existen tres tipos de eventos: sociales, en los que prima la diver- sión; científicos, en los que el contenido es el rey; y corporativos, donde el networking es el verdadero protagonista. La clave está en saber combinar es- tas tres modalidades en un único evento. Cada vez son más los eventos hí- bridos, en los que se combina formación, diversión y networ- king. Se han aca- bado los eventos excesivamente formales y las largas ponen- cias, se lleva el tuit – ponencia. La atención de un niño se man- tiene durante 15 minutos de exposi- ción y la de un adul- to, 21. De ahí el éxito de formatos cortos como TedX, Pecha Kucha o fuckup night, en las que sólo cuentas con siete minutos para decir algo importante. La diversión no está reñida con el rigor. La gamificación entra en el mundo de los even- tos con fuerza. La tendencia en congresos y convenciones es finalizar el evento con un momento afterwork, una parte más lúdica en la que además de la diversión se propi- cia el networking entre los asistentes. Las relaciones son vitales en el mundo empre- sarial y es por ello que los eventos representan una oportunidad fundamental para ello. Por este motivo, la figura del conector esta toman- do cada vez más re- levancia. El conector tiene como objetivo dar la bienveni- da a los asisten- tes y, en función de su perso- nalidad y sus prioridades, les presenta a otros asistentes. El evento debe comen- zar mucho antes del día de su celebración. De esta mane- ra, se favorece la implicación de los asistentes y ponentes, así como la relación entre ellos. Para ello, se pueden utilizar herra- mientas como la web del congreso, una app o grupos en Facebook, entre otros.
  5. 5. Dircom Aragón 5 Planificación, organización, control y ROI La planificación es la base para que el día del evento todo funcione. Para ello, se debe te- ner un plan B,C,D… El método aristotélico es garantía de ello, es decir, hay que hacerse la pregunta “ ¿qué pasaría si…?”. En este senti- do, es recomendable trabajar con proveedo- res de confianza. Siempre van a estar si surge algún imprevisto. Los comités son un buen método de planifica- ción. Cada comité se ocupa de su tarea para garantizar así que no queden cabos sueltos. Los comités más comunes son el científico, que determina el público y los ponentes; el organizador, que se ocupa de los aspectos logísticos, el financiero, que es el “dueño del dinero”; y el social, que es el que se ocupa de la parte lúdica y de networking. La medición es vital, sólo así se podrá saber si se han conseguido o no los objetivos del evento. Por ello, más que de retorno de la in- versión se debería hablar de retorno de los objetivos. Todo se puede medir, y lo que no, también. Herramientas clave de planificación Cronograma, presupuestos estableci- dos, descripción de puestos de traba- jo, plan de comunicación y marketing, cuadro de mando integral, timing día D, prueba de carga… “La fantasía abandonada de la razón produce monstruos, pero unida a ella es madre de las artes y origen de las maravillas Goya
  6. 6. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa6 Hacia el evento responsable, ¿marketing o necesidad? La empresa del siglo XXI será responsable o no será. Por tanto, en eventos se debe reflejar esta responsabilidad. Ya se está haciendo eventos en los que se ponen jarras de agua en lugar de botellas, el catering es de km 0, el papel utiliza- do es reciclado, la cuota de inscripción es 1 kg de comida, el lanyard es de tejido vegetal, hay intérpretes de lenguaje de sordos… No existe una línea divisoria entre la gestión de la RSE y de la comunicación. Es incon- cebible. Debemos ser conscientes que todos somos responsabilidad social en las empre- sas, de manera que cada uno de nosotros podemos hacer algo por mejorar lo que hay más allá de las cuatro paredes de nuestra ofi- cina. Streaming en eventos, ¿suma o resta? Ni suma ni resta, siempre multiplica. Las per- sonas que vana asistir al evento, seguirán acudiendo. El streaming permite que aquellas personas que no podían acudir, puedan se- guir el acto desde cualquier lugar. Se amplía el universo de habla española en 560 millo- nes de hispanohablantes.
  7. 7. Dircom Aragón 7 Comunicación en estado puro En un evento intervienen los 5 sentidos, por lo que debemos de cuidar absolutamente todo. Vista, orden, aspecto del lugar y del personal Iluminación Sonido Aroma Catering Trato del personal auxiliar Nivel de ponentes Temperatura... Y sin comunicación, no hay evento. La comunicación es el 50 %. En eventos, la imaginación es más importante que el conocimiento.
  8. 8. Qué funciona en el evento corporativo como herramienta de comunicación externa8 1. Segmentar los clientes, para conocer el nicho de mercado y las oportunidades de nuestro negocio. 2. Definir bien la propuesta de valor, en otras palabras, saber por qué somos innovadores y qué nos diferencia de nues- tra competencia y nos acerca a potenciales clientes. 3. Delimitar los canales de comunicación, distribución y de estrategia publicitaria que seguiremos, para fortalecer nuestra marca e idea de negocio. 4. Establecer la relación que mantendremos con los clientes. 5. Determinar las fuentes económicas de nuestra idea de ne- gocio, un aspecto fundamental si queremos tener éxito. 6. Identificar los activos y recursos clave que necesitaremos como piezas imprescindibles en el engranaje de la idea em- presarial. 7. Conocer las actividades clave que darán valor a nuestra marca, y saber las estrategias necesarias para potenciarlas 8. Tener en cuenta los socios clave con los que establecer contactos y alianzas para el negocio. En otras palabras, de- finir las estrategias de networking con potenciales socios o proveedores, entre otras figuras importantes. 9. Marcar las estructuras de costes, para llegar a saber el pre- cio que tendrá que pagar el cliente por adquirir el bien o servicio que ofrecerá nuestra idea de negocio. El método Canvas Este método permite ver de un vistazo los aspectos fundamenta- les de un modelo de negocio y puede se utilizado perfectamente en la organización de un acto. Los puntos fundamentales son:
  9. 9. Asociación de Directivos de Comunicación Pº Isabel la Católica, 2 • 50009 • Zaragoza Tel: 976 30 61 61 www.dircom.org @DircomARA

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