Trabalho de análise organizacional de uma situação/incidente na organização.

1. 243026021606Análise Zack Electrical PartsHugo Rodrigueshugo.rodrigues@gmail.comPsicossociologia das OrganizaçõesFevereiro 2010<br />Este trabalho consiste na análise do caso Zack Electrical Parts, à luz dos conhecimentos adquiridos em Psicossociologia das Organizações, em que se descreve uma situação organizacional que envolve as pessoas e os processos da organização. A situação em si é possível de ser identificada também noutras empresas por reunir um conjunto de factores que são comuns quando existe uma estrutura accionista anónima, ou a organização em si possui uma dimensão geográfica considerável ou até um número de funcionários elevado, que leva à introdução de vários níveis intermédios de hierarquia, e à implementação de mecanismos de controlo e reporte da actividade à direcção de topo da organização. Em empresas destas características é frequente existir um responsável executivo que controla a empresa, nomeado por um board constituído por gestores de topo que podem representar os interesses dos stakeolders da organização.<br />Tal como nas teorias de Fayol e Weber, esta organização caracteriza-se por ter uma divisão do poder por hierarquias e unidades departamentais, baseadas num conjunto de princípios de boa gestão com regras, procedimentos, controlo e coordenação.<br />A organização possui por isso uma hierarquia de autoridade implementada. No primeiro nível da hierarquia encontra-se neste caso centralizada a gestão de topo. Num segundo nível da hierarquia encontra-se a gestão da Fábrica, em que por sua vez a gestão do trabalho é segmentada com base nas competências técnicas, como é o caso do departamento de Assemblagem.<br />Paralelamente reportando à gestão de topo existe uma área de Auditoria que verifica centralmente a aplicação das regras e procedimentos estabelecidos na delegação de competências feita pela gestão de topo nos níveis subordinados.<br />O ambiente organizacional neste caso envolve a Gestão de topo da organização Zack Electrical Parts: Gestão da fábrica, o departamento de Assemblagem dessa fábrica e uma equipa de Auditoria.<br />A situação analisada neste trabalho tem por base um incidente gerado por um relatório que é elaborado pela equipa de auditoria e que é distribuído por todos os gestores de topo da empresa. Este relatório de auditoria incluiu um conjunto de notas sobre problemas com custos no departamento de assemblagem da fábrica.<br />Jim Whitmore é o responsável pela gestão da fábrica e reporta à gestão de topo. Tal como na teoria de Mintzberg, Whitmore tem o perfil do gestor que dá ênfase à comunicação verbal, que é retratada no caso pelos emocionantes telefonemas que efectua. Caracteriza-se ao nível interpessoal com o perfil de líder. Ao nível informacional, Whitmore consegue ter a capacidade de comunicar quer com os seus subordinados, quer também para com as outras áreas da organização. Refere-se no caso que existe um projecto de prioridade máxima, o que revela a característica de Whitmore em delegar e controlar o trabalho. Ao nível decisional, Whitmore apresenta-se como gestor de conflitos, ao querer tratar directamente da situação. <br />Whitmore tem um papel activo de monitorização e supervisão, pois demonstra ter conhecimento de factos relacionados com a actividade. Por deter este conhecimento, não concordou com o conteúdo do relatório. Por não estarem incluídos factos que ele entendia serem relevantes para se tirarem conclusões do relatório, a omissão desses factos colocava em causa o departamento auditado e possivelmente toda a fábrica.<br />Implicitamente era a sua reputação e o seu papel como gestor que seriam também afectados. Protestou por isso perante o Director da auditoria Bob Byrne por não ter sido envolvido no processo de auditoria.<br />Bob Byrne é responsável pela equipa de Auditoria, que reporta à gestão de topo. Byrne é líder da equipa que audita a actividade do departamento de Whitmore. No estilo de gestão de Byrne, é dado poder aos seus subordinados para tomarem decisões referentes ao seu trabalho. Ao contrário de Whitmore, demonstra-se no caso que Byrne tem um estilo de gestão passivo, pois não é controlador do trabalho realizado na sua área, ao ponto de inclusive desconhecer o relatório e necessitar de chamar o elemento responsável da sua equipa que esteve envolvido.<br />Kim Brock é a responsável pela equipa de auditoria que elaborou a análise do departamento de Assemblagem. Brock é do sexo feminino e reporta ao director de auditoria Bob Byrne.<br />Dave Wells é o responsável pelo departamento de Assemblagem e reporta a Whitmore na gestão da fábrica. Wells não deu importância a Brock nem dispensou muito do seu tempo para a auditoria. Em vez disso focou-se na prioridade que lhe é passada pela sua hierarquia Whitmore. O facto de Whitmore ter poder e na equipa, poderá ter levado Wells a justificar estar muito empenhado nas suas ordens, e a desvalorizar a sua falta de colaboração. <br />Wells reforça a sua justificação evidenciando a diferença cultural entre a sua equipa e a equipa de auditores. Enquanto a que sua trabalha arduamente e que todos os minutos contam, na equipa dos auditores, estes têm tempo de sobra para fazer o seu trabalho.<br />Por outro lado Brock também não consultou Whitmore na realização do seu trabalho e avançou com o relatório, por existir um prazo que ela não podia falhar. Pela teoria dos dois factores de Herzberg podemos caracterizar a motivação de Brock em dar mesmo assim seguimento ao relatório como um factor motivacional, relacionado com o trabalho em si.<br />Falhar um prazo poderia ser visto por outro lado como falta de competência e poderia levar à sua punição. Por Brock ter indicado que não era sua culpa, com base em justificações de indisponibilidade, identificamos que havia por parte dela a percepção de que o relatório tinha omissões que também ela teria valorizado se as tivesse obtido.<br />Wells e Whitmore fazem parte de um grupo informal, pois descreve-se no caso que foi no decorrer de um almoço entre ambos que se comentou a situação entre eles, e Wells se justificou. <br />A forma como Wells revelou a Whitmore o ressentimento que ainda sentia sobre Brock estar indisponível no ano passado, quando ele precisava de sua ajuda, é mais um elemento que reforça o distanciamento cultural entre a Equipa da fábrica da Equipa de auditores, assim como a falta de cooperação.<br />Wells praticamente caracteriza o grupo dos auditores como que fazendo parte da teoria X de McGregor. Ao fazer um julgamento do comportamento com base em factores disposicionais (erro fundamental de atribuição) onde os elementos do grupo são vistos como tendo muito tempo para fazer o seu trabalho e ainda lhes sobrar muito tempo, procura dar a ideia a Whitmore de que é necessário maior controlo para que trabalhem.<br />Também o facto de Brock ser uma mulher poderá ser motivo para Wells e Whitmore tratarem da situação da forma apresentada. Segundo Hofstede, é possível encontrarem-se ao nível da dimensão cultural da organização tratamentos diferenciados com base no sexo da pessoa. Quando a predominância é masculina, poderá eventualmente indiciar-se que as tarefas se adaptam aos homens, assim como os aspectos de colectivismo.<br />A estrutura implementada na empresa propicia a que os funcionários de cada área tenham um comportamento organizacional característico de enfoque na tarefa e não na organização como um todo. Procuram por isso cumprir as tarefas que lhe são assignadas, para obterem o respectivo reconhecimento. Existe por isso a formação natural de Equipas e Grupos.<br />Podendo tratar-se de um Grupo de Referência sob o ponto de vista cultural, a equipa da fábrica gerida por Whitmore dá-lhe proximidade do poder e destaca o seu perfil de líder. A cultura de competição da organização, nomeadamente o facto de o incidente envolver outros gestores de topo da Zack, levam-no a interessar-se directamente por esta situação e a ser ele a tratar do assunto.<br />Eventualmente poderá apoiar-se no seu poder na organização para questionar e inferiorizar o papel da equipa de auditoria na própria organização por esta não ter apresentado uma maior postura de cooperação.<br />O inicio do conflito está no estilo pouco colaborativo entre Wells e Brock. Na realidade ambos cumpriram o seu papel na organização ao nível da área em que trabalham. Mas como o relatório foi gerido por Brock, esta deveria ter reunido e garantido o Empowerement necessário para poder efectuar o seu trabalho com qualidade.<br />A situação de indisponibilidade das pessoas que teriam de participar no estudo deveria por isso ter sido escalada hierarquicamente. Tal poderia ter levado à tomada de decisões ao nível de topo como por exemplo a intimação de Wells a colaborar, ou até o adiamento/cancelamento do relatório sem penalização para Brock.<br />