Nota's van een opleiding Excel, lijsten en tabellen. De volgende onderwerpen werden erin behandeld: sorteren en filteren, draaitabellen (draaigrafieken, slicers en tijdlijn), maken van subtotalen en tenslotte som.als/aantal.als

1. Excel DTB
BRUSSEL, 24 NOVEMBER 2018

2. Lijst omzetten naar tabel
Klik in de lijst
Start/Opmaken als tabel
◦ Opgelet: geen witte lijn en geen witte kolom in de lijst
Keuze van de kleur / venster met grootte van tabel/keuze van de koptekst
In het lint Hulpmiddelen voor tabellen/Ontwerpen
◦ Aanvinken: Totaalrij

3. Sorteren
Een enkel criterium
◦ Klik op pijltje in de koptekst
◦ Sorteren of per datum of alfabetisch enz
◦ Resultaat: klein pijltje met sorteerrichting verschijnt
Meerdere criteria
◦ In het lint op Gegevens/Sorteren
◦ Keuze van de sorteeronderwerpen
◦ Niveau toevoegen
◦ Keuze van sorteeronderwerp

4. Extra:
◦ Tellen in een tabel zonder berekening
◦ Cellen overdekken met muis
◦ In de statusbalk staat totaal (aantal of som)
◦ Kolom maken voor de tabel te ordenen
◦ Nieuwe kolom toevoegen
◦ Invullen vak met 1, dan vak met 2
◦ Twee vakjes (cellen) selecteren
◦ Met zwart kruisje (groen blokje) dubbel klikken

5. Berekeningen in een tabel
Nieuwe koptekst langs tabel (naam ingeven)
◦ Eerste kolom vrij langs tabel
◦ Nieuwe kolom gemaakt met zelfde opmaak
Formule (vb % berekenen)
◦ =
◦ Klik op cel 1
◦ /
◦ Klik op cel totaal (met CTL+ pijltje naar beneden)
◦ Bevestigen met « enter »
Opmaak
◦ Klik op kolomletter (met zwart pijltje)
◦ Start/getal
◦ % kiezen
◦ Cijfers achter de komma toevoegen (getal/ nulletjes met linkerpijl)

6. Filteren met tekst
Klik op pijltje in de koptekst van tabel
1. In het vakje « zoeken »
◦ Vb alle namen die eindigen op e
◦ * e
◦ Ok
2. In « alles selecteren » vakje uitvinken
◦ Keuze van de gewenste elementen uit de lijst
(aanvinken)
3. Met tekstfilter werken
◦ Bevat, begint met enz
Indicatie van filtermodus
◦ Trechter in de koptekst
◦ Blauwe rijnummering (niet meer sekwentieel)
◦ Filtermodus (in de statusbalk)
Alle filters weghalen
◦ Gegevens/wissen

7. Filteren op datum
Klik op koptekst (pijltje)
◦ Datumfilter
◦ Als gegevens van lopend jaar, dan week, maand, dag enz
◦ Zoniet « alle datums uit periode », dan kwartaal of maand
◦ Heel precies (vb van 3 tot 9 maart) dan aangepaste filter
◦ Voor (datum kiezen)
◦ Na (datum kiezen)

8. Filteren met cijfers
Idem tekstfilter (zoeken, aanvinken …)
Getalfilter
◦ Vb groter dan
Extra’s
◦ Boven/onder gemiddeldee
◦ Top (bovenste/onderste) 10

9. Voorwaardelijke opmaak
Vb hoog cijfer in gekleurde cel zetten
Start/voorwaardelijke opmaak
Markeringsregels voor cellen/is gelijk aan
◦ (vb 13 groen en 60 rood)
Filteren op kleur (of groen, of rood enz)
Idem voor sorteren
◦ Herhalen voor kolom
◦ Drie niveaus: rood, groen, geen kleur
Groepjes met pictogrammen
◦ Start/voorwaardelijke opmaak
◦ Pictogrammen
◦ 3 : 33%
◦ 4: 25%
◦ 5: 20%
◦ Opgelet: totaalrij NIET meenemen !
Regels wissen
Regels beheren
◦ Vb de % vervangen door cijfers

10. Geavanceerde filter (of extractie)
Drie elementen
◦ De gegevenslijst
◦ De criteria
◦ De plaats van extractie
Gegevens/geavanceerd
◦ In het venster kiezen van
◦ Kopiëren naar een andere locatie
◦ Lijstbereik kiezen
◦ Criteriumbereik kiezen
◦ Kopiëren naar kiezen

11. Draaitabel
Invoegen/Draaitabel
Velden slepen naar
◦ Rijen
◦ Kolommen
◦ Waarden (som met getallen, aantal met tekst)
Velden slepen van rijen naar kolommen en omgekeerd
Bij meerdere berekeningen (waarden)
◦ Alle velden in ‘rijen’ zetten

12. Berekeningen
Analyse (details) van een berekende waarde
◦ Dubbel klik op de waarde (getal)
◦ Op een apart blad zit de extractie
Veranderen van som naar gemiddelde
◦ Klik op pijltje naast het veld in waarden
◦ Waardeveldinstellingen
◦ Kiezen voor gemiddelde
Percentages berekenen
◦ Klik op pijltje naast het veld in waarden
◦ Waardeveldinstellingen
◦ Waarden weergeven als
◦ Kiezen voor het juiste percentage

13. Tijdsdimensie toevoegen
Veld met tijdsgegevens slepen naar rijen
Rechtermuisklik op de standaardgroepering van maand+dag
Maand en dag uitklikken
Kwartaal aanklikken

14. Extra-berekening (nieuw veld)
In het Lint Analyseren/Veld item set
◦ Berekend veld
◦ In het venster:
◦ Naam geven aan het veld
◦ Formule maken door dubbel te klikken op velden
◦ Bevestigen met ok
Opgelet: bij nieuwe info (extra kolom in de
gegevenslijst)
◦ Analyseren/Andere gegevensbron
◦ Aangeven van extra kolom
Berekend veld veranderen/aanpassen
◦ Analyseren/Veld item set
◦ Berekend veld
◦ Drop downlijst in bovenste vakje
◦ Kiezen van berekend veld
◦ Aanpassen naar wens

15. Filteren en draaigrafiek
Filteren
Slepen van een veld naar het gedeelte filter
(links van kolommen en boven rijen)
Volledige draaitabel gekopieerd
Tabel 1 met 1e filter (vb investigation)
Tabel 2 met 2e filter (vb vergadering)
Grafiek
Klik in de draaitabel
Analyseren/draaigrafiek
Eventueel knippen/plakken op ander blad

16. Tijdlijn en slicer
Tijdlijn
Klik in draaigrafiek of –tabel
Analyseren/Tijdlijn invoegen
◦ Keuze maand, kwartaal, jaar enz
Beide grafieken/tabellen beïnvloeden
◦ Klikken in tijdlijn
◦ Opties/rapportverbindingen
Slicer
Klik in draaigrafiek of –tabel
Analyseren/slicer invoegen
◦ Keuze tussen alle velden (meer dan alleen tijd)
◦ Bij tijdslicer aparte maanden kiezen is mogelijk
Beide grafieken/tabellen beïnvloeden
◦ Klikken in slice
◦ Opties/rapportverbindingen

17. Esthetiek
Rijlabels en kolomlabels niet tonen
◦ Analyseren/Veldkopteksten wegvinken
Namen van veldkopteksten veranderen
◦ Vb ipv Som van Naam 2 -> Percentag
◦ In de cellen overschrijven van label
Subtotalen en witte lijnen
◦ Ontwerpen/Subtotalen/ onder de groep weergeven
◦ Witte lijn toevoegen: Ontwerpen/lege rijen onder item toevoegen

18. Bijwerken/vernieuwen
Andere gegevens in de oorspronkelijke gegevenslijst (nieuwe cijfers, nieuwe landen, andere
afdelingen enz)
◦ Analyseren/vernieuwen (of alles vernieuwen)
Installeren in de werkbalk snelle toegang
◦ Rechtermuisklik op icoontje « alles vernieuwen »
◦ Toevoegen aan werkbalk snelle toegang

19. Som.als en aantal.als
Op basis van een criterium tellen
◦ In de cel de formule schrijven
◦ =
◦ Aantal.als(
◦ Bereik kiezen waar de tekst staat
◦ ;
◦ Cel kiezen waar de gekozen tekst staat
◦ )
Op basis van een criterium tellen
◦ In de cel de formule schrijven
◦ =
◦ Som.als(
◦ Bereik kiezen waar de tekst staat
◦ ;
◦ Cel kiezen waar de gekozen tekst staat
◦ ;
◦ Bereik kiezen waar de cijfers staan
◦ )

20. Subtotaal berekenen
Sorteren van een bepaalde kolom (vb
Afdeling))
Gegevens/subtotaal
keuze van de kolom (afdeling)
keuze van het soort berekening
keuze van het veld van berekening
Drie blokjes (1, 2 , 3) voor de niveau’s
Plus tekentjes, om detail uit te klappen
Opgelet:
bij tabellen, omzetten naar bereik
(via hulpmiddelen voor tabellen,
omzetten naar bereik, ok)