Le soluzioni di Video Comunicazione Collaborativa del Gruppo Sintesi
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Le soluzioni di Video Comunicazione Collaborativa del Gruppo Sintesi
- 1. La VideoComunicazione Collaborativa 1 VideoComunicazione Collaborativa
- 2. Videocomunicazione “Un’esperienza dell’utente per la comunicazione audio, video e web che abbatte gli ostacoli costituiti da distanza, tempo e mezzi consentendo alle persone di collaborare tra loro ovunque, in qualsiasi momento e tramite device multipli”. 2 VideoComunicazione Collaborativa
- 3. Modelli di videocomunicazione Telepresenza Molti a molti Uno a molti Uno a uno Telesorveglianza Multipoint Control Unit Infrastruttura di rete 3 VideoComunicazione Collaborativa
- 4. Esperienza per ogni utente Creazione della sala virtuale per riunioni reali 4 VideoComunicazione Collaborativa
- 5. Indipendenza dalla piattaforma Unica meeting room virtuale per tutti i partecipanti 5 VideoComunicazione Collaborativa
- 6. Architettura Meeting Meeting Videocomunicazione 1 Videocomunicazione 2 Videocomunicazione 3 6 VideoComunicazione Collaborativa
- 7. Servizi a valore aggiunto di Gruppo Sintesi Modalità tradizionale o as a service Gestione in-sourcing o out-sourcing 7 VideoComunicazione Collaborativa
- 8. Implementazione della soluzione 8 VideoComunicazione Collaborativa
- 9. Adeguamento dell’infrastruttura Verifica della banda fornita dal provider Gestione delle procedure per aumenti di banda Cablaggio Lan Cablaggio dei punti Wan all’interno dei siti 9 VideoComunicazione Collaborativa
- 10. Adeguamento dell’infrastruttura Suddivisione tra aree wireless e aree cablate Installazione e configurazione degli access point Tende oscuranti automatiche Montaggio schermi per proiezione Set-up del tavolo riunioni .......... 10 VideoComunicazione Collaborativa
- 11. Gestione e supporto utente 11 VideoComunicazione Collaborativa
- 12. Integrazione con le applicazioni LOB Meeting collaborativi e-learning Monitoring / Help Desk Portale di Front-End Applicazioni LOB Videocomunicazione Infrastruttura : Rete, VoIP / PSTN 12 VideoComunicazione Collaborativa
- 13. Meeting collaborativi Cruscotto (pagina Web) Area Meeting Workspace Area Video / Audio Conference Obiettivi del meeting Agenda del meeting Materiale per il meeting • Obiettivo 1 • Argomento 1 File 1 • Obiettivo 2 • Argomento 2 File 2 • … • … File 3 • Obiettivo n • Argomento n Calendario Lun Mar Mer Gio Ven Verbale del meeting 9.00 10.00 • Decisione 1 Partecipante 1 11.00 Meeting • Decisione 2 Partecipante 2 12.00 • Decisione 3 13.00 Partecipante 3 14.00 Meeting 15.00 16.00 17.00 18.00 Partecipante 2> alle 9.15 Partecipante 1> OK Contenuti live (ERP) Contenuti live (DWH) Contenuti live (CRM) Send 13 VideoComunicazione Collaborativa
- 14. eLearning – Corso live Cruscotto (pagina Web) Area Video / Audio Conference Partecipante 1 Partecipante 2 Partecipante 3 Agenda del corso Lun Mar Mer Gio Ven 9.00 Introduzione Follow-up Partecipante 2> alle 9.15 10.00 Argomento 1 Argomento 7 11.00 Break Break Materiale per il corso Partecipante 1> OK 12.00 Argomento 2 Argomento 8 13.00 Pranzo Pranzo File 1 14.00 Argomento 3 Argomento 9 File 2 15.00 Argomento 4 Argomento 10 Send File 3 16.00 Break Break 17.00 Argomento 6 Chiusura 14 VideoComunicazione Collaborativa
- 15. Monitoring / Help Desk 15 VideoComunicazione Collaborativa
- 16. Partner di riferimento 16 VideoComunicazione Collaborativa
- 17. Riferimenti Cosa Le interesse approfondire? 17 VideoComunicazione Collaborativa
Editor's Notes
- Prima di esaminare il potenziale valore della collaborazione per l’azienda, è necessario fornire una definizione standard. La descrizione di “comunicazioni collaborative unificate” usata da Yankee Group evidenzia l’ampiezza e l’importanza strategica di queste soluzioni aziendali:“Un’esperienza dell’utente per la comunicazione audio, video e web che abbatte gli ostacoli costituiti da distanza, tempo e mezzi consentendo alle persone di collaborare tra loro ovunque, in qualsiasi momento e tramite device multipli”.In questa definizione sono implicite tre caratteristiche critiche delle applicazioni di collaborazione: immediatezza, semplicità e interoperabilità.Semplicità: l’esperienza utente ha un ruolo fondamentale nelle soluzioni di collaborazione. Poiché molti sono riluttanti a modificare le proprie abitudini di lavoro consolidate, le soluzioni di collaborazione devono essere facili da usare per ottenere l’ampia adozione da parte degli utenti finali che è essenziale per la piena realizzazione dei benefici aziendali e, non ultimo, il ritorno sull’investimento.Immediatezza: per realizzare il massimo impatto aziendale, le soluzioni di comunicazione collaborativa (i prodotti e le applicazioni associate) devono essere disponibili on-demand e supportare interazioni in tempo reale per consentire ai dipendenti di incontrarsi in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Per i partecipanti che non sono in grado di interagire in tempo reale, le vere soluzioni di collaborazione consentono l’archiviazione di tutti gli elementi della sessione (voce, contenuto e video) come esperienza totale per l’accesso e la condivisione differiti.Interoperabilità: le soluzioni di collaborazione non sono composte da un singolo prodotto o applicazione, ma da un insieme di prodotti e applicazioni integrati che includono telefonia vocale, audio e videoconferenze e condivisione dei contenuti, oltre ad altre caratteristiche delle comunicazioni unificate quali videoconferenze Web, rilevamento della presenza e messaggistica istantanea. È quindi fondamentale che ogni singolo elemento di una soluzione di collaborazione sia basato su standard aperti di organizzazioni indipendenti riconosciute. Dal punto di vista dell’utilizzo, interoperabilità significa che le soluzioni di collaborazione devono interagire tra loro, indipendentemente dall’ambiente di rete per le comunicazioni unificate sottostante.
- La videocomunicazione si basa tipicamente su una infrastruttura di rete esistente sulla quale possono essere richieste dei minimi adeguamenti per garantire il flusso di informazioni corretto. Comunque i moderni protocolli di trasmissione sono dotati di un livello di compressione tale da garantire una qualità anche di tipo High-Definition con un utilizzo di banda in linea con altri tipi di applicazione anche di tipo tradizionale.Il cuore del sistema di videocomunicazione è la Multipoint Control Unit (MCU) che regola e coordina il traffico tra i vari end-point che partecipano alla comunicazione e definisce le meeting room virtuali all’interno delle quali avviene ciascuna comunicazione. La MCU può essere sia un hardware dedicato che un software da installare su sistemi operativi di server tradizionali (Windows, Unix).I modelli di videocomunicazione che si possono annoverare sono i seguenti:Telesorveglianza: si tratta del livello zero delle videocomunicazioni. Sono quasi sempre comunicazioni monodirezionali prive di interlocutori destinate alla sorveglianza di aree di passaggio o «sensibili».Uno a uno. È il modello di videocomunicazione forse più noto. Dalla videotelefonata alla comunicazione con Skype o Live Messenger, molti hanno avuto modo di sperimentare questo tipo di comunicazione. Solitamente è utilizzata come versione più «efficace» di una telefonata dove le persone hanno la possibilità di vedersi in volto ed utilizzare anche la comunicazione gestuale oltre che la voce.Uno a molti. È la tipica esperienza del web-cast utilizzata spesso per implementare processi di tipo eLearningo Digital Signing. In questo modello tipicamente un solo partecipante parla mentre gli altri ascoltano ed interagiscono in modo minimale.Molti a Molti. Viene utilizzata nelle attività di videoconferenza tra gruppi di persone dove ogni partecipanti.Telepresenza. È il modello di videocomunicazione di qualità così elevata da simulare la presenza fisica degli interlocutori mediante video ad alta risoluzione, audio con caratteristiche di spazialità e dimensioni delle immagini con rapporto vicino alle dimensioni reali.
- I vari fornitori sia di software che di hardware dedicato alla videoconferenza si pongono i seguenti obiettivi:Fornire una esperienza di comunicazione coinvolgente emulando, nella maniera più realistica possibile compatibilmente con le potenzialità che le varie device mettono a disposizione dell’utente, la vera interazione umana. Sviluppare, divulgare e portare sul mercato le migliori soluzioni in termini di rapporto qualità/prezzo soprattutto per quanto riguarda la naturalità, semplicità e immediatezza che caratterizzano le comunicazioni umane.Spesso si parla di «Virtual meeting» per riferirsi ad una riunione effettuata in videoconferenza. Tuttavia l’esperienza sempre migliore legata alla videocomunicazione ha trasformato in «virtuale» solamente la sala mentre i meeting sono a tutti gli effetti meeting reali.Le differenti tipologie di esperienze che un utente può avere l’opportunità di fare sono legate al tipo di device dal quale la videocomunicazione viene effettuataMobile: la maggior parte degli smartphone sono oggi in grado di gestire la comunicazione unificata. Alcuni di essi sono in grado di supportare sessioni di videocomunicazione. Uniti ad un software / hardware centrale in grado di coordinare la comunicazione, è possibile consentire agli utenti di apparecchiature mobile di partecipare a videocomunicazione con altri utentiPersonale: la stragrande maggioranza di utenti accede alle funzioni di videocomunicazione mediante una device personale di tipo PC. Sia esso un desktop o, sempre più frequentemente, un laptop, con poche decine di euro un utente può dotarsi di strumenti adeguati (che nei PC di ultima generazione sono embedded) per partecipare ad una videocomunicazione anche da uno strumento general purposecome un PC che dovrà essere dotato di software specifico. Tale software può essere sia gratuito (p.es. Skype, Live Messenger) sfruttando una struttura server di videocomunicazione pubblica oppure il client di una struttura di videocomunicazione privata realizzata ad hoc per le videocomunicazioni aziendali.Executive: cominciamo in questo caso a spostarci verso hardware specifico, da periferiche ad alta definizione per PC fino a strumenti «all inclusive» nei quali device audio, video e software sono fornite insieme al dispositivo che diventa dedicato esclusivamente alla videocomunicazione. Sono tipicamente dispositivi dotati di una elevata qualità audo-video e da una semplicità d’uso (p.es. gestione con telecomando) che tuttavia sacrificano la versatilità dello strumento per altri scopi che non siano la videocomunicazione. Questo tipo di esperienza è per lo più destinata a videocomunicazioni effettuate da un ufficio e da executive su infrastrutture di videocomunicazione aziendale tendenzialmente con un modello uno a uno.Gruppi: entriamo in questo caso in un’area popolata da dispositivi dedicati alla videocomunicazione molti a molti. Si tratta di un’esperienza di video nella quale vi sono molti partecipanti ognuno in grado di interagire con gli altri da postazioni diverse (mobile, personali etc.)Riunioni: come nel caso dei gruppi, si tratta di una videocomunicazione di tipo molti a molti dove tutti i partecipanti posso interagire. La differenza, in questo caso, è che le persone sono tipicamente collocate in sale riunioni attrezzate e, sebbene i partecipanti siano molti, spesso i partecipanti sono ubicati in due sole sale riunioni messe in videocomunicazione tra loro.Immersiva: è una esperienza che emula la presenza fisica degli interlocutori mediante soluzioni tecniche di alta qualità e immagini in dimensioni reali. Normalmente è un tipo di soluzione riservata ai consigli di amministrazione essendo l’allestimento della sala piuttosto costosa.
- Uno degli aspetti importanti da sottolineare è che, utizzando sistemi di videocomunicazione basati su infrastruttura MCU, vi è la possibilità di:Definire un numero elevato di videoconferenze differenti in sale riunioni virtuali differenti, con l’unico vincolo che può essere legato alla fisicità dell’hardware dal quale si partecipa ad una conferenza (p. es. se uno dei partecipanti alla conferenza sta utilizzando una apparecchiatura fisica, quella apparecchiatura non potrà essere usata per partecipare ad un’altra conferenza, anche se la MCU lo renderebbe possibile)A ciascuna delle videoconferenze possono partecipare utenti che utilizzano strumenti differenti (dallo smartphone alla telepresenza passando per i PC o le device dedicate).
- Un’architettura di infrastruttura di videocomunicazioni completa prevede la presenza diUna o più MCU delegate alla gestione e sincronizzazioni delle comunicazioni video tra i partecipanti alla conferenza nonché della definizione delle sale riunioni virtuali che accoglieranno le differenti comunicazioniCollegamento a internet per la connessione degli utenti mobiliUno o più dispositivi appartenenti a una serie di apparati o ambienti atti a consentire l’utilizzo delle sale riunioni virtuali messe a disposizione dalla MCUPCTelefoni IP o smartphoneDevice dedicate da desktopSchermi da inserire in aree comuniSale riunioni attrezzate con dispositivi di videocomunicazioneTelepresenza
- Le fasi di implementazione della soluzione prevedono:Assessment e sopralluoghi definizione dei requisiti del progetto definizione dei vincoli di tipo tecnologico, logistico o di processo.Disegno della soluzionescelta della tecnologia da utilizzare,definizione degli apparatidisegno della infrastuttura degli ambientiAdeguamento dell’infrastruttura(vedere slide successiva)Definizione del servizioDefinizione dei limiti e dei vincoli del servizioDefinizione delle modalità per la prenotazione dei serviziDefinizione della integrazione con eventuali servizi esistentiInstallazione e tuning dei sistemiInstallazione di tutti gli apparati e dispositivi sia centrali che perifericiInstallazione del software centraleInstallazione del software sulle device periferiche (PC e cellulari)Formazione dell’utenzaPreparazione di corsi o di materiale informativo per l’utilizzo dei sistemi di videocomunicazioneFormazione al personale tecnico locale che dovrà supportare l’utenza
- Le fasi di gestione e supporto prevedono:Monitoraggio e manutenzione: monitoring remoto degli apparati per la videoconferenza nonché di tutta l’infrastruttura ad essa dedicata con SLA concordato.Prenotazione conferenze: servizio di prenotazione fino a 30 minuti prima dell’inizio della conferenza.Setup conferenze: selezione della MCU, settaggio dei parametri per la definizione della conferenza, invito ai partecipanti, registrazione della conferenza.Assistenza telefonica: assistenza per la connessione agli utenti remoti nonché al corretto utilizzo delle apparecchiatureMantenimento rubrica: Mantenimento rubrica centralizzataReportistica di utilizzo: Generazione periodica di report con dettaglio delle chiamate, eventuali centri di costo associati, tipologia chiamata e banda utilizzata ecc.
- Il vantaggio maggiore nella implementazione di una infrastruttura di Unified Communication in generale e di una piattaforma di videocomunicazione in particolare è enormemente amplificato se si investe nel miglioramento dei processi di business o delle applicazioni LOB mediante le funzionalità messe a disposizione dalla videocomunicazione.Per arrivare a questo obiettivo Gruppo Sintesi si è avvalso in diverse occasioni di uno strato di portale di front-end che permettesse lo sviluppo di applicazioni in grado di unire in una unica interfaccia le funzionalità delle applicazioni LOB o dei processi di business con le funzioni di videocomunicazione.
- In questo scenario sono state unite le funzionalità di videocomunicazione con le funzionalità di portale collaborativo che consente di condividere pre e post meeting la documentazione rilevante per il meeting stesso. Durante lo svolgimento del meeting, inoltre, è possibile avere delle informazioni in tempo reale dai principali sistemi aziendali: ERP, DataWarehouse, CRM etc.
- In questo scenario sono state sfruttate le funzionalità di videocomunicazione per l’erogazione di corsi on-line. Il portale permette di unificare tutta la fase di preparazione dei contenuti, definizione dell’agenda, schedulazione in calendario, prenotazione del corso ed eventualmente esame di certificazione finale.
- In questo scenario sono state unite le funzionalità di videocomunicazione con le funzionalità di monitraggio ed help desk. Mediante delle sessioni di videocomunicazione l’utente può interagire direttamente con l’operatore. Il beneficio dello strumento è amplificato per quanto riguarda le operazioni che vengono coordinate sui server, dove la videocomunicazione viene realizzata tra operatore del sistema di monitoring e operatore reperibile che deve intervenire tempestivamente a fronte di qualche fault di sistema.