Mehr Effizienz im Vertragsmanagement - schnell und einfach mit pscContract und dox42
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Webinar am 20.4.2017 mit dox42 GmbH und Portal Systems Consulting GmbH Fristeinhaltung, Schutz vertraulicher Daten oder rechtskonforme Signierung – was im bisherigen Arbeitsalltag vieler Unternehmen oftmals zu Verzögerungen, Fehlern und Mehrarbeit im Umgang mit Verträgen geführt hat, passiert im digitalen Vertragsmanagement ganz automatisch, schnell und sicher. Vertragsmanagement mit pscContract und dox42 unterstützt Sie durch leistungsfähiges Termin- und Workflowmanagement während des gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – von der Anbahnung bis zur Verlängerung oder Kündigung. Aktuelle Verträge werden überwacht, Kosten lassen sich sicher steuern, Neuabschlüsse bauen auf den Erkenntnissen und Fakten bestehender Verträge auf. Das Beste: Die Erstellung des eigentlichen Vertragsdokuments erfolgt auf Basis der SharePoint Metadaten und einem hinterlegten Template. Und Sie brauchen nicht eine Zeile Code! Wie das funktioniert, zeigen Ihnen Johannes Linder (dox42 GmbH) und Johannes Iwer (Portal Systems Consulting) in diesem Webinar. Für mehr Information besuchen Sie www.dox42.com
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Mehr Effizienz im Vertragsmanagement - schnell und einfach mit pscContract und dox42
- 2. JOHANNES LINDER Technical Evangelist dox42 JOHANNES IWER Technical Advocate Portal Systems
- 4. Innovatives Softwareprodukt Hochwertige Dokumente aus allen Systemen automatisch generieren Flexibel, mächtig und intuitiv Daten, Bilder, Tabellen, dynamische Diagramme, Bar-Codes, Textbausteine,…
- 6. WebService Datenbank Custom SharePoint MS Dynamics 365 Office 365 & on Prem CRM, NAV, AX Online & on Prem
- 9. Add-Ins Design | Test Server Button | Workflow | URL Unlimited User | Documents | Output
- 13. Dokumente Zahlungen Aufgaben E-Mail Notizen Fristen Vorlagen Anmerkungen
- 15. Erstellung • Benutzerfreundliche Oberflächen, Automatische Stichtagsberechnung, Office Vorlagen, Automatische Generierung von Vertragsdokumenten mit dox42 Management •Wiedervorlagen und Benachrichtigungen, Fristen- und Risikomanagement, Vertragsbeziehungen, Metadaten- und Volltextsuche, autom. Stichtagsaktualisierung, autom. Benachrichtigungen Integration • ERP (SAP, NAV, AX), CRM, Outlook, weitere LOB-Systeme Reporting • 18 Standard Tabellenberichte, grafische Auswertungen, Export nach Excel, Berichtsdesigner Archivierung • Revisionssichere Ablage der Dokumente, Konvertierung in PDF/A, Anbindung vorhandener Archivsysteme
- 23. Live Demo
- 24. Vertragsmanagement und Dokumenterzeugung auch in O365 möglich Optimale Unterstützung der täglichen Arbeit Einfaches Anpassen des Dokumentlayouts auch für Fachanwender Fortgeschrittene elektronische Signatur zur Sicherung der Identität Versenden der Dokument als E-Mail
- 25. JOHANNES LINDER Technical Evangelist JOHANNES IWER Technical Advocate johannes.iwer@portalsystems.dejohannes.linder@dox42.com
Editor's Notes
- schrift
- symbol
- doku zoom
- ausschnitt = 5
- pscContract: Alle Infos aus und um einen Vertrag werden teils automatisch im SharePoint gespeichert. Das macht die zentrale Vertragsakte im pscContract aus: das eigentliche Vertragsdokument und alle zugehörigen Dokumente wie E-Mails und Korrespondenzen; die Zahlungen zwischen den Vertragspartnern vereinbart wurden, Aufgaben im Rahmen des Vertrags, Notizen die ich mir als Verantwortlicher des Vertrags gemacht habe, komplette Fristenverwaltung inkl. autom. Benachrichtigung zum Kündigungsstichtag, das Verwenden von definierten Vorlagen um unternehmensweit ein einheitliches Aussehen zu garantieren sowie Anmerkungen auf den Dokumenten wie im „offline“ Leben mit dem Textmarker Und das On-Prem sowie unter O365 Wie unterstützt pscContract also die tägliche Arbeit mit Verträgen:
- pscContract unterstützt dabei mit seinen Funktionen alle relevanten Prozesse im professionellen Vertragsmanagement und das im SharePoint: Benutzerfreundliche Oberflächen, Automatische Stichtagsberechnung, Office Vorlagen, Automatische Generierung von Vertragsdokumenten mit dox42 Wiedervorlagen und Benachrichtigungen, Fristen- und Risikomanagement, Vertragsbeziehungen, Metadaten- und Volltextsuche, autom. Stichtagsaktualisierung, autom. Benachrichtigungen und eine fortgeschrittene elektronische Signatur zur Sicherstellung der korrekten Freigabe!!! ERP (SAP, NAV, AX), CRM, Outlook, weitere LOB-Systeme 18 Standard Tabellenberichte, grafische Auswertungen, Export nach Excel, Berichtsdesigner Revisionssichere Ablage der Dokumente, Konvertierung in PDF/A, Anbindung vorhandener Archivsysteme
- pscContract liefert Ihnen u.a. diese Funktionen
- Die Lösung pscContract bietet für das Vertragsmanagement in SharePoint optimierte Benutzeroberflächen an. Alle Informationen und Dokumente zum Vertrag sind auf einen Blick übersichtlich angeordnet. Die Bedienung des Vertragsmanagement ist somit einfach zu erlernen und bedarf keiner umfangreichen Schulung.
- Mit pscContract können Sie Vertragsfristen, Termine und Wiedervorlagen einfach und komfortabel erfassen und verwalten. Eine automatische Fristen- und Kündigungsstichtagsberechnung ist integraler Bestandteil der Lösung und unterstützt den Anwender bei den Stichtagsberechnungen. Die grafische Darstellung der Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist ist eine hervorragende Ergänzung zu den Datumsangaben. Ein integriertes Benachrichtigungssystem informiert rechtzeitig vor Erreichung der Fristen oder Aufgaben per Email. Ebenso können manuell und/oder regelbasiert weitere Aufgaben zum Vertrag erfasst werden, so dass auch unterjährige Fristen durch das System verwaltet werden. Diese Aufgaben können bei Bedarf über SharePoint auch mit den Outlook Aufgaben synchronisiert werden.
- Sie können jederzeit die mit dem Basissystem ausgelieferten Vertragstypen auf Ihre fachlichen Anforderungen anpassen oder das Vertragsmanagement um weitere Vertragstypen erweitern. Ein in die Lösung integrierter Formular-Designer unterstützt Sie bei der Anpassung der Benutzeroberflächen. Ebenso können Berechtigungen einfach und flexibel durch Fachadministratoren mit einem integrierten Berechtigungseditor vergeben werden. Dabei können einfache Rollen und Regeln oder auch komplexe Berechtigungsstrukturen abgebildet werden. Alle Änderungen am Vertragsmanagement, an der Benutzeroberfläche, an den Berechtigungsregeln und an den Hintergrundprozessen erfolgen im laufenden Betrieb. Somit sind Sie jederzeit flexibel und können somit auch weltweit im Einsatz befindliche Systeme ohne Downtime der SharePoint Farm ihren Geschäftsanforderungen anpassen. Das System wächst synchron mit Ihren Anforderungen.
- pscContract bietet die Möglichkeit unterschiedlichste Beziehungen zwischen Verträgen transparent zu verwalten. Dabei gibt es die unterschiedlichsten Anwendungsfälle für Vertragsbeziehungen. Die drei wesentlichen Anwendungsfälle sind die nachfolgenden. 1. Vertrag wird ersetzt durch einen anderen Vertrag: Ein bestimmter Vertrag (z.B. Leasingvertrag) wird gekündigt oder läuft ab (befristeter Vertrag) und wird durch einen neuen Vertrag (z.B. nachfolgender Leasingvertrag) ersetzt. 2. Vertrag ist einem anderen Vertrag zugehörig: Ein bestimmter Vertrag (z.B. Dienstleistungsvertrag) wird geschlossen, aber in dessen Zusammenhang ist ein anderer Vertrag ebenfalls rechtsgültig (z.B. Vertraulichkeitsvereinbarung). 3. Vertrag ist einem anderen Vertrag untergeordnet: Ein bestimmter Vertrag wirkt als Klammer- oder Rahmenvereinbarung (z.B. Mobilfunk Rahmenvertrag) und definiert grundsätzliche Klauseln einmalig und übergeordnet. Entsprechende Unterverträge beziehen sich auf diesen Rahmenvertrag und definieren die konkreten Details (z.B. konkreter Mobilfunk Einzelvertrag). Sie können jedem Vertrag, der mit pscContract verwaltet wird, eine oder mehrere Beziehungen zuordnen. Die Beziehung wird immer und vollautomatisch bidirektional aufgebaut.
- pscContract integriert sich nahtlos in Outlook über das Zusatzmodul Outlook DMS Connector (Sidebar). Vertragsakten und deren Inhalte können direkt in Outlook recherchiert und angezeigt werden. Emails und deren Anhänge sowie Dokumente vom File-Server können einfach per Drag & Drop direkt über Outlook der Vertragsakte zugeordnet werden. Ebenso können Vertragsdokumente direkt über die Sidebar per Email weitergeleitet werden. Die Anwender des Vertragsmanagement-Systems bleiben somit in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Sie sind häufig unterwegs und benötigen Zugriff auf bestimmte Verträge? Kein Problem. Über eine Zusatzfunktion stehen Ihnen die Dokumente eines Vertrages auch Offline zur Verfügung. Dabei können Sie in Ihrem Offline-Archiv recherchieren und die Emails in einer Dokumentenvorschau anzeigen. Neu erstellte oder geänderte Dokumente werden nach dem Online-Connect automatisch in die Vertragsakte repliziert.
- pscContract bietet umfangreiche Reports und Auswertungen an. Dabei werden 18 Standardreports über ein Zusatzmodul ausgeliefert. Diese Reports können jederzeit individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Ebenso können neue Reports und Auswertungen dem System hinzugefügt haben. Ganz so, wie es Ihr Business verlangt.
- Überprüfen Vertragsdetails Hinzufügen Vertragsinformationen Hinzufügen Dokumente Anpassen Vertragsdetails Signieren der Änderungen Erstellen Vertragsdokument Versenden Vertragsdokument mit dox42
- schrift