Redmine屋から見たMS Planner #redmineT
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第21回東京Redmine勉強会の感想 #redmineT ～Redmineは業務も組織も包み込む柔軟性がある: プログラマの思索 https://forza.cocolog-nifty.com/blog/2021/11/post-ca969b.html 2021/11/27 第21回勉強会 - redmine.tokyo https://redmine.tokyo/versions/42
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Redmine屋から見たMS Planner #redmineT
- 1. copyright2021 akipii@redmine.tokyo 1 Redmine屋から⾒たMS Planner 2021/11/27 あきぴー
- 2. 自己紹介 • ハンドルネーム • あきぴー(@akipii) • 経歴 • Javaプログラマ ⇒ 受託SIのPL ⇒ ユーザ企業のPM ⇒ 発注者側のPMO・ソフトウェア品質保証のお仕事 • 技術士（情報工学）、認定スクラムマスター(CSM) • 著書 (絶版ですがKindleで読めます) • 「Redmineによるタスクマネジメント実践技法」 (with @sakaba37) • 「チケット駆動開発」 (with @sakaba37) • 「Redmine超入門」 (with redmine.tokyoスタッフ) copyright2021 akipii@redmine.tokyo 2
- 3. きっかけ • 会社である定常業務の担当者になった • 期待しているから、ぜひやってくれ、と課⻑に⾔われたが。 • 実際は人が足りない。。 • 定常業務なのに割と忙しい雰囲気 • 割と残業しているね • ルーチン作業だから、もっと要領よくやればいいのでは︖︖ • 既にPlannerでタスク管理が始まっていた • 既に運用ルールが勝手に決められていた • 何か使いにくそうな予感 copyright2021 akipii@redmine.tokyo 3
- 4. 管理者や担当者が期待すること • 管理者は、⽇次・週次の進捗状況が⾒たい • どのタスクが遅れている︖ • 今⽇の実績はどれ︖ • 今後の予定はどれ︖ • 担当者は、報告作業を簡単にしたい • ルーチン作業だから、仕事の流れも分担も分かっている • チケットを書くのも報告するのも面倒 • 今⽇・今週の予定や実績はPlannerを⾒てくれ copyright2021 akipii@redmine.tokyo 4
- 5. Plannerとは • Office365に付随するToDo管理ツール • かんばんボードにタスクがカード形式に表示される • TeamsやOutlookと連携できる • チケットは「タスク」と呼ばれる copyright2021 akipii@redmine.tokyo 5
- 6. Plannerの構造 copyright2021 akipii@redmine.tokyo 6 Plannerの項目 内容 1 進捗状況 未着手・進行中・完了の3つで固定。変更できない。 Redmineのステータスに似てる。トラッカーは無し。 2 バケット 自由に初期設定できるプルダウン。Redmineのカテゴリと同じ。 3 タグ 色付きラベルと同じ。タスク1枚に複数個付与できる。 4 担当者 Officeログインユーザ。2人以上アサインできる。 5 開始日・期日 予定と実績の区別はない。 6 チェックリスト 作業手順のようなチェックリストとして使う。 7 優先度 Redmineの優先度と同じ。 8 メモ Redmineの説明と同じ。 9 コメント Redmineのコメントと同じ。 10 ボード Redmineのチケット一覧と同じ。 11 グラフ バケット、担当者、期日、優先度などで全タスクを集計してグラフ表 示する。フィルタリングできないのであまり役立たない。
- 7. Plannerの運用ルール copyright2021 akipii@redmine.tokyo 7 管理項目 管理ルール タスク登録 都度発生や定常業務のタスクを登録する ワークフロー管理 進捗状況が3種類しかないので、バケットにワークフローに 相当するステータスを10個ぐらい作る ステータス管理 タスクを10個ぐらいのチェックリストに分解して消し込む タスクの種類 10種類ぐらいのタグで色分けする 担当者アサイン 主な担当者が2人いても2人にアサインして後は任せる タスク完了 チェックリストが全て消し込まれたらCloseする 各人のタスク管理 マイタスクのボードで、自分のタスクだけのステータスを見る 全体のタスク管理 全体のボードで、バケット単位にステータスを見る 報告 Excel出力してタスクを整理して報告資料を作る
- 8. さっそく問題発⽣︕ • タスクの更新が面倒 • タスク1枚にチェックリストで消し込むルールだが、チェックリストの 項目が10個もあって更新が手間すぎる • ステータスが3種類しかないので、バケットに細かいステータスを 作って更新するルールだが、ステータス更新が3度手間 • 予定のタスクが多すぎる • 直近1ヶ月の予定作業をタスクに入れると、未着手のタスクが 多すぎて、ボードでは整理できない • 予定タスクを管理するExcelファイルを別途作ってしまった • ⽇次・週次の実績が分からない • ボードから、タスクのチェックリストの消込状況が⾒えない • ボードでフィルタリングしても検索条件を保存できないので、い つも最初から検索条件を作り直す手間がかかる copyright2021 akipii@redmine.tokyo 8
- 9. どこに原因があったのか︖ • チェックリストやバケットは、作業状況のステータス管理に向 かない • ステータスが3種類(未着手/進⾏中/完了)で固定されているが、 実際の業務フローの状況に合致していない • チェックリストやバケットがボードから⾒れない • チェックリストの項目が多すぎると、チケットが滞留しがち • 予定タスクを整理する機能や運用ルールがない • 予定タスクはGTDのInbox、プロダクトバックログとして別で管理 できない • 報告は各ロールに合わせた検索条件をクエリで保存すべき • 管理者・作業者が⾒たいビューは異なる • グラフ化機能は全タスクを集計するだけで⾒たい集計内容と違う copyright2021 akipii@redmine.tokyo 9
- 10. Redmineならどうする︖ copyright2021 akipii@redmine.tokyo 10 Planner Redmine 1 バケットと進捗状況の2つで ワークフロー管理 ・トラッカーごとにワークフロー管理 ・ステータスは作業状態ごとに作成する 2 チェックリストで作業手順をス テータス管理 ・親子チケットに分割する ・親子プロジェクトで別管理する 3 フィルタリングを保存できない ので、検索条件をメモしておく ・見たいビューはクエリで保存 4 予定のタスクが多すぎて溢れ てしまう ・毎月度でバージョンを設定し、ロードマッ プ機能でバックログと毎月度のタスクを整 理する ・予定タスクが確定したらバージョンを移 動する (バックログから毎月度のタスクへ 移す) 5 管理者が見たい報告はExcel で作る ・報告用のビューをクエリで保存する ・必要であればREST APIでデータを引き 抜いて加工する
- 11. 感想 • Plannerは所詮、単純なToDoリスト管理であってそれ 以上は期待してはいけない • バックログの管理、⼤量のタスク管理に向いていない • 定常業務なら尚更、業務フローを事前に洗い出そう • どんなワークフローでどんなステータス管理が必要か︖ • フローで流す時は入⼒項目を最⼩限にすべき • 誰のためのタスク管理ツールなのか︖ • 管理者の報告の為︖ 自分のToDo管理の為︖ • できる作業者(プログラマ)にマイクロマネジメント不要︕ • マイクロマネジメントはモチベーションが下がる • チケット起票やチケット更新は無駄なコストであって、作業した 成果のほうが重要でしょ︖ copyright2021 akipii@redmine.tokyo 11