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07 ensayo esgar no. 7

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07 ensayo esgar no. 7

  1. 1. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 1 Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Facultad de Ciencias de la Administración Dirección de Postgrados Maestría en Administración de Recursos Humanos Curso: Sistemas de Información Gerencial Catedrática: Inga. M.A. Claudia Esmeralda Villela Cervantes ENSAYO ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL CHICAJ, BAJA VERAPAZ Por: Esgar Haroldo Solís Morales 0128-06-17606 Cobán, Alta Verapaz, 20 de julio de 2013.
  2. 2. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 1 INTRODUCCIÓN Los acelerados avances en las telecomunicaciones, informáticos y electrónicos, han alterado significativamente la operatividad de los sistemas de información, sustituyendo los tradicionales procedimientos manuales por los automatizados. La confiabilidad de la información cobra cada vez mayor importancia en la sociedad, pues se enfoca en la protección de la infraestructura computacional y todo lo relacionado con esta. Para ello existe una serie de estándares, protocolos, métodos, reglas, herramientas y leyes concebidas para minimizar los posibles riesgos a la información. La seguridad informática comprende software, base de datos, archivos y todo lo que la organización valore y signifique un riesgo si ésta llega a manos de otras personas. Con el fin de hacer eficiente la administración pública y privada en todos los niveles administrativos del país, se hace necesario disponer de una útil, potente, sistemática y objetiva herramienta que alrededor del mundo permita desarrollar con mayor facilidad los procesos de toma de decisiones. El presente ensayo es necesario, pues la administración del gobierno municipal de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz, demanda sistemas de información que le permita realizar la gestión con eficacia y eficiencia. Esto conlleva al desarrollo de un sistema de información, que controle, evalúe y fortalezca la validez y confiabilidad de procesamiento de la información, siendo una herramienta que permita a los directivos, Alcalde y Concejo Municipal canalizar soluciones apropiadas. Por tal razón, se presenta un análisis del sistema de información actualmente utilizado en la Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz, y sobre todo los cambios que ha generado el uso del mismo en el manejo de la información oportuna y confiable.
  3. 3. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 2 I. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL CHICAJ, BAJA VERAPAZ Entre la década de los 80 y 90, los avances tecnológicos dieron origen a un nuevo modelo de sistemas de información, cuyo trabajo soportado en redes hacen posible el trabajo coordinado para la organización integrada, bajo el enfoque holístico. Actualmente, cualquier entidad que procese información y que cuente con una base de datos, sabemos que es necesario que esta se actualice constantemente, y el propósito de ella es proveer información a la empresa con un adecuado manejo como transformaciones, búsqueda de patrones y consolidaciones. Es así como nace el término repositorio de datos, que en el ámbito de ingeniería en sistemas es conocido como "Datamart", que apoyado en técnicas, metodologías y herramientas buscan ofrecer información adecuada para la toma de decisiones.1 Ochoa, Haydeé (1999), expresa que la modernización en la administración pública da cuenta de procesos de cambios globales en la sociedad o específicos en lo económico, político, ideológicos, administrativos.... Estos cambios demandan soportes conceptuales y operacionales, acordes con el desarrollo de los avances tecnológicos, de manera que faciliten la asimilación y transferencia de información y conocimiento con niveles de efectividad y eficiencia. En este caso el análisis del sistema de información se llevó a cabo en la Municipalidad de San Miguel Chicaj, del departamento de Baja Verapaz, en donde se puede establecer que el gobierno municipal cuenta con un sistema que da soporte técnico a los diversos procesos, por tal razón, el sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP-Muni) y el Sistema de Contabilidad Integrado Gubernamental -Sicoin GL-, fueron vinculados para que las municipalidades formulen sus presupuestos en forma articulada con los proyectos de inversión, considerando que la vinculación virtual de ambos sistemas permite poner a
  4. 4. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 3 disposición de la población la información del registro y avance físico y financiero de los proyectos ejecutados con recursos del estado en el municipio, así como el monto de las inversiones y su ubicación; proporcionando con ello información oportuna y confiable sobre las transacciones económico financieras de la entidad, siendo los encargados de ambos sistemas, la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia (Segeplan) y el Ministerio de Finanzas Públicas.2 Tal y como lo indica Ochoa (1997:3), la modernización de los sistemas de información, constituyen un soporte básico para la aplicación de las reformas en la administración pública. Asimismo se evidencia la incorporación de estrategias, que permitan de manera concreta la reorganización de los sistemas en el ámbito municipal, resultando prioritaria la disposición de una base de información oportuna y confiable. La palabra "sistema" es definida por la Real Academia de la Lengua Española, como: "un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí" y "un conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto". La Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz, al adoptar este tipo de procesos apoyados en tecnología de punta para su gestión, sin duda los pone a la vanguardia en términos de administración pública y gestión de recursos, por ello, el portal es útil para las personas que reciben servicios municipales como agua y servicio de tren de aseo, también es útil para las personas que requieren consultar saldos pendientes de pago, que no viven en la ciudad y tienen acceso a internet. Por medio de esta herramienta pueden verificar los servicios asignados a un usuario específico, en cualquier municipio de Guatemala que tenga implementado el sistema de servicios GL en las municipalidades, permitiendo acercar los recursos administrativos y financieros al lugar donde se producen los bienes y se prestan los servicios, ya que basa su funcionamiento en un esquema de integración y automatización, aplicando el principio de centralización normativa _______________________________________________ 2 Gobierno de Guatemala (1995). Acuerdo Gubernativo 217-95, Proyecto de reforma de Administración Financiera, mayo 1995
  5. 5. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 4 y descentralización operativa. Es oportuno mencionar que la implementación de este sistema es apoyar la visión del Alcalde de construir el municipio del futuro fundamentado sobre cuatro pilares estratégicos de trabajo municipal: el desarrollo social y económico, la modernización de los servicios, la transparencia y el compromiso con el medio ambiente y el ordenamiento territorial, siendo sus objetivos: La implementación del servicio al cliente de última generación; cuenta única y servicios en online; más y mejor información relevante para la toma de decisiones; y fortalecimiento de la transparencia y mejorar la posición financiera. Este sistema organizado electrónicamente, recibe la información de las transacciones del sector público, que ingresan solo una vez, se procesa en tiempo real y proporciona información oportuna a los funcionarios y directivos de las entidades, a la Presidencia de la República, a la Secretaría General de Planificación de la Presidencia -SEGEPLAN-, a los Ministerios, al Congreso de la República de Guatemala, al Banco de Guatemala, a la Contraloría General de Cuentas de la Nación y a la comunidad en general, sobre la ejecución de todos los diversos programas y proyectos, la situación de la contabilidad patrimonial, los flujos de la tesorería y el impacto de la gestión del sector público en la economía nacional. 3 Cabe resaltar que el sistema es alimentado y actualizado en línea desde las entidades generadoras de información en tiempo real. Para realizar dicho enlace es necesaria una red de equipos de computación con el Sistema de Administración Financiera -SIAF-, en los organismos del gobierno central y en las demás entidades descentralizada y autónomas no financieras, esta red se conecta a una base de datos del Ministerio de Finanzas Públicas. El SICOIN es un sistema de partida doble, el ingreso de la información se realiza a través de distintos mecanismos de registro y luego las matrices de conversión internas del sistema, convierte dichos registros a operaciones _______________________________________________ 3 SIAF-SAG, Gobierno de Guatemala (2006). Manual de Administración Financiera Integrada Municipal. Segunda Versión. Marzo 2006.
  6. 6. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 5 contables de partida doble. Para la SAT la descentralización de las transacciones realizadas a través del SICOIN, permite que la toma de decisiones y el registro de las operaciones de ejecución del gasto o ingreso se realicen lo más cerca posible de donde se ejecutan los procesos, es decir en las coordinaciones regionales, oficinas tributarias y aduanas del país. La información ha sido un elemento clave para llevar a cabo el proceso de modernización en la administración pública de San Miguel Chicaj y forma parte de este proceso desde el mismo momento en que los sujetos responsables de la toma de decisiones elaboran planes, programas y proyectos, sin importar el contexto donde se encuentren insertas. Los sistemas de información, cuyo papel resulta relevante para el funcionamiento de las instituciones municipales, aún están ausentes en muchas de ellas y sus usuarios (Alcalde, Concejales y comunidad), deben recurrir a la obtención de datos dispersos por toda la institución, sin un procesamiento estructurado y un personal capacitado para el cumplimiento de diferentes actividades informacionales, ocasionando pérdida de tiempo y de oportunidades que resultarían valiosas para la gestión municipal. Con respecto al uso de la información para la toma de decisiones, cabe destacar que tanto el Alcalde, como los Concejales y los órganos ejecutores utilizan la información para la toma de decisiones de manera continua, en el cumplimiento de sus funciones decisionales. Así también las reformas administrativas conducen a estos actores a estar bien informados al momento de la toma de decisiones en ambientes de complejidad. Luego de haber sostenido entrevistas con el Alcalde Municipal así como con su staff, manifiestan que si bien es cierto, la Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz, cuenta con un sistema de información, el mismo no es
  7. 7. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 6 propio de la Municipalidad sino que es monitoreado a través del Ministerio de Finanzas Públicas y SEGEPLAN. Por lo tanto, se sugiere que la Municipalidad adquiera su propio sistema de información administrativo y no utilizando outsorsing, debiendo ampliar asimismo su sistema de informática con que cuenta y sobre todo contratando a personal especializado para manejar el sistema central, considerando a la vez que uno de los sistemas a utilizar podría ser el Microsoft SQL Server, puerto que es un sistema de gestión de base de datos (SGDB) capaz de poner a disposición de muchos usuarios grandes cantidades de datos de manera simultánea, el cual entre sus características figura el soporte de transacciones, un gran nivel de estabilidad, gran seguridad, escalabilidad, soporte de procedimientos almacenados, etc. Además incluye una versión reducida, llamada MSDE con el mismo motor de base de datos pero orientado a proyectos más pequeños. Cabe mencionar que algunas de las ventajas que entrega el Microsoft SQL Server son: a) acceso fácil a los datos a través de Web: puede utilizar HTTP para enviar consultas a la base de datos, realizar búsquedas de texto en documentos almacenados en la base de datos y ejecutar consultas a través del Web con el lenguaje natural; b) Puede tener acceso a los datos del cubo y manipularlos por medio de un explorador Web; c) puede general soluciones de análisis de extremo a extremo con herramientas integradas para crear valor con los datos; d) SQL presenta la capacidad de optimizar y depurar consultas de manera interactiva, mover y transformar rápidamente datos provenientes de cualquier origen, definir y utilizar funciones como si estuvieran en Transact-SQL. Para concluir el presente ensayo, preguntémonos: ¿En qué medida la aplicación de una auditoria del desarrollo de sistemas de información garantiza la integridad y confiabilidad de la información del gobierno municipal de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz?, ¿En qué medida el desarrollo de un Datamart como herramienta de gestión va a ayudar a la toma de decisiones en el área de Recursos Humanos de la Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz?.
  8. 8. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 7 II. CONCLUSIONES El análisis realizado en la Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz, con la finalidad de explorar los avances de modernización en los sistemas de información que en ella funcionan, permite llegar a las siguientes conclusiones: El sistema de información propuesto apoya la toma de decisiones a través de información oportuna y confiable al Alcalde y Concejo Municipal, reduciendo el tiempo de procesamiento de los indicadores de gestión. El uso del SICOIN llevado a un nivel descentralizado de forma eficiente, permite a la administración pública demostrar la solvencia en el manejo de la gestión y de la transparencia de los actos administrativos, financieros y de control, ya que la desconcentración operativa implica que la responsabilidad directa por los actos realizados recae sobre mandos medios. El sistema de contabilidad integrada a través del registro sistemático de las transacciones presupuestarias y contables, permite procesar, producir y generar información, en forma inmediata, útil y confiable para la toma de importantes decisiones por parte de la administración. Con la experiencia adquirida en la implementación del sistema descrito en el presente ensayo, podemos concluir que los sistemas de información tienen un impacto muy positivo en la implementación de los sistemas, por lo cual la hipótesis planteada puede considerarse como cierta. El sistema permitió que exista un orden adecuado de funciones y compromisos en cada uno de los empleados de la institución, buenas relaciones humanas y conocimientos avanzados de la computación.
  9. 9. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 8 BIBLIOGRAFÍA Gobierno de Guatemala (1995). Acuerdo Gubernativo 217-95. Proyecto de Reforma de Administración Financiera, mayo de 1995. 5 P. Gobierno de Guatemala. Acuerdos Gubernativos Nos. A-28, A-37 y A-67. Hobs, Lilian; Smith, Pete. (2004).“Oracle Database 10g DataWarehousing”. Editorial Elsevier Digital Pres. Oracle Corporation. Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon (2012), Sistemas de Información Gerencial. Decimosegunda edición. Pearson Educación. México. Ebook. Ochoa Haydeé (1999). Elementos teóricos para el estudio de la modernización administrativa de las gobernaciones en Venezuela. En revista Venezolana de ciencias sociales. Vol 3. Ochoa Haydeé (1997). Emergencia del paradigma de la gerencia pública. En enlace 3 del II Congreso Interamericano del CLAD sobre reforma del Estado y de la Administración Pública. Programa de Gobiernos Locales de USAID (2004). Manual de funciones, atribuciones y buenas prácticas en la gestión municipal. Segunda edición. Talleres litográficos de Editora Educativa. Agosto 2004. Raymond McLeod, Jr. (2000). Sistemas de Información Gerencial. Pearson Prentice Hall. Séptima Edición. SIAF-SAG, MFP (2006). Gobierno de Guatemala. Manual de Administración Financiera Integrada Municipal. Segunda Versión. Marzo 2006. Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- (2004), Sitio de internet www.sat.gob.gt.
  10. 10. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 9 Calificación obtenida de acuerdo a las rúbricas: Rúbrica de coevaluación: 2.40 puntos Rúbrica de autoevaluación: 1.90 puntos Total puntos obtenidos: 4.30 Puntos. ANEXOS SISTEMA DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL CHICAJ, BAJA VERAPAZ
  11. 11. _____________________________________________ 1 Raymond McLeod, Jr., (2000). Sistemas de Información Gerencial. México. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. 10

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