Reference implementation DMS

1. Contact met Silverside
I: www.Silverside.nl Succes verhaal
E: Info@Silverside.nl Docova bij Witte Van Moort
T: 0182-555177
Wie is Silverside Silverside is de pragmatische
Silverside is de pragmatische implementatie partner, die
implementatie partner, die in
in dialoog met organisaties digitaal samenwerken verta-
alt naar gebruiksvriendelijke en innovatieve oplossingen
dialoog met organisaties
voor Social Intranet, Document Management en Collabora- digitaal samenwerken vertaalt
tion. Silverside realiseert deze oplossingen op basis van
bewezen en beheersbare standaard software van Lotus, naar gebruiksvriendelijke
Docova, Lanteria en/of Dolphin Software op het IBM of
Microsoft platform. en innovatieve oplossingen
De consultants van Silverside slaan een brug tussen
voor Social Intranet,
business en IT, werken doelgericht aan het verbeteren
van efficiency, productiviteit en de terugverdientijd bij
Document Management en
opdrachtgevers. Zij streven naar een optimale mix van Collaboration
samenwerking tussen mensen, bedrijfsdoelstellingen en
technologische platformen.
Silverside gaat met haar klanten, medewerkers en partners
lange termijn relaties aan en stelt daarin transparantie,
ondernemersschap en betrokkenheid voorop.
en
ss
Me
ce
nse
Pro
n
Techniek
S
ilver
ide Knowledge comes to you.

2. “Het is duidelijk
dat Docova
Witte Van Moort blijft ons een flexibele
innoveren met Docova en stabiele basis
Document Manager biedt van waaruit
Innovatie staat centraal in de bedrijfsvoering van plaatbewerkingspecialist we kunnen blijven
Witte Van Moort. Zowel bij de technische productieautomatisering als bij de
ondersteuning van andere bedrijfsprocessen zoekt het bedrijf voortdurend innoveren”.
– Dick Gerrits als IT Manager
naar mogelijkheden om te moderniseren. Op die manier zijn klanten
verzekerd van het allerhoogste kwaliteitsniveau en kan de onderneming
de efficiency van interne processen blijven verbeteren. Docova biedt het Prijswijzigingen formulieren, schermen en koppelingen met externe
De pilot voor Docova project was de inrichting van systemen maken. Dat wordt vereenvoudigd omdat
bedrijf een stabiele en flexibele basis om ook het documentbeheer te een applicatie voor het stroomlijnen van we intern beschikken over ruime kennis en
centraliseren en te optimaliseren. prijswijzigingen. Flierman: “Prijswijzigingen werden ervaring met Lotus Notes/Designer. Hierdoor was ook
door verschillende personen en via meerdere de benodigde investering goed te overzien. Docova
informatiekanalen, zoals e-mail, Word/Excel- biedt Lotus Notes mail integratie en de mogelijkheid
Witte Van Moort is als toeleveringsbedrijf gespecialiseerd een offertesysteem ontwikkeld. “Het implementeren van documenten etc. door de afdeling verkoop
in plaatbewerking. In Vriezenveen produceren
180 medewerkers metalen halffabricaten voor de land-
het offertesysteem binnen het Docova DMS heeft bewezen
dat Docova veel meer biedt dan een standaard document-
doorgegeven aan de financiële administratie. Deze
aanpak vergroot het risico op onduidelijkheid of
“Ontwikkelen op
bouw, verwarmingsindustrie, transport en automotive beheersysteem. Docova is een 'open' systeem met ruime fouten in de financiële afhandeling. We zochten dus
sector. Het familiebedrijf met een historie van 60 jaar mogelijkheden om naast standaard functionaliteit als een manier om alle prijswijzigingen centraal vast te het Docova platform
razendsnel"
verzorgt het gehele traject van gereedschapontwerp tot documentbeheer en workflow ook koppelingen met ERP-, leggen en ook de automatische verwerking in het
eindproduct. De afdeling engineering houdt zich in
samenspraak met de klant bezig met het ontwikkelen en
office en financiële systemen te realiseren” zegt Gerrits. financiële systeem te garanderen. Op die manier zijn
prijswijzigingen binnen de gehele organisatie en bij
gaat
“Docova staat aan
maken van gereedschappen ten behoeve van het de klanten bekend, is de procedure helder en is de om Lotus Notes mailcorrespondentie aan dossiers in
productieproces. Daarbij gebruiken de ontwerpers gegevensstroom gewaarborgd en controleerbaar.” Docova te koppelen. Bovendien kan dit met een
geavanceerde technologieën zoals Siemens NX® CAD/ eenvoudige drag & drop functie.” Flierman vult aan:
CAM-software, Autoform® tooling software en Faro ® 3D- Web-based “Die laatste opties in Docova zijn belangrijk voor
scanners. Ook bij de plaatbewerking zelf benut het
bedrijf de modernste technieken. Medewerkers, machines de basis van de Bij de selectie van een Document Management
Systeem ging Witte Van Moort niet over één nacht ijs.
de acceptatie van het systeem. Een nieuw systeem
vraagt van medewerkers een andere manier van
complete workflow"
en robots werken nauw samen in de bewerkings- Gerrits: “We zochten een oplossing die web-based werken. Door ze een aangename look & feel en
processen knippen, 2D/3D-lasersnijden, dieptrekken, is, voldoende workflow-functionaliteit biedt, gebruik functionaliteiten als drag & drop aan te bieden,
kanten, lassen, poedercoaten en assembleren. maakt van open standaarden en goed aansluit op ons is de drempel aanzienlijk lager.”
ERP en CRM-systeem. Daarbij willen we ook zelf
Integratie in eigen hand Grip op informatie koppelingen kunnen bouwen. Vanuit het perspectief Toekomst
“De automatisering binnen de organisatie is van origine De gebruikers- en ontwikkelervaring met Lotus kwam van de gebruikers was een prettige look & feel Momenteel werkt Witte Van Moort aan de
verdeeld in de technische productieautomatisering en goed van pas toen binnen Witte Van Moort de behoefte aan van belang. Het systeem moet door iedereen automatisering van andere bedrijfsprocessen in
een ERP-omgeving voor het aansturen van de logistiek, Document Management Systeem toenam. Arjan Flierman: gebruikt worden en mag dus geen technisch Docova. Gerrits: “Naast het offertesysteem en de
planning en financiën”, zegt Dick Gerrits IT-Manager “De hoeveelheid productie-gerelateerde documenten blijft speeltje zijn. ”Vanuit die gedachte zijn vier concrete prijswijzigingen willen we ook het proces rondom de
van Witte Van Moort. “Om de samenwerking binnen de groeien. In veel gevallen zijn documenten relevant voor oplossingen, met wisselend succes, beoordeeld en/ inkoopfacturen in een workflow onderbrengen. Het
onderneming zo optimaal mogelijk te laten verlopen en meerdere afdelingen. In de praktijk heeft elke afdeling of in de praktijk getest: Easy Systems, Lotus Quickr, doel is om geen papier de fabriek meer in te sturen,
processen goed op elkaar aan te laten sluiten, werken echter een eigen file- en folderstructuur. Hierdoor verloopt Alfresco Enterprise en Docova. Bij de eerste drie maar te zorgen dat verwerking en autorisatie
we voortdurend aan de integratie van beide omgevingen. de uitwisseling niet altijd perfect en zijn er soms oplossingen was met name de aanpasbaarheid volgens een duidelijk gedefinieerde workflow in
Deze integratie hebben we volledig in eigen hand. Witte verschillende versies in omloop. Bovendien ontbreekt onvoldoende. Daarnaast ontbrak in deze oplossingen Docova verloopt. Die aanpak is veel efficiënter en
Van Moort beschikt over een eigen, open platform zonder het totaaloverzicht omdat documenten decentraal zijn voldoende mail- en MS-Office-integratie. minder foutgevoelig. Verder besparen we tijd en
beperkingen. We zijn eigenaar van de ERP-broncode en opgeslagen. Als het gaat om documenten met financiële Tijdens Lotusphere Comes to you van Silverside heeft geld omdat er geen dubbel invoerwerk meer
hebben al diverse koppelingen tussen ons ERP-systeem en informatie is het natuurlijk van belang dat relevante Witte Van Moort kennisgemaakt met Docova. Een nodig is. Bovendien krijgen we, als we sneller kunnen
de productieomgeving gerealiseerd.” De mailomgeving is mutaties in het financiële systeem terecht komen”. vervolgstap, een Docova demo heeft de doorslag betalen, bij veel leveranciers betalingskortingen.
gebaseerd op Lotus Notes. “De inzet van Lotus binnen ons Naast het centraliseren en beter structureren van gegeven. Gerrits: “Docova sloot optimaal aan op onze Het is duidelijk dat Docova ons een flexibele en
bedrijf gaat echter verder dan alleen de mailtoepassingen”, documenten wilde Witte Van Moort ook de grip op eisen en wensen. Bovendien kennen we de stabiliteit stabiele basis biedt van waaruit we kunnen blijven
aldus Gerrits. Daarom was de keuze voor Docova voor de de documentstromen vergroten. Dat vereist naast en flexibiliteit van het Domino platform. In Docova innoveren. Daarmee ondersteunt Docova onze
handliggend. In Docova heeft Witte Van Moort inmiddels documentbeheer ook workflowfunctionaliteit. kunnen we de workflow zelf inrichten en ook eigen belangrijkste bedrijfsdoelstelling.”