1. CCОДЕРЖАНИЕ ИОДЕРЖАНИЕ И
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
СОВРЕМЕННОГОСОВРЕМЕННОГО
ДОКУМЕНТАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННО
ГО ОБЕСПЕЧЕНИЯГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯУПРАВЛЕНИЯ
1
2. Цель занятия:Цель занятия:
• изучение основных
терминов и определений
ДОУ;
• определение места и роли
документов в деятельности
предприятия; рассмотрение
классификации документов
2
3. Вопросы для изучения:
1. Предмет, содержание и
задачи ДОУ.
2. Место и роль документов в
управлении на
современном этапе.
3. Классификация
документов.
3
7. Основные задачи ДОУ:
• отражение управленческой,отражение управленческой,
производственной и инойпроизводственной и иной
деятельности предприятия вдеятельности предприятия в
соответствующих документах;соответствующих документах;
• обеспечение рациональногообеспечение рационального
использования документов виспользования документов в
деловой практике предприятия.деловой практике предприятия.
7
9. Документ как система
• Документ представляет собой
систему — множество
закономерно связанных друг с
другом элементов и частей как
определенное целостное
образование, единство.
• Элемент — предельная единица
деления документа.
9
12. Аксиома документоведения
Документ имеет двуединую
природу, т. е. две стороны:
• содержание (духовная
сущность: мысли, идеи) и
• форму (материальную,
вещественную, служащую
для закрепления и передачи
информации).
12
14. Свойства документа:
• Структурность документа, т.
е. тесная взаимосвязь его
элементов и подсистем,
обеспечивающая его целостность
и тождественность самому себе,
т. е. сохранение основных
свойств при различных внешних
и внутренних изменениях.
14
15. Признаки документа
1.Наличие смыслового
семантического содержания.
Документ — носитель смысла, который
передается знаками.
Совокупность последовательных знаков,
которые передают смысл, содержание
документа (сообщение), является его
обязательным признаком.
15
16. Признаки документа
2.Стабильная вещественная
форма, обеспечивающая
долговременную сохранность
документа, возможность
многократного (долговременного)
использования и перемещения
информации в пространстве и
времени.
16
18. Функция документа — это его
общественная роль, социальное
назначение, цель, задача.
Документ — полифункциональный
объект, выполняющий ряд
взаимосвязанных социальных
функций. Весь спектр социальных
функций документа можно условно
поделить на три группы:
1)главную; 2) общие;
3) специальные.
18
19. Главная, наиболее обобщающая
функция документа —
это хранение и передача
(распространение) информации
во времени и/или пространстве.
Документ создается для
обеспечения потребностей
общества с помощью
размноженной
документной информации.
19
20. Основные функции документа:
•информационная (в документе
фиксируются факты, события,
явления..);
•организационная (с помощью
документа обеспечивается
воздействие на коллективы людей
для организации и координации их
деятельности);
•коммуникативная (документ
обеспечивает внешние связи
предприятия);
20
21. Основные функции документа:
•юридическая (содержание документа
используется в качестве
доказательства при рассмотрении
спорных вопросов);
•воспитательная (документ
дисциплинирует исполнителя, требует
повышенного уровня
образовательной подготовки);
•учебная (для начинающих работников
и молодых специалистов готовые
документы или их копии становятся
образцами для подготовки и
оформления новых документов).
21
23. Знание функций документа позволяет:
♦ определить подлинную ценность документа,
социальную значимость его содержания;
♦ правильно понять роль документной
информации в удовлетворении разнообразных
читательских потребностей общества;
♦ осуществить научную классификацию и
типологию документа (распределение документов
по разным признакам на виды и типы);
♦ определить наиболее оптимальные пути и
средства его изготовления, переработки,
распространения, хранения и использования в
библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных
магазинах и т. п.;
♦ разработать теоретические основы
документоведения, сформировать его
понятийный аппарат и т. д.
23
25. Информацию, содержащуюся в
документах можно подразделить на:
- ретроспективную (относящуюся к
прошлому);
- оперативную (текущую);
-перспективную (относящуюся к
будущему)
Существуют и другие
классификации информации.
Например, разделение на первичную
и вторичную; по жанрам; видам;
носителям и проч. 25
27. Всю информацию, которую можно
получить от документа, допустимо
называть информацией
документа
27
28. Материальная (физическая)
составляющая документа
Материальная составляющая
документа — это его
вещественная (физическая)
сущность, форма документа,
обеспечивающая его способность
хранить и передавать
информацию в пространстве и
времени.
Составляющие документа
28
29. Материальная (физическая)
составляющая документа
Материальная составляющая
документа — это его
вещественная (физическая)
сущность, форма документа,
обеспечивающая его способность
хранить и передавать
информацию в пространстве и
времени.
Составляющие документа
29
30. Материальная основа документа
(МОД) — совокупность материалов,
использованных для записи
сообщения (текста, звука,
изображения) и составляющих
носитель информации.
В зависимости от материальной
основы документы делятся на две
большие группы: естественные и
искусственные
30
31. Носитель информации —
материальный объект,
предназначенный для хранения и
передачи информации.
Форма носителя информации —
это специальная конструкция
материального носителя,
обеспечивающая выполнение
документом его основной функции,
делающая его удобным для хранения
и использования.
31
32. 32
В зависимости от формы
носителя различают
листовые,
кодексовые, карточные,
ленточные, дисковые и
комбинированные
документы.
33. структура документа
33
Оформление документа - это
придание ему законченной
внешней и внутренней форм,
включающее установление
формата, выбор шрифта,
подготовку иллюстраций.
Оформление документа — это
его внутренняя и внешняя
структура (конструкция).
34. 34
Внутренняя структура
документа — это его внутреннее
строение, набор взаимосвязанных
элементов и частей, позволяющих
более эффективно искать,
воспринимать и использовать
содержащуюся в нем информацию.
Она объединяет документ в единое
целое, подчиняет его внутренние
компоненты друг другу и целому.
35. 35
Реквизиты документа —
совокупность обязательных
данных о документе,
установленных стандартом
или положением.
Наличие реквизитов позволяет
идентифицировать объект в
социальной коммуникации.
45. Классификация документов
по срокам хранения:
• временного хранения ( до 10
лет);
• долговременного хранения
(свыше 10 лет);
• постоянного хранения.
45
46. Социальная документно-
коммуникационная система
Документной коммуникацией (ДК)
будем называть коммуникацию,
опосредованную документом,
построенную на обмене документами
между двумя или более людьми.
ДК является подсистемой социальной
коммуникации.
46
47. • Документ возник и существует в документно-
коммуникационном процессе, т. е. в такой
коммуникации (связи между объектами
реального мира), в которой от одного субъекта
(отправитель) к другому (потребитель)
передается документная информация (т. е.
информация, содержащаяся в документе).
• Передача документной
информации в обществе
называется социальной
документной коммуникацией .
47
49. 49
Коммуникант — отправитель
документного сообщения, начинающий
акт коммуникации (автор сообщения).
Реципиент сообщения — его получатель,
приемник (читатель, слушатель, зритель).
Коммуникат — документное сообщение.
Документную коммуникацию можно считать
состоявшейся только в том случае, когда
реципиент (потребитель) получил
закодированную на материальном носителе
информацию, отправленную
коммуникантом, и декодировал ее.
50. • Документная
коммуникационная система
(ДКС) — это подсистема
социальной коммуникации,
обеспечивающая создание,
обработку, хранение и
распространение документной
информации в обществе.
50
53. Объектом документоведения
• комплексное изучение документа
как системного объекта,
специально созданного для
хранения и распространения
(передачи) информации в
пространстве и времени.
53
54. Предметом документоведения
• является создание научного
знания о документе в единстве его
информационной и материальной
составляющих, о закономерностях
создания и функционирования
документов в обществе.
54
55. Характеристика отельных видов и типов
документов. Издание как вид документа.
Текстовое издание, классификация и
характеристика. Книга как основной вид
издания. Патентный и нормативный документы.
Периодическое и продолжающееся, нотное,
картографическое и изографическое издания.
Неопубликованный документ. Деловой
документ. Документ как артефакт. Кино-фото-
фонодокумент. Документы на новейших
носителях информации. Перфорированный,
микрографический, магнитный, оптический и
голографический документы.
55
