การส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และการทำลายเอกสารราชการ
•
0 likes•3,228 views
การส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และการทำลายเอกสารราชการ
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (14)
การส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และการทำลายเอกสารราชการ
- 3. บทนํา สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เปนหนวยงานในสังกัดกระทรวงวัฒนธรรม ที่ทําหนาที่ติดตาม รวบรวม รับมอบเอกสารประวัติศาสตรจากหนวยงานของรัฐเพื่อนํามาดําเนินการประเมิน คุณคา คัดเลือก เก็บรักษาไวตลอดไปเปนมรดกทางวัฒนธรรมของชาติดานจดหมายเหตุ และดําเนินการ จัดระบบเอกสารจดหมายเหตุตามหลักวิชาจดหมายเหตุไดแก การจัดหมวดหมู การจัดทําเครื่องมือชวยคนควา การอนุรักษโดยเทคนิควิธีตาง ๆ การจัดเก็บรักษาตามมาตรฐานจดหมายเหตุ และการใหบริการคนควาวิจัย เอกสารจดหมายเหตุแกประชาชน กฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวกับการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ไดแก พระราชบัญญัติ ขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐ ระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ.๒๕๔๘ ซึ่งได กําหนดใหสวนราชการทั้งราชการบริหารสวนกลาง ราชการบริหารสวนภูมิภาค และราชการบริหาร สวนทองถิ่น สงมอบเอกสารประวัติศาสตรใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เก็บรักษาไวเปน เอกสารจดหมายเหตุ และไดกําหนดใหหนวยงานของรัฐถือปฏิบัติในสวนอื่น ๆ ที่เกี่ยวของกับสํานัก หอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดแก การฝากเก็บเอกสารสําคัญที่ยังไมครบอายุการเก็บรักษา การสงมอบเอกสารครบ ๒๐ ป และการสงมอบบัญชีเอกสารครบ ๒๐ ป ที่ขอเก็บเอง การทําความตกลง การทําลายเอกสาร การสงบัญชีหนังสือขอทําลายใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ใหความ เห็นชอบและคัดเลือกเอกสารประวัติศาสตร เปนตน จากการรับมอบเอกสารประวัติศาสตร การพิจารณา บัญชีหนังสือขอทําลาย และการประเมินคุณคาเอกสารประวัติศาสตรที่รับมอบจากหนวยงานของรัฐพบวา หนวยงานของรัฐสวนใหญไมไดปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบดังกลาว ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากกฎหมาย และระเบียบไมมีความสอดคลองกัน ไมไดกําหนดรายละเอียดแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน ยากแกการถือปฏิบัติ หนวยงานของรัฐไมเห็นความสําคัญ ระบบจัดเก็บเอกสารของหนวยงานที่ไมเปนระบบ เปนตน เพื่อใหหนวยงานของรัฐตระหนักในความสําคัญของการจัดเก็บเอกสารและใหความรวมมือ ในการสงมอบเอกสารประวัติศาสตรใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร และเพื่อใหหนวยงาน ของรัฐสามารถปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวกับการสงมอบเอกสารประวัติศาสตรไดอยาง ถูกตอง สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร จึงไดจัดทําคูมืออธิบายขั้นตอนการสงมอบเอกสาร ประวัติศาสตรและการทําลายเอกสารราชการฉบับนี้ขึ้น โดยรวบรวมรายละเอียดและเอกสารที่เกี่ยวของกับ การจัดเก็บเอกสารราชการ การสงมอบเอกสารประวัติศาสตร การทําลายเอกสารราชการ การทําขอตกลง และการฝากเก็บเอกสารที่มีคุณคาทางประวัติศาสตรขึ้น เพื่อใหหนวยงานของรัฐใชเปนคูมือในการ ดําเนินงานและเปนการประสานความรวมมือในการรวบรวม เก็บรักษาเอกสารสําคัญของชาติใหคงอยูเปน มรดกทางวัฒนธรรมของชาติตลอดไป
- 4. การจัดเก็บเอกสารราชการ การจัดเก็บเอกสารราชการเปนภารกิจที่หนวยงานของรัฐจะตองใหความสําคัญและ ดําเนินการบริหารจัดการเอกสารราชการที่อยูในความครอบครองใหเปนระบบที่ดี เพื่อใหสามารถสอบคน ขอมูลสําหรับสงเสริมสนับสนุนการดําเนินงานของหนวยงานของรัฐใหสําเร็จลุลวงตามนโยบายที่กําหนดไว อยางมีประสิทธิภาพ การบริหารเอกสารราชการที่อยูในความครอบครองและควบคุมดูแลใหเปนระบบ เปนภารกิจที่ทุกหนวยงานของรัฐจะตองใหความสําคัญตลอดทุกกระบวนการ และตองดําเนินการอยาง ตอเนื่องและเปนระบบที่ดี หากการดําเนินการในสวนใดไมเปนไปตามกระบวนการและขั้นตอนที่ กําหนดไว จะทําใหเกิดปญหาในสวนอื่นดวย ปญหาสําคัญในการปฏิบัติงานของหนวยงานของรัฐในขณะนี้ คือไมมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่เปนมาตรฐานกลางของหนวยงานเพื่อใชเปนแนวทางปฏิบัติในการจัดเก็บ เอกสารที่เหมาะสมและเปนไปในทิศทางเดียวกัน หรือมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ไมเหมาะสมกับขั้นตอน ในการปฏิบัติงานในปจจุบันระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ซึ่งทุกหนวยงาน ของรัฐใชเปนระเบียบในการปฏิบัติงานบริหารเอกสารไมไดกําหนดวิธีการจัดเก็บเอกสารไวใหชัดเจน มีเพียงการกําหนดการจัดเก็บเอกสารไวอยางกวาง ๆ เทานั้น ทําใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการจัดเก็บ เอกสารไมสามารถคัดแยกเอกสารที่สําคัญและมีคุณคาทางประวัติศาสตรกับเอกสารที่ไมสําคัญออกจากกัน ไดอยางชัดเจน และเอกสารที่อยูในระหวางปฏิบัติกับที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแลวยังคงจัดเก็บอยูในที่เดียวกัน ทําใหขาดความเปนระเบียบเรียบรอย ไมคลองตัวในการปฏิบัติงาน ไมสะดวกในการตรวจคนเรื่อง และปญหาในขั้นตอนการทําลายและการสงมอบเอกสารประวัติศาสตรใหแกสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร การจัดเก็บเอกสารราชการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ หมวด ๓ การเก็บรักษา ยืม และทําลายหนังสือ ไดกําหนดหลักเกณฑการเก็บรักษาเอกสารราชการไวในสวนที่ ๑ การเก็บรักษา ดังนี้ “ขอ ๕๒ การเก็บหนังสือแบงออกเปนการเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว และการเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ ๑. การเก็บระหวางปฏิบัติ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขอ ๕๓ ไดกําหนด การเก็บระหวางปฏิบัติ ดังนี้ “ขอ ๕๓ การเก็บระหวางปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร็จใหอยูใน ความรับผิดชอบของเจาของเรื่อง โดยใหกําหนดวิธีการเก็บใหเหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน” ๒
- 5. ๒. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขอ ๕๔ และ๕๕ ไดกําหนดการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว ดังนี้ “ขอ ๕๔ จัดทําบัญชีหนังสือสงเก็บตามแบบที่ ๑๙ ทายระเบียบอยางนอยใหมีตนฉบับ และสําเนาคูฉบับสําหรับเจาของเรื่องและหนวยเก็บไวอยางละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๔.๑ จัดทําบัญชีหนังสือสงเก็บตามแบบที่ ๑๙ ทายระเบียบอยางนอยใหมี ตนฉบับและสําเนาคูฉบับสําหรับเจาของเรื่องและหนวยเก็บเก็บไวอยางละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๔.๑.๑ ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ ๕๔.๑.๒ ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๕๔.๑.๔ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปโดยยอ ๕๔.๑.๕ อายุการเก็บหนังสือ ใหลงวัน เดือน ปที่จะเก็บถึง ในกรณีที่ ใหเก็บไวตลอดไปใหลงคําวา หามทําลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) ขอ ๕๕ ไดกําหนดขั้นตอนการปฏิบัติใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบการเก็บหนังสือรับ บัญชี หนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแลว พรอมหนังสือสงเก็บจากเจาของเรื่องมาดําเนินการ ดังนี้ “ขอ ๕๕ เมื่อไดรับเรื่องจากเจาของเรื่องตามขอ๕๔ แลว ใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการ เก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้ ๕๕.๑ ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือตามขอ ๗๓ ไวที่มุมลางดานขวาของ กระดาษแผนแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อยอกํากับตรา ๕๕.๑.๑ หนังสือที่ตองเก็บไวตลอดไป ใหประทับตราคําวา หามทําลาย ดวยหมึกสีแดง ๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลาใหประทับตราคําวา “เก็บถึง พ.ศ. ....” ดวยหมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปพุทธศักราช ที่ใหเก็บถึง ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไวเปนหลักฐานตามแบบที่ ๒๐ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๕.๒.๑ ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ ๕๕.๒.๒ วันเก็บ ใหลงวัน เดือน ป ที่นําหนังสือนั้น เขาทะเบียนเก็บ ๓
- 6. ๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๕๕.๒.๔ ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๕.๒.๕ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๕.๒.๖ รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของ การจัด แฟมเก็บหนังสือ ๕๕.๒.๗ กําหนดเวลาเก็บ ใหลงระยะเวลาการเก็บตามที่กําหนด ในตรากําหนดเก็บหนังสือขอ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี)” ระเบียบฯ ไดกําหนดวิธีการจัดเก็บเอกสารราชการที่ปฏิบัติเสร็จแลว โดยกําหนดใหมีการ จัดทําบัญชีสงเก็บตามแบบที่ ๑๙ จัดทําทะเบียนเก็บตามแบบที่ ๒๐ นอกจากนี้ระเบียบฯ ไดกําหนดให เจาหนาที่ของเรื่องกําหนดอายุการเก็บเอกสารราชการที่จะสงไปเก็บ และใหเจาหนาที่หนวยเก็บกําหนดรหัส แฟมเอกสาร แตระเบียบฯ ไมไดกําหนดหลักเกณฑวิธีการในการกําหนดรหัสแฟมใหถือปฏิบัติ หนาที่ของสวนราชการ หนาที่ของเจาหนาที่เจาของเรื่องและเจาหนาที่หนวยเก็บที่ตอง ปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารราชการที่ปฏิบัติเสร็จแลวมีดังนี้ สวนราชการ - จัดใหมีหนวยเก็บ - กําหนดเจาหนาที่ผูทําหนาที่รับผิดชอบการจัดเก็บเอกสารราชการในหนวยเก็บ เจาหนาที่เจาของเรื่อง - สํารวจเอกสารราชการที่อยูในความรับผิดชอบวาเรื่องใดเปนเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จ เรียบรอยแลว และไมมีอะไรจะตองทําตอไปอีก - จัดทําบัญชีสงเก็บตามแบบฟอรมที่ ๑๙ อยางนอย ๒ ชุด โดยใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ ใหเจาหนาที่เจาของเรื่องเก็บรักษาบัญชีไว ๑ ชุด - กําหนดอายุการเก็บเอกสารราชการที่จะสงไปหนวยเก็บ โดยกําหนดวาเก็บถึง พ.ศ. .... หรือหากเปนเอกสารราชการที่จะเก็บไวตลอดไปใหกําหนดวาหามทําลาย - ลงทะเบียบหนังสือเก็บตามแบบที่ ๒๐ ใหลงหมายเลขลําดับหมูของแฟมเอกสาร - สงบัญชี ๑ ชุด พรอมเอกสารและเรื่องที่ปฏิบัติทั้งหมดไปใหหนวยเก็บ เจาหนาที่หนวยเก็บ - จัดทําทะเบียนเก็บเอกสารตามแบบที่ ๒๐ - กําหนดรหัสแฟมเอกสาร ๔
- 7. - ประทับตรากําหนดอายุการเก็บบนมุมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของเอกสารสง เก็บ และลงลายมือชื่อยอกํากับตรา ตรา “เก็บถึง พ.ศ. ....” ใชประทับเอกสารราชการเพื่อกําหนดอายุการเก็บ โดยประทับตราดวยหมึกสีน้ําเงิน ตรา “หามทําลาย” ใชประทับเอกสารราชการที่ตองเก็บไวตลอดไป โดยประทับตราดวยหมึกสีแดง ๓. การเก็บเพื่อใชในการตรวจสอบ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขอ๕๖ กําหนดไวดังนี้ “ขอ ๕๖ การเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบรอย แลวแตจําเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจํา ไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บของสวนราชการ ตามขอ ๕๔ ใหเจาของเรื่องเก็บเปนเอกเทศ โดยแตงตั้งเจาหนาที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได เมื่อหมดความจําเปนที่ จะตองใชในการตรวจสอบแลวใหจัดสงหนังสือนั้นไปยังหนวยเก็บของสวนราชการ โดยใหถือปฏิบัติตาม ขอ ๕๔ และขอ ๕๕ โดยอนุโลม” ๔. อายุการเก็บเอกสารราชการ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ ฉบับที่ ๒ พ.ศ.๒๕๔๘ ขอ ๕๗ ไดกําหนดอายุการเก็บไวดังนี้ “ขอ ๕๗ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติใหเก็บไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนังสือ ดังตอไปนี้ ๕๗.๑ หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายระเบียบวา ดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ หรือระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ ๕๗.๒ หนังสือที่เปนหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของ พนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่ไดมีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเปนพิเศษแลว การเก็บ ใหเปนไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวาดวยการนั้น ๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณคาทางประวัติศาสตรทุกสาขาวิชาและมีคุณคาตอ การศึกษา คนควา วิจัย ใหเก็บไวเปนหลักฐานสําคัญทางประวัติศาสตรของชาติตลอดไป หรือตามที่สํานักหอ จดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร กําหนด ๕๗.๔ หนังสือที่ไดปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแลว และเปนคูสําเนาที่มีตนเรื่อง จะคนไดจากที่อื่นใหเก็บไวไมนอยกวา ๕ ป ๕๗.๕ หนังสือที่เปนเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสําคัญและเปนเรื่องที่ เกิดขึ้นเปนประจํา เมื่อดําเนินการแลวเสร็จใหเก็บไวไมนอยกวา ๑ ป ๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหนี้ ผูกพันทางการเงินที่ไมเปนหลักฐานแหงการกอ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความ ๕
- 8. จําเปนในการใชเปนหลักฐานแหงการกอ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะไดมีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนํามาใชอางอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกลาวแลว เมื่อสํานักงานตรวจเงินแผนดินตรวจสอบแลวไมมีปญหาและไมมีความจําเปนตองใชประกอบการตรวจสอบ หรือเพื่อการใด ๆ อีก ใหเก็บไวไมนอยกวา ๕ ป หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นวาไมมีความจําเปนตองเก็บไวถึง ๑๐ ป หรือ ๕ ป แลวแตกรณี ใหทําความตกลงกับกระทรวงการคลัง ๖
- 9. การสงมอบเอกสารที่มีคุณคาทางประวัติศาสตร สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร มีภารกิจความรับผิดชอบในการรับมอบ เอกสารที่มีคุณคาทางประวัติศาสตร ซึ่งหนวยงานของรัฐจะตองดําเนินการสํารวจเอกสารที่ครบกําหนดอายุ การเก็บรักษาตามพระราชบัญญัติขอมูลขาวสารของราชการพ.ศ.๒๕๔๐ และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่๒ พ.ศ.๒๕๔๘ และดําเนินการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เพื่อดําเนินการตรวจรับและรับมอบเอกสารที่มีคุณคาทาง ประวัติศาสตรจากหนวยงานของรัฐ และจะไดนํามาพิจารณาประเมินคุณคาเอกสารเพื่อคัดเลือกเก็บไวเปน เอกสารจดหมายเหตุตอไป คํานิยามสําคัญ ๆ ที่เกี่ยวของกับการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดจัดทําคําอธิบายความหมายของคําวา “เอกสารประวัติศาสตร” เพื่อใหหนวยงานของรัฐทราบวาขอมูลขาวสารของราชการที่มีอยูในความ ครอบครองใดเปนเอกสารประวัติศาสตรที่จะตองสงมอบใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร คัดเลือกไวใหประชาชนไดศึกษาคนควา ดังนี้ เอกสารประวัติศาสตร หมายความวา ขอมูลขาวสารของราชการที่หนวยงานของรัฐจัดทําขึ้น หรือรับไว ไมวาจะจัดทําขึ้นโดยสื่อประเภทใด ๆ หรือมีรูปแบบใด ๆ เปนตนฉบับหรือคูฉบับของหนวยงาน เจาของเรื่องที่มีขอมูลขาวสารประกอบการดําเนินงานเรื่องนั้น ๆ อยางครบถวนตั้งแตเริ่มตนจนกระทั่งสิ้นสุด ซึ่งขอมูลขาวสารประกอบการดําเนินงานอาจจะเปนสําเนาหรือสิ่งพิมพก็ได ซึ่งนอกจากจะมีคุณคาเบื้องตน ประกอบดวยคุณคาดานการบริหาร คุณคาดานการเงิน และคุณคาดานกฎหมายตอหนวยงานเจาของเรื่อง ในฐานะเปนผูรับผิดชอบโดยตรงแลว เมื่อหนวยงานของรัฐหมดความจําเปนในการใชขอมูลขาวสาร เพื่อการปฏิบัติงานหรือเพื่อการตรวจสอบใด ๆ ขอมูลขาวสารดังกลาวยังคงมีคุณคาตอประวัติศาสตรและ ตอการศึกษาคนควา หนวยงานของรัฐจึงสมควรสงมอบเอกสารประวัติศาสตรใหสํานักหอจดหมายเหตุ แหงชาติ กรมศิลปากร ประเมินคุณคาและจัดเก็บรักษาใน “จดหมายเหตุ” เพื่อเปนหลักฐานชั้นตนที่ให ขอมูลสําคัญเกี่ยวกับประวัติและพัฒนาการดานตาง ๆ ของประเทศ และเพื่อใหประชาชนไดศึกษาคนควา เรื่องราวเกี่ยวกับเหตุการณ สถานที่ และบุคคลที่เกิดขึ้นในอดีต พระราชบัญญัติขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ไดกําหนดคํานิยามที่เกี่ยวของกับ การสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ดังนี้ “ขอมูลขาวสาร หมายความวา สิ่งที่สื่อความหมายใหรูเรื่องราวขอเท็จจริง ขอมูลหรือสิ่งใดๆ ไมวาการสื่อความหมายนั้นจะทําไดโดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผานวิธีการใด ๆ และไมวาจะไดจัดทํา ๗
- 10. ไวในรูปของเอกสาร แฟม รายงาน หนังสือ แผนผัง แผนที่ ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การบันทึกภาพหรือเสียง การบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร หรือวิธีอื่นใดที่ทําใหสิ่งที่บันทึกไวปรากฏได ขอมูลขาวสารของราชการ หมายความวา ขอมูลขาวสารที่อยูในความครอบครอง หรือควบคุมดูแลของหนวยงานของรัฐ ไมวาจะเปนขอมูลขาวสารเกี่ยวกับการดําเนินงานของรัฐหรือขอมูล ขาวสารเกี่ยวกับเอกชน หนวยงานของรัฐ หมายความวา ราชการสวนกลาง ราชการสวนภูมิภาค ราชการ สวนทองถิ่น รัฐวิสาหกิจสวนราชการสังกัดรัฐสภา ศาลเฉพาะในสวนที่ไมเกี่ยวกับการพิจารณาพิพากษาคดี องคกรควบคุมการประกอบวิชาชีพ หนวยงานอิสระของรัฐและหนวยงานอื่นตามที่กําหนดในกฎกระทรวง” ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ไดกําหนด คํานิยามที่เกี่ยวของกับการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ดังนี้ “อิเล็กทรอนิกส หมายความวา การประยุกตใชวิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟา คลื่นแมเหล็กไฟฟา หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคลายกันและใหหมายความรวมถึงการประยุกตใชวิธีการทางแสง วิธีการทาง แมเหล็ก หรืออุปกรณที่เกี่ยวของกับการประยุกตใชวิธีการตาง ๆ เชนวานั้น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส หมายความวา การรับสงขอมูลขาวสารหรือหนังสือผาน ระบบสื่อสารดวยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส ขอ ๙ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ไดแก ๙.๑ หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก ๙.๓ หนังสือที่หนวยงานอื่นใด ซึ่งมิใชสวนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสวน ราชการ ๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเปนหลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ ๙.๖ ขอมูลขาวสารหรือหนังสือที่ไดรับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ขอ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของ เจาหนาที่เพื่อเปนหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถาย ฟลม แถบบันทึกเสีย ง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกขอมูลดวย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นตอเจาหนาที่และเจาหนาที่ไดรับเขา ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกําหนดชี้ใชตามความ เหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องใหทําตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคํารอง เปนตน” ๘
- 11. ระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ ไดกําหนดคํานิยามที่ เกี่ยวของกับการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ดังนี้ “ขอมูลขาวสารลับ หมายความวา ขอมูลขาวสารตามมาตรา ๑๔ หรือมาตรา ๑๕ ที่มีคําสั่ง ไมใหเปดเผยและอยูในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของหนวยงานของรัฐ ไมวาจะเปนเรื่องที่เกี่ยวกับ การดําเนินงานของรัฐหรือที่เกี่ยวกับเอกชน ซึ่งมีการกําหนดใหมีชั้นความลับเปนชั้นลับ ชั้นลับมาก หรือชั้นลับที่สุด ตามระเบียบนี้ โดยคํานึงถึงการปฏิบัติหนาที่ของหนวยงานของรัฐและประโยชนแหงรัฐ ประกอบกัน” กฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวของกับการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ปจจุบันมีกฎหมายและระเบียบที่หนวยงานของรัฐจะตองถือปฎิบัติเกี่ยวกับ การสงมอบเอกสารประวัติศาสตร โดยหนวยงานของรัฐจะตองสํารวจและดําเนินการจัดสงเอกสาร ประวัติศาสตรใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ตามที่กฎหมายและระเบียบกําหนด ซึ่งมีกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวของ ไดแก พระราชบัญญัติขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐ และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ขอ ๑๐ ซึ่งไดออกมาแกไข เพิ่มเติมระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ โดยไดยกเลิกความในขอ ๕๗ ขอ๕๘และขอ๕๙แหงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบียบวาดวย การรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ โดยมีรายละเอียดดังนี้ พระราชบัญญัติขอมูลขาวสารของราชการพ.ศ.๒๕๔๐ พระราชบัญญัติขอมูลขาวสารของราชการพ.ศ.๒๕๔๐ไดกําหนดใหหนวยงานของรัฐสงมอบ ขอมูลขาวสารของราชการใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติกรมศิลปากรไวในหมวด๔เอกสารประวัติศาสตร ดังนี้ “มาตรา ๒๖ ขอมูลขาวสารของราชการที่หนวยงานของรัฐไมประสงคจะเก็บรักษาหรือ มีอายุครบกําหนดตามวรรคสองนับแตวันที่เสร็จสิ้นการจัดใหมีขอมูลขาวสารนั้น ใหหนวยงานของรัฐสงมอบ ใหแกสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร หรือหนวยงานอื่นของรัฐตามที่กําหนดในพระราช- กฤษฎีกาเพื่อคัดเลือกไวใหประชาชนไดศึกษาคนควา กําหนดเวลาตองสงขอมูลขาวสารของราชการตามวรรคหนึ่งใหแยกตามประเภทดังนี้ (๑ ) ขอมูลขาวสารของราชการตามมาตรา๑๔ เมื่อครบเจ็ดสิบหาป (๒ ) ขอมูลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมื่อครบยี่สิบป กําหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปไดในกรณีดังตอไปนี้ ๙
- 12. (๑) หนวยงานของรัฐยังจําเปนตองเก็บขอมูลขาวสารของราชการไวเองเพื่อประโยชนใน การใชสอย โดยตองจัดเก็บและจัดใหประชาชนไดศึกษาคนควาตามที่จะตกลงกับหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร (๒) หนวยงานของรัฐเห็นวา ขอมูลขาวสารของราชการนั้นยังไมควรเปดเผยโดยมีคําสั่ง ขยายเวลากํากับไวเปนการเฉพาะราย คําสั่งการขยายเวลานั้นใหกําหนดระยะเวลาไวดวย แตจะกําหนด เกินคราวละหาปไมได การตรวจสอบหรือทบทวนมิใหมีการขยายระยะเวลาไมเปดเผยจนเกินความจําเปน ใหเปนไปตามหลักเกณฑและวิธีการที่กําหนดในกฎกระทรวง บทบัญญัติตามมาตรานี้มิใหใชบังคับกับขอมูลขาวสารของราชการตามที่คณะรัฐมนตรี ออกระเบียบกําหนดใหหนวยงานของรัฐหรือเจาหนาที่ของรัฐจะตองทําลายหรืออาจทําลายไดโดยไมตอง เก็บรักษา” ซึ่งความในมาตรา ๑๔ และมาตรา ๑๕ แหงพระราชบัญญัติขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐ มีดังนี้ “ขอมูลขาวสารของรัฐตามมาตรา ๑๔ ขอมูลขาวสารของราชการที่อาจกอใหเกิด ความเสียหายตอสถาบันพระมหากษัตริยจะเปดเผยมิได ใหหนวยงานของรัฐเก็บรักษาไวไดเจ็ดสิบหาป ขอมูลขาวสารของรัฐตามมาตรา ๑๕ ขอมูลขาวสารของราชการที่มีลักษณะอยางหนึ่ง อยางใดดังตอไปนี้ หนวยงานของรัฐหรือเจาหนาที่ของรัฐอาจมีคําสั่งมิใหเปดเผยก็ได โดยคํานึงถึง การปฏิบัติหนาที่ตามกฎหมายของหนวยงานของรัฐประโยชนสาธารณะและประโยชนของเอกชนประกอบกัน (๑) การเปดเผยจะกอใหเกิดความเสียหายตอความมั่นคงของประเทศ ความสัมพันธระหวาง ประเทศ หรือความมั่นคงในทางเศรษฐกิจหรือการคลังของประเทศ (๒) การเปดเผยจะทําใหการบังคับใชกฎหมายเสื่อมประสิทธิภาพ หรือไมอาจสําเร็จ ตามวัตถุประสงคไดไมวาจะเกี่ยวกับการฟองคดี การปองกัน การปราบปราม การทดสอบ การตรวจสอบ หรือการรูแหลงที่มาของขอมูลขาวสารหรือไมก็ตาม (๓) ความเห็นหรือคําแนะนําภายในหนวยงานของรัฐในการดําเนินการเรื่องหนึ่งเรื่องใด แตทั้งนี้ไมรวมถึงรายงานทางวิชาการ รายงานขอเท็จจริง หรือขอมูลขาวสารที่นํามาใชในการทําความเห็น หรือคําแนะนําภายในดังกลาว (๔) การเปดเผยจะกอใหเกิดอันตรายตอชีวิตหรือความปลอดภัยของบุคคลหนึ่งบุคคลใด (๕) รายงานการแพทยหรือขอมูลขาวสารสวนบุคคลซึ่งการเปดเผยจะเปนการรุกล้ําสิทธิ สวนบุคคลโดยไมสมควร (๖) ขอมูลขาวสารของราชการที่มีกฎหมายคุมครองมิใหเปดเผย หรือขอมูลขาวสารที่มีผูให มาโดยไมประสงคใหทางราชการนําไปเปดเผยตอผูอื่น (๗) กรณีอื่นตามที่กําหนดในพระราชกฤษฎีกา ๑๐
- 13. คําสั่งมิใหเปดเผยขอมูลขาวสารของราชการจะกําหนดเงื่อนไขอยางหนึ่งอยางใดก็ได แตตองระบุไวดวยวาที่เปดเผยไมไดเพราะเปนขอมูลขาวสารประเภทใดและเพราะเหตุใด และใหถือวา การมีคําสั่งเปดเผยขอมูลขาวสารของราชการเปนดุลยพินิจ โดยเฉพาะของเจาหนาที่ของรัฐตามลําดับสาย การบังคับบัญชาแตผูขออาจอุทธรณตอคณะกรรมการวินิจฉัยการเปดเผยขอมูลขาวสารไดตามที่กําหนด ในพระราชบัญญัตินี้” ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศง๒๕๔๘ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ขอ ๑๐ ไดมีการ แกไขเพิ่มเติมระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ในสวนที่เกี่ยวกับการสงมอบ เอกสารประวัติศาสตร ดังนี้ “ขอ ๕๘ ทุกปปฏิทินใหสวนราชการจัดสงหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ป นับจากวันที่ได จัดทําขึ้น ที่เก็บไว ณ สวนราชการใด พรอมทั้งบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ป ใหสํานักหอจดหมายเหตุ แหงชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถัดไป เวนแตหนังสือดังตอไปนี้ ๕๘.๑ หนังสือที่ตองสงวนเปนความ ลับใหปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบวาดวย การรักษาความปลอดภัยแหงชาติ หรือระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ ๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ขอบังคับ หรือระเบียบที่ออกใชเปนการทั่วไป กําหนดไวเปนอยางอื่น ๕๘.๓ หนังสือที่สวนราชการมีความจําเปนตองเก็บไวที่สวนราชการนั้น ใหจัดทํา บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ป ที่ขอเก็บเอง สงมอบใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ขอ ๕๙ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ป และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ป ที่ขอเก็บเอง อยางนอยใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ เพื่อใหสวนราชการผูมอบและสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากรผูรับมอบยึดถือไวเปนหลักฐานฝายละฉบับ ๕๙.๑ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ปใหจัดทําตามแบบที่ ๒๑ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ ๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ป ประจําป ใหลงตัวเลขของป พุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กองใหลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๓ วันที่ ใหลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๔ แผนที่ ใหลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๕๙.๑.๕ ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่สงมอบ ๕๙.๑.๖ รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ ๕๙.๑.๗ ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๑๑
- 14. ๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ป ของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๙.๑.๑๑หมายเหตุใหบันทึกขอความอื่นใด(ถามี) ๕๙.๑.๑๒ลงชื่อผูมอบ ใหผูมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลดวย ตัวบรรจง พรอมทั้งลงตําแหนงของผูมอบ ๕๙.๑.๑๓ลงชื่อผูรับมอบ ใหผูรับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล ดวยตัวบรรจงพรอมทั้งลงตําแหนงของผูรับมอบ ๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ป ที่ขอเก็บเอง ใหจัดทําตามแบบที่๒๒ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ป ที่ขอเก็บเองประจําป ใหลงตัวเลขของป พุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๒ กระทรวงทบวงกรมกองใหลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๓ วันที่ใหลงวันเดือนป ที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๔ แผนที่ใหลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๕๙.๒.๕ ลําดับที่ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง ๕๙.๒.๖ รหัสแฟมใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ ๕๙.๒.๗ ที่ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๒.๘ ลงวันที่ใหลงวันเดือนปของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๒.๙ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลง สรุปเรื่องยอ ๕๙.๒.๑๐หมายเหตุใหบันทึกขอความอื่นใด(ถามี)” ระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ ระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ ไดกําหนดใหหนวยงานของ รัฐสงขอมูลขาวสารลับใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไวในสวนที่ ๗ การทําลายดังนี้ “ขอ ๔๖ ในกรณีที่การเก็บรักษาขอมูลขาวสารชั้นลับที่สุดจะเสี่ยงตอการรั่วไหล อันจะ กอใหเกิดอันตรายแกประโยชนแหงรัฐ หัวหนาหนวยงานของรัฐจะพิจารณาสั่งทําลายขอมูลขาวสารลับชั้น ลับที่สุดนั้นได หากพิจารณาเห็นวามีความจําเปนอยางยิ่งที่จะตองทําลาย หัวหนาหนวยงานของรัฐจะสั่งทําลายขอมูลขาวสารลับ นอกจากกรณีตามวรรคหนึ่งได ตอเมื่อไดสงขอมูลขาวสารลับใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติพิจารณากอนวาไมมีคุณคาในการเก็บรักษา” ๑๒
- 15. ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติในการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ๑. หลังจากสิ้นปปฏิทิน ใหหนวยงานของรัฐสํารวจเอกสาร ๑.๑ สํารวจเอกสารที่มีอายุการเก็บครบ ๒๐ ป ตามมาตรา ๑๔ แหงพระราชบัญญัติ ขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ และตามระเบียบขอ ๕๘, ๕๙ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ๑.๒ สํารวจเอกสารที่มีอายุการเก็บครบ ๗๕ ป ตามมาตรา ๑๕ แหงพระราชบัญญัติ ขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ หนวยงานของของรัฐสามารถขอขยายเวลาสงมอบเอกสารประวัติศาสตรได ตามพระราชบัญญัติขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ มาตรา ๒๖ ในกรณีดังตอไปนี้ “(๑) หนวยงานของรัฐยังจําเปนตองเก็บขอมูลขาวสารของราชการไวเอง เพื่อประโยชนในการใชสอย โดยตองจัดเก็บและจัดใหประชาชนไดศึกษาคนควาตามที่จะตกลงกับ หอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร (๒) หนวยงานของรัฐเห็นวา ขอมูลขาวสารของราชการนั้นยังไมควรเปดเผยโดยมี คําสั่งขยายเวลากํากับไวเปนการเฉพาะราย คําสั่งการขยายเวลานั้นใหกําหนดระยะเวลาไวดวย แตจะกําหนด เกินคราวละหาปไมได การตรวจสอบหรือทบทวนมิใหมีการขยายระยะเวลาไมเปดเผยจนเกิน ความจําเปนใหเปนไปตามหลักเกณฑและวิธีการที่กําหนดในกฎกระทรวง บทบัญญัติตามมาตรานี้มิใหใชบังคับกับขอมูลขาวสารของราชการตามที่ คณะรัฐมนตรีออกระเบียบกําหนดใหหนวยงานของรัฐหรือเจาหนาที่ของรัฐจะตองทําลายหรืออาจทําลายได โดยไมตองเก็บรักษา” ๑.๓ สํารวจขอมูลขาวสารลับ ชั้นลับที่สุด ลับมาก ลับ ตามระเบียบวาดวยการรักษา ความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ สวนที่ ๒ การตรวจสอบขอ ๒๙ ๒. หนวยงานของรัฐที่มีความประสงคจะสงมอบเอกสารประวัติศาสตรใหติดตอประสาน กับสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ๓. จัดทําบัญชีสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ตามแบบที่ ๒๑ แนบทาย ระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เสนอหัวหนาหนวยงานของรัฐเพื่อพิจารณาแตงตั้ง คณะกรรมการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ๔. หัวหนาหนวยงานของรัฐแตงตั้งคณะกรรรมการเพื่อพิจารณารายการในบัญชีสงมอบ เอกสารประวัติศาสตร ๕. คณะกรรมการพิจารณารายการในบัญชีสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ๖. จัดทําหนังสือเสนอหัวหนาหนวยงานของรัฐพิจารณาลงนามสงมอบเอกสาร ประวัติศาสตร พรอมจัดสงบัญชีสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ตามแบบที่ ๒๑ จํานวน ๒ ชุด ๑๓
- 16. ๗. สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ดําเนินการรับมอบเอกสารประวัติศาสตร และจะตรวจสอบรายการเอกสารประวัติศาสตร ใหถูกตองตรงกับบัญชีสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ๘. สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร จัดทําหนังสือแจงผลการตรวจรับเอกสาร ประวัติศาสตร และลงนามรับมอบเอกสารประวัติศาสตร พรอมสงมอบบัญชีเอกสารประวัติศาสตรให หนวยงานของรัฐเจาของเอกสารประวัติศาสตร จํานวน ๑ ชุด ๙. เมื่อสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ตรวจรับเอกสารสงมอบเรียบรอยแลว จะนําเอกสารไปอบในเครื่องอบเอกสารเพื่อกําจัดตัวแมลงที่อยูในเอกสาร และเปนการอนุรักษเอกสาร ๑๐.หลังจากอบเอกสารเรียบรอยแลว จึงจะนําเอกสารที่ผานการอบฆาตัวแมลงไปจัดเก็บ ในคลังเก็บเอกสารเพื่อดําเนินการตอไป ๑๔
- 17. สรุปขั้นตอนการสงมอบเอกสารประวัติศาสตร หนวยงานของรัฐสํารวจเอกสารประวัติศาสตร ที่ไมประสงคจะเก็บรักษาและครบอายุการเก็บรักษา ตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวของ หนวยงานของรัฐประสานสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร หนวยงานของรัฐจัดทําบัญชีสงมอบเอกสารประวัติศาสตร ตามแบบที่ ๒๑ แนบทายระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ฯ หัวหนาหนวยงานของรัฐแตงตั้งคณะกรรมการ ฯ คณะกรรมการ ฯ พิจารณาบัญชีสงมอบเอกสารประวัติศาสตร เสนอหัวหนาหนวยงานของรัฐลงนามในหนังสือ สงมอบเอกสารประวัติศาสตร หนวยงานของรัฐสงมอบเอกสารประวัติศาสตรใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติดําเนินการ รับมอบและตรวจสอบเอกสารใหตรงกับบัญชีสงมอบเอกสารประวัติศาสตร เอกสารไมครบถวน เอกสารครบถวน สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติประสาน หนวยงานของรัฐเพื่อติดตาม ทวงถามเอกสาร สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติจัดทําหนังสือ แจงตอบพรอมจัดสงบัญชีสงมอบเอกสาร ประวัติศาสตรใหหนวยงานของรัฐ ๑ ชุด อบเอกสาร เพื่อกําจัดแมลง/ จัดเก็บ ๑๕
- 20. การทําลายเอกสารราชการ การทําลายเอกสารถือเปนขั้นตอนสําคัญขั้นตอนสุดทายของกระบวนการดําเนินงานบริหาร เอกสาร ในปจจุบันหนวยงานของรัฐผลิตเอกสารขึ้นใชงานในวันหนึ่ง ๆ มีจํานวนและปริมาณมาก ดวยเหตุนี้ จึงจําเปนตองปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสารอยางเครงครัดในทุกขั้นตอน นับตั้งแตการจัดใหมีระบบการจัดการเอกสารที่ดี สามารถคนหาเอกสารเพื่อใชปฏิบัติงานไดอยางรวดเร็วทัน ตามความตองการในการใชงาน เอกสารที่ไมประสงคจะใชงานแลวแตมีกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ กําหนดใหเก็บรักษาไวเปนการเฉพาะก็ตองจัดเก็บใหเหมาะสม เพื่อสะดวกในการคนหาเอกสาร สําหรับการตรวจสอบ อางอิง และสามารถคัดเลือกเอกสารเพื่อทําลายตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ไดอยางเปนระบบและมีประสิทธิภาพ เอกสารราชการที่สิ้นกระแสการใชงานและครบอายุการเก็บรักษาตามระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ กําหนดใหหนวยงานของรัฐควรดําเนินการทําลายเอกสาร ทุก ๆ ป อยางนอยปละ ๑ ครั้ง ซึ่งหมายความวาหนวยงานของรัฐสามารถดําเนินการทําลายเอกสารกี่ครั้งก็ได ในแตละป ขึ้นอยูกับดุลยพินิจของหนวยงานของรัฐวาจะดําเนินการทําลายเอกสารในครั้งเดียวใหเสร็จสิ้น หรือเอกสารมีปริมาณมากจําเปนตองทยอยทําลายเอกสารทีละกอง / ฝาย / งาน ก็ได การทําลายเอกสารเปนขั้นตอนสําคัญที่จะชวยลดภาระการจัดเก็บเอกสารและสถานที่เก็บ เอกสาร ตลอดจนความสิ้นเปลืองงบประมาณและบุคลากรโดยไมจําเปน ซึ่งโดยสวนใหญแลวปญหาสําคัญ ที่หนวยงานของรัฐและหนวยงานตาง ๆ ประสบอยูในปจจุบันคือการละเลยไมถือปฏิบัติเรื่องการทําลาย เอกสารใหเปนไปตามระเบียบกําหนดไว จึงปรากฎโดยทั่วไปวามีเอกสารเรื่องเดิม ๆ ตกคางอยูเปนจํานวนมาก ทําใหเปนปญหาในการจัดเก็บเอกสารนับตั้งแตขาดระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดี สถานที่เก็บเอกสารไม เพียงพอ และการตรวจคนหาเอกสารไมสะดวกและไมคลองตัว ดังนั้นหากหนวยงานของรัฐดําเนินการ ทําลายเอกสารอยางสม่ําเสมอจะเปนการเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน และชวยใหเกิดภาพลักษณที่ดีแก สถานที่ทํางาน ในปจจุบันหนวยงานของรัฐหลายแหงไมไดดําเนินการทําลายเอกสารที่หมดความจําเปน ในการใชงานตามที่ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ กําหนด เนื่องจาก มีระบบจัดเก็บเอกสารราชการที่ไมเหมาะสมกับหนวยงาน ไมมีตารางกําหนดอายุเอกสารสําหรับใชเปนเครื่องมือควบคุมการจัดเก็บเอกสาร ราชการ ทําใหไมทราบอายุการเก็บเอกสารราชการที่แนนอน เปนผลใหไมสามารถคัดแยกเอกสารที่ไมมี คุณคาเพื่อทําลาย หรือคัดแยกเอกสารประวัติศาสตรเพื่อสงมอบสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดอยางเปนระบบ ๑๙
- 21. ผูบริหารไมใหความสําคัญกับการบริหารงานเอกสาร และไมมีนโยบายที่ชัดเจนที่จะ ดําเนินการ ไมมีเจาหนาที่ผูรับผิดชอบงานบริหารเอกสารโดยเฉพาะ เจาหนาที่ผูรับผิดชอบไมมีความรูความเขาใจเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร ไมทราบ อายุการเก็บเอกสาร เกรงความผิด ไมกลาตัดสินใจทําลายเอกสาร และไมเขาใจขั้นตอนในระเบียบสํานัก นายกรัฐมนนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ที่จะตองดําเนินการ ขั้นตอนการทําลายเอกสาร ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ขอ ๖๖ – ๗๐ ไดกําหนด ขั้นตอนการทําลายเอกสาร ซึ่งสรุปสาระสําคัญไดดังนี้ ๑. สํารวจเอกสารที่จะทําลาย ภายใน ๖๐ วัน นับจากวันสิ้นปปฏิทิน ใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการเก็บเอกสาร ดําเนินการสํารวจเอกสารที่สิ้นกระแสการใชงานและครบอายุการเก็บรักษาตามที่กฎหมายหรือระเบียบ กําหนด ๒. การจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลาย ใหหนวยงานของรัฐจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายตามแบบที่ ๒๕ ตามระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ โดยจัดทําอยางนอย ๒ ฉบับ คือ ตนฉบับและสําเนาคูฉบับ เพื่อเก็บไวที่หนวยงานของรัฐเจาของเรื่อง ๑ ฉบับ และสงมอบใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณา ๑ ฉบับ ๒๐
- 22. แบบบัญชีหนังสือขอทําลาย แบบที่ ๒๕ แบบบัญชีหนังสือขอทําลาย แบบที่ ๒๕ (ตามระเบียบขอ ๖๖) บัญชีหนังสือขอทําลาย ประจําป....................... กระทรวง/ทบวง................................................. กรม.................................................................... วันที่................................................ กอง.................................................................... แผนที่................................ ลําดับที่ รหัส แฟม ที่ ลงวันที่ เลขทะเบียนรับ เรื่อง การ พิจารณา หมายเหตุ ๒๑
- 23. ๒.๑ การลงรายการในบัญชีหนังสือขอทําลาย (๑) ชื่อบัญชีหนังสือขอทําลายประจําป ใหลงเลขของป พ.ศ.ที่จัดทําบัญชี (๒) กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี (๓) วันที่ ใหลงวันที่ที่จัดทําบัญชี (๔) แผนที่ ใหลงเลขลําดับของแผนที่ (๕) ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับของเรื่องที่ขอทําลาย (๖) รหัสแฟม ใหลงหมายเลขรหัสหมวดหมูของ แฟมเอกสาร (๗) ที่ ใหลงเลขของหนังสือแตละฉบับ (๘) ลงวันที่ ใหลงวัน เดือน ปของหนังสือ แตละฉบับ (๙) เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือ แตละฉบับ (๑๐) เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ (๑๑) การพิจารณา ใหคณะกรรมการทําลายเอกสาร ลงผลการพิจารณา (๑๒) หมายเหตุ ใหลงขอความอื่นใด(ถามี) เชน ความเห็นแยง เห็นสมควรขยายเวลา ในกรณีเห็นสมควรขยายเวลา ใหระบุ ระยะเวลาที่ขอขยายเวลาและป พ.ศ. ที่ครบกําหนดเวลาไวทั้งในบัญชี และบนปกแฟมหรือบนปกเอกสาร แตละฉบับ ๒๒
- 24. ตัวอยางบัญชีหนังสือขอทําลายกรณีลงรายละเอียดทุกรายการ แบบบัญชีหนังสือขอทําลาย แบบที่ ๒๕ (ตามระเบียบขอ ๖๖) บัญชีหนังสือขอทําลาย ประจําป ๒๕๕๑ กระทรวงสาธารณสุข กรมสุขภาพจิต วันที่ ๒๒ เมษายน ๒๕๕๑ โรงพยาบาลศรีธัญญา แผนที่.........๑.......... ลําดับ ที่ รหัส แฟม ที่ ลงวันที่ เลข ทะเบียน รับ เรื่อง การ พิจารณา หมาย เหตุ ๑ สธ ๐๖๐๑.๑/ว ๓๕๗ ๒๘ ก.พ.๔๕ ๕๒๙ ขอเลื่อนกําหนดการประเมินคุณภาพ X ๒ สธ ๐๖๐๗/๕๐๖ ๑๘ มี.ค.๔๕ ขออนุมัติใหขาราชการรักษาราชการ แทน X ๓ สธ ๐๖๐๗/๓๖๑ ๓ เม.ย.๔๕ ขอความรวมมือในการสํารวจระบบ แสงสวางโรงพยาบาลศรีธัญญา X ๔ สธ ๐๘๐๒.๕/ว ๑๗๘๓ ๓๐ ส.ค.๔๘ ๕๙๒๐ เปนวิทยากรหรือผูอภิปรายเกี่ยวกับ วิชาการ X ๕ สธ ๐๘๐๒.๒/ว ๑๖๘๔ ๑๕ ส.ค.๔๘ ๕๕๓๒ แนวทางการพัฒนาระบบสวัสดิการ X ๖ สธ ๐๘๐๒.๔/พิเศษ ๑๘ ก.ค.๔๘ ๔๗๙๕ สงแบบประเมินผลหลังการศึกษา หลักสูตรการฝกอบรมทางไกล X ๗ สธ ๐๘๐๑.๑/ว ๗๑๕ ๕ เม.ย.๔๘ ๒๔๐๓ ขอความรวมมือจําหนายไปรษณียบัตร X ๘ สธ ๐๘๐๑.๑/ว ๕๓๔ ๑๐ มี.ค.๔๘ ๑๘๖๖ การใชเลขไทยแทนการใชเลขอารบิก X ๙ สธ ๐๘๐๒.๒/ว ๕๗ ๑๐ ม.ค.๔๘ ๒๑๕ จัดงานวันขาราชการพลเรือน X ๑๐ สธ ๐๘๐๑.๔/ว ๒๖๔๔ ๓ ธ.ค.๔๗ ๘๓๙๗ ขอความรวมมือในการสงขาราชการ เขารับการอบรม X ๒๓
- 25. ๒.๒ การลงบัญชีหนังสือขอทําลาย กรณีสวนราชการมีระบบจัดเก็บเอกสารและ ประสงคจะขอทําลายทั้งแฟมเรื่อง ใหลงรายการในบัญชีหนังสือขอทําลายดังนี้ (๑) ลําดับที่ ใหลงลําดับแฟมที่จะขอทําลาย (๒) รหัสแฟม ใหลงหมายเลขรหัสหมวดหมูของแฟมเรื่อง (๓) ที่ ใหเวนวาง ไมตองลงรายละเอียด (๔) ลงวันที่ ใหลงวัน / เดือน / ป พ.ศ. ที่เปดปดแฟม เชน ๒ มกราคม – ๒๙ ธันวาคม ๒๕๔๘ (๕) เลขทะเบียนรับ ใหเวนวาง ไมตองลงรายละเอียด (๖) เรื่อง ใหลงชื่อแฟมเอกสาร (๗) การพิจารณา ใหคณะกรรมการทําลายเอกสารลงผลการพิจารณา (๘) หมายเหตุ ใหลงขอความอื่นใด (ถามี) ๒๔
- 26. ตัวอยางบัญชีหนังสือขอทําลายกรณีสวนราชการมีระบบจัดเก็บเอกสาร แบบบัญชีหนังสือขอทําลาย แบบที่ ๒๕ (ตามระเบียบขอ ๖๖) บัญชีหนังสือขอทําลาย ประจําป ๒๕๕๑ กระทรวงศึกษาธิการ กรม มหาวิทยาลัยมหิดล วันที่ ๒๔ มกราคม ๒๕๕๑ กอง กองกลาง แผนที่.........๑.......... ลําดับที่ รหัส แฟม ที่ ลงวันที่ เลขทะเบียน รับ เรื่อง การ พิจารณา หมายเหตุ ๑ ๑.๑.๑ - ๓ ม.ค.๔๔ – ๒๗ ธ.ค.๔๔ - คารักษาพยาบาล X ๒ ๑.๑.๕ - ๙ ม.ค.๔๔ – ๒๕ ธ.ค.๔๔ - เงินชวยเหลือคาทําศพ เงินสงเคราะห X ๓ ๒.๒.๑ - ๑๑ ม.ค.๔๔ – ๒๗ ธ.ค.๔๔ - ประกาศ ระเบียบ ขอบังคับของคณะ / สถาบัน (สําเนาหนังสือนํา) X ๔ ๒.๒.๒ - ๑๑ ม.ค.๔๔ – ๑๓ ธ.ค.๔๔ - ประกาศ ระเบียบของหนวยงานภายนอก X ๕ ๓.๑.๑ - ๙ เม.ย.๔๔ – ๒๖ พ.ย.๔๔ - โตตอบทั่วไป ตอบขอบคุณ X ๖ ๓.๒.๑ - ๙ ม.ค.๔๔ – ๑๐ ก.ย.๔๔ - ขอความรวมมือประชาสัมพันธขาวสาร ตาง ๆ X ๓. การแจงผลการสํารวจใหหัวหนาสวนราชการระดับกรมหรือผูวาราชการจังหวัด พิจารณา เมื่อจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสร็จเรียบรอยแลว ในกรณีราชการบริหารสวนกลาง ใหจัดทําบันทึกเสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรม หรือในกรณีราชการบริหารสวนภูมิภาค ใหเสนอผูวา ราชการจังหวัดพรอมบัญชีหนังสือขอทําลาย และเสนอรายชื่อคณะกรรมการทําลายเอกสาร ๒๕
- 27. ๔. หัวหนาสวนราชการระดับกรมหรือผูวาราชการจังหวัดแตงตั้งคณะกรรมการทําลาย เอกสาร คณะกรรมการทําลายเอกสารประกอบดวยประธานกรรมการ ๑ คน และคณะกรรมการ อยางนอย ๒ คน รวม ๓ คน คณะกรรมการทําลายเอกสารอาจมีมากกวา ๓ คน ก็ได คณะกรรมการทําลาย เอกสารโดยปกติใหแตงตั้งจากขาราชการระดับ ๓ หรือเทียบเทาขึ้นไป ตัวอยางคําสั่งแตงตั้งคณะกรรมการทําลายเอกสาร คําสั่งกรมสงเสริมสหกรณ ที่ ๑๕๗/ ๒๕๕๑ เรื่อง แตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประจําป ๒๕๕๑ ............................... ดวยระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และฉบับแกไข พ.ศ.๒๕๓๙ กําหนดใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือสํารวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บในปนั้น แลวจัดทําบัญชี หนังสือขอทําลายเสนอตอหัวหนาราชการระดับกรมฯ เพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ สํานักงานสงเสริมสหกรณพื้นที่๒ มีหนังสือที่ครบกําหนดการเก็บในป ๒๕๕๑ จํานวน ๑๑๖ รายการ ซึ่งเปนหนังสือธรรมดาไมมีความสําคัญ จึงขอแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประจําป๒๕๕๑ ดังนี้ ๑. นายทักษิณชัย คงศาลา เจาหนาที่บริหารงานทั่วไป ๗ ประธานกรรมการ ๒. นางฉลวง ชาญสวัสดิ์ นักวิชาการสหกรณ ๗ ว กรรมการ ๓. นางชลธิรา กี่สุขพันธ นักวิชาการสหกรณ ๗ ว กรรมการ ๔. นายภัทรพล วงศปรีชาสวัสดิ์ เจาหนาที่บริหารงานธุรการ ๕ กรรมการ ๕. นายวัฒนา ตันสุริยวงศ เจาพนักงานสงเสริมสหกรณ๕ กรรมการ /โดย... ๒๖