Mari belajar membuat bagian-bagian surat :)

1. Bagian-bagian Surat
Helfiani
XI Administrasi Perkantoran

2. 1. Kepala Surat / Kop Surat
Kegunaan dari kepala surat, diantaranya :
Untuk mengetahui nama dan alamat kantor
pengirim surat.
Sebagai alat promosi.
Contoh kepala surat :
PT USAHA TANI
Jl. Anggrek III No. 11 Tangerang
Telp. (021) 9491 2004, Fax (021) 5511 0022, E-mail : usahatani@g.mail.com

3. 2. Tanggal Surat
Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus
lengkap.
Contoh tanggal surat :
20 April 2016. Jika di tulis nama kotanya maka setelah nama kota harus
memakai koma (,). Contoh : Bandung, 20 April 2016

4. 3. Nomor Surat
Nomor surat dibuat secara urut. Biasanya
pengetikan nomor surat diletakkan dibawah
tanggal surat pada sebelah kiri (margin kiri).
Nomor : 123/PS/XI/2011, artinya bahwa surat tersebut adalah surat ke-123,
untuk masalah pesanan, pada bulan ke-11 atau Nopember tahun 2011.

5. 4. Lampiran Surat
Lampiran surat adalah sesuatu yang disertakan
pada pengiriman surat tersebut untuk
memperjelas isi surat. Lampiran surat diletakkan
dibawah Nomor surat surat pada sebelah kiri
(margin kiri).
Nomor : 123/PS/XI/2011
Lampiran : 1 (satu)

6. 5. Perihal Surat/Pokok Surat
Perihal adalah inti pokok permasalahan yang
dibahas pada surat tersebut. Perihal juga bisa di
singkat hal.
Nomor : 123/PS/XI/2011
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Permohonan Cuti

7. 6. Alamat Dalam
Kegunaan alamat dalam adalah sebagai berikut :
• Alamat petunjuk langsung bagi si penerima
• Petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan
adanya sistem penyimpanan dan pertemuan kembali
surat berdasarkan obyek surat.
• Sebagai alamat luar bila memakai amplop
berjendela.
atau
Yang terhormat
Direksi Bank Mega
U.P. Saudara Soetopo
Jl. Pelabuhan II
Sukabumi
Kepada
PT. ASIA SPORT
Jl. Terusan Kopo Ketapang No. 05
Bandung

8. 7. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kata sapaan yang di
sampaikan dalam wujud penghormatan
sebelum memasuki penyampaian informasi.
Alam pembuka biasaya diguakan : Dengan
hormat, Assalamu’alaikum Wr. Wb dll. Salam
pembuka diletakkan dibawah Alamat dalam.
Dengan hormat,

9. 8. Isi Surat
Isi surat terdiri dari 3 alenia. Yaitu alenia
pembuka, alenia isi/inti, alenia penutup.
Contohnya yaitu :
• Alenia pembuka
Kiriman saudara atas pesanan kami, yaitu 5 ton kedelai kualitas utama yang
terbungkus dalam 100 karung, telah kami terima dengan baik.

10. • Alenia isi
• Alenia penutup
Namun sayang sekali, setelah kami buka satu persatu ternyata ada 2 ton
kedelai yang bukan kualitas utama. Hal ini mungkin terjadi karena kekurangan
cermatan pada saat pengepakan, mengingat cap pada karung sudah benar.
Untuk itu, kami mohon saudara dapat menggantinya dengan yang benar
mengingat kedelai tersebut tidak dapat kami manfaatkan.
Bersama ini pula kami kirimkan copy pembayaran kedelai tersebut sebesar
50% dari total pesanan. Sisanya akan kami lunasi setelah saudara mengganti
kedelai yang keliru tersebut. Kami harap kiriman penggantian paling lambat
akhir bulan ini, mengingat persediaan kami pada saat itu telah habis. Atas
perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

11. 9. Salam Penutup
Fungsi salam penutup adalah sebagai kata
sapaan yang disampaikan setelah
menyampaikan informasi.
Hormat kami,

12. 10. Nama Pengirim
Untuk surat resmi yang dimaksud nama
pengirim adalah bagian yang menyatakan dari
mana (organisasi) yang mengirimkan surat
tersebut.
Hormat kami,
PRENGER INDAH HOTEL

13. 11. Nama Penanggung Jawab
Nama Penanggung Jawab karena bagian ini
memuat nama orang yang harus bertanggung
jawab terhadap isi surat tersebut.
Hormat kami,
PRENGER INDAH HOTEL
RANVI ARCELLO, S.E

14. 12. Tembusan
Tambusan adalah bagian yang menyatakan
bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada
alamat yang tertera pada surat, tembusannya
juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang
lain.
Hormat kami,
PRENGER INDAH HOTEL
RANVI ARCELLO, S.E
Manager Keuangan

15. 13. Inisial
Inisial adalah tanda nama dari pengonsep dan
pengetik surat. Inisial terletak paling bawah
sebelah kiri.
Hormat kami,
PRENGER INDAH HOTEL
RANVI ARCELLO, S.E
Manager Keuangan
RA

16. THANKS FOR YOUR ATTENTION