Conoce las estrategias que te ayudarán a mantener tu motivación, planear efectivamente y ordenar tus espacios de trabajo con la mayor eficiencia. Conoce métodos para manejar tu energía Aprende a planear efectivamente Crea tu espacio de trabajo ideal

1. Estrategias para la Productividad y la
Organización
¿Por qué es tan difícil organizarme?
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Saber organizarse es necesario para llevar a término un proyecto, ejecutarlo de
manera adecuada, no gastar energía de más y disfrutar el proceso. Sin embargo,
la organización es una de esas habilidades con las que batallamos. La buena
organización no es una característica de la personalidad, sino una habilidad que se
aprende.
Habilidades para una buena organización
En este curso aprenderemos habilidades cognitivas que mejorarán nuestra
capacidad de organización:
 Planeación del futuro
 Gestión del tiempo
 Priorización de tareas
 Capacidad de mantener la concentración y motivación
Además, en el curso siguiente a este aprenderemos habilidades
psicoemocionales para una buena organización:
 Autorregulación de las emociones
 Control de impulsividad
 Manejo de la oposicionalidad
 Satisfacción respecto al trabajo
¿Qué vamos a responder en este curso?
Daremos respuesta a las siguientes preguntas:
● ¿Cómo mantener la motivación arriba en proyectos de largo plazo?
● ¿Se debe priorizar la eficacia o el orden?
● ¿Qué es la energía emocional y por qué es importante?
● ¿Cómo puedo organizar mejor mi espacio de trabajo para un mejor uso de mi
tiempo?
Nota: este curso está diseñado para incluir a personas neurodiversas, que puede que
lo tengan más dificil a la hora de organizarse.

2. Los 5 principios de la motivación
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Es importante entender qué es y cómo funciona la motivación. Esto hará que las
estrategias para mantenernos motivados sean más fáciles de implementar.
Veamos la motivación en función de 5 principios.
1. La motivación es un proceso de administración de energía
Administramos la motivación cuando aceptamos que no es infinita. Debemos
considerar su gasto en distintas tareas y buscar formas de economizarla. Además,
debemos entender los efectos de nuestro contexto en ella, y encontrar actividades
que la reabastezcan.
2. La motivación requiere reabastecimiento
En vista de que la motivación es un recurso finito (algo así como el combustible de
un auto), es necesario reabastecer nuestra mente con motivación. Para ello
podemos recurrir a estímulos, ya sean externos o internos:
 Estímulos externos:
o Novedad
o Reto
o Premio
o Evitar castigo
 Estímulos internos:
o Aprendizaje
o Descanso
o Diversión
o Sentido
La motivación necesita motivos, propósitos, señales, cosas que digan que debes
enfocarte y poner tu atención en ello. Es por esto que las emociones tienen un peso
a la hora de reabastecer la motivación. Por esta misma razón, ciertas
neurodivergencias como el déficit de atención pueden dificultar el reabastecimiento
de la motivación.
3. La motivación es hedonista
El cerebro busca aquello que le dé placer, por lo que necesitamos engañarlo para
hacer aquellas actividades que debemos realizar y no son tan placenteras. Es decir,
buscar la forma de ejecutar esas actividades importantes y dejar las que no lo son.
4. La motivación es egoísta

3. En cuanto a motivación se refiere, no importan tus propósitos u obligaciones tanto
como aquello que te otorga placer inmediato. Hablamos de dos impulsos
motivacionales:
● Acercamiento: motivación para hacer algo
● Alejamiento: motivación para dejar de hacer algo
La motivación no es una cuestión de “fuerza de voluntad”. Tu cerebro necesita
motivos que lo lleven al impulso de acercamiento.
5. Podemos aprender a fabricar nuestra motivación
La motivación es un recurso que podemos fabricar y administrar. Esto considerando
que la motivación es energía, requiere reabastecimiento y es gobernada por un
cerebro hedonista y egoísta.
Funciones ejecutivas y dónde encontrarlas
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Las funciones cognitivas son las capacidades necesarias para hacer una tarea,
supervisar y autorregular la propia conducta. Una tarea se puede dividir en 4 partes
esenciales.
 Formulación de las metas
 Planeación
 Ejecución
 Performance adecuado
Las funciones ejecutivas son necesarias para llevar a cabo cada una de estas partes.
A fin de desarrollar estas funciones, veamos cada una de ellas.
Funciones ejecutivas
Las funciones ejecutivas no son independientes entre sí, pero es útil conocerlas por
separado para desarrollar aquellas que requieren más trabajo. Entre las funciones
ejecutivas encontramos.
 Flexibilidad cognitiva: capacidad de adaptación a situaciones nuevas o
imprevistas para responder ante ellas.
 Inhibición: capacidad de controlar tus propios impulsos, tanto para frenarlos
como para medirlos y actuar con atención y razonamiento en caso de ser
necesario, en especial cuando las situaciones te afectan emocionalmente.
 Monitorización: capacidad de supervisarte y evaluar críticamente si estás
ejecutando correctamente una tarea.

4.  Planificación: capacidad de anticipar el futuro y de crear una solución acorde.
 Memoria de trabajo: capacidad de retener información útil para la resolución
de la tarea durante un corto plazo.
 Toma de decisiones: capacidad de evaluar la mayor cantidad de opciones
existentes y elegir la más adecuada a la situación.
 Resolución de problemas: capacidad de usar la lógica para resolver un
problema.
Factores que alteran las funciones ejecutivas
Existen distintos factores que pueden afectar el desempeño de nuestras funciones
ejecutivas. Factores como el estrés, cansancio, depresión, neurodivergencias,
hambre, falta de sueño, enfermedades o simplemente una falta de motivación.
Ejercicio: diagnóstico de funciones ejecutivas
En este archivo de Excel encontrarás una plantilla que te permitirá diagnosticar tus
funciones ejecutivas, así como tareas que se ven afectadas por estas. ¡Comparte en
los comentarios cualquier descubrimiento que tengas al utilizar esta herramienta!
El costo secreto de lo que hacemos: la energía emocional
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Por lo general, organizamos nuestras actividades en función del tiempo. Esto tiene el
efecto secundario de no tomar en cuenta el gasto energético-emocional que nos
lleva hacer una tarea. La energía emocional se refiere al costo físico y psicológico de
una tarea, el cual contempla motivación y funciones ejecutivas.
Este costo varía de persona en persona, y depende de la situación. Una tarea, aun si
dura un tiempo definido, puede requerir un gasto de energía emocional distinto
para cada persona.
¿Cómo medir la energía emocional?
Con esta plantilla podrás medir tu gasto de energía emocional. Para ello sigue estos
pasos
1. Identifica tus actividades recurrentes
2. Metaforiza tu energía: ponle un nombre a esa cantidad de energía que gastas,
ya sea estamina, puntos de energía, maná, chakra, o lo que se te ocurra
3. Asigna tus puntos de energía a cada una de las actividades listadas
previamente para tener una monitorización más clara. Usa una escala del 1 al
5, donde 1 es baja energía y 5 es mucha. Responde honestamente y sin culpa

5. 4. Da seguimiento a tu gasto de energía total y conoce tus límites. Escribe cómo
te sentiste en un día cualquiera y al día siguiente. Anota efectos que este gasto
energético haya tenido
5. Integra esta técnica a tu planeación
Estos pasos son especialmente útiles en estos casos:
 Vives con una discapacidad o neurodivergencia
 Estás atravesando un proceso de enfermedad física o mental
 Estás en duelo o una situación de crisis fuera de tu control
5 pasos para planear efectivamente
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En esta plantilla podrás organizar tu proyecto, siguiendo los siguientes pasos:
1. Desintegra el proyecto en sus partes más esenciales. Una vez tengas estas
partes, desintégralas en tareas aún más pequeñas. Esto involucra la función
ejecutiva de planeación
2. Asigna valores de energía emocional (monitorización)
3. Crea listas de tareas diarias (toma de decisiones)
4. Integra las tareas de tu proyecto a tu lista de tareas diarias
5. Usa recordatorios visuales que te ayuden a no olvidar las tareas que tienes
pendientes
Hacks cerebrales
Las listas funcionan como hacks cerebrales porque:
 Estimulan la motivación
 Proveen una planeación efectiva de tiempos y energía (sobre todo con
“minucias”)
 Son fácilmente adaptables a cada persona
 Permiten la monitorización del progreso propio
 Producen gratificación, ya que tacharlas da una sensación de control, avance y
recompensa

6. 5 estrategias para mantener la motivación
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Estas estrategias te ayudarán a mantener la motivación, sobre todo en proyectos de
mediano y largo plazo.
1. Que tus proyectos cuenten una historia
Organiza tu proyecto en función de una estructura narrativa:
 Arranque: inicio fuerte, capta atención y te da un motivo para seguir viendo
 Meseta: se desarrolla la historia apuntando a un clímax
 Clímax: momento de mayor intensidad, compromiso y desahogo emocional
 Resolución: liberación de tensión
Esta estrategia permite comenzar con motivación, pero no quemarla muy pronto.
Le da sentido al proyecto y te ayuda a retrasar la gratificación. Además, esto ayuda a
distribuir las tareas de modo que se considere la energía emocional, y a tener un
mayor control al cierre del proyecto.
2. Considera los hitos
Un hito es una meta o logro, una barrera para atravesar. Son esas cosas que
esperas que sucedan en cada punto del proyecto. Deben ser constantes, observables
y medibles, además de pequeños y progresivos. Una recomendación es que, al
completar un hito, te recompenses con una experiencia en vez de con un objeto.
3. Fake it ‘til you make it
Haz las cosas aun si no tienes motivación. Actúa como si la tuvieras.
“No esperes que llegue la motivación para iniciar, sino inicia para motivarte.”
César Galicia
“La inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando.”
Picasso
4. La incomodidad es tu aliada
La incomodidad es un gran estímulo interno que puede motivar a la acción. El estar
incómodos nos motiva a resolver cualquier situación. Usa la incomodidad a tu favor
generando circunstancias que te obliguen a resolverlas por hartazgo.
 Regla de oro: nunca te incomodes con tus necesidades fisiológicas/sociales
(hambre, sueño, ir al baño, ver amistades)
5. Divagar es el rasgo de las mentes creativas, no es un error

7. ¿Has notado cómo las “mejores” ideas llegan en los “peores” momentos? Ya sea que
estés cocinando, bañándote, etc. En este tipo de situaciones de atención pasiva, el
cerebro tiene una mayor flexibilidad que lleva a la creatividad.
Resuelve problemas divagando:
 Cuando sientas que no puedes resolver un problema, deja ese problema y
ponte a hacer otra actividad que requiera menos atención.
 Recuperarás energía, te relajarás y permitirás a tu cerebro entrar en el modo
que necesita para resolver el problema.
Evidentemente, hay momentos en los que es más conveniente enfocar nuestro
cerebro en la eficiencia más que en la creatividad. Hablaremos de ello aquí.
Eficiencia sobre orden
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Cuando priorizamos el orden buscamos una perfección de organización de los
procesos. Esto termina gastando energía y tiempo de manera ineficiente. El orden
puede incluso terminar siendo un detrimento para nuestros propósitos.
¿Cuántas veces tu productividad se ha visto afectada por actividades como ordenar
tu cuarto/oficina, buscar objetos o elegir cómo vestirte?
Organización eficiente
A veces es mejor priorizar la flojera, es decir, la adecuada administración de nuestra
energía para disfrutar nuestra vida. Hay que buscar la organización eficiente.
Este tipo de organización consiste en reducir lo máximo posible el número de pasos
necesarios para una tarea. Cada movimiento extra es energía gastada en una
oportunidad para distraerse.
Creando un espacio de trabajo ideal
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El primer paso para crear tu espacio de trabajo ideal es asignar valores de
frecuencia de uso a objetos. Es decir, los objetos debemos ordenarlos en función de
qué tan seguido los usamos.
4 categorías para crear un espacio de trabajo ideal

8.  Uso diario: deben estar en un rango de 1-3 movimientos (por ejemplo, estirar
el brazo y agarrar el objeto). Es decir, deben estar disponibles de manera
inmediata.
 Uso frecuente: objetos que utilizas una vez cada cantidad de días. Procura que
estén en un rango de 4-6 movimientos.
 Uso raro: objetos que usas rara vez, pero que necesitas saber dónde se
encuentran para cuando los necesites. Con este tipo de objetos puedes
priorizar el orden sobre la eficiencia.
 Uso nulo: deséchalos, solo ocupan espacio físico y mental.
El costo de la eficiencia
Cuando priorizamos la eficiencia sobre el orden, probablemente lo haremos a costa
de la estética o belleza. La belleza requiere orden, atención, cuidado y tiempo
"A veces es necesario sacrificar belleza por eficiencia"
Susan C. Pinky
¿Por qué es conveniente priorizar la eficiencia?
La eficiencia limita las distracciones y aumenta la concentración. Evita que
gastemos energía en actividades que nos puedan drenar fácilmente. Además, facilita
crear sistemas de organización propios, siendo más una necesidad neurológica que
un capricho para algunas personas.
Los espacios eficientes nos permiten concentrar nuestra energía en nuestro mayor
talento: la creatividad.
Tarea: organiza tu escritorio
Organiza tu escritorio de la forma más eficiente que encuentres. Compártenos en los
comentarios una foto de tu escritorio ordenado y explica qué decisiones tomaste.
¿Necesito terapia?
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Los procesos de organización no requieren solo de fuerza de voluntad o de cierta
personalidad; involucran una serie de procesos neurológicos que afectan la manera
de organizarnos. Debido a esto, es posible que algunas personas no sean capaces
de organizarse por sí mismas y necesiten ayuda psicológica profesional.
Circunstancias que afectan la capacidad de organización
Hay múltiples circunstancias que pueden afectar las habilidades cognitivas
involucradas en la organización:

9.  Depresión
 Duelo
 Estrés
 Neuro-divergencias
 Enfermedades físicas o mentales
Señales de que te conviene un proceso terapéutico
Si te identificas con una o varias de las siguientes oraciones, es posible que necesites
ayuda profesional:
 He perdido proyectos o trabajos por falta de organización
 Con frecuencia dejo de atender mi salud por concentrarme en otras cosas
 Me resulta imposible motivarme incluso con cosas que deberían motivarme
 Vivo con una sensación constante de culpa e insatisfacción
 Me resulta imposible concentrarme en actividades que deseo
 Mi ansiedad me impide descansar
 Siento cansancio, aunque duerma correctamente
 Mi salud mental se deterioró considerablemente durante la pandemia
Recapitulando: estrategias cognitivas para la productividad
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La organización es un proceso complejo, que no depende únicamente de la fuerza de
voluntad. Involucra procesos como la motivación, funciones cognitivas, ambiente,
administración de las energías física y emocional, etc.
Puedes aprender a organizarte y existen muchos puntos de entrada para ello. Ten en
cuenta, además, que el progreso no es lineal.
En este curso aprendimos habilidades cognitivas requeridas para una buena
organización, ya sea planear el futuro, priorizar tareas, mantenernos motivados, etc.
En el Curso de Manejo de Emociones para la Productividad y la
Organización veremos habilidades psicoemocionales que también nos ayudarán a
organizarnos. Habilidades como la autorregulación emocional, control de la
impulsividad, satisfacción respecto al trabajo, entre otras.