1. ‫לוגאין‬‫לפורטל‬
‫על‬ ‫לחיצה‬ ‫לאחר‬‫כפתור‬‫חונכויות‬‫האישי‬ ‫בפורטל‬-‫למערכת‬ ‫ניכנס‬
‫ל‬ ‫שאילתה‬ ‫תופעל‬ ‫ברקע‬-IDM
‫להיות‬ ‫יכולים‬3‫מצבים‬:
.1‫אדמין‬
.2‫סטודנט‬–‫חונך‬ ‫להיות‬ ‫יכול‬+‫חניך‬
.3‫חיצוני‬–‫חונך‬ ‫רק‬ ‫להיות‬ ‫יכול‬(HRM‫הכוונה‬ ‫במרכז‬ ‫סטודנט‬ ‫כמו‬)
•‫כפתור‬‫החונכויות‬‫יהיה‬ ‫בפורטל‬‫מתאימים‬ ‫למשתמשים‬ ‫חשוף‬-
‫שלוחות‬ ‫סטודנטים‬50/100,‫ואחרים‬(‫חיצוניים‬)‫להם‬ ‫שיש‬V‫בשדה‬
‫שיקרא‬ ‫חדש‬TelHaiHunchutAccess‫ב‬-IDM.
•‫ומדובר‬ ‫במידה‬‫באדמין‬(‫רכזת‬)‫אוטומטית‬ ‫מזוהה‬ ‫היא‬
‫כ‬-(‫דיקאנט‬/‫מרכז‬‫תמיכה‬),‫ע‬"‫ב‬ ‫שדות‬ ‫י‬IDM‫שיקראו‬,
TelHaiHunchutAdminDean TelHaiHunchutAdminMT.
•‫לפקולטה‬ ‫מחדל‬ ‫ברירת‬ ‫ערך‬ ‫לעצמה‬ ‫תגדיר‬ ‫רכזת‬ ‫כל‬:‫מח‬"‫ר‬/‫מדעים‬
‫בהתאמה‬ ‫לה‬ ‫נפתחת‬ ‫והסביבה‬.
•‫ברירת‬‫המחדל‬-‫שתי‬‫הפקולטות‬(‫מח‬"‫ר‬/‫מדעים‬/‫הפקולטות‬ ‫שתי‬)

2. ‫א‬ ‫שלב‬-‫הרצויה‬ ‫באפשרות‬ ‫בחירה‬
‫חונך‬ ‫לסביבת‬ ‫כניסה‬
‫חניך‬ ‫לסביבת‬ ‫כניסה‬
•‫חיצוני‬ ‫וחונך‬ ‫במידה‬(qs)-‫מנוטרל‬ ‫חניך‬ ‫לסביבת‬ ‫הכפתור‬
•‫המשך‬ ‫על‬ ‫בלחיצה‬,‫ובמידה‬‫ש‬‫מסלול‬ ‫נבחר‬(‫תמיכה‬ ‫מרכז‬+‫חניך‬)‫בדיקה‬ ‫מתבצעת‬‫ב‬-API
‫מכלול‬‫מתאים‬ ‫שיוך‬ ‫קוד‬ ‫למציאת‬.‫רק‬‫שיוך‬ ‫בקוד‬ ‫סטודנטים‬400/700/401,‫יוכלו‬‫להיכנס‬
‫להגשת‬‫למרכז‬ ‫בקשות‬‫תמיכה‬.‫שיוך‬ ‫קוד‬ ‫קיים‬ ‫לא‬ ‫אם‬–‫ניתן‬ ‫ולא‬ ‫שגיאה‬ ‫הודעת‬ ‫מוצגת‬
‫להמשיך‬.‫ל‬ ‫הופך‬ ‫המשך‬ ‫כפתור‬"‫מנוטרל‬."
‫השגיאה‬ ‫הודעת‬" :‫במערכת‬ ‫רשום‬ ‫אינך‬,‫בטלפון‬ ‫חממה‬ ‫למרכז‬ ‫לפנות‬ ‫נא‬04-
8181422"
•‫לרכזות‬‫האדמין‬‫להיכנס‬ ‫אפשרות‬ ‫תהיה‬‫כאדמין‬‫כחונך‬ ‫או‬/‫חניך‬(‫אם‬‫האדמין‬‫גם‬ ‫הוא‬
‫סטודנט‬/‫בפקולטות‬ ‫מרצה‬.)‫לא‬ ‫לשאר‬‫תופיעה‬‫כניסת‬‫האדמין‬.
•‫כ‬ ‫מועברת‬ ‫במסלול‬ ‫הבחירה‬-qs
‫חונכות‬‫דיקאנט‬
‫תמיכה‬ ‫מרכז‬ ‫חונכות‬
‫רצוי‬ ‫במסלול‬ ‫בחר‬:
‫המשך‬
‫לסביבת‬ ‫כניסה‬‫אדמין‬

3. ‫מרכז‬ ‫סביבת‬‫תמיכה‬/‫דיקאנט‬‫חניך‬
‫קיים‬ ‫סמוי‬ ‫זיהוי‬ ‫מתבצע‬/‫במערכת‬ ‫קיים‬ ‫לא‬?
(‫בלבד‬ ‫קבועים‬ ‫אישיים‬ ‫פרטים‬,‫ללא‬‫קשר‬ ‫יצירת‬ ‫פרטי‬-‫מעדכן‬DB‫טבלת‬( users
•‫כניסה‬ ‫הודעת‬ ‫תוצג‬ ‫העמוד‬ ‫בראש‬/‫זיהוי‬‫למשתמש‬:
‫שלום‬(‫החניך‬ ‫שם‬),
•‫הבקשות‬ ‫סטטוס‬(‫חדש‬/‫חלקית‬ ‫טופל‬/‫טופל‬/‫נדחה‬/‫הסתיים‬)
.1‫חדש‬–‫הוצמד‬ ‫לא‬
.2‫נדחה‬–‫לארכיון‬ ‫עובר‬
.3‫טופל‬/‫חלקית‬ ‫טופל‬–‫הצמדה‬ ‫ביצוע‬ ‫לאחר‬
.4‫הסתיים‬–‫החניכה‬ ‫הסתיימה‬
•‫בטאב‬"‫שלי‬ ‫הבקשות‬"‫אך‬ ‫שטופלו‬ ‫ובקשות‬ ‫חדשות‬ ‫בקשות‬ ‫יוצגו‬
‫בהם‬ ‫החניכה‬ ‫הסתיימה‬ ‫לא‬(‫ע‬"‫החונך‬ ‫של‬ ‫השעות‬ ‫דיווחי‬ ‫פ‬.)
•‫בטאב‬"‫ארכיון‬"‫הסתיים‬ ‫או‬ ‫נדחה‬ ‫סטטוס‬ ‫בעלות‬ ‫הבקשות‬ ‫יוצגו‬.
•‫ע‬ ‫אוטומטית‬ ‫יתעדכן‬ ‫הבקשות‬ ‫שסטטוס‬ ‫מתוכנן‬"‫הצמדות‬ ‫מידע‬ ‫פ‬
‫ע‬ ‫למסלול‬ ‫בהתאם‬ ‫הכותרת‬"‫פ‬‫ה‬-qs.

4. ‫טופס‬‫חניך‬ ‫בקשת‬‫חונכות‬ ‫לשעות‬–
‫תמיכה‬ ‫מרכז‬(‫הטופס‬ ‫כותרת‬)
‫ב‬ ‫בטבלה‬ ‫תתוחזק‬ ‫הקורסים‬ ‫רשימת‬-DB???,
‫ע‬ ‫מקוטלגת‬"‫הפקולטה‬ ‫פ‬,‫פעיל‬ ‫דגל‬ ‫בתוספת‬/‫מנוטרל‬.
‫סיבות‬:
*‫נלמדים‬ ‫שאינם‬ ‫וקורסים‬ ‫הקורס‬ ‫שם‬ ‫של‬ ‫שינוי‬,‫ל‬ ‫יהפכו‬-"‫מנוטרל‬."
‫לאחר‬‫מילוי‬‫הטופס‬
1.‫חזרה‬ ‫מעבר‬‫לטאב‬"‫שלי‬ ‫הבקשות‬",
‫שורה‬ ‫נוספה‬ ‫שבו‬‫חדשה‬.
2.‫למשתמש‬ ‫הודעה‬ ‫מוצגת‬:
"‫בהצלחה‬ ‫נשלח‬ ‫הטופס‬"
3.‫הנחנך‬‫למייל‬ ‫מקבל‬‫אישור‬:
"‫חונך‬ ‫לקבלת‬ ‫בקשה‬ ‫הוגשה‬"
4.‫מייל‬ ‫נשלח‬‫לאדמין‬( :‫האדמין‬‫מזוהה‬‫ע‬"‫פ‬‫פקולטה‬‫של‬‫הנחנך‬)
"‫לחונכות‬ ‫חדשה‬ ‫בקשה‬ ‫הוגשה‬"(‫לתשאל‬IDM‫ההתחברות‬ ‫בעת‬!)
‫רותם‬–‫חופשי‬ ‫מלל‬ ‫הקלדת‬ ‫אופן‬ ‫ולעדכן‬ ‫לתכנן‬.

5. ‫מרכז‬ ‫חונך‬ ‫סביבת‬‫תמיכה‬/‫דיקאנט‬‫חונך‬
‫קיים‬ ‫סמוי‬ ‫זיהוי‬ ‫מתבצע‬/‫במערכת‬ ‫קיים‬ ‫לא‬?(‫בלבד‬ ‫קבועים‬ ‫אישיים‬ ‫פרטים‬,‫קשר‬ ‫יצירת‬ ‫פרטי‬ ‫ללא‬-‫מעדכן‬DB‫טבלת‬( users
•‫כניסה‬ ‫הודעת‬ ‫תוצג‬ ‫העמוד‬ ‫בראש‬/‫זיהוי‬‫למשתמש‬:
‫שלום‬(‫החונך‬ ‫שם‬),‫הינך‬‫בסטטוס‬ ‫רשום‬(‫כחדש‬ ‫מאותחל‬)
•‫סטטוס‬(‫חונך‬)‫כחדש‬ ‫מאותחל‬‫והאדמין‬/‫הסטטוס‬ ‫את‬ ‫משנה‬ ‫רכזת‬
‫נדחה‬ ‫או‬ ‫לזמין‬‫ראיון‬ ‫קיום‬ ‫לאחר‬.
‫חדש‬/‫לשיבוץ‬ ‫בהמתנה‬/‫חלקי‬ ‫שיבוץ‬/‫מלא‬ ‫שיבוץ‬/‫נדחה‬/‫פעיל‬ ‫לא‬
.1‫חדש‬–‫הוצמד‬ ‫לא‬
.2‫לשיבוץ‬ ‫בהמתנה‬–‫לחנוך‬ ‫אושר‬(‫ראיון‬ ‫לאחר‬)‫בקשה‬ ‫והגיש‬!
.3‫נדחה‬–‫לארכיון‬ ‫עובר‬
.4‫חלקי‬ ‫שיבוץ‬/‫מלא‬ ‫שיבוץ‬–‫אדמין‬‫לחונך‬ ‫מעדכן‬‫בקשות‬ ‫במסך‬
‫החונך‬‫הצמדה‬ ‫ביצוע‬ ‫לאחר‬.
.1‫פעיל‬ ‫לא‬–‫כל‬ ‫והסתיימו‬ ‫חדשות‬ ‫בקשות‬ ‫לו‬ ‫אין‬‫החונכויות‬‫שהוצמדו‬.
•‫בקשות‬ ‫של‬ ‫סטטוס‬:‫חדש‬/‫חלקית‬ ‫טופל‬/‫טופל‬/‫נדחה‬/‫הסתיים‬
•‫בטאב‬"‫שלי‬ ‫הבקשות‬"‫בקשות‬ ‫יוצגו‬‫חדשות‬‫ובקשות‬‫שטופלו‬‫אך‬
‫החונכות‬ ‫הסתיימה‬ ‫לא‬‫בהם‬(‫ע‬"‫השעות‬ ‫דיווחי‬ ‫פ‬.)
•‫בטאב‬"‫ארכיון‬"‫סטטוס‬ ‫בעלות‬ ‫הבקשות‬ ‫יוצגו‬‫נדחה‬‫או‬‫הסתיים‬.
‫ע‬ ‫תיקבע‬ ‫הכותרת‬"‫ה‬ ‫פ‬-qs

6. ‫בקשה‬ ‫טופס‬‫לחנוך‬–
‫חממה‬ ‫מרכז‬(‫הטופס‬ ‫כותרת‬)
•‫הבקשות‬‫שלי‬(‫בתוך‬‫שנת‬‫המערכת‬)
•‫ארכיון‬:‫בקשות‬ ‫ארכיון‬ ‫ללא‬!
‫לארכיון‬ ‫חלופי‬ ‫שימוש‬:‫שעות‬ ‫דיווחי‬‫חודשים‬ ‫של‬‫קודמים‬.
‫לאחר‬‫מילוי‬‫הטופס‬
1.‫מעבר‬‫לטאב‬"‫שלי‬ ‫הבקשות‬",
‫חדשה‬ ‫שורה‬ ‫נוספה‬ ‫שבו‬
2.‫למשתמש‬ ‫הודעה‬ ‫מוצגת‬:
"‫בהצלחה‬ ‫נשלח‬ ‫הטופס‬"
3.‫הנחנך‬‫למייל‬ ‫מקבל‬‫אישור‬:
"‫התקבלה‬ ‫לחנוך‬ ‫בקשתך‬"
4.‫מייל‬ ‫נשלח‬‫לאדמין‬:
"‫לחונכות‬ ‫חדשה‬ ‫בקשה‬ ‫הוגשה‬"

7. ‫לחונך‬ ‫חודשי‬ ‫שעות‬ ‫דיווח‬
•‫הרכזת‬/‫אדמין‬‫ימי‬ ‫מספר‬ ‫את‬ ‫קובעת‬‫הגרייס‬‫פועלת‬ ‫היא‬ ‫שלפיה‬ ‫החודש‬ ‫מסוף‬,
‫העוקב‬ ‫החודש‬ ‫בתחילת‬ ‫גם‬ ‫החודשי‬ ‫הדוח‬ ‫מילוי‬ ‫את‬ ‫להשלים‬ ‫לחונך‬ ‫לאפשר‬ ‫שנועדה‬ ‫גלישה‬.
(‫הגדרות‬ ‫בממשק‬‫אדמין‬‫פקולטה‬ ‫לכל‬ ‫גרייס‬ ‫טבלת‬)
•‫השיטה‬:‫תצוגת‬ ‫לבחור‬‫קודם‬ ‫חודש‬,‫למעשה‬ ‫וכך‬‫תקופת‬ ‫את‬ ‫לנצל‬‫הגרייס‬.
•‫תאריך‬ ‫בהזנת‬:‫בדיקה‬ ‫תבצע‬ ‫המערכת‬‫הוא‬ ‫האם‬‫בתוך‬ ‫מצוי‬‫הרלוונטית‬ ‫התקופה‬-‫החודש‬ ‫היינו‬‫קודם‬ ‫או‬ ‫נוכחי‬
(1-31.)‫יקבל‬ ‫תואם‬ ‫ולא‬ ‫היה‬‫קלט‬ ‫שגיאת‬ ‫הודעת‬‫מיוחדת‬."‫המדווח‬ ‫לחודש‬ ‫תואם‬ ‫אינו‬ ‫שהזנת‬ ‫התאריך‬"
•‫חודשי‬ ‫דיווח‬ ‫בסיום‬,‫הודעת‬ ‫את‬ ‫שמאשר‬ ‫ולאחר‬‫השליחה‬ ‫אישור‬:
.1‫לחניך‬ ‫מייל‬ ‫נשלח‬.‫במידה‬‫מזהה‬ ‫והוא‬‫שגיאות‬‫בדיווח‬,‫תוך‬3‫ימים‬‫קלנדריים‬‫חוזר‬ ‫במייל‬ ‫להגיב‬ ‫אמור‬ ‫הוא‬
‫לטיפולה‬ ‫הרלוונטית‬ ‫לרכזת‬ ‫ישירות‬.
‫לתכנן‬-‫צורך‬ ‫ויש‬ ‫במידה‬ ‫המפגש‬ ‫של‬ ‫חונכות‬ ‫השעות‬ ‫את‬ ‫לעדכן‬ ‫תוכל‬ ‫הרכזת‬.
.1‫שונים‬ ‫מימון‬ ‫מקורות‬ ‫ממספר‬ ‫אך‬ ‫החונך‬ ‫מאותו‬ ‫חונכות‬ ‫שמקבל‬ ‫חניך‬,‫בטבלה‬ ‫שורות‬ ‫במספר‬ ‫יופיע‬–‫שורה‬
‫מימון‬ ‫מקור‬ ‫לכל‬.‫לרכזת‬ ‫דיווח‬ ‫עבורו‬ ‫לשלוח‬ ‫יצטרך‬ ‫והחונך‬/‫אדמין‬‫בהתאמה‬ ‫פעמים‬ ‫מספר‬( .‫הטריגר‬
‫המימון‬ ‫מקורות‬ ‫בכמות‬ ‫הוא‬ ‫לפיצול‬,‫החניך‬ ‫שמקבל‬ ‫החניכה‬ ‫מקצועות‬ ‫במספר‬ ‫ולא‬)
•‫החודשי‬ ‫לדיווח‬ ‫סטטוסים‬:‫שבסטטוס‬ ‫הדוחות‬ ‫כל‬"‫ב‬‫טיפול‬"‫לעריכת‬ ‫ניתנים‬‫אדמין‬/‫רכזת‬.
‫מייל‬ ‫וישלח‬‫על‬ ‫החונך‬ ‫ליידוע‬‫שנעשו‬ ‫השינויים‬ ‫כל‬‫ע‬"‫י‬‫האדמין‬‫בדו‬"‫ח‬‫שהגיש‬ ‫החודשי‬.
•‫בעריכה‬(‫נשלח‬ ‫טרם‬/ )‫לחניך‬ ‫ממתין‬(‫אישור‬ ‫שמשמעה‬ ‫חניך‬ ‫תגובת‬ ‫לאי‬/ )‫בטיפול‬(‫למאושר‬ ‫לשנות‬
‫לטיפול‬()‫לאישור‬ ‫ממתין‬‫אדמין‬/ )‫לתשלום‬ ‫מאושר‬/‫לשכ‬ ‫עבר‬"‫ל‬.
•‫האדמין‬‫לשכ‬ ‫תשלח‬"‫דו‬ ‫ל‬"‫חות‬‫כל‬ ‫עבור‬‫חניך‬,‫ע‬ ‫מופרד‬"‫מימון‬ ‫מקור‬ ‫פ‬(‫סה‬"‫חונכות‬ ‫שעות‬ ‫כ‬‫שלו‬ ‫החניכים‬ ‫לכל‬
(‫המימון‬ ‫מקור‬ ‫מאותו‬)‫שמצויים‬‫בסטטוס‬'‫לתשלום‬ ‫מאושר‬')‫הדו‬ ‫אוטומטית‬ ‫ואז‬"‫לשכ‬ ‫שנשלחו‬ ‫חות‬"‫ישתנה‬ ‫ל‬
‫ל‬ ‫שלהם‬ ‫הסטטוס‬'‫לשכ‬ ‫עבר‬"‫ל‬'.
‫לחניך‬ ‫ממתין‬ ‫סטטוס‬ ‫לגבי‬-‫אחרי‬3‫לטיפול‬ ‫למאושר‬ ‫אוטומטית‬ ‫להפוך‬ ‫אמור‬ ‫הסטטוס‬ ‫ימים‬
‫רותם‬-(‫סביבת‬ ‫בתכנון‬ ‫מידע‬ ‫להשלים‬‫האדמין‬,‫הדו‬ ‫שליחת‬"‫לשכ‬ ‫המרוכז‬ ‫ח‬"‫ל‬)...

8. ‫החניך‬ ‫שמקבל‬ ‫המייל‬ ‫להלן‬

9. ‫רכזת‬ ‫סביבת‬-‫הגדרות‬

10. •‫לבדוק‬‫ברב‬ ‫מפורט‬ ‫למבנה‬ ‫אפשרות‬ ‫יש‬ ‫אם‬‫תחומי‬
•‫מין‬TelHaiMigdar
•‫חיצוניים‬ ‫חונכים‬:‫להם‬ ‫שיש‬V‫שיקרא‬ ‫חדש‬ ‫בשדה‬TelHaiHunchutAccess‫ב‬IDM –
•‫פקולטה‬ ‫השדות‬/‫חוג‬/‫יופיעו‬ ‫לא‬ ‫פדגוגית‬ ‫שנה‬.
•‫ומאיפה‬‫מייל‬ ‫לוקחים‬?‫מבדיקתנו‬‫ב‬ ‫מוקם‬ ‫כשהעובד‬ ‫שנוצר‬ ‫מייל‬ ‫משדה‬ ‫שלוקחים‬ ‫נקבע‬-HRM,
•‫והוא‬‫וב‬ ‫מנהלי‬-IDM‫נקרא‬Mail
‫רכזת‬ ‫סביבת‬–‫קשר‬ ‫צור‬

11. ‫רכזת‬ ‫סביבת‬–
‫חניך‬ ‫בקשות‬ ‫תצוגת‬

12. ‫סביבת‬‫אדמין‬–
‫הצמדות‬ ‫תצוגת‬
‫חניך‬

13. ‫עתידי‬
•‫וחודשיות‬ ‫שבועיות‬ ‫שעות‬ ‫על‬ ‫בקרה‬ ‫דוחות‬
•‫סה‬ ‫קיימות‬"‫כ‬2-3‫המכללה‬ ‫קרן‬ ‫הינה‬ ‫מהן‬ ‫אחת‬ ‫כאשר‬ ‫קרנות‬
•‫גירעונות‬ ‫של‬ ‫למקרה‬ ‫רזרבי‬ ‫מרווח‬ ‫יקבלו‬...
•‫בקרה‬ ‫ניהול‬‫תקציבית‬:
•‫עלות‬ ‫סטנדרט‬ ‫נקבל‬‫פנימי‬ ‫לפי‬ ‫מפוצל‬ ‫לקרנות‬/‫חיצוני‬.
•‫המערכת‬ ‫מנהל‬(‫מיה‬)‫לבחון‬ ‫יש‬ ‫ההצמדות‬ ‫ובעת‬ ‫הקרנות‬ ‫טבלת‬ ‫את‬ ‫יזין‬
‫שסה‬"‫מנהל‬ ‫שהזין‬ ‫מה‬ ‫את‬ ‫יעבור‬ ‫לא‬ ‫הרכזות‬ ‫שתבצענה‬ ‫לקרנות‬ ‫ההקצאות‬ ‫כ‬
‫המערכת‬...
•‫החניכים‬ ‫לכלל‬ ‫המימון‬ ‫מקורות‬ ‫של‬ ‫הקצאה‬ ‫טבלת‬,‫תוכל‬ ‫לא‬ ‫שרכזת‬ ‫כך‬
‫המימון‬ ‫במקור‬ ‫שעות‬ ‫מספיק‬ ‫אין‬ ‫אם‬ ‫שעות‬ ‫להצמיד‬
•‫שינויים‬ ‫על‬ ‫מיילים‬ ‫ושליחת‬ ‫המערכת‬ ‫ברמת‬ ‫לשינויים‬ ‫לוגים‬ ‫תחזוקת‬
‫מסויימים‬‫המעורבים‬ ‫לגורמים‬.