1. Project Management - Planning and Execution
CPM Panama, LLC – René G. Cruz (VP of Operations)
CPM Panama, LLC is a project management and engineering consulting firm that started operations in Panama
February 18, 2008. We are a subsidiary of Caribbean Project Management, PC which started operations in Puerto
Rico in 1990. Our area of expertise is construction and program management as well as engineering consulting; we
have been classified among the top 100 companies in the United States of America, for the years 2008, and 2009 in
the field of Owner’s Representative for Project Management in the Engineering News Record Magazine. We are also
an active member in the U.S. Green Building Council, for which we have three (3) LEED certified professionals. At
this time we have offices in Puerto Rico, Panama and Chile, with around 140 professionals in the engineering,
consulting and project control fields. Project Management is defined as a discipline that encompasses planning,
organizing, securing and managing resources to bring about the successful completion of specific goals and
objectives. Program Management is a level higher because it is related to managing a group of interdependent
engineering projects. The primary challenge of project management is to achieve the goals and objectives while
honoring all pre-arrangements constraints of time, scope, budget and quality.
History - Project Management has been in practice for centuries, but the development of the discipline started,
mainly, in the 1950’s. The two individuals considered as forefathers were Henry Gantt (father of planning and control
techniques) and Henri Fayol (creator of the six management functions – forecasting, planning, organizing,
commanding, coordinating and controlling). They were both students of Frederick Winslow Taylor, creator of
management tools such as the work breakdown structure (WBS) and the resources allocation process. During this
period, many concepts were developed, such as Gantt Charts, the Critical Path Method and the PERT Charts
(program evaluation and review technique) among others. Also project scheduling models, technologies to manage
project cost estimating, cost management and engineering economics were develop by Hans Lang and others.
Among the organizations formed were the AACE (American Association of Cost Engineers – 1956), IPMA
(International Project Management Association – 1967), PMI (Project Management Institute – 1969) and the AAPM
(American Academy of Project Management – 1996), among others.
Project Cycle - A project will consist of, at least, the following stages: Definition – what the project will be about,
Planning – fact finding, strategies, opportunities and possibilities, Design – definition and characteristics,
Construction – execution of design, monitoring and control of process, Completion (Closing) – Start-Up,
Occupancy and Operations and Maintenance and Lessons Learned – documentation and communication of results.
Project Controls and Influence - The reason to develop all this concepts is to execute the project within a specific
time frame (which could be altered along the execution), a predetermined cost (influenced by scope) and a set quality
(influenced by the design, specifications and government regulations). The sooner the project management activities
start, the better, because all involved parties will be able to interact and influence all the variables involved. (See
Figure 1 for graphic representation of concept. The blue line represents the ability to influence costs in
relation to time and project stages)
(Figure 1)
TIME
START END
INFL
UEN
CE
PROJECTCOST
PLANNING DESIGN BID CONSTRUCTION
+
_
+
_

2. Planning and Execution - There are six (6) main concepts (in the initial stage and defined in project cycle under
Definition, Planning and Design) that every project most addresses in order to be successful, they are: Preliminary
Execution Plan, Preliminary Management Plan, Work Breakdown Structure (WBS), Project Schedule, Project
Cost Estimate and Design and Documentation.
Preliminary Execution Plan - In this initial stage, the interested parties must spend time organizing the strategies,
the initial stages of project documentation will start, we will begin defining the tasks to be achieve and will start
evaluating the project financing, the organization of resources, the government permitting strategy, the initial risk
analysis, the construction logistic plan, the contracting and procurement strategy, among other areas of development.
Preliminary Management Plan - In this stage of the process, the goal is to define all individual (resources) that will
be part of the project, including there roles and responsibilities. The way the information is going to flow shall be
designed and approval levels are set. The rules of the process need to be determined via protocols and flowcharts;
we will prepare the initials formats of documentation to be used. It’s key at this stage to develop the reporting
frequency (via meeting, minutes of meeting, emails, physical meetings, etc.) all emphasizing the function and flow of
information.
Work Breakdown Structure (WBS) - The goal of this stage is to organize the project by areas and categories of
execution. This method promotes the development of the project scope of work in deliverable structures. This is the
base for the development of the Project Cost Estimate and Base Schedule. A common practice is to use the CSI 16
Divisions (Construction Specifications Institute Master Format), they are:
Division 01 — General Requirements Division 09 — Finishes
Division 02 — Site Construction Division 10 — Specialties
Division 03 — Concrete Division 11 — Equipment
Division 04 — Masonry Division 12 — Furnishings
Division 05 — Metals Division 13 — Special Construction
Division 06 — Wood and Plastics Division 14 — Conveying Systems
Division 07 — Thermal and Moisture Protection Division 15 — Mechanical
Division 08 — Doors and Windows Division 16 — Electrical
Project Schedule - This stage is use to develop the project baseline schedule. This tool will provide progressive
project information, serve the purpose of strategic development, assist in determining the cash flow, establish critical
point (bottle necks), milestones, will document the start and end of the project and become an integral part of the
future execution and construction phase.
Project Cost Estimate - The function of this stage is the financial and cost analysis of the project (which will be
ongoing). Typically costs are divided in two (2) Main Categories, they are:
• Soft Costs – Feasibility and Real Estate costs. Legal, Banking and Financial costs, Permitting and
Government related costs, Design Costs, Project Management’s costs, etc.
• Hard Costs – Construction Costs (Land, Building, Equipment, etc.), Start-Up of Facilities, Moving and Lost
Time, Contingencies, etc).
Design and Documentation - We start to develop the project documentation standards and protocols related to the
execution of drawings, specifications, contracts and procurement, etc. We need to develop functional relationships
and areas of intersection; we need to establish the levels of documentation and the project development parameters.
It’s crucial to be diligent in assuring the Owner’s needs are being addressed and shall always be vigilant for
alternative design solutions.
This is only a slice of the pie, there are many concepts and areas of influence not address here, but if you at
least consider them, the ability to forecast, plan, organize, direct, coordinate and control your project is more
in your hands.

3. Gerencia de Proyectos – Planificación y Ejecución
CPM Panamá, LLC – René G. Cruz (VP de Operaciones)
CPM Panamá, LLC es una empresa que se dedica ala gerencia de proyectos y a consultaría de proyecto;
comenzamos operaciones en Panamá el 18 de febrero de 2008; somos una subsidiaria de Caribbean Project
Management, que se organizó y comenzó sus operaciones en Puerto Rico en el año 1990. Nuestras capacidades
cubren el campo de la gerencia de proyectos, gerencia de programas y consultaría en ingeniería; durante los años
2008 y 2009 el Engineering News Record Magazine nos ha clasificado dentro de las primeras 100 empresas de
gerencia de proyectos (Representante del Dueño) en los Estados Unidos de América. Somos miembro activo del
U.S. Green Building Council y tenemos tres (3) profesionales certificados en el proceso LEED. En estos momentos
tenemos oficinas en Puerto Rico, Panamá y Chile, con un total aproximado de 140 profesionales en el campo de la
ingeniería, consultaría y controles de proyectos. La gerencia de proyectos se define como la disciplina que planifica,
organiza y maneja los recursos y procesos que aseguran el cumplir con objetivos y metas comunes. La gerencia de
programa va a un nivel más alto, pues maneja grupos de proyectos que tienen objetivos interdependientes. El reto
principal en la gerencia de proyectos es lograr las metas y objetivos programados, manteniendo el énfasis en el
tiempo, el ámbito de trabajo, el presupuesto de costos y la calidad en la ejecución.
Historia – La Gerencia de Proyectos es una practica casi milenaria, pero se comenzó a organizar como una
disciplina para los años 1950’s. Existe dos personas que se les da el mote de padres de su desarrollo, ellos son:
Henry Gantt (padre de las técnicas de control y planificación) y Henri Fayol (creador de las seis funciones de
gerencia – pronosticar, planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar). Ellos fueron estudiantes de Frederick
Winslow Taylor, creador de herramientas de gerencia como el work breakdown structure (WBS) y el proceso de
asignación de recursos. Durante este periodo muchos conceptos fueron desarrollados, como las gráficas Gantt, el
Método de Paso Crítico y las gráficas PERT (program evaluation and review technique) entre muchas. También se
desarrollaron los conceptos de programación de tares (cronograma), y técnicas para manejar los costos del proyecto
fueron desarrolladas por Hans Lang y otros colegas. Dentro de las organizaciones que se formaron está la AACE
(American Association of Cost Engineers – 1956), IPMA (International Project Management Association – 1967), PMI
(Project Management Institute – 1969) y la AAPM (American Academy of Project Management – 1996), entre otras.
Ciclo del Proyecto – un proyecto consiste en por lo menos las siguientes etapas: Definición – de que estamos
hablando, Planificación – búsqueda de información, definir estrategias, oportunidades y posibilidades, Diseño –
definición y características del proyecto, Construcción – ejecución del diseño, controles y monitoreo, Completar
(Cierre) – arranque, mudanza y mantenimiento y Lecciones Aprendidas – documentar y comunicar los resultados.
Controles de Proyecto e Influencia – la razón para desarrollar todos estos conceptos es para que el proyecto se
pueda desarrollar en un tiempo específico (modificable según va progresando), a un costo determinado (influenciado
por el ámbito de trabajo) y con unos estándares de calidad (influenciados por el diseño, las especificaciones técnicas
y la reglamentación del gobierno). (Ver Figura 1 para una representación gráfica. La línea azul representa la
habilidad de influenciar en los costos del proyecto en relación al tiempo y sus etapas)

4. (Figura 1)
Planificación y Ejecución – existen seis (6) conceptos que definen las partes iniciales del ciclo del proyecto
(Definición, Planificación y Diseño): Plan Preliminar de Ejecución, Plan Preliminar de Gerencia, Work
Breakdown Structure (WBS), Cronograma del Proyecto, Estimado de Costos y Diseño y Documentación.
Plan Preliminar de Ejecución – el interés de todos es establecer las estrategias de organización, documentación,
las tareas de los recursos y su organización, las probabilidades de financiamiento, la estrategia que se usará con el
gobierno, el análisis inicial de riesgos, la logística de cómo se ejecutará la construcción, la estrategia de contratación
y procuraduría, entre otras.
Plan Preliminar de Gerencia – en esta etapa definiremos los recursos que vamos a necesitar, incluyendo sus roles
y responsabilidades. Hay que diseñar como van a fluir las responsabilidades y los niveles de aprobación. Se
establecen las reglas de juego vía organigramas y protocolos y se prepararan los formatos de documentación que se
usarán. Una parte importante de esta etapa es ver como vamos a establecer las reuniones del personal del
proyecto, mirándolo desde el punto de vista de flujo y función.
Work Breakdown Structure (WBS) – el concepto que se desarrollará en esta etapa es el de agrupar el ámbito de
trabajo en áreas o categorías que puedan ser ejecutadas y medidas. Este concepto será la base para el desarrollo
del cronograma y el estimado del proyecto. Una práctica común es utilizar las 16 Divisiones del CSI (Construction
Specifications Institute Master Format), estas son:
División 01 — Requisitos Generales División 09 — Acabados
División 02 — Construcción del Sitio División 10 — Especialidades
División 03 — Concreto División 11 — Equipos
División 04 — Mampostería División 12 — Mobiliario
División 05 — Metales División 13— Construcciones Especiales
División 06 — Maderas y Plásticos División 14 — Sistemas de Transportación
División 07 — Protección Termales y de Humedad División 15 — Mecánica e Hidro-Sanitaria
División 08 — Puertas y Ventanas División 16 — Eléctricos
Cronograma de Proyecto – Aquí se desarrolla el cronograma base del proyecto. Esta herramienta proveerá
información progresiva, ayudará en el desarrollo estratégico, asiste en determinar la carga financiera por etapas,
establece posibles áreas de conflicto, establece eventos significativos (Milestone) y documentará el comienzo y final,
siendo este una parte esencial cuando se llegue a la fase de construcción.
Estimado de Costos – La función de esta etapa es desarrollar la base de costos que permitirá llevar un control de la
inversión y que será un proceso que empieza ahora y terminará al concluir el proyecto. Típicamente podemos
agrupar los mismos en dos (2) categorías:
TIEMPO
COMIENZA TERMINA
INFL
UEN
CIA
COSTODEPROYECTO
PLANIFICACIÓN DISEÑO LICITACIÓN CONSTRUCCIÓN
+
_
+
_

5. • Costos Indirectos (Soft Costs) – Costos de Estudios de Factibilidad, Costos Legales, Bienes Raíces,
Costos de Bancos y Financieros, Costos relacionados al Gobierno y sus Permisos, Costo del Diseño,
Costos relacionados a la Gerencia del Proyecto, etc.
• Costos Directos (Hard Costs) – Costos de Construcción (Terreno, Edificio, Equipos, etc.), Costo de
Arranque, Mudanza, Tiempo Perdido, Continencias, etc.).
Diseño y Documentación – Es esta etapa se comienzan a desarrollar los estándares de documentación del
proyecto y los protocolos relacionados a los dibujos, especificaciones, contratos, procuraduría, etc. Es necesario
desarrollar relaciones de función y verificar como trabajar las áreas donde los trabajos se interceptan, el nivel que
vamos a documentar debe ser delineado y se desarrollaran los parámetros de desarrollo del proyecto. Es crucial
determinar de antemano el velar por que se cumpla con las necesidades del Dueño del proyecto y tener siempre el
deseo de explorar todas las alternativas posibles de diseño.
Esto es solo un pedazo del pastel, existen muchos conceptos y áreas de influencia que aún no se han
tocado, pero si por lo menos toman nota de estos, la habilidad de pronosticar, planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar el proyecto estará en sus manos.

6. • Costos Indirectos (Soft Costs) – Costos de Estudios de Factibilidad, Costos Legales, Bienes Raíces,
Costos de Bancos y Financieros, Costos relacionados al Gobierno y sus Permisos, Costo del Diseño,
Costos relacionados a la Gerencia del Proyecto, etc.
• Costos Directos (Hard Costs) – Costos de Construcción (Terreno, Edificio, Equipos, etc.), Costo de
Arranque, Mudanza, Tiempo Perdido, Continencias, etc.).
Diseño y Documentación – Es esta etapa se comienzan a desarrollar los estándares de documentación del
proyecto y los protocolos relacionados a los dibujos, especificaciones, contratos, procuraduría, etc. Es necesario
desarrollar relaciones de función y verificar como trabajar las áreas donde los trabajos se interceptan, el nivel que
vamos a documentar debe ser delineado y se desarrollaran los parámetros de desarrollo del proyecto. Es crucial
determinar de antemano el velar por que se cumpla con las necesidades del Dueño del proyecto y tener siempre el
deseo de explorar todas las alternativas posibles de diseño.
Esto es solo un pedazo del pastel, existen muchos conceptos y áreas de influencia que aún no se han
tocado, pero si por lo menos toman nota de estos, la habilidad de pronosticar, planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar el proyecto estará en sus manos.