1. Michael Egesborg (BS8S@SOF.KK.DK)
Dokument version 1.1
Business Case:
Digitalposts gevinstrealisering for 2013 -
analyse på fysisk brevpost og digitalpost i
Socialforvaltningen
2. 2
Indhold
Ledelses resumé ............................................................................................................................................ 3
Forbehold ...................................................................................................................................................... 4
Analysen set i forhold til Spitze rapporten.................................................................................................... 5
Udviklingen i portokontoen for Socialforvaltningen..................................................................................... 5
Analyse af fysisk post 2010-2013 .................................................................................................................. 6
Analyse af DOC2MAIL tal (2011 til juli 2013)............................................................................................... 10
Analyse af omkostningerne ved fysisk post (håndtering + materiale)........................................................ 11
Analyse af omkostninger ved digitalpost? .................................................................................................. 13
Test af tal i analysen.................................................................................................................................... 13
Analyse af porto beløb for perioden januar til juni i årene 2010-2013....................................................... 14
Analyse af DOC2MAIL (januar til juni tal 2011-2013).................................................................................. 17
Digitaliseringsgraden ud fra talmaterialet (kun Digital Post)...................................................................... 17
Digitaliseringsgraden ud fra talmaterialet (Digital Post+Fjern Print).......................................................... 18
Konklusion ................................................................................................................................................... 18
3. 3
Ledelses resumé
Analysen baserer sig på økonomi tal, der er registeret i Kør og udtrukket i Rubin. Statistikken på digitalpost
og fjernprint er tal rapporteret fra KMD til KBS og Socialforvaltningen. Talmaterialet fra Kør er behæftet
med fejl, da det blev konstateret at der hver december i perioden 2010-2012 er fejlkonteret mange
millioner år på Socialforvaltningens porto konto fra en anden konto. Derfor er december tallene 2010-2012
blevet beregnet som et gns. af året.
Et retvisende billede af porto og brevforsendelserne og dermed besparelsen i forbindelse med
digitalisering, må på nuværende tidspunkt anses som værende urealistisk. 397 af 2140 org. numre i
Socialforvaltningen har en portokonto i deres regnskab. Helt konkret betyder dette at Kør porto konto kun
repræsenteres i 18 % af hele Socialforvaltningen. Den manglende registrering af porto kommer for de
resterende org. numre ind på ”øvrige udgifter”. Kontoen ”øvrige udgifter” er på omkring 70 mio. kroner på
nuværende tidspunkt i 2013 og indeholder alt fra A til Z.
Når Socialforvaltningen ikke har krav om at hvert org. nummer konterer porto og omkostninger til kuverter
etc. på porto kontoen, må man gennemløbe alle posteringer i ”øvrige udgifter” for at finde frem til den
manglende porto og brev omkostning1
.
Derfor må analysen anses som værende et ”bedste bud” på hvordan besparelses og forbrugssituationen er
for Socialforvaltningen 2013, da porto beløbet må forventes at være meget større
Uanset dette viser analysen at fysiske breve stadigvæk udgør 95 % af alle udsendelser til
Socialforvaltningens borgere. Selvom stigningen i digital post tredobles hvert år, vil det stadigvæk tage 2-3
år at nå en digitaliseringsgrad på 25 % ren digitalpost. En digitaliseringsgrad på 25 % digitalpost ville for
2013 have givet en besparelsen på omkring 600.000-700.000 kr. inkl. arbejdstid og materialeomkostninger2
.
Den fysiske mængde brevpost falder dog igennem årene, da porto kontoen i Kør registreres som faldende
samtidig med at porto omkostningen pr. brev er stigende. Dette kan forklares med overgangen til digital
samt fjernprint hos KMD. Porto faldet fra 2011 til 2012, hvor digitalpost var taget i brug er på 143.916 kr.
Tallet fra 2012 til 2013 prognosticeres til at ligge i samme leje(139.965 kr.).
Det som man kan se af tallene er at fjernprint stiger tilsvarende igennem årene. Fjernprint, der reelt er
udskrivning og kuvertering foretaget af KMD i deres printcenter, er billigere end at Socialforvaltningens
egne ansatte håndtere udskrift, kuvertering etc.. Dog er omkostninger større end ren digitalpost, hvor
borgerne får det i deres e-boks. Digitalpost er det billigste for Socialforvaltningen og København kommune.
1
Da dette er et komplekst og tidskrævende arbejde, er det ikke gjort i denne 1. version af analysen
2
Tallet er hypotetisk, da det ikke forholder sig sådan i realiteten. Tallene fra 2013 er fremskrevet så godt som
materialet tillader det. Desværre er der ingen lineær sammenhæng i tallene, hvilket gør det sværere statistisk at
fremskrive på året.
4. 4
Forbehold
De ca. 35 selvejende institutioner kan ikke inddrages i analysen, da De ikke laver kontering i Kør. Deres
regnskaber bliver ifølge tværgående økonomi rapporteret på få driftskonti og dermed ikke splittet på konto
art.
I og med at der i regnskaberne er konstateret fejlkonteringer, er der lavet estimater af forbrug i årene
2010-2012 for hver december måned.
Statistik fra KBS på DOC2MAIL viser at KK generelt sender 80 % af alt post som B og 20 % som A post. Denne
fordeling er brugt på beregning af hvor mange fysiske A og B breve, der er sendt fra Socialforvaltningen i
perioden 2010-2013.
Fordelingen kan dog være anderledes, hvilket rykke beregningerne på antallet af breve udsendt fra
Socialforvaltningen.
Porto kontoen burde kun indeholde Post Danmark frankeringsomkostninger og indkøbte
frimærker/kuverter. Korrekt kontering kan ikke forventes, da analysen påviste fejlkonteringer hver
december 2010-2012. Om der er ”andre fejl” på porto kontoen må forblive uvist.
Dertil kommer institutioner (org. numre), der ikke har porto konto i deres regnskab og dermed lægger brev
og porto udgifter andetsteds3
. Kontoen for porto bliver kun konteret på 397 org. numre ud af
Socialforvaltningens 2140 aktive org. numre. Resten konterer porto på diverse kontoen 4009900000
(iblandt disse er digitaliseringskonteret i Socialforvaltningen).
Eks. Center Lindegården
I forbindelse med analysen, testede opgaveansvarlig et vilkårligt center i Socialforvaltningen. Center
Lindegården havde ingen porto konto, men de omkring 20.000 kr. som de brugte årligt på fysisk post, kom
de på ”øvrige udgifter” kontoen. Center Lindegården sender alt post som A post, hvilket betyder at der skal
tillægges 2531 A breve til analysen for blot én institution under Socialforvaltningen.
Det forudsættes af kontering af udgifterne på DOC2MAIL bliver håndteret på andre driftskonti end porto i
Kør.
Frankeringsbeløbene benyttet i beregningerne 4
kommer fra Post Danmark og er reguleret hvert år iht. Post
Danmark oplysninger om portoforhøjelser.
Omkostningerne i forbindelse med fjernprint indgår ikke i denne analyse.
3
Konsekvensen af manglende porto konti hos de forskellige institutioner undersøges i tilfælde af en version 2.0 af
analysen
4
Beregninger ligger i separat regneark
5. 5
Analysen set i forhold til Spitze rapporten
Spitze har i deres analyse fået tal fra post og scanningsenheden og frankeringsmaskiner. Spitze skriver at
Socialforvaltningen i 2012 ville sende 229.753 antal breve, hvoraf 183.367 ville være fysiske.
Porto udgiften udtrukket fra Kør viser, at der er forbrugt 2.3 mio. kroner på porto i 2012. Konkluderer man
at Socialforvaltningen kun har udsendt frankeret A igennem hele året ville Socialforvaltningen have sendt
337.996 breve. Havde der kun været sendt B frankeret breve ville tallet have været 452.849.
Dette giver an afvigelse på 154.629 i forhold til Spitzes business case for kun A breve og 269.482 for kun B
breve.
De 2.3 mio. på porto kontoen kan afvige i omegnen af +- ~50.00-100.000, da tallene som tidligere nævnt for
december er fejlkonteret. Uanset afvigelse vil Kør tallene ikke give samme lave antal udsendt fysisk post
som Spitze har beregnet – selvom man bruger samme omkostningsstruktur som Spitze har brugt i deres
business case til Københavns kommune. Tallene for fysisk post vil blive større ud fra Kør tallene.
På DOC2MAIL området har Spitze estimeret 100 % forkert i mængden af digitalpost fra Socialforvaltningen
til borgerne. Tallet i 2012 er dobbelt af hvad Spitze har estimeret i deres business case til Københavns
kommune.
Udviklingen i portokontoen for Socialforvaltningen
Med udgangspunkt i konto:4010400000 i Kør, er der udtrukket tal fra 2010 til august 2013. Udviklingen har
været at porto udgiften har ligget konstant omkring de 2.3-2.4 mio. kroner fra 2010 til 2012. Tallet for hele
2013 er ikke kendt endnu, men prognosticerer man vil tallet komme til at ligge på omkring 2.1 mio. kr.5
.
Det er kendetegnet for porto beløbet i Socialforvaltningen, at der på 2 vilkårlige måneder årligt sker en
stigning af beløbene på kontoen, hvilket kan skyldes masseudsendelse af breve til Socialforvaltningens
borgere. For 2013 forudsiges det, at der vil komme endnu en top på kontoen senere på året, da det har
været således de foregående år. Prognose tallene for 2013 viser ikke dette og derfor skal 2013 nok
korrigeres med omkring + 100.000 kr..
Primo 2014 vil dette vise sig om det holder stik. I hvert fald siger prognosen, uanset datakvalitet at
portokontoen er faldende jævnfør figur 1 på side 5.
5
Så længe at december 2010, december 2011 og december 2012 er forkerte i Kør og at der ikke er linearitet må dette
tal anses som værende meget hypotetisk.
6. 6
Figur 1: Søjlediagram over total porto beløbene konteret i Kør
De 2 store ”toppe” ses tydeligere, når man ser grafen figur 2 opgjort på måneder. Det interessante er at
porto ser ud til at blive mindre i 2013 end i 2012 (der hvor lilla linje er under den grønne), hvilket kan
forklares med overgangen til digitalpost.
Figur 2: Grafer over månedlig konterede beløb i Kør fra 2010-2013
Analyse af fysisk post 2010-2013
Som tidligere skrevet går analysen ud fra at 80 % af alle fysiske breve er sendt som B post og 20 % er A post.
2.387.464
2.476.092
2.332.176
2.192.211
0
500.000
1.000.000
1.500.000
2.000.000
2.500.000
3.000.000
totalt Porto
Kroner
Total porto i kr. om året
Porto 2010 Porto 2011 Porto 2012 Porto 2013
tallene for august-december
baserer sig på beregninger
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
400.000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Kroner
Porto fordelt på måneder 2010-2013
Porto 2010
Porto 2011
Porto 2012
Porto 2013
Fra august 2013
er tallene prog-
nosticeret
7. 7
Figur 3: Søjlediagram ud fra 80/20 % fordeling af portoen i Kør
Tager man udgangspunkt i beløbene som er opgjort i Kør og hvad beregningen regner med sker fra august
til december, kan man se at der er fald fra 2012 til 2013. For A breve ser tallene således ud. Igen er der
faldene udsendelser.
Figur 4: Total A breve 2010-2013
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
Total antal breve
styk
År
Total antal breve 2010-2013
Breve 2010
Breve 2011
Breve 2012
Breve 2013
-6,5%
-8.9%
-10,4 %
Fra august 2013
er tallene prog-
nosticeret
80931
76187
67599
60061
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
90000
Total
Styk
År
Total A breve pr år
Breve 2010 Breve 2011 Breve 2012 Breve 2013
8. 8
På månedsbasis fordeler A posten sig således. Den anden top for 2013 er ikke tydelig, så det forventes at
der må være en afvigelse i tallene som er beregnet.
Figur 5:A breve fordelt på måned 2010-2013
Da der er tale om fordelingsnøgler ligner graferne hinanden, men tendensen er tydelig i og med at graferne
forskyder sig ned hvert år, hvilket er indikation på faldene postmængde. For B post viser tallene igen at
mængden er faldene fra 2012 til 2013.
Figur 6:Total B post fra 2010-2013
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Breve 2010 3019 6682 12313 6737 3140 7580 10512 6172 3857 6824 7351 6744
Breve 2011 2781 5240 6883 8432 6362 10712 6595 5705 6003 5589 5536 6349
Breve 2012 3509 6091 5225 3801 10894 5712 2958 9208 3397 4933 6238 5633
Breve 2013 1700 5405 4432 8729 4119 4481 3935 5425 5466 5457 5454 5457
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
Styk
Måneder
A post pr. måned
424438
396175
362280
324772
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
450000
total
Styk
År
Total B post pr. år
Breve 2010 Breve 2011 Breve 2012 Breve 2013
9. 9
Fordelingen på måneder viser igen 2 toppe, og dermed igen samme konklusion som på A post. Vi må
forvente at se en stigning i brevmængden i august – december.
Figur 7:B post fordelt på måneder
Kigger man på den samlede mængde af breve sendt fra Socialforvaltningen, vil man kunne se at der
Figur 8: Total A+B post i 2010-2013
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Breve 2010 15835 35041 64575 35332 16468 39752 55131 32368 20227 35788 38551 35370
Breve 2011 14462 27248 35793 43847 33081 55703 34296 29667 31217 29060 28787 33015
Breve 2012 18804 32645 28004 20368 58384 30613 15855 49349 18205 26435 33429 30190
Breve 2013 9192 29225 23964 47199 22275 24232 21278 29335 29559 29511 29494 29510
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
Styk
Måneder
B post pr. måned
505369
472362
429879
384833
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
Total antal breve
Styk
År
Total A+B post pr år
Breve 2010 Breve 2011 Breve 2012 Breve 2013
-6,5%
-8.9%
-10,4 %
10. 10
har været et fald i antallet fysiske breve fra 2012 til 2013 i omegnen af 10 % (prognose).
Analyse af DOC2MAIL tal (2011 til juli 2013)
Tallene fra KMD og KBS på hvor meget digitalpost der bliver afsendt fra Socialforvaltningen viser at flere og
flere benytter sig af digitalisering.
Figur 9:Optalt digitalpost pr. år
Tallene i forhold til fysisk post må betegnes som værende marginale. Dog er der sket større stigninger fra
2011 til 2012. Se tallene 1 kvartal 2012 til 1 kvartal 2013 Om denne stigningsgrad også finder sted i 2013
kan udregnes når tallene fra KMD ligger i januar 2014.
Figur 10:Kvartalsudvikling digitalpost 2011-juli 2013
2992
9260
12046
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
Total
styk
År
Optalt digitalpost i perioden 2011 til
2013
2011 2012 2013
Opgjort indtil
juli måned
125
618
949
1300
1700 1802
2431
3327
5098 4894
2054
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
1 2 3 4
Styk
Kvartaler
2011 2012 2013
11. 11
I forbindelse med digitaliseringen af Socialforvaltningen, kunne man evt. analysere på bruger statistikerne
fra KBS og KMD, for at se om der er korrelationen imellem udvidelsen af bruger og brugen af digitalpost.
Figur 11:Optalt fjernprint pr. år indtil juli 2013
For fjernprint ses igen samme tendens som på digitalpost. Mængden af fjernprint igennem KMD er
stigende. Omkostningerne ved fjernprint overstiger dog digitalpost flere 100 %. Disse tal er ikke medregnet
i denne analyse, men det er noget som Socialforvaltningen bør kigge på.
Analyse af omkostningerne ved fysisk post (håndtering + materiale)
Hvad betyder disse tal så i forhold til økonomien? Spitze tager udgangspunkt i tal fra tal leveret af KL’s
digitaliseringsrapport.
Betingelse Værdi
Brevhåndtering 3,6 minutter
Årsværk tid 1200 timer
Porto (Spitze antagelse) 7.9 kr. (2012)6
Årsværk kroner 420.0007
kr.
Materiale omkostninger 0,9 kr. pr. brev
6
Opgaven bruger Post Danmarks tal for standard frankeringsmaskine A og B post
7
KL bruger både 420.000 og 540.000. Analysen tager det laveste tal KL leverer.
25361
37331
42995
0
10000
20000
30000
40000
50000
Total
Styk
Optalt fjernprint i perioden 2011 til 2013
2011 2012 2013
12. 12
Tallene i skemaerne ud fra de tidligere tal, viser faldene tendens over hele linjen. Ud fra prisen for et
årsværk kan det nemt beregnes hvad omkostningerne er for SOF i forbindelse med brev håndtering.
Omregnes tallene fra porto til årsværk bliver tallene således fordelt på A og B posten. Her kan man se at der
igen er tendens til fald i omkostningerne på brevhåndtering.
Bruger man 420.000 kr. som prisen for et årsværk koster det Socialforvaltningen følgende at sende fysisk
post. Dertil kommer materiale omkostningen.
År /A
post Samlet omkostninger A + materiale omk.
2010 141.685
2011 133.381
2012 118.346
2013 59.207
År /B
post
Samlet omkostninger B + materiale omk.
Kr.
2010 743.061
2011 693.581
2012 634.241
2013 320.155
År
B post Mængde
Håndtering i
minutter
Håndtering i
timer.
Håndtering i
arbejdsdage
Årsværk
2010 424.438 1.485.533 minutter 24.759 timer 1.032 arbejdsdage 0,96 årsværk
2011 396.175 1.386.611 minutter 23.110 timer 963 arbejdsdage 0,80 årsværk
2012 362.280 1.267.979 minutter 21.133 timer 881 arbejdsdage 0,73 årsværk
2013 182.873 640.056 minutter 10.668 timer 444 arbejdsdage 0,37 årsværk
År
A post Mængde
Håndtering i
minutter
Håndtering i
timer.
Håndtering i
arbejdsdage Årsværk
2010 80.931 283.258 minutter 4.721 timer 197 arbejdsdage 0,16 årsværk
2011 76.187 266.656 minutter 4.444 timer 185 arbejdsdage 0,15 årsværk
2012 67.599 236.598 minutter 3.943 timer 164 arbejdsdage 0,14 årsværk
2013 33.819 118.366 minutter 1.973 timer 82 arbejdsdage 0,07 årsværk
13. 13
År Samlet omkostninger A+B breve I SOF
2010 884.747
2011 826.962
2012 752.587
2013 379.362
Over hele linjen kan man se, at der er faldende omkostninger, selvom portoen er stigende for perioden. En
ting som analysen ikke har kigget på, er om der er flere eller færre antal personer, der hjælpes af
Socialforvaltningen og dermed betingelsen om at der er færre, der skal have breve tilsendt.
Analyse af omkostninger ved digitalpost?
Omkostninger for digitalpost kan beregnes på tilsvarende måde.
Omkostning pr. digitalpost 1,25 kroner(KL)
Tid pr digitalpost 0,6 minutter (KL)
årsværk 1200 timer (KL)
Pris årsværk 420.000 kroner (KL)
År
Digital
post
Total kost
digitalpost Tidsberegning
minutter
Tidsberegning
timer Omregnet til årsværk
2011 2992 3740 kroner 1795,2 minutter 29,92 timer 0,024933 årsværker
2012 9260 11.575 kroner 5556 minutter 92,6 timer 0,077167 årsværker
2013 9992 12.490 kroner 5995,2 minutter 99,92 timer 0,083267 årsværker
Samlet stiger omkostningerne, da mere post bliver udsendt elektronisk.
År Pris for Digital Post
2011 14.212
2012 43.985
2013 47.462
Test af tal i analysen
Som skrevet i analysen baserer tallene sig på de tal som er indleveret til Kør og DOC2MAIL. En hurtig test på
om analysen er ”garbage in garbage out” er at beregne om tallene på fysisk + elektronisk (digitalpost +
fjernprint) kan matches op.
14. 14
Eks.
I hele 2010 bliver der sendt 505.369 fysiske breve totalt i Socialforvaltningen. Dette tal falder til 472.362 i
2011. I selvsamme 2011 er der sendt 2992 digitale e-mails samt 25.361 fjernprints. Disse 2011 tal giver
sammenlagt 500.015 hvilket er ret tæt på 2010, hvor der kun er registeret afsendt fysisk post i SOF.
For 2011 er det beregnet, at der bliver afsendt 472.362 breve fra Socialforvaltningen. Tager man 2012 tallet
og lægger digital post og fjernprint sammen er der difference på 4108 breve (476.470-472.362).
Bruger man tallene fra for januar til juni, er der i 2012 afsendt 224.050 breve totalt. For første halvår 2013
beregnes dette til at være 184.950. Lægger man opgjort digital post samt fjernprint for første halvår 2013 til
fysisk afsendt post bliver tallet 231.122 styk - en lille difference på 7072 styk på halvåret.
Analyse af porto beløb for perioden januar til juni i årene 2010-2013
Analysen har for 2013 prøvet at beregne sig frem til de fremtidige porto beløb. Kigger man på hvad der er
konteret og opgjort for Kør og KMD statistikkerne fra januar til juni i perioden 2010 til 2013, kan dette give
en indikation om der er fornuft i den måde analysen er foretaget.
Figur 12:Porto januar til juni fra 2010 til 2013
Hvis man beregner løbende gennemsnit for 2012 og 2013 ser man igen at 2013 ligger under 2012 kurven,
dog ikke i april, hvor der er en stigning i udsendelse af breve fra Socialforvaltningen. Modsat har 2012 i
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
400.000
1 2 3 4 5 6
Kroner
Måneder
Porto beløb januar - juni 2010-2013
Porto 2010
Porto 2011
Porto 2012
Porto 2013
2 per. bev. gnsn. (Porto
2012)
15. 15
denne periode et lavt antal udsendte breve.
Figur 13:Porto for januar til juni 2010-2013
Summere man de beløb for januar til juni i perioden 2010 til 2013, kan man se at der er fald i tallene fra
2012 til 2013.
Figur 14:Antal sendte breve januar til juni 2010-2013
Samme trend afspejler sig i den totale mængde fysiske breve som Socialforvaltningen afsender i 2012 til
2013.
1.474.506 1.527.683
1.317.577
1.197.201
0
200.000
400.000
600.000
800.000
1.000.000
1.200.000
1.400.000
1.600.000
1.800.000
total halvår
Kroner
Total porto for januar til juni
Porto 2010 Porto 2011 Porto 2012 Porto 2013
246474 250544
224050
184950
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
Total på halvåret
Styk
Total antal sendte A+B breve januar til
juni
Breve 2010 Breve 2011 Breve 2012 Breve 2013
16. 16
Figur 15:Opgørelse af B breve januar til juni 2010-2013
Tallene indikerer at der er afsendt færre B breve i perioden januar til juni i 2013 end i 2012.
Figur 16:Opgørelse af A breve januar til juni 2010-2013
Når B post mængden falder – falder A post ligeledes, da der er nyttet forholdstal til at beregne mængden af
A og B post.
Sammenholdt med års analysen som så er det samme tendens. Fald i porto og brevmængde.
1 2 3 4 5 6
Breve 2010 15835 35041 64575 35332 16468 39752
Breve 2011 14462 27248 35793 43847 33081 55703
Breve 2012 18804 32645 28004 20368 58384 30613
Breve 2013 9192 29225 23964 47199 22275 24232
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
Styk
Måneder
B breve januar til juni
1 2 3 4 5 6
Breve 2010 3019 6682 12313 6737 3140 7580
Breve 2011 2781 5240 6883 8432 6362 10712
Breve 2012 3509 6091 5225 3801 10894 5712
Breve 2013 1700 5405 4432 8729 4119 4481
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
Styk
Måneder
A breve januar til juni
17. 17
Analyse af DOC2MAIL (januar til juni tal 2011-2013)
Ser man på tilsvarende periode for DOC2MAIL og digitalpost og fjernprint ser man stigning både for digital
og fjernprint.
Figur 17: opgørelse af digitalpost januar - juni
Figur 18:Opgørelse fjernprint januar til juni
Digitaliseringsgraden ud fra talmaterialet (kun Digital Post)
Tallene registeret for DOC2MAIL indtil juni viser at 9.9928
breve er blevet sendt elektronisk. Ud fra den
samlede totale mængde af breve på hidtil formodet antal afsendte breve på 184.9509
(fysisk post til juni
8
Se figur 17 2013
9
Se figur 14 2013
743
3502
9992
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Total
Styk
År
Opgørelse af digitalpost januar-juni
2011 2012 2013
11002
21177
36180
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
Total
Styk
Januar - juni
Opgørelse af fjernprint januar - juni
2011 2012 2013
18. 18
måned A+B) svarer juni tallet på 9992 til 5,4 % af den samlede postmængde. Københavns kommune
forventer at 80 % af alt kommunikation til borgerne skal være digital i 2015. Nu har Socialforvaltningen
svage og udsatte borgere som sit ansvarsområdet, så digitaliseringskravet må forventes at være lavere. En
digitaliseringsgrad på blot 5 % giver ikke den store besparelse iht. beregningerne tidligere og specielt ikke
når man kigger på hvad Københavns kommune har forventet på digitalisering.
Digitaliseringsgraden ud fra talmaterialet (Digital Post+Fjern Print)
Tallene registeret for DOC2MAIL indtil juni viser at omkring 36.18010
er sendt via Fjern Print. Er tallene
repræsentative for resten af året vil det betyde at omkring 72.000 vil blive sendt via Fjern Print. Dette er en
100 % stigning i forhold til 2012. Ud fra den samlede totale mængde af breve på hidtil formodet antal
afsendte breve på 184.950 svarer juni tallet for digitalt plus fjernprint til (9996 + 36.180) 46.176 hvilket er
omkring 25 % af den samlede postmængde. Det vil sige at der reelt kan digitaliseres mere på den digitale
post igennem KMD. Besparelsen på total porto udgift 2013, hvis der var blevet digitaliseret mere ville være
således. Hertil kommer besparelsen på materiale samt håndtering af post.
År Procent 25 % digitalisering 50 % digitalisering 75 % digitalisering 80 % digitalisering
2013 548.053 1.096.105 1.644.158 1.753.769
Skulle 25 % af den fysisk post være overgået til digital, ville det have betydet at 46.238 digitale breve skulle
have været sendt ultimo juni 2013. Stiger mængden af Digital post på samme måde som fra 2012 til 2013,
hvor det forventes at blive omkring en tredobling, kan en 25 % digitalisering forventes at ske inden eller
omkring 2015.
Konklusion
Uanset hvordan man kigger på tallene er trenden at porto registeret på Kør kontoen er faldende fra 2011 til
2012 og bør fortsætte i 2013. Samtidig er tallene på DOC2MAIL stigende. Digitaliseringsgraden i forhold til
fysisk og digital post må beregnes til at ligge i omegnen af 5 %, og 25 %, hvis man anser fjernprint som
værende en del af digitaliseringsprocessen i Københavns kommune og Socialforvaltningen.
Hvis tallene i analysen kan anses som værende repræsentative for Socialforvaltningen pga. den måde, at
porto konteres, går det den rigtige vej.
Skulle det vise sig at porto beløbet er ”mange millioner kr.” større, giver det en lavere digitaliseringsgrad og
dermed en endnu dårligere business case for Socialforvaltningen
Besparelserne kan reelt ikke blive større end hvad der bliver brugt af porto + omkostningen ved kuvert og
arbejdstid ved kuvertering. Når porto beløbet for 2013 estimeres til at være 2.1 mio. kroner, må den
procentvise besparelse i overgangen til digitalisering beregnes ud fra dette beløb.
10
Se figur 18 2013
