Presentación de Juanjo Rodriguez (AgilePoint) en Fomento del Trabajo. Jornada 17 de noviembre de 2009

1. BPM
EN LAS EMPRESAS
17 de noviembre de 2009,
Fomento del Trabajo. Via Laietana, 32. 08003 Barcelona

2. Oportunidad en un entorno Complejo
 Cliente Dictador
 Búsqueda de lo mejor, más barato, más rápido
 Servicio superior: cuándo, dónde y como quiera
 Personalización en masa y Solución completa
Competencia Feroz
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
 El Producto es el Proceso. Se compite con el cómo y no con el qué
 Eficiencia y Agilidad compiten con “lo mejor”
 Cambios Constantes
 Anticipar y Predecir tendencias
Y en muchas organizaciones las áreas de T.I. se convierten en “cuello de botella”
y no puden responder adecuadamente al Negocio:
 Silos de Información
 Legacy
 Pérdida de Credibilidad
 Dificultades de comunicación
TI-Negocio
Las “organizaciones batracio” no reaccionan y cuando la temperatura es
demasiado elevada,… desaparecen

3. BPMS, ¿Cuándo?
En las compañias mejor gestionadas existe un relación simbiótica y productiva
entre personas y sistemas. Mantener los dos alineados es un arte. Es uno de
los principales objetivos de todo director de TI. Cada vez que hay que cambiar
la parte “personas” del proceso, uno casi siempre ha de cambiar la parte
“sistemas”. Pero aquí está la dificultad:
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Sin herramientas BPM, los departamentos de IT no pueden mantener el ritmo
de respuesta. Ahora, con herramientas BPM, pueden.
Un sistema, muchos usos: ese es el poder de BPM –una infraestructura
estándar, respondiendo a cualquier número de procesos, construido a medida
para su organización, por usted.
Literalmente – las compañías están creando procesos en menos tiempo que
requiere investigar el mercado para seleccionar un paquete, realizar el business
case, lanzar la orden de compra y solo entonces darse cuenta que no es
exactamente lo que necesitaban.
Howard Smith —Look Back to Look Forward (Feb’08)

4. La Promesa de VALOR de los BPMS
 Efficiencia
 Más Rápido, Reducción de Cycle Time
 Menos Errores, Reducción de entradas manuales
 Ejecución Consistente
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 Efectividad
 Mejor toma de Decisiones
 Mejor gestión de Excepciones
 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
 Agilidad y Control
 Mejor Repuesta a Nuevos Modelos de Negocio
 Cumplimiento de la Norma
La clave en BPM está en la Gestión, que una compañía puede cambiar o crear procesos
sin generar código, a la velocidad que necesita el Negocio.

5. ¿ Por qué es importante dotar a la organización de
herramientas adecuadas para la gestión de sus procesos ?
 Los requisitos de Negocio contienen complejas relaciones
entre Políticas, Procedimientos y Actividades Manuales entre
personas, sistemas y datos.
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 El hecho de que los datos de Requisitos del Negocio residen en
diferentes lugares hace que su manejo sea difícil.
 Capturar y Documentar requisitos del Negocio sin las
herramientas tecnológicas (diseño de procesos, definición de
políticas y procedimientos) es un proceso difícil y doloroso en
la organización.
 En la organización es complicado implementar cambios en los
procesos, políticas, procedimientos y tareas manuales.

6. ¿ Necesita su organización gestionar procesos de negocio
mediante BPMS ? (1/2)
 Los procesos implican tareas humanas y varios sistemas de Información y hay una
escasa visibilidad de los mismos.
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 Aunque hay procedimientos que describen las tareas de trabajo y los procesos, es
complejo verificar interacciones, contradicciones, y el cumplimiento de los
mismos.
 Es difícil identificar los cuellos de botella en los procesos.
 Gran parte de la ineficiencia de los procesos se debe a la falta de una clara
responsabilidad sobre los mismos.
 Con frecuencia es difícil indicar con precisión quién debe realizar algunas tareas.
 Tras la consecución de un objetivo, a menudo es difícil identificar quién hizo qué.

7. ¿ Necesita su organización gestionar procesos de negocio
mediante BPMS ? (2/2)
 Existe una considerable inconsistencia en los tiempos de respuesta del empleado
para completar tareas habituales.
 Faltan medidas adecuadas para evaluar el rendimiento de los empleados.
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 La falta de controles sobre las tareas hace que la conveniencia y el hábito impida la
mejora de los procesos.
 La gestión del cambio organizacional no se realiza con el éxito deseado debido a las
dificultades de sus individuos de asimilar los nuevos roles o gestionar diferentes
recursos.
 Organizaciones que han puesto en marcha iniciativas de gestión por procesos (ej. 6
Sigma, TQM, CMMI), o los que ya lo han hecho, encuentran importantes
dificultades para llevar las teorías a la práctica.
 Muchas de las reglas de negocio y definición de parte de los procesos actuales
están incorporados a los sistemas de front-office y back-office, en motores de
workflow propietarios de estos, que precisan de gran carga de programación y por
tanto no adecuados para una gestión del cambio ágil.

8. ¿ Qué ofrece un BPMS para la gestión de una organización ? (1/2)
 Las suites BPMS facilitan la orquestación tanto de tareas humanas como de
sistemas en un mismo proceso a la vez que permiten utilizar las aplicaciones legacy
existentes en la organización.
 Proporcionan al usuario un entorno de trabajo intuitivo mediante el uso de un
portal de tareas que combina capacidades de Monitorización de Actividades de
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Negocio (BAM), e Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) definidos por el usuario
en tiempo real y procesos de datos históricos proporcionando feedback
cuantitativo a los propietarios de procesos.
 Permiten adaptarse a las necesidades del mercado y manejar excepciones, de una
forma ágil, modificando tanto las reglas de negocio como los procesos en tiempo
real.
 Identifican cuellos de botella en los procesos mediante la combinación de
simulación, herramientas de escenarios-test, y capacidades analíticas que
monitorizan los procesos a través del ciclo de vida completo de los mismos.
 Las suites BPMS ofrecen una gestión de tareas inequívoca y con una trazabilidad
completa, permiten definir en cada tarea quién es responsable de qué, qué
actividades están retrasadas y cuanto tiempo se retrasaron, otras completadas.

9. ¿ Qué ofrece un BPMS para la gestión de una organización ? (2/2)
 En el caso de tareas rutinarias, se asegura la consistencia. La visualización de los
procesos facilita a los usuarios la identificación de tareas inter-departamentales o
inter-organizacionales y un mayor compromiso con la actividad al conocer la
implicación de su trabajo.
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 La Dirección dispone de herramientas para identificar las mejores prácticas y
verificar el cumplimiento de las políticas. Pueden reasignar actividades, flujos de
información o modificar un proceso iniciado adaptando reglas de negocio en
tiempo real. La Dirección puede fácilmente comparar el rendimiento entre varios
grupos, departamentos, equipos o individuos incluso en tiempo real, lo que
permite también la evaluación del rendimiento y la identificación de las mejores
prácticas.
 En un mismo proceso puede combinarse contenido estructurado y no
estructurado, con documentos y formularios cuyo contenido va dirigiendo el
resultado de nuevos eventos de forma que procesos que incluyen la creación,
modificación y aprobación de contenido en una organización se realizan de forma
inequívoca y sin fisuras.

10. ¿ Qué debemos esperar de una suite de BPMS ?
 Automatización, Trazabilidad y Control de tareas, procesos y sus diferentes
versiones.
 Integrarse con los sistemas operacionales (ERP, CRM, SCM y otros Legacy) y
bases de datos existentes en la organización.
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 Integrarse con los procesos tanto de Proveedores como de Clientes y
Colaboradores.
 Incorporar las reglas de negocio que define en cada momento la
organización.
 Proporcionar a la Dirección la visibilidad de los procesos, monitorizar las
operaciones en tiempo real.
 Agilidad para responder a los cambios en las condiciones de mercado de
modo que la Dirección pueda manejar excepciones y modificar en tiempo
real tanto reglas de negocio como los mismos procesos.

11. BPMS: “Build for Change,
Designed for People”
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Quién/es
Escalación
Arquitectura
Delegación SOA
Explícito Control 3ª Generación
Reasignación Trazabilidad Monitorizació (XML, Web
Qué Multiversión n Services)
Cómo Dinámico Mejora No intrusivo La evolución de la
“Gestión por datos” a la
Cuándo Ejecutable Adaptación Mínimos “Gestión por Procesos”,
Cuánto Costes de conectando Personas,
Propiedad sistemas y estrategia
Dónde
Resultado

12. Comenzar por proyectos de Alto Retorno y Bajo Riesgo
+ Complejidad -
Actividades/ Proceso
Puntos de Integración
Excepciones
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Participantes
Complejidad/ RIESGO
Organización
Candidatos BPO ESTRATÉGICOS
BPMS Tiempo de Ciclo
Impacto +
Ingresos
Actividades
Estándares
Sencillas Costes
(ej. ERP)
(TQM, 6 Sigma) Clientes
Competitividad
- Ventaja Competitiva/ RETORNO + Cumplimiento Normas

13. Valor de la Solución para T.I.
 Una misma plataforma para Todos los Procesos < Coste de Propiedad
 Escalabilidad de la plataforma tanto para Sistemas Coste de Desarrollo
como para Negocio: todos los centros del cliente, Coste de Gestión y
proveedores, colaboradores y para todos los Administración
procesos. Coste de Cambio
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Coste de Migración
 “Time to market” Coste del Hardware requerido
Coste de Formación
 Tanto para un primer proyecto, como para los
Coste de Soporte y
cambios sobre éste y para los siguientes proyectos. Mantenimiento
 Mínimo Impacto en la arquitectura
existente
 Arquitectura SOA: consume y provee
servicios BPMS: “Build for Change,
Designed for People”
 No Intrusivo
○ La integración con las aplicaciones se
puede realizar por medio del interfaz de
usuario y así evitar hacerlo en la capa de
servidores
 Administración y mantenimiento
sencillos

14. Resumen
 Las Personas, Clave del Éxito
 Estrategia, Organización, Ejecución
 BPMS: “herramienta” tecnológica diseñada para el
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Cambio, para Personas
 Enfocada a las Personas de Negocio
 Productividad para T.I.
 “Strategic Execution Machine”
 Valor de BPMS: Productividad, “end-to-end”
 Implantación:
“Piensa en grande, comienza pequeño,
escala rápido”
BPM y Tao, mejora continua

15. Resumen características de AgilePoint BPMS
Modelos de Proceso Explícitos y
Ejecutables
• por el Usuario, sin código
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Arquitectura SOA (provee y consume
servicios) No Intrusiva y Extensible en
.NET [multiversión, trazabilidad bucles, gestión
excepciones]
Agilidad en Instalación, Configuración,
Administración, Desarrollo y Gestión
con Mínimo coste de Propiedad
Máxima funcionalidad sobre
tecnologías MICROSOFT

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“Piensa en grande, comienza pequeño, escala rápido”
Jesse Shiah, CEO Ascentn