Z prezentacji dowiesz się, jak porządkować swoje codzienne i tygodniowe zadania. Zen To Done to zbiór 10 nawyków, które pozwolą Ci na skuteczne zarządzanie zadaniami.

1. Zen To Done

2. Idea Zen To Done
Zen To Done (ZTD) jest systemem produktywności
autorstwa Leo Babauty.
To zestaw 10 nawyków, który pozwala mieć czysty i lekki umysł oraz
wszystkie zadania wykonywać szybko i efektywnie.

3. Stosowanie ZTD przede wszystkim odciąża umysł – uwalnia go
od ciągłego myślenia o zbliżających się terminach.
Poza tym porządkuje wszystkie projekty i pomaga
podjąć dobre decyzje co do dalszych kroków.

4. Minimalistyczne nawyki
Kluczem w Zen To Done jest praca nad wprowadzeniem
do swojego życia pewnych powtarzalnych czynności.
ZTD to ciągłe upraszczanie i dążenie do minimalizmu
i polega na zmianie tylko jednego nawyku w danej chwili.

5. 1. Gromadzenie
Główne założenie jest takie, aby mieć jak najmniej miejsc,
w których będziesz gromadzić rzeczy do zrobienia.
Gromadzenie zaczynasz od zbierania ze swojego otoczenia
wszystkich papierów i innych materialnych rzeczy.

6. Najważniejsze jest jednak gromadzenie rzeczy, które są w Twojej głowie.
Otwórz notatnik lub zeszyt i zacznij spisywać wszystko, co chodzi Ci po głowie.
Ma tam się znaleźć każda rzecz do zrobienia, która Ci przychodzi do głowy.
Kluczem pierwszego nawyku jest to, abyś zapisywał pomysły
w chwilę po tym, jak pojawią się w Twojej głowie, zanim o nich zapomnisz.

7. Pytanie leżące u podstaw drugiego nawyku brzmi:
„Co mam zrobić z tymi wszystkimi rzeczami, które zgromadziłem?”
Nawyk przetwarzania polega na przeglądaniu zgromadzonych zadań
i podejmowaniu szybkich decyzji co do tego, co dalej z nimi zrobić.
2. Przetwarzanie

8. Otwórz notatnik, zacznij od góry, przeczytaj pierwszą pozycję
i zrób jedną z poniższych rzeczy:
• zrób to od razu, gdy jest to zadanie, które zajmie Ci mniej niż 2 minuty,
• przełóż na później, jeśli jest to coś, co zajmie Ci więcej niż 2 minuty,
• pozostaw, jeśli w tej chwili nie wiesz kiedy daną rzecz chcesz zrealizować,
możesz takie zadanie przepisać w inne miejsce oznaczone „na później”,
• deleguj, jeśli nie jesteś odpowiedzialny za realizację tego zadania,
• usuń, jeśli jest to coś mało ważnego.

9. 3. Planowanie
Nawyk planowania polega na konkretnym rozplanowaniu naszych zadań
na przestrzeni najbliższych dni.
Pierwszy etap planowania to lista tygodniowa.
Twoje zadanie jest proste – każdego tygodnia robisz listę rzeczy,
które w najbliższym tygodniu chcesz zrealizować.

10. Natomiast raz dziennie tworzysz listę dzienną,
która jest po prostu listą rzeczy do zrobienia na dany dzień.
Skupiasz się tutaj na najważniejszych zadaniach dnia (maksymalnie 3 dziennie),
wpisując je na szczycie listy, a potem dopisujesz zadania mniej ważne.
Planując nie musisz ustawiać zadań godzinowo.
Możesz po prostu zrobić luźną listę rzeczy do zrobienia,
później podejmując decyzję na temat tego, co i kiedy zrobisz.

11. Life Architect Box „Zarządzaj swoim czasem”
to zestaw narzędzi: plików multimedialnych oraz zeszytu ćwiczeń, które pomogą Ci
zorganizować czas pracy, efektywnie zarządzać projektami oraz organizować siebie w czasie

12. Wybierz zadanie z listy dziennej, po czym je wykonaj.
Przydatne mogą się okazać poniższe wskazówki:
• rób jedną rzecz naraz - skup się na jednym zadaniu i nie rób nic innego,
• zacznij od rzeczy najważniejszych,
• nie przerywaj swojej pracy, a jedynie dopisz nową myśl na listę dzienną,
• nagradzaj się, jak już uda Ci się wykonać konkretne zadanie.
4. Działanie

13. Ten nawyk opiera się na stworzeniu kilku (im mniej, tym lepiej) list kontekstowych,
które będą dzielić Twoje zadania na kilka kategorii:
• Praca
• Prywatne
• Spotkania
• Telefony
• Oczekujące (gdy czekasz na sprawozdanie/raport).
To tylko przykład prostego podziału, który znacznie ułatwi zarządzanie systemem.
Podział ten możesz wprowadzić albo w notatniku,
w którym gromadzisz pomysły i zadania, albo w notesie ze sprawami bieżącymi.
5. Prosty, godny zaufania system

14. 6. Porządkowanie
Ten nawyk jest właściwie zestawem czynności, które możesz robić,
aby utrzymać swój system uporządkowany. Oto kilka wskazówek:
• Miej jeden system - wszystkie papiery, które trafiają na Twoje biurko lub do Twojej
skrzynki pocztowej składuj w jednym miejscu.
• Znajdź miejsce - za każdym razem gdy chcesz coś odłożyć w pierwszym lepszym
miejscu, zastanów się czy na pewno jest to miejsce na tę rzecz.
• Stwórz archiwum - niektóre papiery, kartki z zadaniami, i inne ważne rzeczy odkładamy
do wglądu na później.

15. • Zwróć uwagę na okresy przejściowe - okres przejściowy jest czasem między
ukończeniem jednego zadania a rozpoczęciem innego.
• Oznaczaj - miej marker lub długopis przy sobie i oznaczaj kartki,
kartony, miejsca, w których składujesz papiery.
Mając uporządkowany system znacznie skuteczniej będziesz
nim zarządzać. Zadbasz również o to, aby już nigdy więcej nic Ci się nie zgubiło.

16. 7. Przeglądanie
Uproszczony Przegląd Tygodniowy to cotygodniowe pół godziny spędzone na analizie
swoich celów długo- i krótkoterminowych oraz na planowaniu kolejnych kroków. Opiera się
na kilku krokach:
• przejrzyj swoje cele krótko- i długoterminowe,
• przejrzyj notatki,
• przejrzy kalendarz,
• przejrzyj listy kontekstowe (nawyk 5),
• wyznacz najbliższe cele i ustal duże kamienie.

17. 8. Upraszczanie
Ten nawyk polega na upraszczaniu zawartości notatników, notesów,
kalendarzy czy list do absolutnego minimum.
Raz na jakiś czas zaplanuj sobie kilkanaście minut na nawyk upraszczania. Przejrzyj wtedy
wszystkie miejsca, gdzie masz zapisane zadania i usuwaj to, co niepotrzebne.
Zajmuj się tylko tym, co jest ważne.

18. 9. Ustalanie procedur
Dzięki ustaleniu tzw. rutyn, możesz zarządzać wszystkimi powtarzalnymi czynnościami i
dbać o to, aby były one skrupulatnie realizowane.
Nawyki możesz podzielić na:
• Sprawy zawodowe - wypisz na kartce wszystkie czynności, które robisz w kontekście
swojej pracy.
• Sprawy prywatne - ćwiczenia fizyczne, opłacanie rachunków, czytanie, spotkania z
przyjaciółmi, zakupy itp.
• Inne - wszystko co nie mieści się powyżej.

19. 10. Odkrywanie pasji
Korzystanie z systemu Zen To Done ma największy sens, gdy to, co robisz na co dzień sprawia
Ci przyjemność.
Jeśli tak nie jest, zacznij szukać swojej pasji.
Robienie tego, co lubisz da Ci całe pokłady motywacji do działania i będzie głównym
motorem do osiągania swoich celów.

20. Odwiedź nas!
Lifearchitect.pl