FTM 2015

1. Vyhláška o spolupráci AIESEC s externími organizacemi
AIESEC Česká republika
1. Všeobecné ustanovení
1.1. Tato vyhláška o spolupráci AIESEC s externími organizacemi AIESEC Česká
republika (dále jen „vyhláška“) upravuje zásady kontaktování, registrovaní
a spolupráce s externími organizacemi a spolupráci mezi MC a LC při
zajišťování služeb pro skupinu partnerů AIESEC Česká republika
a partnerské skupiny jednotlivých poboček.
1.2. Tato vyhláška je závazná pro všechny LC/MC působící v rámci AIESEC
Česká republika.
1.3. Ustanovení této vyhlášky se nedotýká Stanov AIESEC Česká republika.
1.4. Touto vyhláškou se ruší účinnost předcházející Vyhlášky o spolupráci
AIESEC s externími organizacemi AIESEC Česká republika a všechny další
ustanovení, které by s ní byli v rozporu.
2. Definice pojmů
2.1 CRM systém se pro potřeby této vyhlášky rozumí internetový registrační
systém spravovaný AIESEC Česká republika na internetové adrese
crm.aiesec.cz. Tato vyhláška neupravuje technické fungovaní systému.
2.2 Pro potřeby této vyhlášky se pod pojmem Account Manager rozumí každý
uživatel CRM systému, který má přidělené uživatelské jméno a heslo, přičemž
se podle úrovně práv rozlišuje:
2.2.1 Člen Exchange teamu
2.2.2 Team – leader
2.2.3 EB člen
2.2.4 MC člen - správce systému (administrátor)
2.3 Každý Account Manager zodpovídá za utajení svého uživatelského
jména hesla.
2.4 Account Manager je definovaný jako člen LC/MC zodpovědný za komunikaci
se subjekty zapsanými v systému CRM.
2.5 Týmem se rozumí organizační jednotka organizace, která je zodpovědná za
komunikaci se subjekty zapsanými v systému CRM, přičemž se rozlišuje:
2.5.1 EB tým – každá pobočka má právě jeden EB tým
2.5.2 Exchange tým – tým patřící pobočce, který má právě jednoho
uživatele s úrovní práv team – leader.
2.5.3 LC- lokální pobočka
2.5.4 MC- národní pobočka
2.5.5 VP GIP IC – člen LC zodpovědný za komunikaci s firmami na
pobočce, jak práva a povinnosti nejsou delegované prezidentem
pobočky jinému subjektu LC/MC.
2.5.6 CRM Koordinátor – osoba zodpovědná za všeobecnou funkčnost
systému CRM v rámci AESEC Česká republika.
3. Všeobecná pravidla uchovávaní záznamů
3.1 Za všeobecnou správnost databáze společností zodpovídá VP GIP IC. Za
jednotlivé společnosti, zapsané pod konkrétní osobou, je této osobě daná
zodpovědnost delegovaná. Za společnosti nepřiřazené konkrétní osobě
zodpovídá VP GIP IC.
3.2 Account Manager LC/MC je povinný před započatou komunikací doplnit širší
informace o dané společnosti, jak tak neučinil předcházející Account Manager,

2. které CRM systém vyžaduje (předmět podnikaní, rok založení společnosti,
počet zaměstnanců, roční obrat, exportní informace).
3.3 Account Manager LC/MC je povinný řádně, správně a úplně zaznamenávat
průběh komunikace, tak aby záznamy v CRM věrně zobrazovaly skutečný
průběh komunikace. Formou komunikace se rozumí osobní schůzka, e-mail,
telefonické anebo faxové spojení.
3.4 Account Manager LC/MC je povinný zaznamenávat a uchovávat informace
o osobě se kterou komunikuje. Typ informací, které systém vyžaduje, jsou
následující: jméno, příjmení, funkce, e-mail, telefonní číslo.
3.5 Account Manager LC/MC je povinný uchovávat a správně rozlišovat typ
komunikace:
3.5.1 „trash call“ – oslovení společnosti bez komunikace s kompetentní
osobou
3.5.2 „first call“ – prví oslovení společnosti, platí i v případě, že společnost
přebral jiný tým a osoba
3.5.3 „e-mail“ – e-mailová komunikace
3.5.4 „call“ – telefonická komunikace
3.5.5 „first meeting“ – první osobní schůzka, platí i v případě, že společnost
přebral jiný tým a osoba
3.5.6 „business meeting“ – osobní schůzka následující po první schůzce a na
tuto schůzku navazuje.
3.5.7 „account manager call/e-mail“ – telefonická nebo e-mailová komunikace
v období po podepsání smlouvy
3.5.8 „account manager meeting“ – schůzka v období po podepsání smlouvy
3.5.9 „other contact“ – jakákoliv další forma komunikace se společností
3.5.10 „Contract“ – jakákoliv písemná forma dohody
3.5.11 „resign“ – opakovaný podpis smlouvy se spolupracují společností,
nejpozději však do 1 roku od skončení předchozí spolupráce
3.5.12 „event.“ – účast Account Managera na akci pořádané společností
3.6Account Manager LC/MC se zavazuje uchovávat databázi společností
aktuální. To znamená aktualizovat databázi nejpozději do pěti pracovních dní
od momentu, kdy ke komunikaci nebo jakékoliv změně došlo.
3.7Pokud Account Manager LC/MC řádně nezaznamenává komunikaci se
společností (tj. každá komunikace není v systému CRM zaznamenána
nejpozději do pěti pracovních dnů od doby, kdy k ní došlo), je LC/MC povinné
odvést jednorázovou pokutu 3.000,- Kč do rozvojového fondu.
4. Průběh kontraktu
4.1 Před zařazením kontraktu do databáze CRM se Account Manager LC/MC
musí ujistit, že detail společnosti obsahuje požadované informace
o předcházející komunikaci, společnosti a kontaktní informace o osobě.
Jestliže tomu tak není, je Account Manager LC/MC povinný dané informace
doplnit a až následně vytvořit kontrakt.
4.2 Account Manager LC/MC je povinen po podepsání kontraktu uvést v detailu
společnosti formu spolupráce, viz. níže:.
4.2.1 „TN Taker“
4.2.2 „Sponsorship“
4.2.3 „In Kind“
4.2.4 „Career Days“
4.2.5 „Tvojekariera“
4.2.6 „Another CR products“

3. 4.2.7 „Talent Development“
4.2.8 „Media“
4.2.9 „Fundraising“
4.3 Account Manager LC/MC je povinný zařadit kontrakt do databáze CRM
nejpozději do pěti pracovních dní od jeho podpisu.
4.4 Account Manager LC/MC je povinný nahrát elektronickou verzi kontraktu do
databáze CRM.
4.5 V případě porušení kteréhokoliv bodu z části 4. Je LC/MC povinné odvést
10% z celkové sumy kontraktu MC do rozvojového fondu. (V případě barter
dohody se celková suma pokuty počítá z finančního vyjádření dohody.)
5. Povinnosti LC/MC k funkci ACCOUNT MANAGEMENT TASK
5.1 Bezprostředně po uzavření kontraktu je Account Manager LC/MC povinný
zařadit do databáze CRM komunikaci typu „Account Management“
5.2 Account Manager LC/MC je povinný tuto komunikaci uchovávat aktuální
a nejpozději do tří pracovních dní od uskutečnění dané události, tuto
skutečnost zaznamenat, tak jak to CRM systém vyžaduje.
5.3 V případě, že Account Manager LC/MC nedodrží daný postup komunikace,
musí uvést do poznámky relevantní důvod.
6. Povinnosti subjektů
6.1 VP GIP IC
6.1.1 Kontrolovat stav CRM databáze a v pravidelných dvoutýdenních
intervalech informovat pobočku o aktuálním stavu podepsaných
kontraktů, zrealizovaných praxí a kontaktovaných společností.
6.1.2 K 1. 4. (v případě MC k 1. 7.) předat databázi LC/MC nástupci
s kompletními výsledky a aktuálními zápisy.
6.1.3 Zajistit potřebné vzdělaní pro jednotlivé skupiny na pobočce (Výkonná
rada, team - leader, podpůrné pozice) nejpozději do tří týdnů od
začátku funkčního období. VP GIP IC je taktéž povinný průběžně
informovat CRM koordinátora o stavu vzdělávaní.
6.1.4 VP GIP IC (případně jím pověřený člen LC/MC) má povinnost
pravidelně kontrolovat naplánované, realizované a nedokončené úlohy
nadefinované jednotlivými členy pobočky.
6.1.5 V případě, že se ve struktuře výkonné rady nenachází VP GIP IC,
všechny zodpovědnosti přebírá prezident, případně jím pověřený člen
výkonné rady. V takovém případě je prezident povinný oznámit
zodpovědnou osobou CRM Koordinátorovi nejpozději do 7 dní od
začátku funkčního období.
6.2 CRM Koordinátor
6.2.1 Nejpozději do tří týdnů od začátku funkčního období je CRM
Koordinátor povinný představit rozpočet CRM MC a Radě Prezidentů
na následující funkční období.
6.2.2 Průběžně kontrolovat stav CRM a v případě potřeby upozornit LC/MC
na případné nedostatky.
6.2.3 V případě potřeby zajistit vzdělaní LC/MC.
6.2.4 Zajistit všeobecnou funkčnost systému a pravidelně komunikovat se
správcovskou společností.

4. 7. Řešení sporů
7.1. LC/MC může začít komunikaci se společností jen v případě, že je zapsaná
v systému CRM pod příslušnou pobočkou, týmem a konkrétním členem
pobočky se správnými identifikačními údaji společnosti.
7.2. . Postup při rozhodování o zařazení společnosti jinému LC/MC:
7.2.1. V případě, že Account Manager LC/MC chce oslovit společnost patřící
jiné pobočce, nemůže tak učinit ani, když je daná společnost na statusu
„free to all“ a není zařazená pod konkrétní osobou. Před přeřazením
společnosti jinému subjektu LC/MC je potřebný souhlas VP GIP IC
pobočky.
7.2.2. LC/MC, které má zájem navázat spolupráci se společností, která je pod
jiným LC/MC musí vyjádřit svůj zájem prostřednictvím funkce „Request“
v systému CRM u dané společnosti, při čemž žádající LC/MC musí vždy
uvést relevantní důvod, proč o tuto změnu žádá
7.2.3. Pobočka, které do této chvíle patřila daná společnost, musí nejpozději
do 2 týdnů od podání žádosti vyjádřit své stanovisko prostřednictvím
funkce „confirm“ nebo „reject“ v systému CRM. Pokud tak neučiní do
stanovené doby, společnost automaticky přechází pod žádající LC/MC.
Zároveň do doby rozhodnutí o přepsání, případně nepřepsání společnosti
nesmí žádná z poboček žádným způsobem společnost kontaktovat.
7.2.4. Pobočka, které do této chvíle patřila daná společnost, má právo
odmítnout přepsání společnosti pouze z následujících důvodů: se
společností proběhla v posledních 6 měsících komunikace na úrovni „first
call“, „call“, „first meeting“ nebo „business meeting“ nebo se jedná o
společnost se kterou dané LC/MC uzavřelo v minulosti jakoukoliv
spolupráci, ne ovšem více než před 3 lety (tato spolupráce musí být
zaznamenána v systému CRM). Rovněž pokud má pobočka, které
společnost v systému CRM náleží, v době žádosti od jiné pobočky
naplánovanou komunikaci u dané společnosti, pak má tato pobočka
právo společnost nepřepsat. Daná komunikace musí být naplánována a
musí se uskutečnit v následujícím časovém horizontu:
a) V případě „first call“, „call“, „e-mail“ v následujících 10 dnech
b) V případě „first meeting“ nebo „business meeting“ v následujících 30
dnech
7.2.5. Pokud je pobočce nově přepsána firma, tak tato pobočka je povinna
danou společnost kontaktovat nejpozději do 10 pracovních dnů.
7.2.6. Pokud chtějí s jednou společností navázat spolupráci 2 pobočky ve
stejný čas, pak se pobočky mezi sebou domluví před kontaktováním
společnosti, která bude ta, jež bude zodpovědná za navázání spolupráce.
Pokud pobočky nedospějí k vzájemné dohodě, pak pobočka, která má
kontakt na zodpovědnou osobu výše postavenou v rámci hierarchie
společnosti, bude ta, která bude zodpovědná za navázání spolupráce
7.2.7. Pokud je LC/MC X kontaktováno společností (nebo její dceřinou
společností), která je již partnerem jiného LC/MC Y, potom může LC/MC
X pokračovat v navazování spolupráce se společností pouze po svolení
LC/MC Y. Toto by mělo být umožněno, vzhledem k tomu, že společnost
hledá produkty a následné služby, kterých se jí nedostává ze současného
partnerství. LC/MC Y je povinno vyjádřit své stanovisko nejpozději do 5
pracovních dnů ode dne doručení žádosti. V případě, že tak neučiní, je
LC/MC X oprávněno pokračovat v komunikaci s danou společností

5. (dceřinou společností). LC/MC Y musí být ovšem neustále informováno o
průběhu komunikace mezi společností a LC/MC X.
7.2.8. Před konečným uzavřením nové spolupráce se LC/MC X a LC/MC Y
dohodnou na finančním vyrovnání plynoucí z dané spolupráce a
zodpovědnosti za budoucí komunikaci a rozvoj tohoto partnerství.
Rozlišují se následující možnosti:
7.2.8.1. V případě partnerství výměnných programů:
c) V případě, že pobočka X podepíše partnerství výměnných programů
v jiném městě a vyžaduje tak pomoc s Exchange Delivery pobočky
Y, postup je následující: první kontrakt - Paušální náhrada nákladů
spojených se zařazením společnosti do interní databáze AIESEC a
číslo realizace jdou pobočce X, Provize za zprostředkování
praktikanta pobočce Y s tím, že po realizaci firma automaticky
přechází pod pobočku Y, která bude zodpovědná za Account
Management společnosti. Tedy každý další kontrakt - peníze i
veškeré výsledky jdou pobočce Y.
d) Pokud má firma pobočky v různých městech ČR, první kontrakt se
řeší tak, že pobočce X (vlastník firmy v CRM) náleží Paušální
náhrada nákladů spojených se zařazením společnosti do interní
databáze AIESEC a číslo realizace. Provize za zprostředkování
praktikanta náleží vždy pobočce, která vyřizuje Exchange Delivery.
Po první realizaci firma automaticky spadá pod centrálu, která jako
jediná dělá Account Management. Pokud se podepíše další
partnerství výměnných programů v různých městech, jdou pobočce,
která vlastní v CRM centrálu, peníze pouze za raise. Po první
realizaci Paušální náhrada nákladů spojených se zařazením
společnosti do interní databáze AIESEC vlastnické pobočce,
Provize za zprostředkování praktikanta a číslo realizace vždy
pobočce, která vyřizuje Exchange Delivery.
7.2.8.2. V případě jakýchkoliv dalších partnerství je doporučené
vyrovnání 50:50.
7.2.9. Veškeré entity, kterých se partnerství jakýmkoliv způsobem dotýká, jsou
povinny umožnit přístup ke všem relevantním informacím týkajících se
daného partnerství.
7.2.10. Řešení sporů v případě nenalezení vzájemného řešení mezi
jednotlivými entitami:
a) Pokud se dvě a více LC nejsou schopné dohodnout na vzájemné
spolupráci, rozhoduje o příslušnosti společnosti k pobočce MC VP GIP
IC nebo jiná osoba z MC zodpovědná za CRM
b) V případě, že spor probíhá mezi MC a LC rozhoduje o výsledku sporu
Kontrolní komise
7.2.11. Sankce za porušení:
a) V případě porušení článků 7.2.1., 7.2.3., 7.2.4., 7.2.5. a 7.2.9. je
daná pobočka povinná odvést jednorázovou pokutu 3.000,- Kč do
rozvojového fondu.
b) Pokud LC/MC X dle článku 7.2.7. pokračuje v komunikaci se
společností i přes výslovný zákaz LC/MC Y, LC/MC X je povinno
odvést jednorázovou pokutu 5.000,- Kč LC/MC Y. V případě, že
došlo k uzavření spolupráce mezi LC/MC X a společností, je LC/MC
X povinno odvést 60 % z celkové sumy kontraktu LC/MC Y. (V

6. případě barter dohody se celková suma pokuty počítá z finančního
vyjádření dohody.)
7.3. Pokud chce LC/MC X kontaktovat fyzickou osobu spojenou s generováním
příjmu jiného LC/MC Y, pak by tak neměla učinit bez svolení LC/MC Y. Pokud
chce LC/MC X kontaktovat svého vlastního Alumni, který vykonává pracovní
poměr ve společnosti patřící pod LC/MC Y, smí tak učinit, nicméně LC/MC Y
by mělo o této skutečnosti být informováno. Individuální dar od daného
Alumni smí být učiněn bez jakýchkoliv omezení, nicméně jakákoliv forma
spolupráce mezi LC/MC X a danou společností nesmí být učiněna bez
předchozího souhlasu LC/MC Y.
7.4. V případě, že společnost změní identifikační číslo, anebo je vlastněná jinou
společností (to znamená, vzniká mateřská a dceřiná společnost) a
tato společnost pod tímto identifikačním číslem bude zapsaná a následně
kontaktovaná jinou pobočkou, situaci bude řešit Kontrolní komise. Poškozená
pobočka má nárok na vrácení společnosti.
7.5. V případě situací, které nebyly projednané v této dohodě, rozhoduje o řešení
sporů Kontrolní komise. Po zažádání LC/MC o řešení situace Kontrolní
komisí, je Kontrolní komise povinná do 7 pracovních dní vydat rozhodnutí.
Kontrolní komise je složená z následujících subjektů:
7.5.1. CRM Koordinátor
7.5.2. MC VP GIP IC (eventuálně jiný člen MC, a to jen v případě, když není
předmětem sporu společnost patřící MC)
7.5.3. Zástupce z řad LCP (o konkrétní osobě se rozhodne losem)
7.5.4. Dva zástupci z řad VPs (o konkrétních osobách se rozhodne losem)
7.6. Složení Kontrolní komise nepřipouští nadpoloviční většinu účasti subjektů
z jedné pobočky.
8. Spolupráce se společnostmi z oblasti tabákového průmyslu, zbrojního
průmyslu a společnostmi s ilegálními aktivitami.
8.1. V souladu se Stanovami AIESEC International MC, žádné LC ani jakýkoliv
subjekt působící na základě Stanov AIESEC Česká republika nesmí
spolupracovat s jakoukoliv společností zabývající se výrobou, zpracováváním
anebo obchodní činností s tabákovými výrobky a zbraněmi, dále potom se
společnostmi, které vyvíjejí anebo jsou zapojené do aktivit, které jsou
v rozporu s právním pořádkem České republiky.
8.2. Spoluprací se v tomto případě rozumí partnerství, finanční a jakákoliv jiná
podpora AIESEC, účast na jakýchkoliv vzdělávacích a jiných konferencích
AIESEC, prezentace v jakýchkoliv publikacích anebo materiálech AIESEC,
zapojení do výměnného programu anebo do jakéhokoliv projektu anebo
aktivity organizovaných AIESEC.
9. Spolupráce MC a LC při poskytovaní služeb partnerům MC a LC
9.1. LC jsou povinné v rámci svých možností napomáhat MC při plnění smluvních
závazků, které MC má vůči svým partnerům a zároveň MC je povinné v rámci
svých možností napomáhat LC při plnění smluvních závazků, které LC mají
vůči svým partnerům. Finální forma spolupráce MC a LC musí být realizovaná
písemnou dohodou a musí být uzavřená nejpozději do druhé Rady prezidentů
funkčního období MC. V případě, že se obě strany nedohodnou na této
dohodě, potom Rada prezidentů stanoví podmínky dohody mezi oběma
stranami. Tato dohoda potom bude pro obě strany závazná.

7. 9.2. Jak způsobí LC svým jednáním nemožnost plnění závazků MC vůči svým
partnerům, je povinné uhradit takto vzniknutou škodu MC v plné výši, a to do
čtrnácti dnů od obdržení písemné výzvy ze strany MC.
9.3. Jak způsobí MC svým jednáním nemožnost plnění závazků LC vůči svým
partnerům, je povinné uhradit takto vzniknutou škodu LC v plné výši, a to do
čtrnácti dnů od obdržení písemné výzvy ze strany LC.
9.4. Škoda vzniká, jestliže je LC/MC povinné poskytnout svému partnerovi slevu
ze smluvené částky anebo jiné služby z důvodu nemožnosti plnění závazků
způsobených jiným LC/MC. Výše škody se v případě poskytnuté slevy rozumí
tato výše slevy. V případě poskytnutí jiné služby se rozumí výše škody její
hodnota, za kterou ji poškozené LC/MC poskytuje jiným partnerům.
9.5. Obviněný a poškozený má právo požadovat rozřešení případného sporu
Kontrolní komisí.