Este workshop é para qualquer pessoa que pretenda melhorar a gestão do seu tempo e aumentar a produtividade, quer na sua profissão, quer na sua vida pessoal. O workshop irá abordar as desvantagens das técnicas clássicas de gestão de tempo e introduzir alguns dos métodos de produtividade pessoal com mais sucesso e popularidade da actualidade (ex: GTD - Getting Things Done e Pomodoro) O objectivo é que os participantes sejam capazes de reconhecer as diferentes metodologias, suas vantagens e desvantagens e decidir aprofundar e incorporar algumas das técnicas na sua via diária. Será dinamizado pelo empreendedor Rui Aires, gestor de projecto certificado e com mais de 15 anos de experiência na utilização destas metodologias.

1. em cada pessoa um empreendedor

2. Bemvindos
"Introdução à Produtividade Pessoal"
23 Abr 2013, 10h30
João Sem Medo Center for Entrepreneurship
Rui Aires
rui.aires@joaosemmedo.org

3. Sobre a João Sem Medo
O que é ?
Uma 'empresa social' de empreendedores para empreendedores.
Uma plataforma de colaboração e cooperação que tem como objectivo a
criação de novos empreendimentos e de novos empreendedores.
Um centro de fomento do empreendedorismo.
Uma rede de empreendedores experientes, com empreendimentos em vários
domínios.
Missão
Facultar todos os serviços necessários para...
...a criação e desenvolvimento de empreendimentos nas áreas económicas,
sociais, artísticas, científicas, filosóficas e espirituais.
...ajudar as pessoas a aprenderem a lidar com a incerteza e a controlar o seu
medo.

4. Contexto
• Tema: Desenvolvimento Humano
• Nível: introdutório, divulgação
• Modo: informal e participativo
• Objectivo: introdução a métodos e
ferramentas de produtividade pessoal
• Duração: 2h ou 4 "Pomodoros!"

5. Apresentação individual
www.ruimiguelaires.com

6. Apresentação Individual
Participantes
• quem sou ?
• o que me trouxe aqui ?
• o que espero levar ?

7. Agenda
• Motivação e Contexto
• A minha experiência
o Organização
o Execução
o Medição e Aprendizagem
• Outras dicas
• Recursos

8. O meu problema...
"Não tenho tempo !!"

9. "Que tipo de sensações e
situações associam à
falta de tempo ?"
Consequências

10. • Passar o dia a pensar "no depois"
• Mistura do pessoal com profissional
• Sensação de tempo mal utilizado
• Perda de tempo no trânsito, reuniões,
esperas
• "Esqueço-me das pequenas coisas, até
serem grandes!"
• "Sou interrompido por todos...e por mim!"
• Muito tempo a preocupar, pouco a fazer
Exemplos

11. O meu objectivo
A minha experiência pessoal
Algumas noções base
Pistas para aprofundar

12. A nossa memória é limitada

13. Contexto histórico
• Evolução do trabalho e da vida pessoal
• Melhoria das condições de vida (sec XX!)
• Flexibilização dos horários
• Metodologias de gestão de projecto
• Prioritização de tarefas
• Muitas opções e alternativas
"Porque é que isto corre mal ?"

14. (Exercício) E vocês ?
Que tipo de técnicas usam para gerir o
tempo e tarefas ?
• Planeamento e Calendário
• Listas de tarefas
• Ordenação por prioridades
• Post-its espalhados em vários locais
• Agendas pessoais
• Software

15. E os metodos tradicionais ?
• Estão muito agarrados ao planeamento
o hora de inicio, duração, sequencia
• Não têm em conta o contexto
o O que posso fazer agora ?
o Que energia e disposição tenho ?
• Lidam mal com o imprevisto
o Mudança de planos....e agora ?
• Não impõem disciplina
o Listas “esquecidas”, Agendas desactualizadas

16. O mundo de hoje
Multitasking !!
Mudanças de contexto...
Work-a-holics

17. A PROCRASTINAÇÃO
(TODO: encontrar uma boa imagem para explicar o conceito !!!)

18. Num mundo perfeito
• saberíamos sempre o que fazer em cada momento
• execução com foco e dedicação
• com controlo e sem distracções
• ...e um método que permita manter
este estado de espírito...
“a mente devia agir como um lago
quando cai uma pedra:
reacção, adaptação e depois
regresso à calma inicial”

19. Agenda
• Motivação e Contexto
• A minha experiência
o Organização
o Execução
o Medição e Aprendizagem
• Outras dicas
• Recursos

20. A minha experiência
• Background profissional
o Programação
o Gestão de Equipas e Projectos
o Gestão de Empresa
• Background pessoal
o Gestão pessoal de tarefas e despesas
o Casa & Familia
o Empreendedorismo

21. 3 Pilares da Produtividade
• Organização (O quê?)
• Execução (Como?)
• Controlo (Porquê?)

22. Agenda
• Motivação e Contexto
• A minha experiência
o Organização : Metodologia GTD
o Execução
o Medição e Aprendizagem
• Outras dicas
• Recursos

23. Organização (inspiração)
"se puder escolher o que vai fazer,
pode escolher não fazer nada"
“só podemos nos sentir bem com o que não
estamos a fazer, quando sabemos
exactamente o que não estamos a fazer”

24. Pilar #1 : Organização
• Ter tudo debaixo de controlo
• Não esquecer as pequenas coisas
• Não deixar as grandes "tomar
conta"
• Saber o que fazer em qualquer
momento
• Lidar bem com "o tsunami"

25. Metodologia GTD
• GTD = Getting Things Done
• metodologia para gestão de tarefas
baseada em contextos e não em
prioridades ou tempo
• criada por David Allen e publicada
em 2001 no livro “The Art of Stress-
free Productivity”.
• grande sucesso no mundo empresarial
e tecnológico

26. GTD : noções base
• libertar a RAM mental (memoria de curto prazo);
• registar tudo num sistema fiável, actualizado e
constantemente revisitado;
• suporte para TUDO e TODOS os aspectos da vida e
trabalho;
o desde a tarefa mais pequena (enviar um e-
mail) ao objectivo mais vasto ("paz no
mundo");
• método que impõe disciplina mas pode ser
adaptado individualmente a cada pessoa

27. GTD : noções base
1 – ficar com a cabeça livre para
pensar e fazer!
2 – necessita de um meio auxiliar
3 – nada fica de fora
4 – nem pequenas nem grandes
5 – método rápido e ágil
6 –adaptativo mas muito disciplinado

28. • forma de classificação de tarefas pela natureza, tipo,
local, energia e tempo
(ex: telefonemas, emails, leitura, supermercado)
• pretende agrupar as tarefas em função do contexto
mais apropriado ao momento
• pode ser visto de várias perspectivas:
o o que posso fazer neste momento ?
o que tempo tenho disponível ?
o qual a energia ?
o qual a prioridade ?
GTD : o "contexto"

29. • um projecto é um objectivo com mais do que 1
passo/tarefa
• deve ser colocado como um resultado atingido, um
facto consumado (no presente)
• fácil de confundir com tarefa...
• pensar no benefício final ajuda a definir os passos
intermédios
"preciso mudar os pneus do carro"
vs
"quero ter o carro com pneus novos"
GTD : o "projecto"

30. • se só existisse um projecto, qual seria a única tarefa
mais importante e imediata para o fazer avançar
para o passo seguinte ?
• não é tão simples, confunde-se com o "projecto"
• “preciso de mudar os pneus do carro...”
o ir à oficina ?
o se calhar é melhor marcar antes...
o então vou ligar para lá mas...
o ok, tenho de arranjar o contacto! :-P
GTD : a "próxima tarefa"

31. GTD: as fases do método
1. recolher
2. processar
3. organizar
4. rever
5. fazer

32. GTD: fase 1 - RECOLHER
• Limpar a cabeça
• Registar tudo em “caixas de entrada”
• Não pensar muito no que é cada “coisa”
• Pode estar sempre a acontecer e suporta
as “interrupções”
Sensação de “alívio”

33. GTD: fase 2 - PROCESSAR
• Várias vezes por dia, tarefa dedicada e rápida
• Limpar a(s) caixa(s) de entrada
• Classificar
o é uma acção ou outra coisa ?
o qual o projecto/resultado ?
o qual a próxima acção ?
• Demora menos de 2 minutos ? FAZER!
• Caso contrário, Delegar ou Adiar ?

34. GTD: fase 2 - PROCESSAR

35. GTD: fase 2 - PROCESSAR

36. GTD: fase 3 - ORGANIZAR
• Reflectir e classificar
o Projectos, passos e próxima tarefas
o Em que contextos as vamos fazer ?
• Agendar (calendário)
• Delegar (outras pessoas)
Garante a produtividade

37. GTD: fase 4 - REVER
• Actividade regular (diária, minimo semanal)
• Revisão do sistema completo
• Limpeza e reorganização
• Foco nas Áreas de Responsabilidade
• Visão médio a longo prazo
• Listas
o "Uma dia/Talvez"
o "Em espera"

38. GTD: fase 5 - EXECUTAR
• Cabeça limpa de preocupações
• Máximo do foco e concentração
• Decidir em função de contexto
o O que posso fazer, aqui e agora, com
os meios, tempo e energia que tenho ?
• Fazer é a parte
"menos importante" ;-)

39. GTD: fase 5 - EXECUTAR
Tentar decidir a acção por:
1. Contexto
2. Tempo disponível
3. Energia
4. Prioridade
Vamos falar mais de executar no
Pomodoro ;-)

40. (Exercício) GTD
Executar a fase 2 (Processar) em um dos
seguintes items da Inbox
(Cada grupo escolhe um)
• Comprar leite
• Convidar pais para jantar hoje em casa
• Link para artigo online sobre Produtividade
• Dentista na próxima 2ª feira
• Amigo tem um DVD nosso emprestado

41. GTD: como implementar
• Software
o Para todos os gostos (web e
mobile)
o Usando o próprio e-mail
• Com listas em papel
o Não tem "bugs" e funciona em qq
lugar
o Não serve para muitas tarefas
• Ask me later ;-)

42. • Aumento de organização
• Conforto da Inbox (ex: mobile!)
• Contextos ajudam a decidir "na rua"
• Aproveitamento tempos mortos
• Re-encontrar as tarefas "perdidas"
Benefícios

43. Desafios
• Urgente é urgente!
• Sindroma da "data-fim" / calendário
• Subir a fasquia (mais auto-exigência)
• Não é fácil cumprir o método a 100%
• Encontrar a ferramentas/software certo
• Dependência (e a nossa memória ?)

44. Boas práticas
• Experimentar, experimentar,
experimentar
• Escolher uma área de responsabilidade
pequena (ex: assuntos da casa) mas
completa (tem de ter TUDO)
• Demora tempo a interiorizar (meses)
• A reter: conceito de INBOX e método para
a "limpar"

45. Agenda
• Motivação e Contexto
• A minha experiência
o Organização
o Execução
o Medição e Aprendizagem
• Outras dicas
• Recursos

46. Execução (inspiração)

47. Pilar #2 : Execução
• Garantir Eficiência e Eficácia
• Manter o foco
• Não ser interrompido
o Pelos outros
o Por nós !!
• Fazer pausas regulares
• Reduzir Ansiedade
o Para onde foram as ultimas 2 horas ?

48. Metodologia Pomodoro
• Metodologia de gestão de tempo
• Criada nos anos 80 (Francesco Cirillo)
• Grande foco na execução
• Sem distracções, sem multitasking
• Regra de Parkinson
• Paradigma do tempo contínuo
• Tempo = sucessão de eventos
• Pomodoro = Tomate!

49. Conceitos base
• KIS - Keep it Simple
o 1 temporizador
o Papel e lápis
o 3 tabelas (tarefas, inventário, registo)
• Pomodoro é um intervalo de 30 minutos
o 25 minutos de trabalho focado
o 5 minutos de pausa

50. Fluxo de trabalho
• Escolher uma tarefa
• Ligar o cronómetro (25 min)
• Trabalhar focado até tocar
• Fazer pausa curta de (3 a 5 min)
• A cada 4 "pomodoros" fazer pausa longa
(15 a 30 min)
• Registar cada pomodoro e ocorrências

51. Regras
• Ouvir o tic-tac!
• Um pomodoro não é divisível
o Juntar tarefas pequenas para completar
um pomodoro
o Se uma tarefa demora mais que 5
pomodoros deve ser dividida

52. Regras
• Se um pomodoro começou, tem de tocar!
o Se a tarefa terminou, fazer revisão
• Se foi interrompido considerar nulo
o Só se a interrupção não for "gerida"
"O próximo pomodoro vai correr
melhor..."

53. Planeamento
• Fazer estimativa de quantos pomodoros
cada tarefa demora no inventário
• Tarefas são escritas numa lista "diária"
• Tarefas novas e urgentes podem ir para a
lista diária ou para o inventário
• Na tabela registo é feito o controlo do
numero de pomodoros e interrupções ao
longo do tempo/semana

54. Lidar com Interrupções
• O que é MESMO urgente ?
• Internas vs Externas
• Aceitar, Registar e Seguir em frente
• Nova tarefa -> Escrever na lista
• Como gerir as interrupções externas ?
o Informar
o Negociar / Agendar
o Devolver o contacto

55. O que fazer nas pausas ?
• Usar o temporizador !
• Levantar, fazer exercício
• Beber água, comer algo rápido
• Relaxar, meditar
• Actividade de curta duração (1-2 min)
O que não fazer nas pausas ?
• Trabalhar "só mais um bocadinho"
• Ver um mail "daqueles"

56. Pomodoro : benefícios
• Aumenta concentração
• Aumenta motivação
• Melhora estimativas, Realismo!
• Reduz ansiedade sobre o "tempo relógio"
• Reduz problema da Lei de Parkinson
• Cria "pressão" saudável (ritmo do tic-tac)
• Feedback a cada 25 minutos
• Baixo risco

57. Um dia Pomodoro

58. Boas práticas
• Ideal para trabalho focado, longo
• Planear pomodoros para "despachar
assuntos soltos"
• Usar para trabalho de equipa
o Limitar tempo de reunião
o Pausas são para "viajar na maionese"
o Dinamicas de jogo/competição

59. Hardware ou Software ?
• Qualquer temporizador serve!
• Existem muitas aplicações para
computador, browser ou smartphone
o http://tomato-timer.com
o Youtube: "25 minutes of pomodoro"
• O mais importante é "experimentar"

60. Agenda
• Motivação e Contexto
• A minha experiência
o Organização
o Execução
o Controlo, Medição e Aprendizagem
• Outras dicas
• Recursos

61. Controlo (inspiração)
"seja o mestre do seu trabalho
e não o escravo dele”

62. O mundo de hoje (parte 2)
• "Trabalho é trabalho, conhaque
é...trabalho !"
• Flexibilização dos horários
• Novas tecnologias móveis
• Geração de nativos digitais
"Quanto" é que trabalhamos de facto ?

63. Controlo : Conceitos
• Medição
o Registo das horas e projectos !
o Inclui TUDO e a todas as horas
• Analizar
o Qual a % de trabalho que estou a fazer ?
o Para onde estão a ir as horas ?
• Realimentar o processo
o Onde posso optimizar ?
o Como fazer um plano semanal ?

64. Controlo : Método
• 1. Ao inciar QUALQUER tarefa, registar
hora e projecto
• 2. Sempre que houver uma pausa grande
(ex: após 4 pomodoros), registar
• 3. Não contar deslocações, almoços, etc
• 4. Fazer isto ao final do dia no máximo
• 5. Disciplina, só funciona se não falhar!

65. Controlo : Boas práticas
• Medir tempo por projecto
• Ter em conta noites, feriados e fins-de-
semana e férias
• Assumir 7h "reais" de trabalho diário
• Tarefas individuais : usar Pomodoro
• Reservar a 6ª feira (ou Domingo) para
rever a semana e planear a próxima
• Software ou Folha Excel (exemplo)

66. • É possível aplicar os métodos a 100% ?
o Muito difícil...
• Funciona ?
o Nem tudo, cada um deve encontrar a sua
combinação
• Ajuda ?
o SIM, MUITO!!!
• O que fazer quando "perdemos o
comboio" ?
o Keep Calm and Try Again
A minha experiência

67. Recursos GTD
Website Oficial
• http://www.davidco.com/
Livro em Português
• GTD - Fazer bem as coisas
Formação em Portugal:
• http://www.wiseaction.pt/
o Workshop no Porto, 1 de Junho
Teste de produtividade online:
o http://www.gtdiq.com/

68. Recursos Pomodoro
Website oficial
• http://www.pomodorotechnique.com/
• Livro em PDF grátis no site (inglês)
• Tabelas para impressão
Vídeos YouTube
• http://youtu.be/cH-z5kmVhzU (Ignite)

69. Agenda
• Motivação e Contexto
• A minha experiência
o Organização
o Execução
o Controlo, Medição e Aprendizagem
• Outras dicas
• Recursos

70. INBOX ZERO
• Todos usamos mail e muitos dependem
dele para o seu trabalho
• É dos maiores focos de distracção e
procrastinação (sim, mais que as redes
sociais) porque dizemos "vou só ver este
mail"
• Cenário : no mail misturam-se muitos tipos
de mail, como manter todossob controlo?

71. INBOX ZERO
• Inbox zero é uma disciplina
• Manter a inbox limpa ajuda a libertar
ansiedade
• Muito difícil usar mail como base para
tarefas, exige muita disciplina
• Método: usar lógica do GTD, processar e
remover (colocar no nosso sistema!)

72. Mail Tools
• Boomerang
• Doodle
• YesWare

73. Dúvidas...
?

74. inspiração...

75. Obrigado
Agradeço preenchimento do formulário de feedback desta
sessão.
www.joaosemmedo.org
facebook.com/joaosemmedo
Rui Aires
rui.aires@joaosemmedo.org