When working on multiple projects simultaneously its important to keep track on every detail you can't possibly remember. There are plenty of project management apps on the market that can help you stay on track. I have used one of the simplest, efficient and quite user friendly app, Asana. Take a glimpse at my kick off presentation file i prepared for my team. Perhaps you can use it or just make your own opinion regarding Assana project management. Ah yes, its in Slovenian language ;)

1. Začetki z Asano

2. Je zelo uporabno in
pomembno projektno
orodje

3. Zakaj uporabljamo
Asano?
Asana nam omogoča lažje sodelovanje
in hitrejše doseganje naših ciljev

4. Prihranili bomo na več straneh: ČAS
12 ur vašega tedna
Odgovarjanja na Email-e
8 ur vašega tedna
Iskanja pomembnih informacij
6 ur vašega tedna
Medsebojnega komuniciranja s
sodelavci/šefi

5. Prihranili bomo na več straneh:
PODVAJANJU DELA
Vsak ve kaj mora
narediti
Ukvarjamo se s
projektom, ne
delom
Ne iščemo
informacij na vse
strani
Vse naloge bodo
opravljene

6. Z Asano lažje spremljamo:
Kdo mora
Kaj delati
Kdaj

7. Spoznajte ključne
funkcije

8. Projects = projekti
Projekti so zbirke zaporednih
nalog in podnalog, ki jih moramo
naredit, da spremljamo potek dela
in zaključimo obsežno delo

9. Tasks
Task je naloga, ki jo moramo narediti. Ima opis, izvajalca, deadline,
pogovor, podnaloge, sledilce...
Ko je narejena, jo enostavno odkljukamo.
Nalogam lahko:
• Dodamo izvajalca
• Določimo deadline
• Dopišemo podrobnosti
• Naložimo/dodamo priponke
• Dodamo sledilce

10. Subasks
SubTask je podnaloga, ki jo moramo narediti znotraj posamezne naloge.
Ko je narejena, jo enostavno odkljukamo. Vse podnaloge lahko
odkljukamo naenkrat tako, da odkljukamo Task!
Enako kot nalogam lahko:
• Dodamo izvajalca
• Določimo deadline
• Dopišemo podrobnosti
• Naložimo/dodamo priponke
• Dodamo sledilce

11. Assignee=izvajalec
Izvajalec je skrbnik, ki mu je dodeljena
naloga.
Določimo ga v vsaki nalogi posebej.
Lahko jih je več.
Ko je določen, dobi obvestilo in
naloga se mu prikaže v My Tasks

12. Sekcije
Sekcija ni naloga, je le skupna nalog. Ima
pa vse značilnosti nalog:
Določimo ji izvajalca
Določimo ji deadline
Opis
Pripnemo dokumente in slike
Sporočamo
Določimo jih lahko ve v enem projektu

13. Duedates
Due dates so dealini, določeni dnevni roki
ko je treba nalogo naredit.
Znotraj duedate se lahko določi tudi uro.
Rok se lahko prestavlja s premikanjem
nalog v koledarju, vendar tega NE POČNITE,
saj lahko podrete razvoj projekta.

14. Attachments=priponke
Priponke so pomembni dokumenti, ki so
pomembni za projekt ali posamezno
nalogo. Dodajamo lahko tudi slike.
Dokumenti: pripel bom ponudbe, načrte
itd, ki jih boste lahko odprli tudi na terenu
Slike: pripnite delovne naloge ali zapisnike
(da jih ne rabimo iskat)
Ne odstranjujte/brišite priponk!

15. Naložite in odprite lasten
Asana app

16. Instalacija aplikacije
Na GSM Na PC:
NAJPREJ NAMESTITE APP (iSotre, GooglePlay
Prijavite se s svojim Remax.si mailom (npr.
jaka@remax.si)
Password si izmislite in avto-shranite!
Prejeli boste mail s povabilom
Kliknite na link
Odprla se vam bo Asana aplikacija na spletu ->
shranite med ZAZNAMKE V ORODNI VRSTICI
Prijavite se s svojim Remax.si mailom (npr.
jaka@remax.si)
Password si izmislite in zapomnite ali avto-shranite!

17. Preglejte glavne funkcije
- Projects
- Tasks
- Subtasks
- Asignee
- Sekcije
- Deadline
- Attachments

18. Osebni profil:
Dodajte sliko: profile -> change photo -> slikaj
Sinhronizacija asana koledarja s svojim koledarjem:
GREŠ NA MY TASKS -> PUŠČICA DOL -> SYNC TO CALENDAR -> označi in
COPY URL v kvadratku -> gres v svoj G calendar -> levo »drugi koledarji«
klik na puščico dol -> dodaj z URL -> v okence prilepi URL -> dodaj koledar!
Dodaj nalogo iz maila (le na PC, ne v GSM):
shranite v asano kot task (a le v določen projekt, ne morete ustvarit
novega projekta);
Kako? Mail boste posredovali naprej na specifičen email naslov; dobite ga
v projektu: projekt -Desna puščica dol ->add task by email -> desni klik na
kopiraj -> prilepi kot prejemnika za posredovanje emaila
Vklop/izklop obvestil: Vse spremembe se pošiljajo na mail -> lahko si
izklopite (profil->my profile settings->to email -> razkljukaš kar ne želiš)
Ali: inbox ->Activity -> Email notifications on/off

19. Kako uporabljamo Asano
(Odprite projekt MOND v projektni skupini REMAX CREW)

20. Leva stran = ekipe, ekipni
koledar, ekipni pogovori,
projekti, člani
-> Team calendar + team conversations:
prikaz vseh projektov in pogovorov ene
skupine NA ENEM MESTU! Različni
projekti so različno obarvani
projektne ekipe = Workspace-i
Npr. Remax crew -> ima projekt MOND - >
desno pregled nalog v celem projektu;
Project wiev: naziv projekta, list,
calender, files, team members, dodajanje
oseb
Pozor!!!! Team conversations tukaj raje
ne uporabljamo!
Desna stran = taski in subtaski
Zgoraj = my tasks, inbox, (+)
Naziv projekta:
List: seznam nalog v posameznem projektu (se
razlikuje od seznama v MyTasks),
Calendar: prikaz nalog in izvajalcev po dnevih v
koledarju
Progress: grafični prikaz napredka; koliko nalog je
za naredit in koliko še manjka
Files: v tem projektu priloženi vsi dokumenti,
ponudbe, predračuni, slike s terena, itd

21. My tasks: pregled vseh MOJIH nalog iz
različnih projektov
Ima ime v levem stolpcu, desno pa
opis, izvajalca, deadline, pogovor,
podnaloge, sledilce...
Ko je narejena, jo enostavno
odkljukamo.
: New Tasks, Today, Upcoming, and
Later.
MyTasks=mojenaloge

22. Inbox je kot mail inbox.
Sem prejemate vsa obvestila in
novice, vezane na projekte katerih
član ste.
Ko se navadite rednega
pregledovanja -> si lahko izklopite
obveščanje na mail
tasks: pregled vseh MOJIH nalog iz
različnih projektov
Inbox=sporočila

23. Novega Taska (naloge);
- Dodajamo nove naloge zase ali drugo osebo
- Dodamo nalogo v različne projekte
- Dodamo vse podrobnosti (opis, duedate, subtasks, ...)
- Samostojno ali v obstoječ projekt
Novega Conversationa (pogovora):
- Dodajamo nov pogovor z zadevo in opisom
- Dodajamo v različne projektne skupine (workgrupe)
Novega projekta
- Dodajamo nov projekt v projektne skupine
- Dodamo ime in opis
- Objavimo v skupini ali zasebno
Invite (vabilo) novih sledilcev
Z dodajanjem mailov lahko posameznike dodajamo v
različne projektne skupine (workgroups)
(+) dodajanje

24. Kako uporabljamo Asano
(desno = glavni pogled)

25. Izgleda kot TO-DO lista
Je seznam vseh nalog, ki jih moramo
opravit v enem projektu (MOND)
Razdeljene so lahko v sekcije, npr:
Prodaja, 1.faza, 2.faza, aftersales
Vidimo tudi duedate in izvajalca
S klikom odpreš nalogo
Pozor!
Klikni in povleci: spremeniš vrstni red
nalog, ne tudi datuma in izvajalca
(naj to počne le odgovorna oseba)
List = seznam nalog

26. Subasks
SubTask ODPREMO s klikom na
Enako kot nalogam lahko imajo:
• izvajalca
• deadline
• podrobnosti
• priponke
• sledilce
Po opravljenem subtasku -> odkljukamo enega
Po opravljenih vseh subtaskih
LAHKO OBKLJUKAMO VSE HKRATI

27. Prikazuje koledar SAMO ENEGA
PROJEKTA
Izgled podobno kot google calendar
Pregled meseca
Vidne so vse naloge in slika izvajalca
S klikom odpreš nalogo
Pozor!
Klikni in povleci: spremeniš datum
(naj to počne le odgovorna oseba)
Calendar

28. Pregled vseh priloženih datotek:
Lahko odpiramo vsi,
Tukaj ne moremo dodajat.
Vidni bodo:
Ponudbe, načrte, drg dokumente
Ekipa ki dodaja:
Slike s terena, poslikajte opravljeno
delo, delovne naloge, zapisnike idr
Files = datoteke

29. Conversations
Conversations ali pogovori
so niti sporočil med sodelavci v
ekipi ali znotraj celega podjetja.
ZNOTRAJ TEGA PROJEKTA (ni isto
kot Team conversations levo!)

30. ASANA app - Mobilna uporaba

31. Prva stran
Profil:
Uredi, remax.si projekti in zasebni projekti
My Tasks:
sortiraj odprte, narejene, vse, po duedate
taski
DODAJ:
Nov projekt
Nov pogovor
Novo nalogo

32. Mobilna uporaba
ODKLJUKAJ = OZNAČI KO je KONČANO
LIKE! Tvoji PRILJUBLJENI TASKI

33. FollowUp
(povzetek)

34. Namesto mailov, klicev ali sestankov
Ustvarite task kadar:
- Ste se kaj dogovorili z
naročnikom
- Morate nekaj
dodatnega storiti
- Morate nalogo deliti z
večimi osebami
Pošljite sporočilo kadar:
- Morate kaj sporočiti
- Morate nekaj prediskutirati
- Imate prošnjo
- Imate vprašanje

35. Pričnite dan z: My Tasks
My Tasks vam prikaže vse nalige, ki jih morate narediti
razporejene so za pretekle, danes, kasneje.•
• Overdue: naloge, kjer zamujate
Today: naloge za danes
Upcoming: naloge za kasenje
• Pričnite odpravljati naloge

36. Označbe in
funkcije
USTVARJANJE TASKov
Zagotovite naslov, opis
naloge. Preverite
zaposlenost sodelavcev in
določite prostega izvajalca
ter njegov termin
(deadline).
KREIRANJE PROJ E K TOV
Zagotovite naslov, naloge ekipo,
navodila v opisu določite deadline
in vodjo projekta. Uporabite
naloge, sekcije in podnaloge.
TEMPLATES
Je hipotetični projekt, na
podlagi katerega naredimo
dejanski projekt za stranko
KOMUNICIRAJTE
Pazite na ne/pomembne
informacije, omenite
pomembne ljudi z
@Jaka, @luka...
NE MODRO, NE RDEČE
Redno spremljajte in izvajajte
svoje naloge My Tasks, ne
zamujajte rokov in delo bo
potekalo tekoče
SUBTASKS
Podnaloge; vsaka naloga
lahko ima več podnalog. V
my tasks se prikazujejo
enako, odkljukate jih lahko
vse hkrati

37. Asana za vodje

38. Teams:(projektneskupine):
Remax crew -> vsi zaposleni
SERVIS
PRODAJA
Team Luka, Žiga, Jaka: vsebuje template
Dodajamo nove skupine
Dodajamo projekte v posamezne skupine
Dodajamo člane
Projekte obarvajmo različno (koledar)
Pregled team conversations
Pregled team calendar

39. Templateprojekti-ustvaridejanskiprojekt
1.) Ustvari projekt:
->Dropdown menu ->Copy project ->Preimenuj in odkljukaj vse
2.) Kopiraj/Prestavi v drugo skupino
->na kopiji projekta-> Dropdown menu - > move to another team -> izberi ekipo
Ali
-> klikni in premakni

40. Dashboard:pregledprojektov
Omogoča hiter pregled do max 3 projekte
Vidimo koliko nalog je pe za naredit
Kliknimo in Uredimo:
- status,
- Duedate
- Status
- komentar
Projekt dodamo v dashboard:
1. Dropdown -> add to dashboard
2. Dasboard -> (+) dodaj projekt

41. Pregledpodatkov
Open report in google sheets
Odpre vse projekte v excell tabeli

42. Instagantt + Asana

43. Instagantt = Nadgradnja na asani;
Sinhronizacija z Instagantt: avtomatska po Prijavi z asana podatki (isti usename in password)
Dodaj asana projekte: (+) connet projects -> remax.si -> projects (izberi kerega) -> klik
Connect
Žal ni aplikacije, le web page! -> link na homescreen
(zaznamek)
Odpri https://instagantt.com/app
Instagantt

44. Instagantt
Sinhronizacija z Instagantt:
Avtomatsko po prijavi z asana podatki (isti usename in password)
Žal ni aplikacije, le web page! -> link na homescreen (zaznamek)
Odpri https://instagantt.com/app

45. Instagantt
Dodaj asana projekte:
(+) connet projects -> remax.si
-> projects (izberi kerega)
-> klik Connect

46. Instagantt - Pregledi projektov:
Po Projektih (Gantt) Po posameznih članih (workload):

47. Instagantt – delo za nalogami/taski
Spreminjanje taska s kliki nanj:
Task v isti liniji s koledarjem
Odpri/zapri
pogled projekta
(mapa)

48. Za vajo:
Dodajte nov projekt: hashtag remax
Dodajte vsak svoj task
Določite izvajalce
Določite duedate
Določite subtask
Dodajte sliko
Pošljite komentar
Odkljukajte task
Odkljukajte vse subtaske hkrati

49. Vprašajte!
Vpišite komentar ali
ustvarite task
Asana Guide
Na spletu najdete video
pomoč in pisna navodila. Vse
v ANG
http://asa.na/4l
Orientacijski Video
V 30 min se naučite vse osnove
http://asa.na/4m
Vprašanja?

50. Plan dela:
Pričetek uporabe: takoj! -> spremljajte
koledarje in task liste
Danes instalacija asane na telefone in
računalnike!
Nove projekte pričnemo vnašat takoj
Do konca jan. Vnesemo vse odprte projekte
Z začetkom sezone marca delamo vse z asano

Pomembno!
V asano vnašamo projekte le na upravi
Projektne naloge, datume in izvajalce vnašamo na upravi
(lahko si vnašate svoje lastne, vendar naj ne spreminjajo
obstoječih)
Komentirajo naj vsi (vpisovat tudi nove dogovore ki se
dogajajo sproti na terenu)!
Dodajajo naj slike vsi monteji in serviserji!!!
Vpisujte vse vezano na delovne naloge, raje vpiši kot kliči -
>cilj imeti vse črno na belem

51. Hvala za pozornost 