Covidencen käytön pikaopas.

1. 1 (7)
UEF ASIAKIRJA MAARIT.PUTOUS@UEF.FI, KIRSI.SALMI@UEF.FI
Covidence
Covidence on työkalu systemaattisten katsausten tekemiseen. Voit ladata ohjelmaan viitteitä
tietokannoista (esim. hakujen tuloslistat) ja viitteidenhallintaohjelmista. Ohjelma päivittää
PRISMA-vuokaaviota prosessin edetessä.
Käyttöoikeus Covidenceen on kaikilla Itä-Suomen yliopiston opiskelijoilla ja henkilökunnalla.
Käyttäjätilin luomiseen tarvitaan UEF-sähköpostiosoite.
Oppaan sisältö:
 Käyttäjätilin luominen / kirjautuminen
 Katsauksen aloittaminen
 Katsauksen asetukset
 Viitteiden lataaminen (esim. tietokantahauista Covidenceen)
 Arviointivaiheet (Screening, Full text review, Extraction)
Käyttäjätilin luominen / kirjautuminen
Käyttäjätili luodaan UEF Covidence-lisenssin alle.
 Aloita UEFin Covidence-aloitussivulta. Sivulla on lisäohjeita tilin tekemiseen sekä linkki
Covidencen Help Centeriin, mistä löytyy hyviä ohjeita sekä webinaareja ja niiden
tallenteita.
o Täytä lomakkeelle etunimesi ja sähköpostiosoitteesi (osoitteen muoto:
käyttäjätunnus[at]student.uef.fi tai etunimi.sukunimi[at]uef.fi)

2. 2 (7)
Aloitusnäkymä, kun lähdet luomaan UEFin Covidence-tiliä. Täytä etunimi ja UEF-sähköpostiosoite ja paina ”Request
Invitation”.

3. 3 (7)
Katsauksen aloittaminen
 Kirjaudu sisään ohjelmaan ja klikkaa ”Start a new review”:
Uuden katsauksen aloittamisessa kysyttävät tiedot
 Kirjoita katsaukselle nimi ja luo katsaus UEF-tilin alle. Sinne voi tehdä rajoittamattoman
määrän katsauksia ilman erillistä veloitusta. Valitse lopuksi ”Create Review”.
Katsaukset näkyvät myös UEF kirjaston Covidence-tilin ylläpitäjille, mutta eivät muille
organisaation sisällä.

4. 4 (7)
Katsauksen asetukset (Settings)
Settings-kohdan tiedot: Review settings, Reviewers, Team settings, Criteria & exclusion reasons ja Study tags.
 Review settings
Hakuhistorian kirjaus (search history), arvioijien määrä (reviewers required. Huom.
oletusarvo/max kaksi.)
 Reviewers
Voit kutsua lisää arvioijia, myös organisaation ulkopuolisia.
 Team settings
Määritellään, kuka saa tehdä mitäkin, oletus ”Everyone can do anything”.
o Manage rules: voit määritellä esim. sen, kuka saa ratkoa konflikteja eri
näkemysten välillä – tai pitääkö jonkun tietyn arvioitsijan käydä läpi artikkelit.
 Criteria & exclusion reasons, sisäänotto- ja poissulkukriteerien määrittely.
Näitä voit täydentää eri vaiheissa arviointiprosessia.
o Manage criteria for screening and full text review: Inclusion/exclusion criteria
Kirjoita käyttämäsi sisäänotto- ja poissulkuriteerit.
o Manage exclusion reasons for full text review
Poissulkukriteereitä arvioinnin toiseen vaiheeseen (full text review) on
valmiinakin. Niitä voi poistaa. Ei kannata laittaa liian monia.
Tässä vaiheessa artikkelin poissulkemiselle pitää valita syy ja arvioitsijoiden on
päädyttävä poissulkuun samasta syystä.

5. 5 (7)
o Manage highlights
Voit korostaa sanoja artikkelien otsikoista ja tiivistelmistä. Tämä nopeuttaa
tulosten läpikäyntiä.
Keywords for inclusion -> näkyvät tekstissä vihreällä
Keywords for exclusion -> näkyvät tekstissä punaisella
 Study tags
Kuvaavien tunnisteiden, avainsanojen, asiasanojen lisääminen artikkeleille. Näitä voi
lisätä käydessään listaa läpi.
Viitteiden lataaminen Covidenceen (Import references)
 Tallenna tietokantahakujesi tulokset ensin RIS-tiedostoiksi (PubMed-tulokset sen omaan
muotoon). Covidence tukee kolmea tiedostomuotoa: RIS, PubMed-format, EndNote XML.
 Hae tiedosto Import-toiminnon takaa ja valitse mihin arviointivaiheeseen tuloslistan olet
lisäämässä. Yleensä kannattaa lisätä ensimmäiseen eli screen-vaiheeseen, title and abstract
screening.
Valitse pudotusvalikosta vaihe, minne viitteet tuot.

6. 6 (7)
 Lataus poistaa tuloslistojen päällekkäisyydet (duplicates) automaattisesti.
Viitteiden lukumääristä tallentuu tiedot Import history -kohtaan samoin kuin
arviointivaiheisiin ja PRISMA-vuokaavioon, mutta kirjoita itse hakuhistoria(t) ja kunkin haun
tulosmäärät Review settings -kohtaan.
 Katso esimerkistä, miten eri valinnat / arviointivaiheet näyttäytyvät PRISMA-kaaviossa.
Arviointivaiheet (Screening, Full text review, Extraction)
 Title and abstract screening (screen)
Yes, Maybe tai No -valinnat otsikon ja tiivistelmän perusteella.
o Jos arvioijia on kaksi, molempien on käytävä "äänestämässä" viitteet ennen kuin ne
siirtyvät seuraavaan vaiheeseen. Siihen asti viite on "Awaiting other reviewer" -listalla.
Jos teet työtäsi yksin, vaihda asetuksiin "single reviewer".
o Jos arvioitsijat ovat erimielisiä artikkelin mukaan ottamisesta tai poisjättämisestä, siirtyy
se konfliktilistalle. Resolve conflicts, riippuen mitä asetuksissa on määritelty kunkin
arvioijan oikeuksiksi.
o Yes/Maybe -valinnalla artikkeli siirtyy kokotekstiarviointiin (full text review).
o Kunkin viitteen note-kenttään voi kirjoittaa huomioita/muistiinpanoja. Highlights korostaa
haluamasi sanat. Tagilla voi lisätä esim. aihetta tai menetelmää koskevia avainsanoja.
(Asiasanakentät eivät siirry tietokantojen tuloksista Covidenceen.)
 Full text review
Hae artikkeleiden kokotekstit Covidenceen.
o Include / exclude -valinnat
Syyt olet kirjoittanut Settings-asetuksiin. Näitä voit täydentää arvioinnin aikana.
Excludelle kysyy syytä, mutta includelle ei – jos ei ole sama syy, ratkaistava vielä.
o Tag, note, highlight ovat käytettävissä tässäkin vaiheessa.
Näissä ja arvioinnin seuraavassa vaiheessa auttaa työsi ohjaaja tms. (laitokselta, oppiaineesta)
 Extraction
o Quality assessment

7. 7 (7)
o Data extraction
Tässä vaiheessa mukana pitäisi olla enää ne artikkelit, joiden perusteella katsaus
kirjoitetaan.
Niiden sisältöä ja laatua arvioidaan tarkemmin.