Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in Organisationen.

1. 0 Copyright 2015 FUJITSU
Human Centric
Innovation
CeBIT
2015
Hannover
16th – 20th March

2. 1 Copyright 2015 FUJITSU
Electronic Files
The basis for citizen-friendly e-government
Grundlage für ein bürgernahes e-Government
Elektronische Akten

3. 2 Copyright 2015 FUJITSU
Elektronische Akten
 Elektronische Akten (auch ECM) umfassen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung,
Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer
Prozesse in Organisationen.
DMS
Collaboration/
Groupware
EDM/PDM
Workflow
Portale
WCM
Records
Management/
el. Akten ERP-/Host-
Content
COLD/OMS
elektronische
Archivierung
Document Management System
Engineering Data Management /
Production Data Management
Web Content Management
Enterprise Ressource Planning
Computer Output on Laser Disk /
Output Management System
E-Akten
Input
Management
( )( )

4. 3 Copyright 2015 FUJITSU
Elektronische Akten
E-Akten tragen zur
Beschleunigung
von Prozessen bei!
ECM

5. 4 Copyright 2015 FUJITSU
Zeitaufwand für inhaltliche Arbeiten –
heute und morgen
Zeitaufwand
Heute Morgen
Dokumenten-
handling und
-administration
Strategische,
inhaltliche
Aufgaben
Für strategische
Aufgaben mit
hoher Wert-
schöpfung bleibt
in vielen Orga-
nisationen zu
wenig Zeit.

6. 5 Copyright 2015 FUJITSU
Was treibt E-Akte-Projekte?
Zeitgewinn Qualitäts- u.
organisatorische
Verbesserungen
Kostenaspekte
Sicherheitsaspekte Gesetzliche/
betriebliche
Vorgaben
 reduzierte Suchzeiten
 kürzere Durchlaufzeiten
 Vertraulichkeit
 Integrität
 Verfügbarkeit
 direkte
 indirekte

7. 6 Copyright 2015 FUJITSU
Das Fujitsu E-Akte-Portfolio
InfrastructureServices
Templates und LösungenTechnologien
 Fujitsu SecDocs & BatchSign
 SAP Records Management
 SAP Knowledge Provider/Workflow
 Microsoft SharePoint
 TDS SAP DiPA QuickWin
 TDS SAP Archivierung QuickWin
 GDPdU: AIS TDS SAP Connect
 SecDocs aus der Cloud
 Prozessberatung/Konzepte
 Ausschreibung/Anbieterauswahl
 Projektdurchführung
 Projektleitung
 Application Management
 Scanner
 Server, Clients
 Speichersysteme
 Betriebssysteme, Datenbanken,
Middleware
 Hosting
E-Akten

8. 7 Copyright 2015 FUJITSU
Referenzen

9. 8 Copyright 2015 FUJITSU
Kunde
Polizei Hamburg
Bundesagentur für Arbeit
DRV Berlin-Brandenburg
Unfallkasse des Bundes
Digitale Beweismittelsicherung
Archivierung großer Datenmengen,
hierarchisches Speichermanagement
Digitalisierung des BA-Schriftguts
Zentrales Scannen und elektronisches
Signieren der Eingangspost (bundesweit)
ELA - Elektronische Akte
Scannen, elektronische Signatur,
Archivierung, Recherche
Vorstudie Dokumentenmanagement
Strategische Ausrichtung, Optionen,
Risiken und Umsetzungsplan für DMS
Stadt Chemnitz
Vorgangsbearbeitungssystem
Vorgangsbearbeitung und Archivierung, Anbindung
kommunaler Fachverfahren
Projekt
Bundesagentur für Arbeit
Archivierung des BA-Schriftguts
Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung
mit SecDocs
Fujitsu Referenzen (Auszug)

10. 9 Copyright 2015 FUJITSU
Unfallkasse Post & Telekom
Steubel in Baden-Württemberg
Fujitsu Technology Solutions
Deutschland
Umfängliches ECM
Scannen mit BatchSign, Archivierung mit
SecDocs, Datenmigration
Digitalisierung der Einkommensteuerbelege
Digitalisierung und inhaltliche Erfassung der
Steuerbelege in den Ländern
Elektronische Vertragsakte
Beratung bei der Einführung einer el. Vertrags-
akte mit revisionssicherer Archivierung
DB Dialog
Dokumentenmanagement
Scannen von Rückvergütungen und Beschwer-den,
Archivierung und Recherche
Freie Universität Berlin
Grobkonzept Archivierung
Grobkonzept für die Archivierung von
SAP-Daten und Dokumenten
Kunde Projekt
Justiz NRW
Konzeption zur elektronischen Verwaltung
Begleitung bei Einführung von elektronischer Akte
und elektronischem Rechtsverkehr
Fujitsu Referenzen (Auszug)

11. 10 Copyright 2015 FUJITSU
Unser Beratungsansatz

12. 11 Copyright 2015 FUJITSU
IT-Strategie  Strategische IT Potenzialanalyse
 IT-Neuausrichtung
 IT Architektur
 Transformations-Management
IT-Service/Betrieb
Business Services
IT Management
 Anwendungsmigration
 Geschäftsprozessmanagement
 Enterprise Content Management
 Business IT-Alignment
 Sourcingstrategien
 IT-Service Management
 Leistungsverrechnung
 IT-Governance
 Leistungssteuerung
 Qualitäts- & Risikomanagement
Business
Excellence
ServiceExcellence
strategische Handlungsfelder Service-Offerings des SITC
Service Offering des Strategischen IT-Consulting

13. 12 Copyright 2015 FUJITSU
Das Fujitsu Haus zur Einführung einer E-Akte
Prozesse/
Organisation:
Anforderungen
E-Akten-System:
Bereitstellen
Betrieb:
Durchgängige Beratung
ProzesseAnwenderAufgaben
durch das SITC
Geschlossenes Portfolio
ServicesGovernance
Storage on Demand /
SaaS / IaaS
Infrastruktur
Scanner Server Speicher
Secure
Mailroom
SecDocs

14. 13 Copyright 2015 FUJITSU
Vorgehensmodell von Fujitsu
Information Governance
Phase 1:
Strategische
Roadmap
Projektmanagement, Governance, Projektcontrolling
Projektplanung &
Basisaktivitäten
Konzeption-ierung
Entwicklung/
Customizing
Pilot & Ausrollen
Betrieb
Phasen 4, 5 und 6
Strategisches Programm – einmalig Kontinuierliche Implementierung
in Projekten/Teilprojekten
Teilprojekt 3
Teilprojekt 2
Teilprojekt 1
Phase 2:
Fachlicher
Blueprint
Phase 3:
Technischer
Blueprint

15. 14 Copyright 2015 FUJITSU
ECM-System
GeschäftsprozesseOrganisation
 Dokumenten-Erfassung
 Dokumenten-Verwaltung
 Fachliche Prozesse
 Leitung/Strategie
 Fachbereiche
 IT-Bereich
 DMS
 el. Archiv
 Input Management
 …
IT-Landschaft
 Legacy Systeme
 Office Welt
 Plattformen
 Netze
 IT-Sicherheit
 …
Bausteine eines ECM-Projektes

16. 15 Copyright 2015 FUJITSU
Z e i t l i c h e A b f o l g e
Wo stehen Sie?
 Rentiert sich die
Einführung eines
ECM-Systems (ROI,
Kosten – Nutzen,
TCO)?
 Welche Vorteile
bringt das System
für das
Unternehmen und
für den Anwender?
 Was ist ECM?
 DMS?
 Elektronische
Archivierung?
 Wie sieht eine el.
Akte aus?
 Was ist der
generelle Nutzen?
 Welche Partner
werden benötigt?
 Welches System ist
das beste für
meine Situation?
 Was muss
technisch beachtet
werden?
 Wie muss die
Organisation
vorbereitet werden?
 Datenschutz
 Datensicherheit
 …
 Unterteilung in
Teilprojekte?
 Projektbeteiligte?
 Erstellung von
Konzepten
Ob? Mit wem?Wie?
Was ist im Projekt
zu beachten?
Was sind E-Akten?

17. 16 Copyright 2015 FUJITSU
E-Akten
Eingang Vorbe-
reitung
Verteilung
Bearbeitung Ausgang
 Manuell
 Halbautomatisiert
 Automatisiert
(Blindverarbeitung)
Brief
E-Mail/Fax
Schredder
Brief
E-Mail/Fax
Daten validieren
scannen +
OCR/ICR
sortieren
Archiv
Allgemeine Verwaltungsprozesse

18. 17 Copyright 2015 FUJITSU
Lebenszyklus von Dokumenten und Akten
Phasen:
Informelle
Bearbeitung
Inhaltliche
Bearbeitung
Langzeit-
speicherung
Archivierung
Zuständigkeit:
Landes- bzw.
Bundesarchiv
Zuständige aktenführende Behörde
Fristen:
∞
Transfer
Aufbewahrungsdauer
Registrierung
Speicherort:
(historisches)
Archivsystem
Dateisystem, Vor-
system, E-Akte, …
E-Akte
E-Akte mit el. Archiv
oder autarkes el. Archiv
‚zdA‘
Verfügung
AussonderungErfassung
aktenrelevant

19. 18 Copyright 2015 FUJITSU
Betriebs-
konzept
Fach-
konzept
DV-
Konzept
Sicherheits-
konzept
Organisations-
konzept
Einführungs-
konzept
Konzepte sollen
 Spezifizieren
 Vermitteln
 Dokumentieren
Konzeptionsphase

20. 19 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliche Konzeption

21. 20 Copyright 2015 FUJITSU
Funktionsbausteine eines ECM-Systems
...
Collaboration
el. Archivierung /
Speicherung
AuslieferungWorkflow
Dokumenten-
Management
Input
Management
Sicherheit und Schutz

22. 21 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches Design
Weitere
operative
Systeme
Fach-
anwendungen MS Office
Papier
E-Mails
ECM-System
Faxe
D u p l i k a t eCOLD
ERP, HR, FI, …
Dateisystem

23. 22 Copyright 2015 FUJITSU
Schritte bei der Papierbelegerfassung
Vorbereitung des
Scangutes (Sortieren,
entklammern, …)
Scannen /
Digitalisieren
elektronische
Signatur und
Stichproben
kontrolle
Erkennung,
Klassifizierung,
Indexierung
Übergabe an
el. Archiv
Übergabe an
Workflow
Reihenfolge der Arbeitsschritte bei der Papiererfassung
OCR
ICR
1D- oder
2D-Barcodes
Optical Character Recognistion
Intelligent Character Recognistion

24. 23 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches Design
Mandant Doku-
mentation
elektronische
Akten
Register Dokumente
Firma 1
Firma 2
Fachabtl.
Personal
Buch-
haltung
ZugriffnurüberBerechtigungssystem
Axel
Schweiss
Emma
Peel
1
Schrift-
wechsel
Entgelt
Fallakte
2
häufig mehrstufig
Akten-
zeichen

25. 24 Copyright 2015 FUJITSU
Fachliches / technisches Design
Vorgangsbearbeitung
Workflow oder Postkorbverfahren zur
Vorgangsverfolgung und -unterstützung
Dokumenten-Management
Verwaltung und Bearbeitung dynamischer
Dokumente, el. Akten
Elektronische Archivierung
Beweiswerterhaltende/Revisionssichere (Langzeit-) Archivierung
Fachverfahren
Verwaltung relevanter
Meta-Daten, ggf. mit
Workflow- und DMS-
Funktionalität
E-Akte-
System

26. 25 Copyright 2015 FUJITSU
Technisches Design/Sizing
HSM-
Server 1
ECM-
Server 1
Nearline Speicher Online Speicher
Clients
ECM-
Server n
DB-
Server 1
DB-
Server n
HSM-
Server 2
ILM
mit Hierarchical
Storage Management
E-Akte
Anwendungs-
ebene:
Speicher-
ebene:
WAN/LAN
LAN
SAN

27. 26 Copyright 2015 FUJITSU
Fujitsu Infrastrukturlösungen
für die E-Akte

28. 27 Copyright 2015 FUJITSU
Übersicht über das Angebot von Fujitsu Scannern
ScanSnap S1300i
(for Win and Mac)
ScanSnap S1300i
Deluxe (for Windows)
fi-65F fi-5015C fi-6110
fi-6010N
fi-5530C fi-6770fi-6750S
fi-6800
fi-5950
Production
Professional
Desktop
Personal - ScanSnap
ScanSnap S1100
Deluxe (for Windows)
N1800
Office Productivity
ScanSnap S1100
(for Win and Mac)
ScanSnap iX500
Deluxe (for Win and
Mobile Devices)
ScanSnap iX500
(for Win, Mac and
Mobile Devices)
ScanSnap SV600
(for Windows.
Mac from Nov 2013)
fi-7160fi-7260 fi-7280fi-7180
fi-6670

29. 28 Copyright 2015 FUJITSU
Trustcenter
Zertifikate & Zeitstempel
SecDocs als Archiv-Middleware

30. 29 Copyright 2015 FUJITSU
BatchSign und SecDocs
Gehen Sie auf Nummer Sicher!

31. 30 Copyright 2015 FUJITSU
Kernelemente sicherer Digitalisierung und Aufbewahrung
Transformation
Digitalisierung von Papierakten (Scan-Lösungen)
Beweiswerterzeugung
Sichtprüfung, Transfervermerk, elektronische Signaturen
(Option)
Sichere Langzeitspeicherung
Beweiswerterhaltung und Revisionssicherheit
Transfervermerk
Evidence record
1011001111100010
1100010111011000
1100011000011101
0101111000111011
0111001011100011
0101110001111011
0101110010101010
1001001111010100

32. 31 Copyright 2015 FUJITSU
Wandel von der Papier- zur elektronischen Bearbeitung
010011
010110
101111
001001
110011
Exponentiell wachsendes Risiko digitaler Informationen
- e-Mails - Dateien - Office Dokumente
- Gescannte Papiere - Datensätze - Audio- und Videodaten
Rechtmäßige Umsetzung:
Qualität der
Aufbewahrung
Beweiswerterhaltend
Klassische Archivierung
Speichern
IT-Umsetzung
 Effizienz
 Transparenz
 Nachvollziehbarkeit
 Durchgängigkeit
§

33. 32 Copyright 2015 FUJITSU
Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung
Höchste Qualität bei der Aufbewahrung sichern
 Beweiswerterhaltung durch Verwendung
qualifizierter Zeitstempel
 Ergänzung von ersetzendem Scannen
 Wird vor Gericht direkt als Beweis anerkannt
 Qualitativ über klassischer Archivierung und
Speichern
 Gesicherte Einhaltung
der gesetzlichen Vorgaben und
der Verwaltungsvorschriften
010011
010110
101111
001001
110011
§


34. 33 Copyright 2015 FUJITSU
Effiziente und dauerhafte Aufrechterhaltung der
Beweiswerterhaltung
IT-Effizienz in der Umsetzung erreichen
 Archivierte Elemente tragen
Sicherheit mit sich
 Automatische Nachweisführung
 Einfache Datenmigrationen,
dadurch effiziente Langzeitarchivierung
 Optimale Verwaltung hybrider Archive mit
elektronisch signierten und nicht signierten
Dokumenten
 Nachsignieren integriert, kostengünstig durch
Übersignieren ganzer Chargen

35. 34 Copyright 2015 FUJITSU
Archiv Middleware SecDocs
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
 Langlebigkeit über die Dauer der
Aufbewahrung hinaus durch
 Verwendung offener Standards
 Berücksichtigung des 'Organisations-
konzeptes elektronische Verwaltungs-
arbeit' vom BMI
 In bestehende IT-Landschaften integrierbar
 Basis für E-Akte sowie sichere und
optimierte Vorgangsbearbeitung
 As-a-Service verfügbar
 Unabdingbar bei Sozialdaten
 Gemäß TR ESOR (ehem. TR VELS/03125) BSI zertifiziert

36. 35 Copyright 2015 FUJITSU
Mit SecDocs digitale Compliance sicher stellen
Archiv Middleware SecDocs
 Gemäß BSI Richtlinie TR ESOR
(ehem. TR VELS/03125)
 Zertifizierung nach Common
Criteria vorhanden.
 Erstes zertifiziertes Produkt
seiner Art
 Offene Schnittstellen zu vielen
DMS vorhanden

37. 36 Copyright 2015 FUJITSU
E-Akte Basispaket
Microsoft SharePoint
Dokumenten-Management
Ceyoniq nscale
Webformulare
LIP von Lucom / NINTEX
Schriftguterstellung
Aia Software ITP
TR-RESISCAN-konformes Input-
Management
Kofax / Fujtsu
Integration
Behördenspezifische Fachverfahren
Business
Anwendungsszenarien
Vertrauenswürdigkeit
 Versiegelung
 Beweiswerterhaltung
 Offene Speicherformate
 Signaturerneuerung
Liefermodelle
 on premise
 trusted cloud
Sicherheits-Standards
 IT Sicherheitszertifikat ( CC EAL 4+)
 TR-ESOR-konforme Entwicklung
Service Infrastruktur
SecDocs Eternus / NetApp
Business-centric Storage
 Langzeitspeicherung
 Block- und filebasierter Zugriff
 WORM (optional)
Data Protection Appliances
 Langzeitspeicherung
 Block- und filebasierter Zugriff
 WORM (optional)

38. 37 Copyright 2015 FUJITSU
Technologieszenarien
Fujitsu - SecDocs
beweiswerterhaltende
Langzeitspeicherung
Materna
Behörden-
Akte
Materna
eAkte-
Basispaket
Materna
CMIS-X
Ceyoniq
Nscale
Microsoft
SharePoint

39. 38 Copyright 2015 FUJITSU
Thank you for listening!