BPM Made Easy - 5. Business Case: Travel Request

Business Case:
Travel Request
Nuno Franca,
Leadership Business Technology
24/11/2015

Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com
Agenda
2
1
2
Business Case: Requisição de Viagens
3
Sequence Kinetics BPM
Demo

Business Case: Requisição de Viagem
Descrição do Desafio
3
• Aumentar a eficiência no processo de
Requisição de Viagem, com melhorias na
capacidade de resposta
• Assegurar que os procedimentos são
seguidos
• Diminuir tempo por tarefa executada
• Estruturar a informação sobre pedidos de
viagem, tornando-a pesquisável
• Controlar custos de viagem e orçamentos
• Acompanhar o estado dos pedidos de viagem
O processo de Requisição de Viagem tem como objetivo oferecer aos colaboradores da
organização uma forma simples de solicitar viagens de trabalho, garantindo um fluxo de
aprovação e agendamento interligado e facilmente rastreável.

4
Definimos como desafio a implementação de um projeto simples de 4 dias, com uma
equipa de 2 consultores.
Considerando este desafio, optámos por utilizar uma abordagem / metodologia ágil.
Dia 1
Dia 2
Dia 3 Demo!!
Dia 0
Identificação do Desafio!!
Alinhamento inicial em
workshop para identificar
processo alvo e objetivos
em brainstorming
• Criação de formulário e campos
• Inicio da criação do workflow
usando o Sequence Kinetics
• Workshop com primeiro
playback do processo
• Funcionalidades adicionais e
ajustes
• Workshop com segundo
playback do processo
• Funcionalidades adicionais
e ajustes
Dia 4
• Afinação do processo
• Implementação de relatórios e
dashboards

5
Após a etapa inicial de implementação do processo, que culmina com uma demonstração,
haverá um período de utilização livre da solução para que a equipa possa explorar as
funcionalidades e compreender melhor o modo de funcionamento, mas também identificar
sugestões/questões a colocar numa posterior sessão de feedback.
FeedbackDemo!!
• Sessão de feedback da experiência, com
inputs para oportunidades de melhoria e
dúvidas sobre funcionalidades ou potencial de
evolução.
• Ponte para iniciativa de BPM
• Sessão de enquadramento do
Business Case, com
demonstração do processo e
disponibilização de credenciais
de acesso
Utilização Livre da Solução / Hands-On

Intervenientes no Processo
6
Objetivo: Garantir que a reserva da viagem é efetuada dentro dos prazos
espetáveis, de acordo com a configuração solicitada.
Necessidades: Viajar para um determinado destino, no âmbito das suas
responsabilidades internas, nas datas definidas e com condições de
alojamento e transporte adequadas. Também a possibilidade de solicitar um
adiantamento para despesas de viagem.
Preocupações: Falhas de transporte ou alojamento, tempo de aprovação
ou marcação muito lentos, dificuldade a obter informação sobre o estado do
processo ou adiantamento para despesas recebido muito tarde.
Objetivos: Garantir que todas as viagens sob a sua alçada de aprovação
são validadas antes de prosseguirem, de forma a conseguir controlar custos
da unidade/área de negócio ou de projeto.
Necessidades: Aprovar de forma simples e rápida a viagem dos
colaboradores, sem perder rasto à sua situação, determinando o orçamento
que deverá ser tido em conta.
Preocupações: Custos de viagem acima do orçamento previsto ou
demasiado altos
Requerente / Viajante
Gestor / Diretor

Leadership Business Consulting www.leadership-bc.com7
Intervenientes no Processo
Objetivo: Garantir um tratamento simplificado dos pedidos de viagens, que
inclui o registo dos dados das viagens de forma normalizada.
Necessidades: Receber os pedidos de viagens numa fila trabalho,
permitindo uma melhor organização das ações a realizar, em alternativa à
troca não estruturada de e-mails.
Registo de informação das reservas e custos associados, para que possam
ser validados de forma simples e reencaminhados posteriormente aos
principais interessados (i.e. viajante, gestor).
Preocupações: Perceção do orçamento aprovado para o agendamento da
viagem e minimizar o esforço necessário para aprovar/comunicar a viagem.
Administrativo / Booking da Viagem
Diretor Financeiro
Objetivo: Garantir que não são efetuadas viagens sem uma aprovação
prévia da despesa associada, de forma a controlar custos.
Necessidades: Receber pedidos de aprovação de custos de viagens que
permitam uma visão rápida e simples da informação relevante à tomada de
decisão, permitindo uma ação rápida de validação.
Preocupações: Visão dos custos totais associados à viagem e relação com
o orçamento previsto.

Ações e Funcionalidades
8
• Criar uma nova Requisição de Viagem
(transporte e alojamento)
• Submeter uma Requisição de Viagem para
aprovação
• Verificar os pedidos existentes, em detalhe
• Pedir uma viagem para si ou para outro
colaborador (e.g. gestor solicita viagem para
os membros do seu projeto)
• Controlar custos/despesas com aprovação
do departamento financeiro
• Enviar informação para o Viajante e Gestor
(com detalhes de transporte/alojamento)
As várias funcionalidades foram inventariadas em alinhamento com as necessidades dos
vários intervenientes identificados, procurando implementar medidas que acrescentassem
valor ao processo, mas também que demonstrassem as potencialidades da solução.
• Lista de projetos / áreas de negócio para
controlo
• Controle de datas de partida e chegada
• Campos interdependentes (e.g. opção para
seleção de condutor apenas se necessitar de
transporte durante a estadia)
• Campos calculados (e.g. adiantamento
calculado automaticamente pelos número de
dias entre a partida e a chegada)
• Controle de valores financeiros ao longo de
todo o workflow, com histórico
• Anexar documentos
• Integração com outras bases de dados
Ações Funcionalidades

Diagrama Ilustrativo do Processo
9
É
aprovado
?
1.
Requisição
de Viagem
Requerente/
Viajante
2.
Aprovação
de Viagem
É
aprovado
?
3. Marcação
da Viagem
6. Notificar
Viajante
Não
No
Sim
Gestor
Administrativo/
Booking
Diretor
Financeiro
4.
Aprovação
da Marcação
5. Notificar
Gestor
Yes
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira Notificação

Agenda
10
1
2
3
Demo

PNMSoft e a Leadership Business Technology
11
A PNMSoft é um fornecedor global do software de iBPMS – o
Sequence Kinetics – com base no Reino Unido.
A PNMSoft, fundada em 1996, é Gold Partner da Microsoft e é
membro da Microsoft Business Process Alliance.
A Leadership Business Technology é um dos parceiros
preferenciais da PNMSoft para os Países de Língua
Portuguesa, tendo ao longo dos últimos anos desenvolvido um
estreita relação de confiança com o fabricante.
Por este motivo a Leadership tem vindo a realizar iniciativas
globais mais abrangentes com PNMSoft.
O Sequence da PNMsoft é
a única solução pure-play,
100% .NET e Microsoft-
based presente no
quadrante mágico da
Gartner para iBPMS
(Intelligent BPM Suite).
Em 2014, a PNMsoft foi
considerada pela
Gartner, a empresa
líder no software de
iBPM baseado em
tecnologia Microsoft.

Alguns Benefícios da Solução
12
SOCIAL BPM E MOBILIDADE
Os colaboradores podem interagir de forma natural durante a execução dos processos, permitindo
colaboração entre utilizadores.
Os utilizadores podem aceder ao sistema nos seus telemóveis, melhorando timings de resposta e
a produtividade.
IMPLEMENTAÇÃO RÁPIDA, SEM CÓDIGO
O utilizador pode desenhar um processo e implementá-lo em Sequence sem ter de
programar em código.
Para requisitos técnicos mais avançados, existem depois diferentes formas de
incorporar funcionalidades.
CONSULTA DOS ESTADOS DO PROCESSO
A qualquer momento é possível consultar os estados dos processos em execução.
É também possível criar dashboards com indicadores sobre a execução de processos.
GESTÃO DE FILAS, DELEGAÇÃO E AUSÊNCIAS
É possível delegar a execução de processos a outras pessoas, incluindo na gestão de períodos de ausências.
HOT CHANGE
Adaptação e alteração rápida dos processos de negócio, sendo possível ter diferentes
versões do mesmo processo a executar ao mesmo tempo.

Administração da Solução
13
Oferece funcionalidades para a gestão e monitorização de
múltiplos processos de negócio.
Para além disso funciona como um centro de administração
das configurações do sistema.
• Gestão e configuração das
aplicações (workflows)
• Controlo e monitorização
das instâncias de processos
ativas
• Gestão da organização (i.e.
integração com Active
Directory, gestão de
calendários, etc.)
• Configurações de serviços /
ligações externas
• Gestão de gráficos / KPIs
• Gestão de tabelas
auxiliares de suporte aos
processos
• Acesso a materiais de
suporte / ajuda

Ambiente de Desenvolvimento: AppStudio
14
• Acesso 100% baseado em
browser
• Modelação gráfica de
workflows
• Permite implementação de
workflows sem código
• Atividades são organizadas e
dispostas em caixas de
contexto
• Validação da integridade do
workflow antes da sua
execução
• Controlo de versões para
múltiplos programadores
• Criação de atividades
customizadas
Permite uma melhor colaboração entre os analistas de negócio
e os programadores, promovendo a implementação de
processos de forma mais eficaz, com menos ciclos de iteração

Oferece aos implementadores uma ferramenta para
criação de formulários de forma rápida, mas com um
controlo total dos dados, vistas e funcionalidades.
Ambiente de Desenvolvimento: UX Studio
15
UX Studio é um interface de desenvolvimento de formulários WYSIWYG 100% web
• Criação de formulários por
utilizadores não técnicos
• Múltiplas vistas para o mesmo
formulário, permitindo a criação
de visões diferentes da mesma
atividade do fluxo de trabalho
• Todos os controlos são ASP.NET /
Suporta Ajax
• Suporte para modelos de dados
complexos / opções avançadas
de binding de dados
• Permite edição do código da
página e execução de código no
lado do servidor

Suporte à Mobilidade
16
As funcionalidades Process ToGo incluem:
• Portal Mobile – permite aos utilizadores visualizar
as suas tarefas, iniciar processos e preencher /
submeter formulários simples orientados para
dispositivos móveis
• 1-Click Action – permite aos utilizadores
responder a tarefas através de apenas um clique,
a partir do seu e-mail, sem ter de entrar na
solução de BPM
Agora os utilizadores podem completar as suas
tarefas fora do escritório, melhorando a performance
do processo.

Referências de Implementação
17
Algumas Referências da Leadership Outros Clientes Sequence

Agenda
18
1
2
3
Demo

Demo: Ecrãs
Formulário: Submissão do Pedido / Requisição
20
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação

Demo: Ecrãs
Formulário: Aprovação do Gestor
21
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação

Demo: Ecrãs
Formulário: Marcação de Viajem
22
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação

Demo: Ecrãs
Formulário: Aprovação do Diretor Financeiro
23
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação

Demo: Ecrãs
Notificação por E-mail para o Viajante e Gestor
24
Requisição
Aprovação
Operacional
Reserva
Aprovação
Financeira
Notificação

Demo: Ecrãs
Dashboard de Viagens – KPIs Ilustrativos
25
Monitorização

Demo: Ecrãs
26
Monitorização

Demo: Ecrãs
27
Monitorização

Demo: Ecrãs
Relatório Ilustrativo de Viagens
28
Monitorização

BPM Made Easy - 5. Business Case: Travel Request

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (8)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to BPM Made Easy - 5. Business Case: Travel Request

Similar to BPM Made Easy - 5. Business Case: Travel Request (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (6)

BPM Made Easy - 5. Business Case: Travel Request