L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises

1. © Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï

2. L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises Mardi 27 juin 2017 Présenté par :

3. 27/06/2017 Mettez la gouvernance de l’information entre de bonnes mains : les vôtres

4. © 4 Middle East & Africa America Rest of World Everteam Group Everteam MEA Everteam Inc. Everteam International France Everteam Software Everteam Global Services Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers Everteam, un éditeur à dimension internationale

5. ©© Pourquoi choisir Everteam ? 5 SÉCURITÉ & RESPECT DES NORMES OFFRE GLOBALE SUPPORT PERSONNALISÉ Des experts à votre service et garants de la réussite de votre projet grâce à un service, un accompagnement, et une assistance adaptés et digne de votre confiance. Des solutions innovantes centrées autour des technologies big data, paramétrables et couvrant le périmètre complet de l’ECM & du BPM sur un même socle logiciel. Nos solutions sont adaptées à différents contextes métier et des clients de tous les secteurs d’activités nous font confiance à travers le monde. Conformité aux normes d’archivage et de sécurité en vigueur. EXPERTISE RECONNUE EverteamLab agréé « Centre de Recherche privé » par le Ministère de lʼEnseignement supérieur, de la Recherche et de lʼInnovation. INNOVATION Et aussi, un lieu d’échange et de partage :

6. ©© Une offre globale sur un socle logiciel unique 6 BIG DATA & ANALYTICS everteam.analytics GED / WORKFLOW everteam.case everteam.document ARCHIVAGE / RM everteam.archive Everteam.governance API .Connectors FILE SHARING MGT everteam.fileanalytics

7. © 7 MÉDIAS / TÉLÉCOM / MARKETING & PUB ENERGIEBANQUE / FINANCE / ASSURANCE INDUSTRIES / SANTE / PHARMACEUTIQUE IMMOBILIER / CONSTRUCTION GOUVERNEMENT / PUBLIC ÉNERGIE / UTILITIES + de 1300 clients de tous les secteurs à travers le monde

8. L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises Webinar, 27 Juin 2017 Nicolas Bürki, Vice-President and Market Leader, ECM

9. © CXP Agenda 1) Introduction 2) Transformation numérique: L’Entreprise Content Management: un projet prioritaire pour la numérisation de l’entreprise 3) Maturité de l’ECM dans l’entreprise: Périmètre de déploiement 4) Composition de la solution ECM & Cloud 5) Bilan - Retour d’ expérience 92017

10. © CXP A propos de CXP Group 102017

11. © CXP Offres clés Practices Analytics & Data Management Cloud & Infrastructure Services Digital Customer Experience & IoT Enterprise Applications & Related Services Information Security Données (dépenses IT, tendances marché) Analyses (marché, techno, livres blancs) Comparatifs (produits, éditeurs de logiciel, ESN) Conseil stratégie & marché (pour les éditeurs de logiciel et ESN) Conseil IT (pour les entreprises utilisatrices, ETI et grands comptes) Evénements (conférences, salons, séminaires, webinars)Recherche Conseil Evénements Notre offre Ateliers 2017 11

12. © CXP Introduction - Périmètre flux documentaires (ECM) 122017 Auto-Classification ECM Progiciels Tierces ERP, CRM, RH, …Input Mgmt. GED Collabo ration Archive WCM BPM/ Wrkflw DAM E-mail Mgmt. Output Mgmt. Recherche Transverse Case Mgmt. Multi-Devices Multi-Canaux Analytique sCloud / SaaS Applications Métiers Flux documentaires

13. © CXP Introduction - Échantillon 13 Quel est l’effectif de votre entreprise ? 2% 26% 19% 21% 12% 20% < 500 500 - 999 1 000 - 2499 2 500 - 4 999 5 000 - 9 999 >10 000 • Les petites entreprises, moins de 500 employés ne se sentent pas concernées. • Equilibre entre les différents secteurs d'activité : industries, Banque, Secteur public.. Quel est le secteur d’activité de votre entreprise ? 10% 3% 3% 6% 6% 6% 9% 10% 13% 16% 16% Autres services Utilities Tourisme, restauration Transport Telecoms Distribution Secteur public Conseil et services… Banque, Assurance Edition de logiciels Industrie

14. © CXP Introduction - Échantillon 142017 Quel est votre rôle concernant la gestion documentaire et les flux documentaires ? 5% 6% 9% 12% 22% 45% L’évolution de la plateforme ECM/GED fait partie de mes responsabilités La gestion des projects ECM fait partie de mes responsabilités L’optimisation des processus documentaires fait partie de mes responsabilités Garantir la qualité des processus documentaires fait partie de mes responsabilités La transformation des processus documentaires fait partie de mes responsabilités La plateforme ECM /GED fait partie de mes responsabilités Quel est votre fonction? 1% 2% 2% 4% 5% 5% 6% 11% 17% 18% 29% Autre Directeur / Responsable… Directeur commercial /… Directeur / Responsable logistique Directeur / Responsable achats DRH / Responsable RH Directeur / Responsable qualité DAF / Responsable administratif… Chef de projet informatique Directeur stratégie digitale Direction générale DSI / Responsable informatique • Majoritairement des répondants très seniors (directeur ou responsable) représentant 89% des personnes interviewées • Les répondants à l’enquête sont des personnes en charge des processus documentaires et donc directement partie prenantes dans le projet ECM.

15. © CXP2016 15 L’Entreprise Content Management: un projet prioritaire pour la numérisation de l’entreprise

16. © CXP L ’entreprise et la transformation numérique Depuis quand votre entreprise s’est-elle engagée dans sa transformation numérique ? 16 • La transformation numérique des entreprises françaises est en marche. La plupart des chantiers ont été lancés quelques années auparavant. • Uniquement 8% des entreprises ont lancé cette année leur transformation numérique. 8% 34% 58% Moins d' 1 an 1 an à 2 ans Plus de 2 ans 13% 41% 46% 0% 29% 71% Moins d' 1 an 1 an à 2 ans Plus de 2 ans >10'000 effectifs 500-999 effectifs • Les grands-comptes ont bien entrepris la transformation numérique depuis des années, seul le « mid-market » (les entreprises de 500-999 collaborateurs) montrent un retard dans la de la transformation numérique.

17. © CXP Transformation numérique – Impact gestion et flux documentaires 17 Quel est l’impact de la transformation numérique de votre entreprise sur votre gestion et flux documentaire ? • Les projets ECM sont au cœur de la transformation numérique. Les projets ECM seront encore des projets prioritaires au cours des 12 prochains mois. 1% 2% 8% 39% 50% 2% 4% 17% 47% 30% Sans impact Faible Assez important Important Majeur Aujourd’hui Dans les 12 mois à venir 500 -999 collaborateurs 3% 3% 13% 15% 69% 3% 5% 15% 62% 18% Sans impact Faible Assez important Important Majeur • Dans les prochains 12 mois, l’impact de la transformation numérique sur les entreprises de 500 à 999 collaborateurs sera plus important que l’impact sur les grands comptes par exemple. Toutes tailles d’entreprises

18. © CXP Transformation numérique – Les processus impactés Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la transformation numérique dans votre entreprise ? 18 • Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus pour lequel une majorité des entreprises vont investir dans les 12 mois à venir. • L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise) 22% 23% 25% 27% 27% 28% 30% 31% 33% 36% 52% 1% 3% 3% 3% 1% 2% 1% 2% 2% 1% 20% 33% 38% 42% 39% 41% 40% 38% 32% 36% 38% 19% 28% 26% 18% 20% 21% 19% 22% 19% 20% 17% 8% 9% 8% 6% 7% 7% 10% 7% 11% 7% 7% 1% 3% 2% 3% 1% 2% 1% 1% 5% 3% 2% 1% Processus métier (au sein d’un seul service/direction) Processus RH Bureautique Processus de production Processus achat Processus qualité/procédure Processus finances Processus services généraux Processus réglementaire Processus fournisseurs Processus clients Aujourd’hui < 1 an 1 à 2 ans 2 à 5 ans > 5 ans Pas prévu

19. © CXP Transformation numérique - Conclusions • Les entreprises françaises ont démarré en grande majorité la transformation numérique depuis plusieurs années. • Les projets ECM sont en cœur de la transformation numérique et y vont même devenir plus important dans les 12 mois à venir. • Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus pour lequel une majorité des entreprise vont investir dans les 12 mois à venir. • Les grands-comptes sont les entreprises qui sont le plus avancé dans leur transformation numérique notamment comparé aux entreprises du « mid-market » qui vont rattraper leur retard dans les 12 mois à venir. • L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise) 19

20. © CXP2016 20 Maturité de l’ECM dans l’entreprise Périmètre de déploiement (blocs fonctionnels et processus)

21. © CXP Quelle intégration avec les applications métiers ? 212017 Quels sont les processus requérants une intégration entre l’ECM et les applications métiers ? 40% 45% 46% 47% 48% 48% 50% 58% 58% 58% 68% 53% 47% 43% 42% 41% 39% 43% 36% 37% 34% 28% 8% 8% 11% 12% 11% 12% 6% 6% 5% 8% 4% Processus services généraux Processus finances Processus métier (au sein d’un seul service/direction) Processus réglementaire Bureautique Processus qualité/procédure Processus RH Processus achat Processus fournisseurs Processus de production Processus clients Déjà intégré / projet en cours Prévu < 2 ans Prévu dans 2 à 5 ans

22. © CXP Intégrer l’ECM avec les applications Métiers 222017 Quelles sont les fonctionnalités ECM qui sont intégrées / utilisées (ou à venir) avec vos applications métiers (ex. vos applicatifs de gestion) ? 38% 45% 45% 46% 49% 51% 52% 52% 63% 72% 53% 48% 49% 46% 44% 42% 36% 40% 31% 26% 9% 8% 6% 8% 7% 6% 11% 8% 6% 2% Case Management (Workflow dynamique) Gestion des processus Reconnaissance automatique de documents (RAD)… Extranet / Gestion des contenus Web (WCM) Solution collaborative Workflow statique Archivage électronique E-mail Management Gestion de documents (GED) Acquisition/Numérisation de documents (Input… Déjà intégré / projet en cours Prévu < 2 ans Prévu dans 2 à 5 ans

23. © CXP Projet ECM - Les fonctionnalités déployées (2014 vs. 2017) 23 Les fonctionnalités entrant dans le périmètre de l’ECM déployées et comparées avec l’enquête ECM menée en 2014 80% 79% 79% 78% 75% 68% 31% 66% 33% 46% 42% 12% E-mail Management Gestion de documents (GED) Acquisition/Numérisation de documents (Input management basique) Gestion des processus Archivage électronique Case Management (Workflow dynamique) 2014 Fonction déjà déployée au niveau entreprise et départemental 2017 Fonction déjà déployée au niveau entreprise et départemental +56% +46% +49%

24. © CXP Les flux documentaires 24 Avez-vous implémenté des flux documentaires transverses dans votre entreprise (ex. des flux documentaires entrants, sortants ou internes requérant l’interaction des collaborateurs de différent(e)s services/directions) ? • La majorité des entreprise ont implémenté des flux transverses et presque la moitié de ceux qui ne l’ont pas encore fait sont en train de les mettre en place. 29% 71% Non Oui 18% 18% 21% 44% Nous avons d’autres priorités Nous n’avons pas trouvés des solutions pour ce type de besoin Ce n’est pas un besoin identifié Un projet est prévu ou en cours

25. © CXP Les flux documentaires – Les déclencheurs 25 Quels ont été les déclencheurs pour la mise en place des flux transverse ? • La transformation numérique et la dématérialisation sont les premiers déclencheurs de la mise en place des flux de documents. Ceci indique qu’une majorité des entreprises ont des réflexions stratégiques à 360° et ne se focalisent plus sur un simple processus (comme le processus clients). 19% 21% 30% 34% 38% 38% 43% 49% 54% 55% Recherche d’avantages… Réduction de coûts Refonte ou extension du SI Recherche d’efficacité Innovation et proposition de… Transformation des processus… Conformité réglementaire Démarche qualité Dématérialisation (flux entrant,… Transformation numériques de…

26. © CXP Les flux documentaires – les objectifs primaires 26 Quels sont les objectifs principaux de la mise en place des flux transverses ? • L’efficacité, la traçabilité et la réduction des temps de traitements sont les principaux objectifs de la mise en place des flux documentaires. Ceci démontre, à nouveau, une approche globale de l’entreprise et non une approche isolée (ex. expérience client, extension des processus). 3% 4% 4% 11% 11% 13% 15% 25% 61% 6% 24% 31% 9% 9% 25% 41% 17% 11% 22% 18% 36% 23% 9% 28% 18% 25% 9% 22% 30% 13% 30% 37% 15% 15% 20% 10% 47% 24% 16% 27% 34% 19% 10% 13% 9% Suppression des systèmes documentaires de type « file… Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise… Amélioration du parcours et de l’expérience client Transversalités entre les silos fonctionnels et… Gestion des risques Réduction de coûts Réduction des temps de traitement Traçabilité des opérations Performances opérationnelles 1er objectif 2ème objectif 3ème objectif 4ème objectif 5ème objectif

27. © CXP Conclusion - Projet ECM niveau de maturité 27 Niveau d’efficacité Accès unifié et intuitif • Agrégation des contenus • Recherche globale • Personnalisation • Workflow de contribution • Taxonomie / Métadonnées Collaboration - Application/Data Integration • Accès commun aux applications • Collaboration (espace projets) On débute: • Intégration d’applications • Processus métiers Transaction – Automatisation /intégration des processus • Workflow dynamique (Case Management) • Dématérialisation • Processus métier • Processus transverses • Processus externes Majorité des entreprises

28. © CXP Conclusion - Projet ECM niveau de maturité • La chaîne de capture (acquisition/numérisation, le stockage des documents (GED et archivage) et le routage (Workflow) – propose les fonctionnalités les plus intégrées dans les applications métiers. Dans les prochains 2 ans, le focus sur cette chaîne sera le recherche d’efficacité via l’automatisation (RAD/LAD) et le case management • Le case management sera une clé dans les deux prochaines années pour palier aux ruptures des processus • D’ici 1 an, environ 90% des entreprises prévoit d’avoir déployer l’intégralité des fonctionnalités ECM. 28

29. © CXP2016 29 Focus: composition de la solution ECM & Cloud

30. © CXP Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus Combien de fournisseurs différents avez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM ? 30 • La taille d’entreprise n’a pas un impact direct sur le nombre de fournisseurs retenus. • Seuls 14% des répondants ont retenu une solution intégrée. • 1 à 3 fournisseurs pour 62% des répondants, ce qui reflète les consolidations menées dans ce domaine au cours de ces dernières années • Cette enquête met en évidence qu’une solution ECM reste encore un projet d’intégration, plus que la mise en place d’une simple solution. 14% 21% 28% 20% 7% 11% 1 2 3 4 5 Plus de 5 Nombre de fournisseurs

31. © CXP Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus 31 Envisagez-vous de migrer tous vos contenus et applications de votre organisation ECM vers un seul fournisseur ? 27% 56% 17% OUI à court terme OUI à moyen terme NON ce n'est pas prévu • La consolidation/rationalisation des solutions pour construire son système ECM reste une priorité pour les entreprises ayant plus de 3 fournisseurs . 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% OUI à court terme OUI à moyen terme NON ce n'est pas prévu Convergence vers un seul fournisseur Si j'ai 2 ou 3 fournisseurs Si j'ai +3 fournisseurs

32. © CXP Déployer ou non la solution ECM sur une plateforme Cloud ? 32 Avez déployé votre solution ECM en mode cloud / SaaS ? • Le Cloud rejoint le CRM et la RH parmi les solutions qui sont peuvent être externalisées. Plus d’un tiers des solutions ECM choisies sont en mode Cloud • Croissance modérée dans les 12 à 18 mois (11%) • Non ou pas encore = seulement 19%, un beau succès du Cloud / Saas ! 8% 11% 44% 37% Non Prévu dans 12-18 mois Partiellement Oui, intégralement • Les entreprises qui déploient 4 ou plus de solutions pour leur ECM , utilisent le plus souvent le Cloud / mode SaaS. 13% 15% 52% 21% 6% 8% 33% 53% Non Prévu dans 12-18 mois Partiellement Oui, intégralement 4 solutions ou plus (N=49) 1 à 2 solutions (N=48)

33. © CXP Déployer ou non l’application ECM sur une solution mobile ? Quels types de fonctionnalités ECM sont accessibles en mode mobile ? 33 • Les solutions de validation et d’approbation de documents en situation de mobilité vont se généraliser au cours des prochaines années selon plusieurs axes / processus : processus client via l’accès Extranet, solutions Métier pour les pour le personnel sur le terrain , autres employés en situation de mobilité. 28% 29% 32% 42% 44% 49% 42% 36% 21% 16% 13% 16% 6% 4% 10% 5% 1% 1% 3% 1% Applications métiers basé sur la solution ECM Validation/approbation des documents (Workflow) Accès à l’Extranet Recherche et visualisation des documents Application mobile déjà déployée Projet en cours A déployer à l’horizon d’1 an A déployer à l’horizon de 3 ans

34. © CXP Périmètre ECM- Conclusions • Une généralisation de l’usage mobile pour les employés mais également pour les clients. • Un taux d’utilisation en mode Cloud / SaaS assez important (et ceci pour toutes tailles d’entreprise) et notamment pour des solutions verticales nécessitant l’interaction entre plusieurs utilisateurs. • Le nombre de solutions ECM déployées impacte directement le taux d’usage du cloud / SaaS. 342017

36. © CXP Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM 36 Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution ? • Les métiers sont à la tête des initiatives ECM ce qui démontre une maturité dans le domaine • En 2ème position la Direction Générale souligne le souci de recherche d’efficacité dans les entreprises. Les projets ECM sont des projets transverses d’entreprise qui affectent directement la performance de l’entreprise. • La DSI est uniquement à l’origine d’ ¼ des projets ECM. 1% 3% 3% 5% 5% 6% 6% 8% 10% 25% 29% Direction qualité Direction juridique Direction achats Direction marketing Direction RH Direction commerciale Direction production Direction métier Direction financière Direction générale DSI 29% 46% 25% DSI Directions métiers Direction générale

37. © CXP Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM (2014 vs. 2017) 37 Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution (2014 vs. 2017)? • Depuis 2014, une transition importante s’est enclenchée de la DSI vers les directions métiers (-28% pour la DSI, et +26% pour les directions métiers), ou, autrement dit, les directions métiers sont 2 fois plus à l’initiative des projets ECM en 2017 qu’en 2014. 29% 46% 25% 57% 20% 23% DSI Directions métiers Direction générale 2014 2017

38. © CXP Bilan – Les challenges 38 Quels freins ou difficultés avez-vous rencontrés dans votre projet ECM / flux documentaires ? • Vu le nombre des solutions à intégrer - les solutions ECM et les applications tierces/métiers – le grand challenge à relever dans la mise en ouvre de flux documentaires et de la gestion documentaire portent sur la complexité d’intégration des différentes solutions et disponibilité des bonnes compétences au bon moment. • D’autres challenges tels que la collaboration métier/DSI, le silotage des contenue, la lisibilité/connaissance du marché, et le manque d’ accompagnement persistent dans au moins 30% des cas 17% 19% 22% 29% 31% 31% 32% 33% 46% 56% Absence de vision 360° du SI à long terme Difficulté à mobiliser les budget Outil trop lourd à mettre en œuvre Le manque d’implication de la direction générale Manque d’accompagnement au changement Offre de marché peu lisible La gestion en silo des contenus Collaboration métier / DSI insuffisante Manque de compétences internes La complexité d’intégration

39. © CXP Bilan – Objectifs atteints? 39 Les objectifs de votre projet ECM ont-ils été atteints ? 38% 39% 41% 43% 44% 44% 44% 46% 48% 34% 33% 41% 39% 41% 11% 8% 21% 20% 9% 12% 10% 5% 5% 4% 5% 6% 5% 5% Traçabilité des opérations Réduction de coûts Réduction des temps de traitement Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise (ex clients, fournisseurs, partenaires, etc.) Performances opérationnelles Transversalités entre les silos fonctionnels et informatiques Amélioration du parcours et de l’expérience client Très satisfait ou Totalement satisfait Satisfait Insatisfait Très insatisfait ou Totalement insatisfait

40. © CXP Conclusions • La transformation numérique est en marche, seul le « mid-market » est un peu à la traine. • Le processus client est au cœur de la transformation numérique et est également le seul processus dans lequel des investissement vont être faits dans les 12 mois à venir • La cloud / SaaS est devenu le choix primaire comme mode de déploiement pour plus d’un tiers (37%) des entreprises. Les entreprise ayant 4 ou plus de solutions sont y encore plus favorable à 53% • De plus en plus les métiers sont à l’origine des initiatives ECM, ils ont aujourd’hui majoritaire à 46% avec une croissance de plus de 100% depuis 2014 (et l’implication de la DSI se voit réduit de 50%) • Le déploiement /usage des solutions ECM à atteint une bonne maturité en terme de • déploiement fonctionnel: Un taux important des différentes bloc fonctionnels déployés et d’ici 1 an, 90% des entreprises vont avoir déployé les blocs fonctionnels majeurs • Responsabilité basculé vers les métiers • d’approche stratégique: La vue 360° comparé à une vue isolée sur un processus spécifique • Néanmoins, des projets d’optimisation se profilent pour une automatisation plus accrue • Mise en place de case management • LAD / RAD • Consolidation des solutions ECM déployées pour réduire le nombre de fournisseurs • Intégration continue de l’ECM avec des applications tierces/métiers 40

42. Merci pour votre participation ! 42

43. Everteam_Global Ever-team @Everteam_Fr Ever-team Let’s Connect! +33 (0)1 72 71 33 33 info@everteam.com www.everteam.com 43

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