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- 3. Cliquez pour modifier le style
La problématique
Prendre en compte les différents canaux d’arrivée des demandes Client, Fournisseur,
Collaborateur…
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Courrier, Fax, E-mails, Portail, Plateforme téléphonique …
Deuxième niveau
S’assurer qu’il n’y a aucune perte de documents
• Troisième niveau
Réduire les temps de circulation et traitement des documents
Mieux lisser les charges de travail indépendamment des sites géographiques
Construire un Référentiel Documentaire ( Dossier Client 360° )
pour le mettre au service DES applications métiers
Obtenir des indicateurs statistiques pour mieux piloter
Améliorer la productivité
Etre conforme aux obligations réglementaires
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3
- 5.
Centralisation, partage et
capitalisation de l’information
Case
Management
Gestion
des processus
Instruction de dossiers et gestion des
documents associés
Cliquez pour modifier le style
Procédures qualité
Documentation technique
Gestion de courriers, octroi de crédit,
saisines, réclamations…
Dossiers clients,
fournisseurs…
Cliquez
Capture
pour modifier GED &
les styles du texte duRecherche &
masque
Valorisation
du Contenu
Deuxième niveau Référentiel
• Troisième niveaud’Entreprise
Numérisation papier
E-Mail, Docs Office
E-mails
Flux données
Connecteurs
Vidéo & Audio
Speech to Text…
Analyse Big Data
Identification des tendances,
problèmes complexes…
Archivage
&
Compliance
Analyse linguistique &
sémantique, recherche par
facettes…
EverSuite, solution complète et intégrée
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5
- 6.
Centralisation, partage et
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des processus
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Gestion de courriers, octroi de crédit,
saisines, réclamations…
Dossiers clients,
fournisseurs…
Cliquez
Capture
pour modifier GED &
les styles du texte duRecherche &
masque
Valorisation
du Contenu
Deuxième niveau Référentiel
• Troisième niveaud’Entreprise
Numérisation papier
E-Mail, Docs Office
E-mails
Flux données
Connecteurs
Vidéo & Audio
Speech to Text…
Archivage
&
Compliance
Système d’Archivage Mixte : électronique
et physique
Archivage à valeur probatoire
E-Discovery
EverSuite, solution complète et intégrée
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6
- 7. CliquezCase Management : Les points clés
EverSuite pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
+
+
+
+
+
Gain de productivité
Deuxième niveau
Pilotage et lissage de l’activité
• Troisième niveau
Optimisation de la chaine de traitement d’une demande
Flexibilité d’adaptation et de prise en main
Une offre packagée, rapide de mise en œuvre pour
un ROI inférieur à un an
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7
- 8. Cliquez pour modifier le style
Couverture fonctionnelle (1/2)
Acquisition & Production
Gestion de documents multi-formats : Office, eMail, …
Acquisition des flux entrants : numérisation (LAD/RAD),
flux dématérialisés, …
Acquisition & accès depuis l’explorateur Windows ou la messagerie
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Processus deDeuxièmetâches
traitement des niveau
Répartition des tâches dans des corbeilles de traitement
• Troisième de traitement « ad hoc »
Processus collaboratifsniveau
Supervision à chaud, à froid.
Gestion du référentiel
Gestion de dossiers dans un plan de classement personnalisé
(modèles)
Classement automatique ou manuel (règles)
Non-duplication : un même document présent dans plusieurs
dossiers
Gestion de la sécurité au niveau des dossiers & documents
Publication
Génération automatisée des documents sortants
Publication multi-formats et multi-canaux
Accès en mode déconnecté.
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8
- 9. Cliquez pour modifier le style
Couverture fonctionnelle (2/2)
Recherche & Navigation
Recherche simple et rapide (type « Google »)
Recherche sur la structure et le contenu des documents et
dossiers
Formulaires de recherche paramétrables
Deuxième niveau un dossier
Rebonds d'un document vers
Feuilletage d'un dossier
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
• Troisième niveau
Archivage et obligations légales
Traçabilité complète des documents et des opérations
Signature électronique des documents
Stockage distribué et multi-support
Format de stockage & d’archivage conforme aux normes et
standards
SOX, NFZ 42-013, …
Intégration à l’existant
Accès depuis le bureau windows et la messagerie
Accès aux informations du Système d’Information (ERP, CRM,
…)
Accès depuis les applications du SI (ERP, CRM, …)
Authentification intégrée (LDAP).
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9
- 10. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Vue 360°
EverSuite Case Management
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10
- 11. Acquisition
multi sources
1
Référentiel de
classement métier
3
Maitrise des
processus métiers
4
Cliquez pour modifier le style
7
Injection par typologie de
documents
2
Recherche et accès facilité
aux documents
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveauGestion de corbeilles de
tâches pour action
Sécurisation
du stockage
5
9
6
Module
d’archivage dédié
8
Vue 360°
Traçabilité
des actions
Souplesse d’un
progiciel intégré
10
Les fonctions à retenir
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11
- 12. Toutes les interfaces sont 100% Web :
• Déploiement rapide
• Authentifier les accès en se basant sur LDAP
• Mécanismes de SSO (« Single Sign On ») disponible
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Une application 100% Web
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12
- 14. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Fiche descriptive
Acquisition
Depuis l’interface Web
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- 15. • Prise en compte des fortes volumétries de documents .
• Eventail complet de fonctions de numérisation :
• Numérisation par lots,
• Nettoyage d’image, redressement automatique
• Gestion de séparateurs
• Lecture d’un code à barres (séparateur et/ou métadonnées)
• Gestion de pages blanches
• Recto/verso systématique
• Contrôle qualité
• Post-marquage
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• Support des interfaces ISIS,
• Pilotage de tout type de scanner (appoint, prod, multifonctions.
Acquisition
Numérisation
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- 16. Cliquez de travail modifier le style
Poste pour
Dépôt des fichiers depuis toutes les
applications bureautiques et métier.
Ouverture par simple clic.
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Dépôt de vos documents
par glisser / déposer
depuis Windows
Acquisition
Depuis le bureau windows et ses applications
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16
- 17. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• EverSuite for Outlook pour intégrer, stocker
et restituer vos e-mails
• L’utilisateur, depuis sa boîte Outlook,
visualise l’arborescence EverSuite et peut
déposer les emails qu’il doit archiver par
simple glissement avec la souris.
Acquisition
Directement depuis Outlook
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17
- 19. • Définition d'une liste d’index pour chaque type de document
• Les index pré alimentés automatiquement par l’acquisition
• Contrôles d’aide à la saisie possible
• liens vers des application annexes,
• listes d’autorité
• le calendrier
• etc.
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Identification / Indexation
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19
- 21. Liste des tâches affectées à une corbeille
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Gestion de processus
L’affichage des corbeilles
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21
- 22. L’utilisateur peut avoir accès à plusieurs
corbeilles :
Cliquez pour modifier le style accès à sa corbeille
• Un gestionnaire peut avoir
personnelle, et aussi à des corbeilles d’attentes
choisies en fonction de ses compétences
• Un responsable pourra avoir une visibilité sur
les corbeilles de ses collaborateurs.
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Gestion de processus
L’affichage des corbeilles
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22
- 23. Filtres par index
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• La liste des colonnes est variable en fonction
de la corbeille et de la tâche en cours. On
pourra donc imaginer des différences selon les
types de documents, le statut de la tâche, …
• On peut filtrer et trier en fonction des
colonnes.
• Les informations peuvent être lues depuis les
index du document ou depuis des informations
piochées dans le SI
Gestion de processus
L’affichage des corbeilles
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23
- 24. Filtres par priorités
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• Une priorité est calculée automatiquement par
EverSuite pour chaque tâche.
• Un drapeau de couleur permet de visualiser
facilement le niveau de priorité d’une tâche.
Gestion de processus
L’affichage des corbeilles
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24
- 25. Cliquez pour modifier le style
Gestion de processus
Le calcul des priorités
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Les priorités sont automatiquement calculées par EverSuite, en fonction :
de l’âge (ou le niveau document ou de la demande
Deuxième délai) du
des index reconnus ou saisis
• Troisième niveau
de valeurs lues dans le SI
d’interactions manuelles
On utilise un moteur de règles :
Ce moteur est indépendant du moteur de workflow
Les statuts et les corbeilles peuvent également être calculées par ce moteur
de règles
Les priorités seront recalculées :
tous les jours
à la demande
chaque fois qu’un index est modifié
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25
- 26. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Gestion de processus
Un moteur de workflow
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26
- 27. Tâche en cours
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
•
Index de la
Troisième niveau
demande
Le premier document
de mon pli est affiché
Ouverture d’un pli
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- 28. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• Depuis la tâche en cours de traitement, le Gestionnaire a
accès à tous les documents du dossier de son client,
organisés ou non en plans de classement
Rebond dans le plan de classement depuis la tâche
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28
- 30. Ouvrir le plan de classement
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
Arborescence
du plan de
• Troisième niveau
classement
• Les documents sont automatiquement classés en fonction de leurs caractéristiques
• Ces règles de classement permettent de grouper des documents en constituant des dossiers
Plan de classement
Accès à la liste de tous les documents
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30
- 31. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• Pour chaque dossier il est possible de gérer des droits d’accès
• Les droits peuvent alors être appliqués en cascade aux dossiers « fils »
• Un dossier peut également hériter des droits définis sur le dossier « père »
Plan de classement
Gestion des droits
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31
- 33. Cliquez pour modifier le style
Zone de saisie du critère recherché
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
Lance la
• Troisième niveaurecherche
• La liste déroulante permet de choisir le type de documents recherché
• Grâce à l’usage des caractères génériques il est possible d’effectuer une recherche « approchée » :
• « hoch* » permettra de trouver « HOCHE » par exemple
Saisie du critère de recherche
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- 34. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• Le mode de recherche "avancée" permet de cibler les critères à rechercher
• Les assistants d'aide à la saisie sont utilisables
• Les documents héritent des index de leur pli
Recherche multi-critères
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34
- 35. Rappel l’écran de recherche
Cliquez pour modifier le style
Cliquer sur un entête de colonne permet de trier les résultats
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Le trombone ouvre
directement le
document trouvé.
Résultats de la recherche
Liste des résultats
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35
- 36. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Cet icône permet d’ouvrir le document à
partir du dossier dans lequel il a été
automatiquement classé
Ouvrir un document depuis son dossier
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36
- 38. Cliquez pour modifier le style
Signature numérique
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Suivi des versions
Consulter un document
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38
- 39. Transférer des document
par mail
Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Transférer une résultat par mail
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39
- 40. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Annoter un document
Annoter un document
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40
- 42. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
• Je souhaite écrire à mon client pour lui
demander des informations complémentaires
• Le courrier est produit à partir d’un modèle
• Une fusion avec les méta données disponible est
possible
Générer un courrier
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42
- 43. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
•
•
Un courrier est produit automatiquement en fonction
• d’un modèle
• des informations contenues dans la base de données
Un code à barres a été ajouté pour faciliter la récupération du document
Un document produit automatiquement
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- 45. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Accès à l’historique du
document ( Traitement)
Tracabilité du traitement du document
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45
- 46. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Accès à l’historique
d’utilisation du document
Tracabilité des actions sur le document
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46
- 47. Cliquez pour modifier le style
10
5
5
10
5
5
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5
5
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5
5
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2
3
9
5
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Statistiques et supervision
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47
- 49. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Une console complète
Deuxième niveau
• Troisième niveau
permet d’administrer les
applications de gestion
de contenu :
• Applications,
• Rôles,
• Utilisateurs,
• Menus,
• Formulaires,
• …
Une console d’administration unifiée
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49
- 50. Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Interface de modélisation des processus
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50
- 52. Gestion des dossiers de sinistre
Courrier, fax et e-mails
Cliquez pour modifier le style
Déploiement sur 12 agences
styles du texte du masque
Cliquez pour modifier les 1 200 gestionnaires de sinistre
10 000 plis par jours et par centre
Deuxième niveau
soit >10 Million de pages / an
• Troisième niveau
Changement organisationnel
facilité
Mutualisation de l’information
Fluidification des activités
MAIF
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52
- 53. Cliquez pour modifier le style processus
Industrialisation des
clients
styles du des réclamations (AR)
Cliquez pour modifier les Traitement texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Dossier Adhérent complet, mis à
disposition des applicatifs métiers
Un déménagement sans interruption
de services
Groupe Berri
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53
- 55. Cliquez pour modifier le style synthèse
EverSuite Case Management - En
Solution packagée pour le traitement du courrier (papier, fax, mails, web…)
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Qui s’adapte à votre organisation et à ses changements
Deuxième niveau
Ventilation par Priorités / Compétences / Charges
Qui assure une traçabilité complète
• Troisième niveau
Qui construit automatiquement le Dossier Client 360°
Qui permet un pilotage à chaud pour une meilleure productivité
Qui offre des statistiques de temps de traitement
Sans déploiement sur le poste et rapide à prendre en main
Scalabilité pour prise en compte des montées en charge
Facilement intégrable avec les applications du SI
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- 57. Cliquez pour modifier le style
Experts de l'ECM
Cliquez pour expertise en gestion de du masque
+ 20 ans d’modifier les styles du texte Documents et
Deuxième
de Contenu niveau
• Troisième niveau
Des centaines de clients en EMEA
10% de croissance en France en 2012
65% du CA à l’international
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57
- 58. Cliquez pour modifier le style
EverSuite
Un spectremodifier les styles du texte du masque
Cliquez pour ECM complet :
Deuxième niveau
acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher,
• Troisième niveau
valoriser
Des solutions packagées, paramétrables &
évolutives
Disponibles sous J2EE ou SharePoint
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58
- 59. Cliquez pour de références dans 15 pays
Des centaines modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
59
- 61. Cliquez pour modifier le style
EVER' BLOGS
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
Suivez nos experts
en Archivage
&
Case Management
http://blog.ever-team.com
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61
- 62. Contact
Cliquez pour modifier le style
Philippe Kerrest
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Consultant ECM
Deuxième niveau
• Troisième niveau
p.kerrest@ever-team.com
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62
- 63. Coordonnées EVER TEAM
Cliquez pour modifier le style
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Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
Deuxième niveau
• Troisième niveau
http://blog.ever-team.com
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