1. ||ETH-Bibliothek
Judith Bissegger, ETH-Bibliothek Zürich
10. Konsortialtag Friedrich-Althoff-Konsortium, 18. April 2018
24.04.2018Judith Bissegger 1
Netzwerk Metadatenmanagement
Die Brücke zwischen Katalogisierung und IT
3. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger 3
Organisatorische Einbindung: Pilot für 1 Jahr
Bibliotheks-
IT-Services
Medien-
bearbeitung
Metadatenmanagement
Drei Mitarbeiterinnen
bilden das Pilotteam
Unterstützt von zwei
Gruppenleiterinnen
1 Tag pro Woche und
Mitarbeiterin
4. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger 4
Aufgaben des Pilotteams
Aneignen von IT-Kenntnissen:
• Datenanalysen, -importe, -mutationen
• Aufbereiten und Umwandeln der Daten in
importfähige Formate
Aber auch:
• Gute Regelwerks- und Formatkenntnisse
• Einarbeitung in RDA
Und:
• Fortbildungen zu relevanten Themen
6. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger 6
Jahr 1
Konzentration auf die eigene
Abteilung
Einführung in
systembibliothekarische Arbeiten
Aufbau von Kenntnissen in Tools
und Datenformaten
7. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger 7
Jahr 2
Vertiefung der Regelwerkskenntnisse
Schnittstellen zu anderen Fachabteilungen
Neue Tools für Metadatenmanagement
Erstellen eines Metadatenflussdiagrammes der ETH-Bibliothek
8. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger 8
Metadatenflussdiagramm der ETH-Bibliothek
Aleph
CMI
Hochschul-
archiv
Wissensportal
DOI-
Desk
Cumulus
REST
Feeder
Docuteam
Packer
SIP
CMI
Archiv f. Zeit-
geschichte
Rosetta
ETH DataArchive
SIP
SIPHochschul-
archiv
SRU
OAI
Archivdaten-
bank Online
OAI
OAI
OAI
TMA Online
Lesesaalinstanz
MFA Online
CMI
Thomas
Mann Archiv
CMI
Max Frisch
Archiv
Endnote
File
E-Lending
Primo
Wissensportal
RIB
ETHorama
VLM
e-
manuscripta
e-manuscripta OAI
SIP
ZIP-
Kapsel
NAS
XML-File
E-Pics
SIP
XML-FileSIP
SRU
Z39. 50
Endnote
File
VLM
E-RaraAccess
Agora
ARC
EDI
Subito
e-periodica
Primo
Central
Data
Cite
Google
Scholar
OAI
e-rara.ch
OAI
SFX
SFX-
Holding
File
ORCID
REST
REST
Research
Collection
ETH Webseiten
ETHIS
AAA
DSpace
HTTP
Web-OpacWeb
Service
OAI-Set
Primo
Full
OAI
OAI
Graphische
Sammlung
Online
swissbib Kartenportal.CH
Museum
Plus RIA
OAI
ADAM
Manuelle
Eingabe
E-Book-
Einspielung
IDS18
(GND)
Fremd-
daten
ZIP
Kapsel
NAS
Forschungs
-daten
OAI
Archiv f.
Zeitgesch.
OAI
OAI
SIP
XML-File
TMA Online
(öffentlich)
AIP
Update
ZIP-
Kapsel
NAS
9. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger 9
Jahr 3
Einführung RDA und GND inkl. Umstellung auf Full Marc
Anpassen von Indexierung, Datenbankabfragen, Metadaten
und betroffenen Systemen
Organisatorisches:
> Organisatorische Einbindung (Matrix)
> Neue Mitarbeiterin
12. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018 12
Fazit 1
Judith Bissegger
Prozesse und Aufgaben in der Medienbearbeitung und IT werden durch
Automatisierung effizienter
MDM bedient neue Arbeitsgebiete, die künftig an Relevanz gewinnen werden
MDM schliesst Lücken
MDM übernimmt eine wichtige Vermittlungsrolle, insbesondere zwischen der
Medienbearbeitung und den IT-Services
13. ||ETH-Bibliothek 24.04.2018Judith Bissegger 13
Fazit 2
• Motivation
• Aufbau von Knowhow
• Neue Aufgabengebiete
• Einsitz in Gremien
• Einbinden neuer MA ins Netzwerk
• Brain Drain
Im Jahr 2013 erteilte unser Vorgesetzter, der Sektionsleiter von Medien- und IT-Services, den Auftrag, Metadatenmanagements-Kenntnisse aufzubauen. Ziel dieses Auftrags war, die Verschmelzung von IT und Medienbearbeitung voranzutreiben. Zu dieser Zeit gab es jedoch kaum Literatur zu diesem Thema und noch weniger Weiterbildungs- oder Schulungsangebote.
Medien- und IT-Services ist eine der fünf Sektionen der ETH-Bibliothek. Es wurde nun ein Team zusammengestellt, bestehend aus einer Mitarbeiterin der Bibliothek-IT-Services und zwei Mitarbeiterinnen der Integrierten Medienbearbeitung, unter der Leitung der beiden entsprechenden Gruppenleiterinnen.
Diese drei Mitarbeiterinnen, das Pilotteam Metadatenmanagement, hatten den Auftrag, sozusagen auf der grünen Wiese Metadatenmanagement zu erproben. Sie nahmen ihre Arbeit Anfang 2014 auf. Das Pensum wurde auf einen Tag pro Woche festgelegt.
Ihre ursprüngliche Aufgabe bestand darin, Mittel und Wege zu suchen, um vereinfachte und ressourcensparende Arbeitsweisen in der Katalogisierung mit technischen Mitteln zu erproben.
Dazu wurden folgende Tätigkeiten skizziert:
Die Aneignung von IT-Kenntnissen, was beinhaltet
Datenanalysen, -importe und –mutationen
Und das Aufbereiten und Umwandeln der Daten in importfähige Formate
Des weiteren Gute Regelwerks- und Formatkenntnisse und die Einarbeitung in RDA
Und last but not least: Fortbildungen zu relevanten Themen, was jedoch aus mangelndem Angebot im ersten Jahr leider nicht möglich war.
Die Anforderungen an die Kolleginnen waren in erster Linie:
Offenheit, Eigeninitiative, Neugier, Motivation und Kreativität
Ein Flair für Zahlen und technische Zusammenhänge ist von Vorteil
Via interne Schulungen des IT-Leiters wurden als Basis Unix-Kenntnisse vermittelt
Im ersten Jahr fokussierten sich die Kolleginnen aus Mangel an Beispielen zu Metadatenmanagement in anderen Bibliotheken auf Aufgaben, die im eigenen Bereich anfielen, wie beispielsweise Anpassungen und Bereinigungen von Katalogdaten, und prüfte verschiedene Methoden, um diese zu automatisieren.
Hierbei war jedoch der Zugriff auf den Aleph-Server eine erste Beschränkung.
Für die Datenanalyse wurden Kenntnisse aufgebaut in
Analysetools wie z.B. PSPad, Excel
im Datenformat MARC
Aleph Sequential Format
Mit der geplanten Einführung von RDA auf Anfang 2017 wurden zusammen mit weiteren Kolleginnen die Regelwerkskenntnisse aufgebaut und vertieft
Es entstanden aber auch Schnittstellen zu anderen Fachabteilungen der ETH-Bibliothek, für die das Pilotteam z.B. Mappings erstellte und sich somit verschiedene Datenformate, beispielsweise Dublin Core oder Auszeichnungssprachen wie XML aneignen konnte
Darüber hinaus wurden Neue Tools für Metadatenmanagement getestet und ausprobiert, immer mit dem Ziel im Hinterkopf, dass diese auch von Nicht-Informatikern angewendet werden könnten; Marc Edit hat sich dabei als sehr vielversprechend herausgestellt
Die bibliographischen Metadaten der ETH-Bibliothek werden in mehreren Quellsystemen verwaltet und von verschiedenen Teams betreut. Eine Übersicht oder eine Darstellung davon gab es bislang noch nicht, deshalb hat das Pilotteam die Aufgabe übernommen, ein Datenflussdiagramm sämtlicher Metadaten der ETH-Bibliothek zu erstellen
Dieses Datenflussdiagramm wurde allerdings erst Ende 2017 fertig.
Es lassen sich damit die Abhängigkeiten der Systeme erkennen und Änderungen an Metadaten können auf ihre Auswirkungen in anderen Systemen eingeschätzt werden.
Wir nennen es das Wimmelbild und haben es als Poster in der Bibliothek vermarktet; es ist ein grosser Erfolg.
Im dritten Jahr, also 2016, kam die Vorbereitung auf die Einführung des neuen Regelwerks RDA und damit verbunden die Ablösung des schweizerischen IDS-MARC Formats als neue Aufgabe dazu.
Die Umstellung auf das Full MARC-Format erforderte zahlreiche Anpassungen an der Indexierung, an Datenbankabfragen und an den Metadaten.
Zudem mussten alle Systeme und Programme, die Daten aus Aleph beziehen, an das erweiterte Format angepasst werden.
Es gab auch organisatorische Veränderungen:
Das Pilotteam wurde offiziell in den Regelbetrieb überführt als Matrixorganisation unter dem Namen Netzwerk Metadatenmanagement. Die Mitarbeiterin aus den IT-Services übernahm dabei die organisatorische Leitung. Die übrigen Randbedingungen wurden beibehalten. Die geplante Pilotphase von einem Jahr hat also schlussendlich fast 2,5 Jahre gedauert.
Zusätzlich wurde eine weitere Mitarbeiterin aus der Integrierten Medienbearbeitung eingearbeitet.
Die Datenanalyse kristallierte sich eine der wichtigsten Arbeiten heraus: Für Integration, Transfer oder Anreicherung von Metadaten ist eine vorgängige Analyse von teils 100‘000e von Records unumgänglich; dazu setzte das Netzwerk Metadatenmanagement die geeigneten Tools und Methoden ein, um die Daten effizient und vollständig zu analysieren.
Das erarbeitete KnowHow zu Fragen zu Metadaten sollte in der Bibliothek weitergegeben werden, insbesondere bei Fragen zu:
- Datenanalysen und -Mappings
- Datenkonversionen, -Mutationen, -Einspielungen und -Anreicherungen
- Formaten und Metadatenflüssen
Zudem gab es verschiedene Projekte, in denen sich das Netzwerk als Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilung einbringen und Hilfestellung leisten konnte.
Nach wie vor unerlässlich war die Weiterbildung: Metadatenmangement entwickelt sich zurzeit sehr rasch weiter. In den letzten drei Jahren sind viele Fachartikel zum Thema erschienen und es wurden Workshops und Konferenzen dazu abgehalten. Hier galt und gilt es, das Wissen ständig zu erweitern und den Überblick über die aktuellen Entwicklungen, Formate und Datenmodelle zu behalten und auf ihre Anwendung hin zu prüfen.
Das Netzwerk Metadatenmanagement wurde in der Bibliothek nicht einfach mit offenen Armen aufgenommen. Wir mussten Marketing betreiben, um das neu geschaffene Team und den Nutzen für unsere KollegInnen bekannt zu machen. In der Bibliothek wurde periodisch über das Pilotteam und später das Netzwerk, seine Erkenntnisse, Fortschritte und Angebote berichtet:
am BIS-Kongress, dem schweizerischen Bibliothekartag, hielten wir einen Vortrag
zwei Artikel in Fachzeitschriften konnten publiziert werden
Die Kolleginnen stellten ihre Arbeit in «Bibliothek aktuell» vor, das sind kurze Vorträge über Mittag zu aktuellen Themen für alle interessierten KollegInnen
Sie veröffentlichten im internen Newsletter Artikel
Und wie schon erwähnt, war das Datenflussdiagramm als Poster ein sehr gutes Werbemittel
Das Fazit zum Metadatenmanagement ergibt ein anderes Bild als im Konzept gedacht war, nämlich als Schnittstelle zwischen IT und Medienbearbeitung. Da hilft Netzwerk Metadatenmanagement sehr, gewisse Prozesse und Arbeiten in Medienbearbeitung und IT automatisierter und effizienter zu gestalten.
Zusätzlich bedient es jedoch ganz neue Arbeitsgebiete, welche beim ursprünglichen Konzept nicht vorauszusehen waren und künftig an Relevanz gewinnen werden.
So kann das Netzwerk beim Auftreten von neuen Arbeitsfeldern in der ganzen Bibliothek Lücken füllen und vermitteln:
Es verwaltet u.a. zentral diverse Accounts der ETH-Bibliothek, beispielsweise den Nachweis aller Open Data Sets der Bibliothek auf einem Schweiz-weiten Bundesportal
Oder es ist am Zusammenstellen von «Best Practices» zum Dublin Core Format
Was ist gut gelaufen in den letzte vier Jahren?
Die Motivation und Begeisterung der Kolleginnen ist nach wie vor ungebrochen
Der Aufbau von Knowhow ist sehr gross und für mögliche künftige Arbeitsgebiete unerlässlich
Neue Arbeitsgebiete wurden in Angriff genommen, neue Territorien erschlossen
Die Mitarbeiterinnen aus dem Metadatenmanagement sind auch ideale Personen für den Einsitz in Gremien
Was ist weniger gut gelaufen?
Die Einbindung der neuen MA im dritten Jahr war nicht erfolgreich. Die MA hatte die Lücken im Knowhow nicht genügend ausfüllen können und fühlte sich zunehmend überfordert
Eine der drei Kolleginnen aus dem Netzwerk verlässt aus privaten Gründen die ETH-Bibliothek, das ist ein grosser Verlust gerade auch im Hinblick auf das Netzwerk
Jetzt soll die Einbindung neuer MA künftig im Satellitensystem erfolgen, d.h. Kolleginnen und Kollegen werden Aufgaben-bezogen ins Management von Metadaten eingeführt. Wir hoffen, dass dieses Modell nachhaltig ist und so noch viele weitere Mitarbeitende sich für solche Aufgaben begeistern werden.