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Primer encuentro de proveedores y contratistas EEB - Empresa de Energía de Bogotá

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El primero de diciembre de 2011 se llevó a cabo el primer encuentro de proveedores y contratistas de la Vicepresidencia Administrativa y la Dirección de Relaciones Externas de la Empresa de Energía de Bogotá al que se invitaron 90 proveedores y contratistas, entre personas jurídicas y naturales, de las cuales asistieron 41 empresas.

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Primer encuentro de proveedores y contratistas EEB - Empresa de Energía de Bogotá

  1. 1. RESUMEN EJECUTIVO PRIMER ENCUENTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS EEBEn relación con la experiencia del Corporativo, el 1 de Diciembre de 2011 se articuló el primerencuentro de proveedores y contratistas de la Vicepresidencia Administrativa y la Dirección deRelaciones Externas denominado “Diálogos Proveedores y Contratistas”; se invitaron 90proveedores y contratistas entre personas naturales y jurídicas de las cuales nos acompañaron enel evento 41 empresas.El propósito de este evento fue promover una comunicación directa, franca y cordial en pro dereconocer las debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas que se presentan entre EEB y lared de abastecimiento.Algunos de los temas tratados fueron los siguientes:1 – Presentación de un Video Corporativo2 - Descripción de la Vicepresidencia Administrativa3 - Sistema de Gestión Integrado4 - Marco de Actuación Contractual5 - Política de Abastecimiento6 - Sistema de Gestión de Información de Proveedores7 - Responsabilidad Social8 - Proceso de Facturación9 - Pacto Global de las Naciones Unidas10 - Gestión Ambiental11 - Control Interno12 - Encuestas de satisfacción a proveedores y contratistasFue un evento concentrado en dos funciones de la Organización la Vicepresidencia Administrativay la Dirección de Relaciones Externas para asegurar el éxito del evento.Algunos de los factores críticos de que contribuyeron al éxito de este evento fueron los siguientes:1 – Aprobación y apoyo de la Vicepresidencia Administrativa y la Dirección de Relaciones Externas
  2. 2. 2 - Definición de temas a tratar3 - Acercamiento con cada uno de los participantes de las charlas3 – Definición de la base de datos de proveedores y contratistas a invitar.4 - Definición y consecución del lugar para realizar el evento.5 - Elaboración de la agenda a desarrollar.6 – Pendones, escarapelas,7 - Souvenirs (agendas,esferos, placas y trofeos para premiar las historias de éxito)LECCIONES APRENDIDAS 1- Consecución anticipada de un lugar amplio, cómodo, con buen sonido e iluminación. 2- Acercamiento con cada uno de los participantes en las charlas por parte de la empresa. 3- Diseño, elaboración y aprobación de las invitaciones. 4- Definición de la lista de invitados. 5- Confirmación de las compañías interesadas en participar. 6- Selección de los temas a presentar. 7- Acompañamiento a los contratistas seleccionados en la preparación de sus historias de éxito. 8- El respaldo total de la doctora Marielly Moya Vicepresidente Administrativa y la doctora Elizabeth Melo Directora de Relaciones Externas.ENCUENTA DE SATISFACCION DE PROVEEDORESSe confeccionó una encuesta contratada con el Centro Nacional de Consultoría para establecer losniveles de satisfacción que reportan nuestros contratistas y proveedores en temas comooportunidad de la comunicación con EEB, y los compromisos pactados para pagos deobligaciones, desarrollo de relaciones de confianza a lo largo del contrato, entre otros. Estamedición nos facilitará dibujar un panorama estándar para las unidades de negocio y trabajarconjuntamente en planes de mejora.HISTORIAS DE ÉXITOMención aparte merece el tema de Historias de Éxito: Se seleccionaron 6 contratistas queevolucionaron a través de la relación comercial con la empresa por medio de una mejora en suportafolio de servicios, implementación de nuevas tecnologías, capacitación al personal paraestructurar sus servicios, etc. Aquellos seleccionados se sintieron honrados y destacados en suslogros. Incluso algunos manifestaron su extrañeza por no haber sido reconocidos.CONCLUSIONSe logró que los participantes conocieran la conformación de la EEB, cómo se ha transformado enel tiempo, cuál es su composición, quiénes son sus socios, cuáles son los lineamientos, políticas ydirectrices que deben seguir y los procedimientos que deben proceder para facilitar los diferentesprocesos.La segunda parte del evento era “escuchar a los proveedores y contratistas”, conocer susexpectativas, cómo ven a la EEB, qué esperan de la empresa, cómo podemos mejorar nuestro
  3. 3. canal de comunicación para contribuir a la construcción de confianza; el resultado fue excelente yaque hubo muchos comentarios, ideas y sugerencia de los invitados.La experiencia fue muy enriquecedora ya que se propició el espacio adecuado para escuchar a losproveedores y contratistas; hubo interés por propiciar comunicación entre ellos por medio de unintercambio de tarjetas con la posibilidad de establecer sinergias.

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