In den letzten Jahren sind die Anforderungen an die Speicherung und Verfügbarkeit von Daten bei den Unternehmen enorm gestiegen: Das Handelsgesetzbuch und weitere steuerliche Regelungen verlangen eine längere Aufbewahrung der Daten, die ohne das Digitalisieren jede Menge an Platz und Arbeitskraft binden würde.

1. Ohne Qualitatsverlust Akten
digitalisieren lassen
In den letzten Jahren sind die Anforderungen an die Speicherung und Verfügbarkeit von
Daten bei den Unternehmen enorm gestiegen: Das Handelsgesetzbuch und weitere steuerliche
Regelungen verlangen eine längere Aufbewahrung der Daten, die ohne das Digitalisieren jede
Menge an Platz und Arbeitskraft binden würde. Die Alternativen dazu sind überaus vielfältig:
Sie reicht von selbst gestrickten Lösungen zum Digitalisieren bis zur Akten Lagerung in
riesigen Archiven mit entsprechenden Gebäudekosten.
Diese bieten aber meist vergleichsweise wenig Komfort im Vergleich zu den Angeboten, bei
denen Digitalisieren professionell durchgeführt wird. Denken sie dabei insbesondere an die
Qualität des Scan-Vorgangs und auch die Kategorisierung und Speicherung:
1. Einwandfreie Qualität dank Hochgeschwindigkeitsscanner
Die von einem professionellen Scandienstleister genutzten Scanner sind genau das Gegenteil
von den bei vielen Privaten oder kleinen Unternehmen genutzten Flachbettscannern. Hier gibt
es kein schiefes Einscannen, Vergessen einzelner Seite oder langsamen Scanvorgang.
Stattdessen werden die zu archivierenden Dokumente in Rekordgeschwindigkeit eingelesen.
Damit wird genau derjenige Bearbeitungsstand erfasst, der auch auf dem "Papierdokument"
zu sehen ist. Also nicht nur derjenige Inhalt, der ursprünglich ausgedruckt wurde, sondern
auch alle Eingangs- und Bearbeitungsvermerke, die später hinzugekommen sind. Damit wird -
im Gegensatz zur Archivierung der reinen Ursprungsdaten - ein revisionssicheres Abbild der
Dokumente erschaffen. Damit werden auch Telefonvermerke oder Notizen übernommen, die
bei einer späteren Betrachtung der Kundenhistorie von Bedeutung sein können.
2. Große Erfahrung bei Organisation und Verschlagwortung
Ein weiterer Vorteil, der bei der Beauftragung eines Scandienstleisters genutzt werden kann,
ist die große Erfahrung bei der Organisation der Archive. Digitalisierung wird dann für die
Kunden noch wertvoller, wenn das schnelle Wiederfinden durch die gezielte Organisation des
Workflows möglich ist. Der Scandienstleister schlägt eine Systematik für die
Verschlagwortung und auch für die Archivierung vor. Je nach Zugriffshäufigkeit kann sich
dabei auch eine Empfehlung für die Verwendung des passenden Datenträgers schließen.