2. Technology makes it possible. We make IT work
Presentació
Joan Carles Lozano
General Manager
Columbus IT Partner Spain
Gran Via de les Corts Catalanes, 604 8º 2ª - 08007
Barcelona
Telf. (+34) 902 100 620 Fax. (+34) 902 100 630
WEB: www.columbusit.es - E-mail: jclr@es.columbusit.com
5. Technology makes it possible. We make IT work
Gestión de proyectos – Donde vamos?
Características o atributos comunes:
• Tienen objetivos y metas.
• Un calendario de actividades.
• Unos recursos necesarios que hay que administrar.
• Un sistema de comunicación.
• Unos procedimientos de trabajo (la metodología).
• Herramientas que nos faciliten el trabajo de gestión y control.
Y por último, lo mas importante:
UN EQUIPO
6. Technology makes it possible. We make IT work
Gestión de proyectos – El equipo.
Para que un proyecto pueda prosperar necesitamos:
• La figura mas importante, el JEFE DE PROYECTO con habilidades:
Interpersonales. Empatía, cortesía, capacidad para tratar con
todo tipo de personas.
Liderazgo. Capacidad para influenciar, motivar o impulsar al
resto de los componentes del equipo.
Expresión oral. Para comunicar.
Resolución de problemas y conflictos. Flexible y con capacidad
para adaptarse a los cambios.
Crear equipo. Guiar, inspirar y motivar a otros para alcanzar un
objetivo.
7. Technology makes it possible. We make IT work
Gestión de proyectos – Las finanzas.
Cada una de las características comunes a un proyecto se
traducen INEVITABLEMENTE en dinero… aquí tenemos el
aspecto financiero de la cuestión:
• Al proyecto se le ha definido un alcance económico, (queremos saber
a priori lo que nos va a costar).
• Los recursos necesarios, tienen un coste y este nos va ha permitir
controlar el avance del proyecto y lo que es mas importante, las
desviaciones.
• Necesitamos un sistema de control del avance del proyecto (hoy en
día soportado por un sistema de información, lo mas eficiente posible).
8. Technology makes it possible. We make IT work
Gestión de proyectos – El control.
El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestión de
Proyectos.
• Tenemos la necesidad de obtener visibilidad sobre la situación del
proyecto en todo momento.
Identificar rápidamente cualquier desviación.
Tomar las decisiones adecuadas en base a la mejor
información.
O mucho mejor, prever las posibles desviaciones antes de que
se produzcan.
9. Technology makes it possible. We make IT work
Gestión de proyectos – La metodología.
Sentido común y orden al organizar un proyecto.
• La comunicación. La comunicación es esencial para garantizar el éxito
del proyecto. A quién se comunica, el que y cuando… con que grado de
detalle?
A quien se comunica y que información.
De que manera se comunica, con que medios (aquí tiene
mucho que decir la tecnología).
Con que frecuencia se comunica.
El grado de detalle, no pueden quedar dudas.
• Cada paso que se da es conocido y aceptado, para ello la metodología
nos guía sobre como desarrollar el proyecto. Es una colección de listas
de control que nos asegura que no daremos un paso sin haber
completado correctamente el previo y documentos con un formato y
contenido conocido por todos los integrantes del equipo de proyecto.
10. Technology makes it possible. We make IT work
Gestión de proyectos – Factores de éxito.
El éxito de un proyecto se basa entre otros en los siguientes
factores:
• Liderazgo. No olvidemos que estamos tratando con un equipo humano
con todo lo que ello implica.
• Visibilidad. Toda la información necesaria (especialmente para el
líder) que nos permita en todo momento saber donde estamos.
• Desviaciones. Si sabemos donde estamos sabremos que nos esta
pasando… nos vamos de presupuesto, tiempo, faltan recursos…
• Frecuencia. Con que frecuencia se actualiza la información? Cuanto
antes sepamos donde estamos antes podremos corregir la marcha del
proyecto. Esto es lo de la bola de nieve en la cima de una montaña…
cuanto antes la paremos menores serán los daños, evitemos que se
convierta en un alud.
• Toma de decisiones. Debemos ser capaces de tomer las decisiones
adecuadas… tenemos la autoridad?
• Técnicas y herramientas de seguimiento. Tenemos las adecuadas?
12. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto?
Que entendemos por fracaso?
• Malogro, resultado adverso de una empresa o negocio.
• Suceso lastimoso, inopinado y funesto.
• Caída o ruina de algo con estrépito y rompimiento.
Y porque?
• Porque no alcanza los objetivos previstos cuando se decide cerrarlo.
• Porque se ha desviado >30% en los plazos de ejecución.
• Porque se desvía >30% en su presupuesto.
13. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Estadísticas.
En el año 1995 las cosas pintaban así… (Ejemplos del mundo de
los sistemas de información.)
• El 31% de los proyectos se cancelaban antes de su finalización
• El 53% de los proyectos se desviaban en plazo y coste
• La desviación media en coste era del 189%
• La desviación media en plazo era del 222%
• Los proyectos proporcionaban en media el 61% de las funcionalidades
1995
31% 16%
Éxito
53% Con sobrecoste
Fracasados
14. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Estadísticas.
Mensaje de optimismo, las cosas han mejorado!!! En el año
2008 las cosas estaban así…
• El 24% de los proyectos se cancelaban antes de su finalización
• El 44% de los proyectos se desviaban en plazo y coste
• La desviación media en coste era del 54%
• La desviación media en plazo era del 79%
• Los proyectos proporcionaban en media el 67% de las funcionalidades
2008
24% 32%
Éxito
44% Con sobrecoste
Fracasados
15. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Las causas mas
habituales.
16. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Las causas mas
habituales.
Las mas frecuentes las podemos resumir en:
• Gestión de proyectos deficiente (dirección de proyectos).
• Falta de soporte ejecutivo (de la dirección de la compañía).
• Falta de definición del proyecto (nos ponemos al trabajo y en realidad
no sabemos muy claro hacia donde vamos ni porqué).
• Tecnologías nuevas o poco probadas (los experimentos con gaseosa).
• Falta de compromiso de los suministradores (no tenemos el control de
todos los recursos implicados).
• Mala definición de requerimientos (que nos van ha llevar a errores de
planificación).
17. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Un ejemplo
clamoroso.
El caso del “Servicio de ambulancias de Londres”.
18. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Pero existen
proyectos tipo…
Por ejemplo el típico “la casa por el tejado”.
19. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Pero existen
proyectos tipo… muchos mas…
20. Technology makes it possible. We make IT work
Porque fracasa un proyecto? Que hemos
aprendido?
A base de experiencias, muchas veces dolorosas , hemos
aprendido que:
• No debemos buscar lo mas barato (lo barato muchas veces sale caro).
• Utilizar los recursos adecuados (no podemos esperar tener suerte).
• Utilizar tecnologías contrastadas, eliminar la incertidumbre que
implica ‘lo nuevo’.
• Primero definir requerimientos, en segundo lugar los recursos
adecuados.
• No dejarnos llevar por la ambición, ajustar el tamaño del proyecto a lo
realmente imprescindible.
• Abordar por fases los proyectos, nos ayudará a minimizar riesgos.
Y por último pero no menos importante:
• Realizar un riguroso ‘business case’ antes de acometer cualquier
proyecto.
22. Technology makes it possible. We make IT work
El control financiero del proyecto. Que
necesitamos?
Para controlar un proyecto debemos:
• Disponer de un presupuesto a seguir (será nuestra referencia).
• Tener planificados los recursos que intervendrán en el proyecto:
En cantidad y calidad.
En el tiempo.
Sus costes.
• Disponer de las herramientas de gestión adecuadas que nos aseguren
que dispondremos de información fiable y puntual de la marcha del
proyecto.
Existe una relación directa entre los recursos dedicados y el
coste de los mismos, conforme avance el proyecto sabremos:
• El coste real.
• La obra en curso.
23. Technology makes it possible. We make IT work
El control financiero del proyecto. Que
herramientas?
Para controlar un proyecto debemos gestionar mucha
información, sin un sistema adecuado los riesgos se
incrementan:
• Herramienta de planificación, gráfica, flexible, intuitiva.
• Un medio para obtener la información, allí donde se genere la
información es donde debemos introducirla en el sistema.
• Un sistema de gestión que nos de soporte a toda la información
obtenida y la procese para:
Conocer el presupuesto inicial.
Conocer los consumos que se están realizando.
Evaluar las desviaciones.
Ayudarnos a tomar decisiones.
Un sistema informático de gestión es quien nos dirá “donde estamos”.
24. Technology makes it possible. We make IT work
El control financiero del proyecto. El cálculo del
ROI (I).
La conclusión de un proyecto. Evidentemente si nos hemos metido en
un proyecto, es porque esperamos obtener un beneficio.
El final de todo proyecto debe ser una evaluación del resultado
obtenido, lo que llamamos el ROI (siglas en inglés de Return Of
Investment).
El ROI es un porcentaje que se calcula en función de la inversión y los
beneficios obtenidos en un plazo de tiempo dado.
ROI = (beneficio obtenido – inversión) / inversión
El objetivo de toda inversión es obtener un beneficio, por lo tanto
esperamos que el ROI sea positivo y cuanto mas mejor. Un ROI
negativo nos indica que hemos perdido dinero después de un plazo de
tiempo estimado.
25. Technology makes it possible. We make IT work
El control financiero del proyecto. El cálculo del
ROI (II).
Pero esto que parece sencillo tiene unos requisitos previos:
• Aquellos beneficios que esperamos conseguir deberán haber estado
previamente cuantificados. Es imprescindible para conocer su evolución
una vez finalizado el proyecto.
• Debemos tener muy en cuenta el periodo de tiempo en el cual
esperamos obtener un ROI con valor ‘0’ (no es normal, aunque
deseable, obtener beneficios inmediatamente después de haber
finalizado un proyecto).
• Existen proyectos cuyos beneficios son intangibles, cuidado, no
dediquemos mas esfuerzos a ‘tangibilizar’ estos beneficios que los
dedicados al mismo proyecto (asumámoslo, esto no tiene porque
indicar el fracaso del proyecto).
27. Technology makes it possible. We make IT work
La tecnología. Como puede ayudar?
• Poniendo a nuestro alcance los medios para gestionar los volumenes
de información necesarios.
• Ofreciéndonos la información precisa en tiempo real de la situación
del proyecto en cada momento.
• Facilitando el análisis de la evolución del proyecto. Situación real
versus presupuesto.
28. Technology makes it possible. We make IT work
La tecnología. Y las nuevas tecnologías?
Hablamos aquí de ‘LA NUBE’ y otras tecnologías.
• La nube nos acerca el punto de entrada de la información a quien la
genera.
• Las tecnologías aplicadas a la movilidad nos acerca el punto de
entrada de la información allí donde esté quien la genera.
• La tecnología aplicada a las comunicaciones unificadas, nos facilita la
comunicación.
A lo largo de esta presentación hemos visto algunos puntos resaltados
en rojo… aquellos son los aspectos en los que:
• Necesitamos imperiosamente el uso de tecnologías de la información.
• O bien nos pueden ayudar mucho en la consecución de nuestros
objetivos.
