Este documento discute a definição de processo e como descrevê-los corretamente. Um processo é definido como uma série de atividades que transformam algo através de fluxos e movimentos, não apenas um conjunto de tarefas de um departamento. Exemplos de processos genuínos dentro de uma organização incluem matricular uma criança em uma creche ou receber uma criança durante a manhã. É importante não confundir processos com departamentos ou atividades pontuais.

1. Processos são: acção;
transformação; actividades
Acção = Verbo!
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2. Verbo + objecto transformado
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Esta é a técnica que uso para descrever o que se faz dentro de
um processo.
Frases curtas que começam sempre por um verbo que ilustra a
transformação de algo

3. Não tentem
ser
franceses!!!
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4. Não tentem
ser
franceses!!!
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Um conselho: ao descrever um processo não tentem ser como os
franceses e ter todas as hipóteses previstas, tudo muito racional.
A realidade é como uma enguia, se nos aprisionamos em
procedimentos muito rígidos… tramamos-nos. É difícil e pouco
sensato!
Basta recordar o fenómeno da greve de zelo (aqui e aqui)

5. Difícil
e pouco
sensato
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6. Controlar
qualidade
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Será um processo?
? ?
?
O que é um processo?

7. Controlar
qualidade
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Será um processo?
? ?
?
O que é um processo?
Muitas vezes os consultores confundem processo com
departamento. E em vez de olhar para um processo como fluxo,
como corrente, olham para um processo como um apanhado das
actividades desenvolvidas no âmbito de um departamento.
Conseguem imaginar as guerras que tive com os responsáveis da
qualidade de farmacêuticas porque não os autorizei a terem um
processo de controlo da qualidade? Controlar qualidade é uma
actividade realizada no âmbito do processo de recepção de
materiais, ou de produção.

8. Controlar
documento
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Será um processo?
Que indicadores?

9. Gerir registos
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Será um processo?
Que indicadores?

10. 10
O meu teste do ácido

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O meu teste do ácido
O meu teste do ácido é:
Seleccionem um processo… têm dúvidas sobre se é realmente
um processo?
Interroguem-se: o que é que o Director Geral, ou Administrador,
ou Gerente, pensará dos indicadores deste processo?
Se tiverem vergonha de os apresentar, se eles os achar da treta…
tratem-no como um procedimento

12. Causa de muitos problemas
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13. Causa de muitos problemas
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Acredito que a causa de muitos problemas começa aqui, na má
definição dos processos.
Qual a definição de processo? Processo é fluxo, processo é
movimento, não um apanhado de tarefas realizadas por alguém.
Jardim Infância´é processo? Come on!!!
Mergulhem dentro do Jardim de Infância e verão processos
genuínos como:
Matricular criança
Receber criança durante a manhã
Realizar actividades da manhã
…

14. Processo
Gestão
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15. Processo
Gestão
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Outro tipo de falha comum.
Além do processo ser um apanhado das funções de um
departamento, mistura tarefas que se repetem periodicamente
(processo) com actividades que só se realizam uma vez
(projecto)

16. Processo
Laboratório
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17. Processo
Laboratório
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