Recommended
More Related Content
Featured
Featured (20)
Dökümantasyon hazırlama.ppt
- 2. BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE DOSYALAMA
- 3. BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belge yönetimi, süreç yönetimini gerektirir ve yönetimin eyleminin ayrılmaz parçasıdır.
- 4. Belgeler Niçin Yönetilmelidir? Belgeler, kurumlar/işletmeler tarafında iş etkinliklerini yerine getirirken üretilen belgelerdir ve iş etkinliklerinde tekrar kullanılırlar. Kurumsal bilgi kaynaklarıdır. Birinci el bilgi kaynaklarıdır. Kurumsal hafızayı oluştururlar. Hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu sağlar. Hesap verebilirliğin güvencesidir. Uzun süreçte arşivsel değer kazanarak kurumun/ işletmenin tarihi kaynaklarını oluştururlar. Belgeler yaptığımız her işi destekler! HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM
- 5. Kurumda çalışan herkes, kurumun etkinliklerine ilişkin belge üretmekten ve kayıtları tutmaktan sorumludur. Kurumun etkinlikleri sonucunda üretilen belgeler öncelikle üretildiği kurumun malıdır ve daha sonraki çalışmalarda da kullanılır. HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM
- 6. BELGELER KURUMUNUZUN/İŞLETMENİZİN MALIDIR. HİÇ KİMSE MALINA ZARAR VERMEK İSTEMEZ. Belgeler kurumunuzun/işletmenizin malıdır. Onları rast gele istiflemeyin. Belgelerinizi kayıt sistemine dahil edin. Yetkililerden onay almadan belgelerinizi imha etmeyin, değiştirmeyin ve silmeyin. Belgelere kimlerin eriştiğinin farkında olun.
- 7. • BİLGİ GÜVENLİĞİ Gerektirir. -Gizlilik disiplini ve sır saklama -Bilgi ve doküman güvenliği -Muhabere ve elektronik güvenliği -Sansür -Gizleme ve kamuflaj gibi çeşitli unsurları da içerir. ARŞİV VE BELGE İŞLEMLERİ GÜVENLİK GEREKTİREN İŞLEMLERDENDİR.
- 8. BILGI GÜVENLIĞI • Bilgi güvenliği kavramı ise; Ulusal güvenliği ilgilendiren, yetkisiz ellere geçtiği takdirde, Devlet ve kamu kurum ve kuruluşlarının, yerel yönetimlerin, kamu kurumları niteliğindeki meslek kuruluşları ve üniversitelerin faaliyet alanlarında güvenliklerini tehlikeye sokabilecek veya Devlet ve yukarıda belirtilen kurum ve kuruluşlar aleyhine kullanılabilecek,
- 9. o kurum ve kuruluşlar tarafından, çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve tasnif dışı gizlilik derecelerinde tasnif edilen, belirlenen ve işaretlenen bilgiyi, üretim, kullanım, işlenme, saklanma, nakledilme ve imha sırasında yetkisiz kişilerin erişimine ve olası her türlü fiziksel ve elektronik müdahaleye karşı korumaya, bilgiye erişim ve kullanıma ait usulleri açık şekilde belirlemeye ve bilgiyi gerektiğinde hazır bulundurmaya yönelik tedbirleri ifade eder.
- 10. • NATO Restricted (NR) • NATO Confidential (NC) • NATO Secret (NS) • Cosmic Top Secret (CTS TASNİF DIŞI – NATO UNCLASSIFIED (NU) GIZLI ÇOK GIZLI HIZMETE ÖZEL
- 11. Sınıflandırılmış belge grupları: •Yeniden erişim •Çoğaltma •Kurum içi Paylaşım Üretilen belge ya da Gelen belge BELGE/DOSYA DEĞERLENDİRME AYIKLAMA VE İMHA ARŞİV GEÇİCİ DOSYALAMA DOSYA BELGE GÜNCEL BİGİ ÜRETİMİ Belge Yaşam Döngüsü
- 12. BILGI YÖNETIM SISTEMINDE E-BELGE YÖNETIMI İş Akış Yönetimi İnsan Kaynakları Yönetimi Belge(Evrak)/Doküm an Yönetimi(E- BEYAS) BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ TEKNOLOJİSİ
- 13. E-BEYAS MODELİ E-BEYAS Bileşenleri E-BEYAS Yönetim Birimi Bilgi Teknolojileri Yönetimi - BTY BY Veritabanı DY Veritabanı Elektronik Arşivleme Veritabanı E-BEYAS Modeli
- 14. Bu Çalışmaları Niçin Yapmalıyız? Değişim ve dönüşümle mücadele etmek yerine, değişimi ve dönüşümü bir model etrafında yönetebilmek için...
- 15. 15 Bugüne kadar; Evrak, Dosyalama ve Arşiv işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiştir. Konu hizmet birimlerinin inisiyatifine bırakılmış; hizmet birimleri de bu işlemleri tamamen kendi belirledikleri kurallar doğrultusunda yürütmüşlerdir.
- 16. 16
- 17. 17 İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim adeta imkansız hale gelmiş, Bilgi ve belgelere erişilememe, bundan sonraki faaliyetler için doğru ve isabetli karar alınmasını engellemiş, Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere aynı oranda etki ederek, verimliliği azaltmış,
- 18. Kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olmuş, Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebebiyet vermiş, Arşiv iş ve işlemlerinin arşivcilik metot ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülmesi imkanını ortadan kaldırmış,
- 19. Güncelliğini kaybetmesi sebebiyle saklanmasına gerek görülmeyen belgelerle, arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin doğru bir şekilde tespit edilmesini ve ayrımını zorlaştırmış, Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet vermiştir.
- 20. ARŞİVLER • Arşivler; • Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar arası ilişkileri belgeler ve korurlar. • Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar. • Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir. Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.
- 21. ARŞİVLER • Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir olmasıyla sağlanabilir. • Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır. • Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.
- 22. ARŞİVLER • Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:
- 23. ARŞİVLER
- 25. KURUM ARŞİVLERİNDE AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARI • AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU • BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu, • ÜYE : Kurum Arşiv Personeli, • ÜYE : Kurum Arşiv Personeli, • ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli, • ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli’nden oluşur.
- 26. TAŞRA, BÖLGE VE YURTDIŞI ARŞİVLERDE AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARI • TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU • BAŞKAN: Taşra Teşkilatı Arşiv Sorumlusu, • ÜYE : Taşra Teşkilatı Arşiv Personeli, • ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli. • Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte yeterli personel olmamasında 3 kişiden oluşur.
- 27. İMHA LISTE VE TUTANAKLARININ SAKLANMASI VE DENETLEME • Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm şöyledir: • “İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. • Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.” (Madde 42)
- 28. • DOSYALAMA • Belge yönetim sistemi içerisinde dosyalama planları da çok önemlidir. Bu aynı zamanda e- belgenin de ayrılmaz bir parçasıdır. Standart dosya uygulamaları aşağıda kısaca örneklendirilmektedir:
- 29. 29 Standart Dosya Planı 045 …………… GÖRÜŞLER ……………. 2010 045.01 045.01 045.01 045.02 045.02 045.02 045.03 045.03 045.03 045 Görüşler 045.01 Mesleki, Teknik 045.02 Hukuki 045.03 İdari
- 31. 31 Standart Dosya Planı 045.02 …………… HUKUKİ GÖRÜŞLER ……………. 2010 045.01 …………… MESLEKİ GÖRÜŞLER ……………. 2010 045.03 …………… İDARİ GÖRÜŞLER ……………. 2010 045.01 045.01 045.01 045.02 045.02 045.02 045.03 045.03 045.03
- 32. 32 Standart Dosya Planı 1 045.03 İdari Görüşler Ocak-Mart 2010 045.03 İdari Görüşler Nisan-Ağus. 2010 045.03 İdari Görüşler Eylül-Aralık 2010 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 2 3
- 33. 33 Standart Dosya Planı 1 045.03 İdari Görüşler (1) A-F 2010 2010 045.03 İdari Görüşler (2) G-M 2010 2010 045.03 İdari Görüşler (3) N-Z 2010 2010 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 2 3
- 34. 34 Standart Dosya Planı Aynı konu numarasını taşıyan yoğun yazışmalar için birden 1 045.03 İdari Görüşler (1) 01-100 2010 045.03 İdari Görüşler (2) 101-200 2010 045.03 İdari Görüşler (3) 201-300 2010 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 045.03 2 3
- 35. 35 Standart Dosya Planı 934.01.02 İhale Onay Belgesi 934.01.03 Yaklaşık Maliyet Hesabı 934.01.05 KİK Onayı 934.01.04 Duyurular 934.01.13 Kesin İhale Komisyonu Kararı 934.01.14 KİK Teyit Belgesi 934.01.15 Sonuç Bildirimleri 934.01.16 İtirazlar 934.01.17 Sözleşme 934.01.18 Kesin Teminat 934.01.19 Ödeme İşleri