Het begrip eWerken wordt veel gebruikt in overheidsinstellingen. Maar wat is het nu precies? En hoe geef je er als organisatie invulling aan? In dit artikel geven wij betekenis aan eWerken en bieden we praktische handvatten voor de inrichting en besturing ervan.

1. Gijs van Schouwenburg
, Lambert Rutges & Ma
rnix Brongers
S UCC ESVOL eWE RKE N
Gijs van Schouwenburg
, Lambert Rutges & Ma
rnix Brongers
B EG INT B IJ DE IN RIC H
TING
Het begrip eWerken wo
rdt veel gebruikt in ove
is eWerken nu precies? rheidsinstellingen. Maar
En hoe geef je er als org wat
In dit artikel geven we anisatie invulling aan?
betekenis aan eWerken
handvatten voor de inr en bieden wij praktische
ichting en besturing erv
an.
ORGANISATIE, MENS, MIDDELEN eWerken missie
EN INFORMATIE IN SAMENHANG eWerken kan vanuit verschillende doelen worden ingezet:
1. kostenreductie
In de zoektocht naar vernieuwing omarmen veel organi- 2. verbetering dienstverlening en efficiëntie
saties nieuwe concepten. eWerken is zo’n concept. Door 3. diensteninnovatie
informatietechnologie in te zetten, kan ‘digitaal’ worden 4. betere controle- en verantwoordingsmogelijkheden
gegaan. Hoe innovatief eWerken als organisatieprincipe 5. modernisering van de organisatie
ook is, het blijft een concept waarbij organisatie, mens, 6. aantrekkelijk werkgeverschap
informatie en middelen in samenhang moeten worden
beschouwd (zie figuur 1). Het klinkt als een cliché, maar een
eWerken organisatie die met eWerken aan de slag
Organisaties die succesvol eWerken zijn zich bewust van wil, moet eerst bepalen wat zij ermee wil
de samenhang tussen deze aspecten en werken vanuit bereiken. Wij noemen dat de eWerken
een strategische oriëntatie aan de inrichting van hun missie. Niet alleen omdat eWerken nog
organisatie. Teveel steeds missiewerk vereist, maar
energie op één vooral omdat
of meer aspecten de primaire
kan leiden tot oriëntatie van
onevenwichtige de gewenste
organisatie- Mens organisatie-
Middelen inrichting er uit
inrichting.
blijkt.
In dit paper bieden
wij een integraal Anders sturen
Organisatie
perspectief op door eWerken
de besturing
Voor velen is het evident: eWerken
en inrichting van eWerken:
verandert het besturingsmodel van
Het eWerken Besturings- en
een organisatie. Informatie, werk
Inrichtingsmodel (zie figuur 2).
en resultaat worden transparant
Met dit model kan een organisatie
en tijd- en plaatsonafhankelijk. De
haar ambities afzetten tegen haar
‘lijnen’ worden anders, korter en
mogelijkheden, krijgt zij zicht op Figuur 1: eWerken: een zichtbaarder. Dat vraagt een
de veranderomvang en heeft zij samenspel tussen mens,
andere besturingsfilosofie
handvatten voor de besturing van Informatie middel, informatie en
organisatie van de organisatie, manager en
die verandering.
medewerker. De besturingsfilosofie
vertolkt de manier waarop de organisatie en haar
We lichten in vogelvlucht de
leden afspreken: ‘zo werken we samen’. Het vormt het
belangrijkste elementen van het
hart van de nieuwe organisatie. Succesvolle eWerken
model toe.
organisaties realiseren zich dit, weten waar ze vandaan
komen, welke stap(pen) op dit punt gezet moeten worden
ORGANISATIEDOEL, BESTURING en daarmee wat de omvang is van de transformatie in
houding en gedrag.
EN PROCESFILOSOFIE
eWerken procesfilosofie:
De belangrijkste parameters bij een succesvolle overstap
bepaal de procesprincipes
naar eWerken zijn:
⚪⚪ het doel (missie en visie) De transformatie naar een ‘eOrganisatie’ veronderstelt
⚪⚪ het besturingsmodel (af te leiden van het doel) dat het doel en de besturingsfilosofie vertaald worden
⚪⚪ de procesfilosofie en -inrichting naar een procesfilosofie. De procesfilosofie bevat de
Vellekoop & Meesters B.V. 1

2. eWERKEN
Figuur 2: Het eWerken Besturings- en inrichtingsmodel
principes waaraan de processen van de organisatie informatievoorziening.
moeten voldoen voor eWerken. Informatie is:
⚪⚪ beschikbaar
In onze ervaring spelen de volgende aspecten daarbij ⚪⚪ betrouwbaar
een rol: ⚪⚪ controleerbaar
⚪⚪ beschikbaarheid van gegevens / informatie ⚪⚪ herkenbaar
voor de procesuitvoering (gestructureerd en ⚪⚪ doeltreffend
ongestructureerd)
⚪⚪ bevoegdheden van medewerkers om zelfstandig te Informatie is essentieel voor het slagen van eWerken
mogen handelen en resultaten te kunnen boeken transformaties. Zonder informatie kunnen medewerkers
⚪⚪ de inrichting van de procesketen, het minimaliseren hun werk niet naar behoren uitvoeren. Ook van belang
van afhankelijkheden is dat eWerken de hele levenscyclus van informatie
beïnvloedt: van wieg (creatie) tot het graf (verwijdering).
INFORMATIE ESSENTIEEL Traditioneel gezien ondersteunen
VOOR SLAGEN eWERKEN documentmanagementsystemen de hele
informatielevenscyclus. De laatste tijd wordt echter
TRANSFORMATIES een onderscheid gemaakt tussen de creatiefase van
documenten (ondersteund door systems of engagement)
eWerken wordt vaak gebruikt in de context van en de opslag van definitieve documentversies
Het Nieuwe Werken (HNW). (in systems of record) voor de continuïteit
eWerken gaat over tijd- en enhang
“De bevindingen in sam van de bedrijfsvoering en compliancy met
plaatsonafhankelijk werken. Het je prioriteren wet- en regelgeving. Goed begrip van de
is erop gericht informatie op een bekijken. Daarmee kun
en zien welke zaken eventueel parallel aard van de informatie (werkdocument,
inzichtelijke wijze beschikbaar concept, samenwerkingsplek) en
n.”
te maken, waardoor zij steeds opgepakt kunnen worde
in werkbare vorm – actueel en — Peter He ezemans het uiteindelijke doel ervan is nodig
om eWerken-systemen succesvol te
compleet - aanwezig is voor de Hoofd ICT Natuurmonumenten adopteren.
medewerker. eWerken stelt daarom
een aantal uitgangspunten aan de
Vellekoop & Meesters B.V. 2

3. DIGITALE MIDDELEN EN WERK- De introductie van eWerken verandert de verhoudingen
in de organisatie voor:
PLEKINRICHTING
⚪⚪ de medewerker
Informatie is in toenemende mate digitaal (of moet dat ⚪⚪ de manager
zijn). Hierdoor wordt de systeemafhankelijkheid groter. ⚪⚪ het team
Het spreekt voor zich dat de gekozen middelen (soft- en
hardware) eWerken mogelijk moeten maken. eWerken verandert de relatie tussen manager en
medewerker en vraagt andere competenties. De
De middelen die nodig zijn voor eWerken raken de belangrijkste aspecten daarin zijn:
inrichting en werking van de:
⚪⚪ sturen op output
⚪⚪ digitale werkomgeving ⚪⚪ werken op basis van vertrouwen
⚪⚪ standaarduitrusting ⚪⚪ zelfstandigheid en zelfredzaamheid
⚪⚪ fysieke werkplekinrichting ⚪⚪ samenwerken
⚪⚪ verantwoordelijkheid
Het gebruik van moderne software stelt hoge ⚪⚪ resultaatgerichtheid
eisen aan de technische infrastructuur. Niet in de
laatste plaats door concepten als ‘bring your own Het is van belang de verandermogelijkheden van
device’. Ook de invoering van nieuwe middelen, de medewerker, de manager en het team in kaart te
zoals documentmanagementsystemen, roept de brengen en de veranderinstrumenten daarop te enten.
vraag op of de infrastructuur nog wel voldoet. In een
moderne eWerken-organisatie is de performance
van de systemen cruciaal voor continuïteit van de “Door de persoonlijke on
bedrijfsvoering. dersteuning
van trainers en floorwalk
ers kreeg
eWerken toegevoegde
waarde in mijn
VERHOUDINGEN TUSSEN dagelijkse werk”.
MENSEN VERANDEREN
— Bart van Sprundel
Een organisatiecultuur blijkt uit de manier waarop Projectleider Implemen
dingen binnen een organisatie worden gedaan. eWerken tatie E-Doc
verandert niet wát er binnen de organisatie wordt
gedaan. Wel heeft het impact op hóe dingen worden
gedaan.
a’s
met één van onze colleg
heeft u een behoefte om t
Spree kt deze aanpak u aan en te diepen neem dan vrijblijvend contac
het onderwerp in uw organisatie nader uit
met ons op.
Over de auteurs als senior adviseurs
s van Schouwenburg zijn
Marnix Brongers , Lambert Rutges en Gij
Vellekoop & Meesters.
en partner werkzaam bij
r
estructuren als basis voo
t informatie en informati
Vellekoop & Meesters zie eren wij diensten op het op
s. Als adviesbureau lev
succesvolle organisatie or een brug te slaan tus
sen
snijvlak van informati e, organisatie en IT. Do wij informatie werken
voor
het hnologieën laten
organisatievraags tukken en moderne tec
organisaties. Gijs van
Schouwenburg Lambert
Marnix Rutges
Brongers
Vellekoop & Meesters B.V. 3