2. Khái niệm
• Là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính
• Được gửi đi ở dạng mã hoá hoặc dạng thông thường
Địa chỉ email
• Trong công việc nên sử dụng địa chỉ email ngắn gọn, đặt theo
tên như: cuongnh.vnt@gmail.com, nhungpt@gmail.com, …
Các thuật ngữ
• Inbox, Outbox, Draft, Sent, Deleted, Bulk
• Compose, Send, Save Draft, Attach files
• To, Cc, Bcc, Subject
3. Người nhận
(To, cc, Bcc)
Nội dung thư
(Content)
Chủ đề
(Subject)
Đính kèm
(Attach files)
4.
To (đến): Chứa địa chỉ của các người
nhận
Cc (gửi kèm): Chứa thêm địa chỉ gửi
kèm, ngoài địa chỉ chính trong
phần To bên trên, các hộp thư nhận
sẽ đọc được các địa chỉ người gửi và
các địa chỉ gửi kèm này
Bcc (gửi kèm kín): Ghi các địa chỉ mà
lá thư sẽ được gửi kèm tới, nhưng các
địa chỉ này sẽ được giấu kín không
cho những người trong phần To hay
phần Cc biết là có sự đính kèm đến
các địa chỉ nêu trong phần Bcc
5.
Tóm tắt ý chính của lá thư hay chỗ
ghi ngắn gọn điều quan trọng trong
thư
Hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn
nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ
để thông báo cho người nhận nội
dung chính xác của e-mail (Ví dụ:
Báo cáo công việc ngày 20/10)
Đặt tiêu đề e-mail phù hợp thì cơ hội
để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ
cao hơn
Đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail
6. Về cơ bản, email phải có bố cục 3 phần rõ ràng:
+ Phần mở đầu (Chào anh/chị, Dear Mr/Ms, …)
+ Phần thân (Em gửi anh báo cáo công việc ngày 20/10
…)
+ Phần kết thúc (Thân, Kính thư, …)
Ngoài ra nên bổ sung thêm phần thông tin liên lạc (Chữ
ký)
Nội dung muốn truyền đạt trong email cần nêu rõ
ràng, ngắn gọn trong phần thân email
7.
Họ tên
Chức danh, Tên công ty, đơn vị đang công tác
Số điện thoại, số fax
Địa chỉ website
Email, Facebook, Skype, …
Ví dụ:
Nguyễn Thuỳ Trang (Ms.) | Trợ lý Truyền thông HRDay
Tel: 0985-134-930
Skype: trangnguyen2704
Email: trangnguyen2704@gmail.com.
2013
9.
Dùng những địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự
Sử dụng chữ ký điện tử ở cuối email
Tiêu đề email rõ ràng, viết không dấu
Không viết tắt, hạn chế tiếng nước ngoài
Không sử dụng các biểu tượng cảm xúc
Viết ngắn gọn, súc tích
Các file đính kèm phải hoàn thiện
Kiểm tra trước khi gửi đi
Gõ địa chỉ email người nhận sau cùng
