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MCN – Metodología de consultoría de negocios orientados a los servicios Tema 3. La Gestión del Cambio Prof. Ramon Costa. rcosta@pgpsi.com. Twitter: @ramoncosta / www.ramoncosta.netEU Gimbernat i Tomàs Cerdàwww.eug.es | Facebook-twitter: @EUGinformatica

Presentación Ramon Costa i Pujol Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en Informática y Master en Pedagogía por la UPC. Business Productivity Advisor del Centro de Innovación en Productividad de Microsoft. Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos de Trabajo” en compañías de Consultoría de Tecnologías de la Información e Ingeniería del Software. Profesor asociado Dirección de Proyectos y Sistemas de Información en EU Gimbernat y la escuela de negocioswww.ramoncosta.net EADA.www.iproductividad.com Vocal del Colegio Oficial de Ingeniería en Informática de Catalunya y de la Unión Empresarial de la Anoia, en donde preside su comisión TIC, TICAnoia.Twitter: @ramoncostaLinkedIn: ramoncosta Miembro del Project Management Institute y de laSlideshare: rcosta American Academy of Project Management.MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 2

índice 3.1. Necesidad y justificación. 3.2. Principales barreras y factores críticos de éxito. 3.3. Elementos de un plan de gestión del cambio. 3.4. Metodologías y referencias. 3.5. Ejemplos prácticos de metodologías. 3.6. La adopción de tecnologías, la gestión del cambio y transformación del negocio 3.7. Buenas prácticas 3.8. Ejercicio práctico: Caso de Estudio: “Un proyecto de gestión de datos administrativos”MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 3

Necesidad y justificaciónChange Management Sustaining success depens on an organization’s ability to adapt to a changing environment – wether it’s an external change, such as transformative technology or a changing economy, or an internal one, such as restructuring or key process overhaul. – Unfortunately, 70% of organizational transformations fail. – Rarely is the cause a flawed strategy or lack of commitment by leaders. – Usually, failure occurs because the organization never wins its employees’ commitment – The most important element – a change management program – is missing. “Jaime Alexandre Dias de Lima” MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 4

Necesidad y justificaciónExample of organizational changes Launching new products Entering new markets Revamping the customer value proposition Implementing a new performance management methodology Establishing new stretch targets Assigning new responsabilities across the management hierarchy Deciding to start charching customers for expert guidance Changing the resource allocation process, from evenly distributing the budget among its business units to setting funding priorities centrally Implementing a Balance Scorecard methodology for assingning responsability for strategic objectives, measures and initiatives Switching the customer focus from the whole-sale segment to end-user MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 5

Necesidad y justificaciónThe need of change management Strategic tranformations generates changes at all organizational levels and across all dimensions, whether structural, technological, process-based or managerial. It is human nature to resist change. Without a carefully conceived, systematic change management program, the best strategic plan may have trouble taking root. MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 6

Necesidad y justificaciónDefinition: What is change Management? In the context of organizational change, change management consists of a ‘hard side’ and a ‘soft side’. Hard side – All the processes, systems, strategies, tactics and technologies that will help implement the change Soft side – Involves cultivating the behavioral and attitudinal changes that will allow the hard changes to take place successfully:  Persuading, reassuring and communicating  Identifiyng and addressing emotional reactions  Influencing and motivating  Leading to instill change and inspire people to rise to the occassion MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 7

Necesidad y justificaciónDefinition: What is change Management? In organizational transformations, employees undergo four psychological stages, thoug not necessarily i sequence: – In denial, people don’t consider the imminent change real – In resistance, once they realize the change is real and irreversible, they oppose it – In conditional acceptance, employees begin accepting the change, though they may still disagree with it – In the commitment stage, people embrace the cause and commit themselves to achieving the new goals MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 8

Necesidad y justificaciónDefinition: What is change Management?MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 9

Necesidad y justificaciónProyectos TI• La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas tecnologías de apoyo.• Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por el proyecto. Gestión Cartera Proyectos Gestión de Proyectos Proyecto Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información Las actividades de gestión del cambio en proyectos de TI, persiguen, conseguir el compromiso de la organización en el uso de las nuevas tecnologías y aplicaciones de trabajo. MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 10

Necesidad y justificaciónProyectos TI• La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos que puedan dificultar la adopción del nuevo SSII y planificar y ejecutar un conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los nuevos SSII y los objetivos estratégicos y formándoles).• Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en el uso de la nueva aplicación) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios (motivación para la aceptación de la misma).• Posteriormente a la puesta en producción, tendremos que evaluar y medir los resultados del proceso de adopción MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 11

Barreras y factores clave éxito  Fear of the unknown  Concern about turf invasion  Resistance to a new accountability  Loss of power or standing, or changes in the social networkMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 13

Barreras y factores clave éxitoMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 14

Barreras y factores clave éxito Diez principales barreras en grandes Factores que ayudaron a las empresas procesos de cambio con más éxito a cumplir sus objetivos % %  Recursos en competencia internos 48  Buena comunicación 100  Barreras funcionales 44  Mandato férreo de la Alta Dirección 95  Habilidades para el Cambio 42  Establecer objetivos y plazos intermedios 95  Mandos Intermedios 38  Planes flexibles y adaptables 91  Plazos de entrega largos 35  Posibilidad de acceso a los recursos adecuados 86  Comunicación 34  Demostrar la urgencia del cambio 86  Oposición de los empleados 33  Fijar medidas de rendimiento 81  Problemas con las personas 32  Obtener resultados rápidos y tangibles 76  Desgaste de la iniciativa 32  Involucrar pronto a clientes y proveedores 62  Plazos irrealistas 31  Comparar rendimiento con la competencia 62MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 15

Elementos plan gestión cambioObjetivoLa elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación, comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 17

Elementos plan gestión cambioCommunication Communication: Job one in change management Communication goes beyon informing It is a means of motivation and persuasion It’s the key tool for combating the most behavioral issues tied to change It’s important to adapt messages and their timing to the audience segment How should be the messages and communication in denial, resistance, conditional acceptance or commitment stages? MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 18

Elementos plan gestión cambioAspectos a considerar• Para poder elaborar este plan de Gestión del Cambio es necesario e imprescindible poder identificar los siguientes aspectos: • objetivos de negocio y organizacionales del proyecto tecnológico • los destinatarios y usuarios afectados por la nueva plataforma tecnológica y el grado de impacto • las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto y su posicionamiento ante el nuevo entorno • los escenarios y procesos de aplicación de la herramienta • los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solución tecnológica. MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 19

Elementos plan gestión cambioEjemplo La gestión del cambio es un conjunto de procesos que se emplea para asegurar que los cambios significativos se llevan a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática, minimizando la resistencia al cambio y convirtiéndose en un factor clave de éxito en todo proyecto. Data from ice consultants MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 20

Methodologies and referencesEjemplosMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 22

Methodologies and referencesConsiderations Instill a sense or urgency. In good times and bad – Use benchmarks – Present long-term projections and leading indication analyses – Invoke customer survey results – Invoke customer requirements that carry weight – Emphasize the urgency of seizing opportunity Emphasize the benefits associated with the change Boost skills and performance expectations Forge consensus: hold ‘transitions’ forums Review milestones frequently Cultivate new culture – “The only way to make change endure is by continually and vigilantly working at renewing the culture and values that support the organization’s new focus” MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 23

Methodologies and referencesMethods for dealing with resistance to change “Choosing strategies for change” (Harvard Business Review)MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 24

Change Mgt Learning CenterProsci Methodology: ADKARMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 26

Kotter InternationalJohn Kotter’s methodology http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.comMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 31

Kotter InternationalJohn Kotter’s methodology http://kotterinternational.com/kotterprinciples/changestepsMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 32

Kotter International“Un sentido de urgencia”MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 33

Kotter International“Liderando el cambio”MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 34

Kotter International“El corazón del cambio”MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 35

ice ConsultantsEjemplo de metodologíaMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 36

CTTI – Generalitat de CatalunyaMetodologies de Qualitat del CTTIMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 43

Adopción de tecnologíasOptimizing adoption for Business TransformationMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 52

Adopción de tecnologíasAdoption and change management  “Technology adoption” is now a common phrase that indicates the degree to which a particular technology is being used within a defined customer base. “Enterprise software adoption”—by extension— indicates the degree to which a given software product, or group of products, is being used within an organization as a whole.  “Change management” is a structured approach to transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state. For an IT initiative, change may address both end- user and organizational-level transformations to better meet business goals.MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 53

Adopción de tecnologíasAdoption and change management Adoption is a key first step in the overall change and business transformation processes. Adoption programs provide the training programs, materials, services, and organizational capabilities to build individual proficiency on the new technology and, therefore, ensure that proper habits are adopted with respect to the newly available technology. Following (or in parallel with) the first step of ensuring adoption to acceptable levels, change management programs can then address subsequent levels of change by influencing behavior and culture. For example, how individuals commonly use the technology to manage their working relationships and collaborate in a way that results in business transformation. MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 54

Adopción de tecnologíasFactors that impact adopting a technology Functional factors  Organizational & Cultural factors – Availability – Executive/business – Business problem/benefits sponsorship/mandate – Functionality/analogous solutions – Incentives/penalties for non-use – Ease of use/training – Usage by peers/team/thought-leaders – Compatibility – Awareness/communications – Complexity – Support – Mobility – Consulting End-user adoption profiles – Organizational level, business unit, role, geography, technographics, psychographics, demographics, and so on, all affect an end user’s adoption profile, which in turn can be used to define an end-user segment’s propensity, speed, and usage patterns related to adoption MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 55

Adopción de tecnologíasAspects to consider in IT Projects Business Case – User adoption profiles Planning and development – Technology planning and implementation – Adoption / change management planning and readiness development – Governance planning and implementation Roll out – Technology deployment – Communications – Training – Support Ongoing operations – Adoption measurement – Assess and address blockers – Quantify benefits MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 56

Change Mgt Learning CenterBenchmarking results on methodology Finding 1: A structures approach contributes to project success Finding 2: Nearly 60% of study participants utilized a structured approach Finding 3: Top selection criteria is ease of use – easy to implement – easy to understand – easy to communicate to others – simple – practical – structured and systematic – logical – comprehensive and holistic Data from Prosci’s 2007 Best Practices in Change Management benchmarking report MCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 58

Change Mgt Learning CenterBenchmarking results on methodology Finding 4: When to start change management activities Data from Prosci’s 2007 Best Practices in Change Management benchmarking reportMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 59

Change Mgt Learning CenterMCN – Tema 3 – La Gestión del Cambio 60

http://www.gestionproyectostic.com	1918
http://www.ramoncosta.net	129
http://www.pgpsi.com	30
http://abtasty.com	12
http://www.directorioblogs.es	9
http://translate.googleusercontent.com	1
http://85.238.3.133	1
http://ftp.blogitaliani.com	1

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by Ramon Costa i Pujol on Jun 10, 2012

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