Grundlagen und Trends im Applikations-Sourcing

Grundlagen und Trends
im Applikations-Sourcing
Nürnberg, 05.11.2013
Jörg Stimmer, Gründer & GF pliXos GmbH
joerg.stimmer@plixos.com, 0172 - 8247436

3 Thesen zur Einstimmung
Die IT ist – je nach Situation des Unternehmens - im Umbruch
1. SaaS und Cloud: Steigende Bedeutung schafft Druck (extern)
 Hohe Potenziale für Unternehmen, vor allem KMUs
 Chancen für neue „disruptive“ IT Dienstleistungen
 Veränderungen am Markt, z.B. auch im B2B Vertrieb oder B2C vs. B2B
2. Verschiedene Unternehmenssituationen als Zwang (intern)
 Extrem 1: Konsolidierung, Kostenoptimierung etc. als Priorität
 Extrem 2: Spielraum für Innovation und neue IT Dienste
3. Industrialisierung in der IT
 Automatisierung und Standardisierung als unterschätztes Phänomen
 Schleichende Umwälzung in der IT“
(vom IT Betrieb, über Geschäftsprozesse, bis hin zur SW Entwicklung)
* kleine und mittlere Unternehmen
05.11.2013 2itSMF Regionales Forum Nordbayern, © pliXos GmbH

Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs)
Wie können KMUs Offshore/Nearshore für sich nutzen und durch die
aufkommende Automatisierung und Standardisierung profitieren?
KMUs: Mit Standardisierung und Automatisierung ein Gewinner der Globalisierung?
EZ
EZ
EZ
EZ
Client
EZ
Client
Entwicklungszentren
Global
Sourcing
Platform
Einfacher Überblick und detaillierte Informationen SaaS*
 Sofort verfügbar
 Unabhängig vom Dienstleister
 Voll integriert, informativ
Standardisiert
 Geringe Anpassungen, austauschbar
 Automatisiert
 Steuerung und Kontrolle in Echtzeit
 Neutral (unpolitisch) und kostenoptimiert * Software as a Service

1. Fachkräftemangel, Kostendruck und Flexibilität
2. Striktes Anforderungsmanagement und Agilität
3. Transparenz im Projekt und beim Vertrag
4. Innovation und geschäftlicher Mehrwert auch vom Dienstleister
5. Vom Einzelvertrag zu fokussierten Partner-Netzwerken
6. Effizienz durch Industrialisierung – auch bei SW-Projekten
7. Ausblick
Agenda
Wichtige Themen in der Applikationsentwicklung und -wartung

 Fachkräftemangel schon heute Herausforderung
 Geringe Skalierbarkeit und Flexibilität (neue Technologien, „Time to Market“)
 Hohe Kosten, für Standard-Entwicklung und insb. bei seltenen Kompetenzen
 Berufseinsteiger sind wählerisch, bevorzugen oft ausgesuchte Konzerne
 Weitere Verschärfung durch demografischen Wandel
 Noch mehr Mangel, insb. bei neuen Technologien
 Noch weniger Berufseinsteiger
 Zugleich: Hoher Kostendruck
 Durch ausländische Anbieter, globale Märkte
 Durch andere lokale Unternehmen, die offshore/nearshore schon
gewinnbringend nutzen
Fachkräftemangel und demografischer Wandel
… fördern den Einsatz von offshore/nearshore Mitarbeitern
An einer „geschickten Nutzung der Globalisierung“ geht kein Weg vorbei

 Bei Konzernen und großen Teams
 Sehr fundierte Vorbereitung
 Aufwendige Übergangsphasen (Know-how Transfer, Systeme etc.)
 Strikte Projektsteuerung (Automatisierung!)
 Management „politischer Aspekte“
 Hohe Anfangskosten (können wir im Detail Simulieren)
 Kosteneinsparungen > 40% nachgewiesen
 Bei KMUs
 Von Konzernen lernen, aber allen Ballast abwerfen
 Chance des schlanken Starts mit kleinem Team (1 MA nearshore)
 Vermeidung hoher Anfangskosten&Mehraufwand bei Prozessen, Systemen etc.
 Wichtig: Richtiger Partner bzgl. Kompetenzen, Kultur und Einstellung
 Kosteneinsparungen >30% realistisch, >50% möglich (pliXos und Russland)
Kostendruck:
welche Kostenvorteile bestätigen Outsourcing - Erfahrene und
was sind die notwendigen Anfangsinvestitionen?
Einsparungen > 30% sind „fast immer“ möglich

 pliXos: gegründet 05/2009, Venture Capital, Fokus SaaS Produkte
 Zu keiner Zeit SW Entwicklung in Deutschland
 Eigene Produktentwicklung in Russland (Novosibirsk)
 Kundenprojekte in Russland oder mit JV in Indien (Kalkutta)
 Kompetenten SW Ingenieure für gute aber faire Tagessätze
 Festes, eingespieltes Team (seit 2009!), aber flexible Kosten
Beispiel pliXos als SW Startup
Geringe Kosten und zugleich Flexibilität sind wesentlich
Das pliXos eigene SaaS Produktportfolio setzt voll auf Nearshoring

7. Ausblick
Agenda

Waterfall
Value Proposition:
 Time-to-market: More and shorter delivery cycles
 Transparency: Faster feedback loop customer/business – service provider
 Flexibility: New features and changing priorities possible during project
 Quality: Earlier visibility of errors and also further quality related parameters
Year 1 Year 2
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3
SCRUM
DesignAnalysis Implementation Verification Transition Design
Source:“Governance of agile Software projects by an automated KPI Cockpit in the Cloud“ ,
Dr. Udo Wilski, CTO and Member of the Board, Loyalty Partner Solutions, Swiss IT Sourcing Forum, Zuerich, 8 March 2012
Vorteile agiler SW-Entwicklung (SCRUM)
gegenüber einem klassischen Ansatz (Wasserfall)

Projektrahmen mit
Obergrenze Budget
…
Beschreibung der
Anforderungen mit
klaren unabhängigen
User Stories
…
Neue Anforderungen
kommen dazu
Andere Anforderungen
(gleichen Umfangs) fallen weg
Agilität: Flexibilität, aber im Rahmen
Agilität ist keine Ausrede für „schlechte Planung“

7. Ausblick
Agenda

Beispiel erfolgreicher agiler offshore SW-Entwicklung
Flexibel, hochqualitativ, kostenoptimiert und vollständig transparent
05.11.2013 12
BUT
 No fitting reporting on wanted KPIs and trends
 Wanted KPIs require multiple base parameters & sources
 Manual calculation: costs, delays and unwanted influence
Process Tool
Requ. Mgmt.
User Stories JIRA
Explanation Explanation in Wiki
Effort Tracking
Offshore SP JIRA PlugIn
LPS Team PlanView
Risk Mgmt. JIRA PlugIn
SW Versioning Subversion (SVN)
Cont. Int. Hudson
Quality Mgmt. SONAR
Testing FITness, TOSCA
F & A MS Navision, EasyBudget
itSMF Regionales Forum Nordbayern, © pliXos GmbH

Transparenz durch aussagekräftige Kennzahlen
Automatisch erhoben und vertraglich mit Dienstl. abgesichert
 9 Business Case (BC)
 4 Productivity (PR)
 5 Service Provider Relationship (SPR)
 8 Quality Assurance (QA)
Example: PR-2: Story Point per PD; PR-5: Velocity

PR-2: Progression of productivity
BC-1: Spent vs. billed effort per month
Story Points / Efforts
per individual Sprint
offers transparency
on evolution of SP’s
productivity over
time (“learning
curve”).
SP monthly costs calculated by
LPS on Efforts logged in
system vs. actual bills by SP.
Beispiele „aussagekräftiger Kennzahlen“

“Cost per Story Point after first steady state”
• Only efforts for technical
tasks are considered
• Only closed and resolved
Story Points and the
related tasks are
considered
• Blended rate as per
internal calculation and
estimation in which month
the Sprint occurred,
including freelancers
deployed
• 80% of efforts by
dedicated onsite team
allocated for offshore
support
In average offshore Cost per Story Point seems to reach 70%, including a share of
nearly 30% directly attributable to the onsite team supporting offshore

BM-1, Cost per Story Point
667 € 565 €
439 € 665 €
0 €
200 €
400 €
600 €
800 €
1.000 €
1.200 €
1.400 €
Project1 Project2
Offshore Costs Onsite Support for Offshore
Analysen zu zwei “vergleichbaren Projekten”
Benchmarking
• Different offshore Service Providers
• Different customer Teams
• Same technology
• Only "technical tasks" are
considered (Development, QA,
onsite team for support/governance
of offshore team)
• Offshore productivity is ~XX% of
respective Onsite baseline in
both cases
• The Onsite/Offshore cost ratio
varies
(Project1 0,66 vs. Project2 1,18)
and suggests further investigation
1.106 €
1.230 €
The Cost per Story Point for the offshore delivery including onsite support
& governance lies within a ~10% variance

7. Ausblick
Agenda

 Erwartungshaltung an den Dienstleister (DL)
 DL ist Experte im konkreten Thema
 Kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistung (Standard)
 Aktive Mitgestaltung innovativer Ansätze zur Steigerung des
Geschäftswertes des Kunden (Gewinnbeteiligung)
 Erfahrung einiger Konzerne und auch Mittelständler
 „Komplett-Outsourcing“ an einen (großen) Partner ist
„innovationshemmend“
 Einsatz mehrerer spezialisierter Dienstleister fördert Innovation
 Konkurrenz kann Innovationswillen bei Dienstleistern fördern
Innovation und geschäftlicher Mehrwert
Anwender wünschen mehr als „vertragsgemäße Dienstleistung“

7. Ausblick
Agenda

Unternehmen
Outsourcing
Partner
Unternehmen
OP1
Sourcing
Abteilung
OP2 OP3
Komplett-
Outsourcing
Multi-Sourcing, schon mit
zentralem Management
Unternehmen
O
P
2
OP3
Multi-Sourcing mit
industrialisiertem
Vendor Management
OP1
Industrialisierung
Flexibler Bezug von passgenauen Kompetenzen
verdrängt langfristiges „Komplett Outsourcing“
Der Einsatz vieler Dienstleister erfordert eine sehr effiziente Steuerung

 Sourcing Strategie, Verständnis der Möglichkeiten (extern, extern)
 Ziele des Outsourcings, was soll erreicht werden (Kosten, Flexibilität, …)
 Rahmenbedingungen, was ist Kernkompetenz, was nicht
 Wie soll umgesetzt werden (verlängerte Werkbank, vollständige Projekte, …)?
 Externe Partner (Outsourcing), eigener Standort oder JV?
 Erfahrung im Lieferantenmanagement, Erfahrung in der Umsetzung
 Einkauf, Durchsetzung Interessen (Ziele!) und trotzdem Fokus auf Win-Win
 Steuerung des Dienstleisters, auf Management- und operativer Ebene
o Forderung nach und Bewertung von Transparenz, Qualität …
o Kompetenz „notfalls bis auf Mitarbeitereben durch steuern zu können“
 Verständnis kultureller Unterschiede, Management entsprechender Teams!
 Anforderungsmanagement, Design, Architektur, Test …!!!
 …
Effiziente Steuerung vieler Dienstleister
Erfordert vom Anwender einiges an Kompetenzen

7. Ausblick
Agenda

 Hohe Automatisierung bei der Steuerung und
Kontrolle (Anforderungsmgmt., Test, etc.)
 Vereinheitlichen bei Dienste-Modulen „Service
Catalogues“, Vergleichbarkeit bei Preisen
 Ein standardisierter Vertrag
 Hohe Vergleichbarkeit bei Qualität und Leistung von
Dienstleistern und z.T. auch Teams
 Einfachere Wechselmöglichkeit bzgl. Dienstleistern
 Weitere SaaS* Dienste wie Simulation
Wirtschaftlichkeit, Know-how Pool, Marktplatz etc.
pliXos Vision im SW Sourcing (& IT Services)
Details z.B. unter http://nearshoreamericas.com/services-integration-nearshore-delivery/
* Software as a Service
** Kleine und mittlere Unternehmen
Überzeugung: „Standardisierung, Automatisierung und Software as a Service
bietet gerade KMU** neue Chancen beim Offshoring/Nearshoring“

Den perfekt passenden Dienstleister finden und
eng zusammenarbeiten – www.plixos.com/market

Bachelorarbeit zur Bewertung der Dienstleister
Als wesentliche Erweiterung des B2B Marktplatzes
 Bachelorarbeit mit
Universität Bamberg
 Offen & Transparent
 Anregungen und Kritik
ausdrücklich erwünscht

7. Ausblick
Agenda

 DIN SPEC 1041 „Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver
Dienstleistungen
 DIN SPEC 91289 „Benchmarking von Outsourcingdienstleistungen und –
dienstleistern“
 BS 11000 „Collaborative business relationships“
 ISO Guideline 37500 Draft “Guidance on outsourcing” (in Bearbeitung)
 ...
Standardisierung im Outsourcing schreitet voran
Aktuelle Beispiele
„Brauchbare“ Standards kommen auf, „Best Practices“ werden frei verfügbar

Sourcing Relationship Tracker
Fortlaufenden Messung der (Out-)Sourcing-Beziehungsqualität
 pliXos in Kooperation mit Universität
Bamberg und Experten von HDP
 Erste Ergebnisse liegen vor
 Antrag für Forschungsprojekt zu 3
Jahren abgegeben
 Wir suchen weiterer Partner

BACKUP
BACKUP

Den perfekt passenden Dienstleister finden und
eng zusammenarbeiten – www.plixos.com/market

Typische Schritte im Projekt und pliXos Lösungen
Entwicklung einer
(Out-)Sourcing
Strategie
Identifikation des
richtigen Modells
oder Partners
Exzellenz in der
Umsetzung
Unterstützung des Kunden durch Optimierung, Effizienz und geringste
Kosten mit Hilfe der pliXos Produkte
Outsourcing Advisor Tender Manager Outsourcing Director
Die pliXos SaaS Produkte decken alle Phasen typischer SW Projekte ab

Sourcing Advisory as a Service (SAaaS®)
verbindet Beratung z.B. von HDP Experten mit pliXos Produkten
Die Nutzung der pliXos SaaS Produkte wird durch die integrierte Beratung (z.B. von
HDP) effizient gestaltet und optimiert
Outsourcing Advisor
Konfiguration und Datenaufnahme
Schulung
Entwicklung Sourcing Strategie
Management Reporting
Workshops
Fortschreibung der Strategie
Tender Manager
Schulung
Entwicklung RFI/RFP
Lieferantenbewertung/-auswahl
Vertragsverhandlung
Workshops + Mgmt. Reports
Outsourcing Director
Schulung
Entwicklung Steuerungsorganisation
Management Reporting
Veränderungsmanagement
Workshops zur Performance etc.
SAaaS®
Jedes Modul der Global Sourcing Platform wird durch ein gezieltes Beratungsangebot unterstützt –
Jede Beratungsphase im Sourcing-Life-Cycle wir durch Werkzeuge der Global Sourcing Platform Unterstützt

1. Strategie & Simulation: Outsourcing Advisor
Entwicklung einer geeigneten (Out-)Sourcing Strategie, mit höchster Effizienz,
signifikant reduzierten Kosten und kürzesten Projektlaufzeiten*
* im Vergleich zu typischen Beratungs- oder internen Projekten

2. Ausschreibung & Analyse: Tender Manager
Evaluierung geeigneter Dienstleister durch Ausschreibungen, mit höchster Effizienz,
signifikant reduzierten Kosten und kürzesten Projektlaufzeiten*
* im Vergleich zu typischen Beratungs- oder internen Projekten

3. Umsetzung & Kontrolle: Outsourcing Director
Geringste Kosten, minimierte Risiken und höchste Transparenz bei der SW
Entwicklung mit global verteilten Teams*
* im Vergleich zu typischen internen Prozessen
Umfassendes Reporting mit weiteren “drill down” Möglichkeiten
Vollständiger Satz an etablierten und für die Steuerung von globalen SW Projekten optimierten Werkzeugen

Einige Kunden
Einige Partner

 pliXos bietet innovative Lösungen zur Kontrolle und Steuerung bei SW Entwicklung –
insbesondere bei Einsatz global verteilter Teams
 die als Software as a Service angebotenen pliXos Lösungen decken alle Phasen
typischer SW Projekte ab
 Die pliXos Kunden profitieren bei Ihrer SW Entwicklung und Wartung durch
 Standardisierung und Automatisierung bei der Vorbereitung und Beurteilung ihrer
Vorhaben
 Steigerung der Kontrolle und bei der Steuerung Ihrer Projekte und Dienstleister
 Zu unseren Investoren gehören
pliXos – über uns
pliXos bietet innovative SaaS Lösungen und kann auf namhafte Investoren setzen
…,

Zunehmende Industrialisierung der IT …
…erfordert die Steuerung vieler Dienstleister (projektbasiert)
Volle Kontrolle/
Governance
Eigene IT
100%
Fertigungstiefe
IT
Transformation
Eigene IT
Steuerung & Kontrolle
ITBetrieb
SaaS
SWEntwicklung
…

Die pliXos Global Sourcing Platform bietet
Cloud-basierte Lösungen für einen optimierten
Sourcing-Prozess
Die pliXos SaaS-Lösungen decken alle Phasen des Sourcing-Life-Cycles ab
Die pliXos Tools bieten in allen Phasen ein hohes Einsparungs- und Verbesserungspotenzial
Phase Kosteneinsparung Zeitersparnis pliXos Tool
Strategy Definition bis 80% bis 60% Outsourcing Advisor
Lieferantenauswahl & Vertrag bis 60% bis 50% Tender Manager
Implementation & Governance bis 30% “Early Warning Indicators” Outsourcing Director
Outsourcing Advisor (OA) Tender Manager (TM) Outsourcing Director (OD)
Die pliXos Tools sorgen für eine effizienter Nutzung der eigenen Ressourcen und externer
Beratung
Personalkosten
- 40%
Personalkosten
- 50%
Personalkosten
- 20%

Qualität:
welche Prozesse lassen sich (kontinuierlich) verbessern?
Einige Anwender sehen u.a. deutliche Verringerung der Fehlerrate in Produktion
Costs (internal, external, total):
Deviation real/plan over project /
monthly
Effort (internal, external, total):
Deviation real/plan over project
(in per cent) / monthly
Average costs per man day
(total)
Onsite/offsite ratio based on
man days / monthly
Average defects per total amount
of man days
Distribution of defect severity
Average amount of defects per
function point
Time for bug fixing
Deviation from project plan
Number of change requests /
monthly
Effort for change requests in
relation to total effort / monthly
Offshore fluctuation / monthly
Bug density / monthly
SLA Compliance / monthly
Lines of code per man day
Function points per man day
Benchmarking of IT Outsourcing on an operational level, First insights from an user-driven initiative in Germany
http://www.outsourcemagazine.co.uk/articles/item/3612-benchmarking-of-it-outsourcing-on-an-operational-level
Costs Quality Performance

Global Sourcing Platform – einfach Outsourcen
Von Anfang an Best Practices und volle Zukunftssicherheit bzgl.
eingesetzter System und möglicher Dienstleister für den Kunden
Vor Ort
Global
Sourcing Platform
Automatisiert und
standardisiert die
Leistungserbrinung
Entwicklungs-
team
Entfernter Standort
DienstleisterKunde
Projekt Management
Office
Signifikante Vorteile
- Ein System, keine aufwendige Integration nötig
- Günstige Nutzung als „Software as a Service“, keine Anlaufkosten
- Wechsel des Dienstleisters ohne Wechsel der Systeme bzw. Daten
- Keine Sicherheitsrisiken durch zertifizierten Betrieb, in Deutschland
- Volle Transparenz und Kontrolle der Daten und des Dienstleisters
- Optimierung für Outsourcing / Offshoring der Systeme
- Synergien bzgl. Prozessen, Schnittstellen und Kosten, Best Practices
- …

Vergleich 1: Betrieb der Systeme beim Kunden
„noch üblich“, aber ungünstig
Projektleitung
…
ProjektleitungProjekt Management
Office
Entfernter StandortVor Ort
Entwicklungs-
team
DienstleisterKunde
Reporting
…
Gravierende Nachteile
- Der Kunde trägt alle Kosten
- Integration, Wartung und Pflege ist Aufgabe des Kunden
- Sicherheitsrisiken durch Öffnung eigener Systeme für den Dienstleister
- Dienstleister arbeitet bei „X Kunden auf X verschiedenen Systemen“
- I.d.R. kein Einsatz von „Best Practices“ bzgl. Systemen und Prozessen
- Keine Synergien
- …

Vergleich 2: Systeme beim Dienstleister
„schon unüblich“, nicht sinnvoll
Projektleitung
…
ProjektleitungProjekt Management
Office
Entfernter StandortVor Ort
Entwicklungs-
team
DienstleisterKunde
Reporting
…
Gravierende Nachteile
- Keine Kontrolle und fester Zugriff aus Quellcode, Daten etc.
- Verschiedenste Systeme schon für einen Kunden „X Systeme bei X Dienstleistern“
- Wechsel des Dienstleisters sehr schwierig
- Sicherheitsrisiken durch Betreib beim Dienstleister (Indien, Russland…)
- Geringes Interesse des Dienstleisters auf volle Kontrolle und Transparenz
- I.d.R. keine Synergien bzw. Best Practices
- …

classical agile best of both
http://outsourcemagazine.co.uk/rigorously-agile/
Agile Methods Classical SW Engineering
Flexibility Strict Requirements Management
Team Building and Collaboration Planning & Governance
Quality Assurance during Sprints Options for Fixed Prices as Cap
Industrialisation by Automation & Tool Optimisation
Persönliches Fazit: „Von allem das Beste“
Offen und pragmatisch von allen Ansätzen profitieren

pliXos: Erfahrenes Team
Vorhandene Kompetenzen decken alle Anforderungen ab
Dr. Jörg Stimmer (Vertrieb, GF1)
• Physiker, TU München
• 16+ Jahre internationaler Vertrieb, Beratung
• GF1, > 400 Mitarbeiter, > 30 Mio. € Umsatz
• Outsourcing, globale SW Entwicklung
• Mitgründer European Outsourcing Association
und Bitkom Arbeitskreis Outsourcing
• IPO Neuer Markt und NSE, Indien
Erfahrenes und eingespieltes Team mit Kompetenzen in allen relevanten Gebieten
Jörg Junge (Entwicklung, Betrieb,
GF1)
• Dipl.-Ing. Verfahrenstechnik, TU München
• 16+ Jahre Projektmanagement
• 14+ Jahre SW Projekte & IT Betrieb
• Leitung globaler SW Entwicklung, mit externen
Partnern
• Interims CIO, GF1
Lars Eilebrecht (SW Architektur)
• Anfangs Mitarbeit „Part Time“
• Dipl.-Ing. Technische Informatik, Universität
Siegen
• 14+ Jahre SW Architektur & IT Security
• Projektmanagement & IT Beratung
• Open Source Experte, Mitgründer und ehemals
VP Apache SW Foundation
1 Geschäftsführung
Adrian Quayle (Sales UK)
• B.Sc., University of Manchester Institute of
Science and Technology
• 15+ Jahre in der Sourcing Beratung
• 20+ Jahre IT Management Beratung und
Benchmarking
• Board Member UK National Outsourcing
Association und Chair ISO TC Outsourcing

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