Foredrag Baerum Oppdatert

811 views

Published on

Foredrag for Bærum kommune - november 2010.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
811
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
7
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Foredrag Baerum Oppdatert

  1. 1. SMS og sosiale medier<br />Magne Haagen Grøtting,Arkivseksjonen, Riksarkivet<br />
  2. 2. Innhold<br />SMS<br />Begreper og lovverk<br />Autentisitet og chainofcustody<br />Problematikk med SMS<br />Arkivverkets interne policy<br />Sosiale medier<br />Riksarkivarens råd - Internt høringsutkast<br />Kontekst<br />
  3. 3. SMS<br />
  4. 4. Dokument og saksdokument<br />Dokument:«en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring»<br />Saksdokument:«inngående og utgående dokument […] er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon»<br />
  5. 5. Lagret på et medium…<br />En (telefon)samtale er ikke lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring…<br />Men samtalen kan lagres som mp3-fil…<br />SMS er lagret på et medium og kan leses i ettertid. <br />SMS omfattes av dokumentbegrepet<br />
  6. 6. Men samtaler har likevel betydning<br />Forvaltningslovens § 11 d, 2. ledd:«Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de såvidt mulig nedtegnes eller protokolleres.» <br />
  7. 7. Arkivforskriftens § 2-6<br />«I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon … »<br />
  8. 8. Arkivforskriftens § 3-2<br />«Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta…»<br />
  9. 9. Konklusjon så langt:<br />SMS omfattes av dokumentbegrepet<br />Arkivforskriftens § 3-2 spesifiserer telefaks og epost spesielt. Det er rimelig å anvende samme tilnærming til SMS<br />Meldingens form eller innhold avgjør om det er et saksdokument eller ikke.<br />Saksdokumenter skal journalføres.<br />Min påstand: SMS skal journalføres hvis meldingene har form / innhold som tilsier dette.<br />
  10. 10. Sivilombudsmannen (19.10.09)<br />neppe [kan] være tvilsomt at ut- og inngåandemeldingar som blir lagra på ein mobiltelefon, utgjereit dokument etter arkivlova og offentleglova.<br />
  11. 11. Kulturdepartementet (12.10.10)<br />Høring – endring av arkivforskriftens § 3-2<br />Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta (…) Tekstmeldingar på mobiletelefon og liknande kan derimot behandlast på same måte som telefonsamtalar, jf. forvaltningslova § 11 d andre ledd og alminnelege forvaltningsrettslege reglar. <br />
  12. 12. Hva vil dette innebære?<br />I følge forslaget til endring vil SMS ikke være omfattet av dokumentbegrepet.<br />Dette er en kan-paragraf, ikke en må-paragraf.<br />Om arkivforskriften endres kan hvert enkelt forvaltningsorgan likevel vedta strengere tolkninger.<br />Hva som skjer er ikke avklart ennå.<br />
  13. 13. Autentisitet<br />
  14. 14. ISO 15489-1<br />7.2.2 – Authenticity<br />An authenticrecord is onethatcan be proven:<br />To be what it purports to be<br />To have beencreated or sent by the person purported to have created or sent it, and<br />To have beencreated or sent at the time purported.<br />
  15. 15. Oversatt til forståelig norsk:<br />Vi må kunne sannsynliggjøre med stor sikkerhet:<br />At alle opplysninger i sak/arkiv-systemet er identisk med opplysninger knyttet til en melding:<br />Meldingsteksten må være ordrett med det som har blitt mottatt.<br />Hvilket tidspunkt meldingen ble sendt eller mottatt.<br />At person X faktisk sendte meldingen<br />
  16. 16. Sannsynliggjøre?<br />Man kan aldri vite sikkert om et dokument er 100% ”ekte”. Man kan bare sannsynliggjøre det.<br />
  17. 17. Autentisk dokument?<br />
  18. 18. En epostmelding…<br />
  19. 19. … har mange skjulte metadata<br />Disse gjør det mulig å spore en meldings opprinnelse eller autentisitet til en viss grad.<br />Vi kan sannsynliggjøre at meldingen kommer fra Bærum kommune.<br />Men: Var det Gunn som skrev meldingen?<br />For denne meldingen er det ikke viktig, men det er en grunn til at skjøter ikke godtas på epost.<br />
  20. 20. Vi har verktøy for import av epost<br />Meldingen og metadata importeres elektronisk<br />Dette er også sikkerhet ifbm. autentisitet<br />”Chainofcustody”, men metadata lagres ikke i ePhorte<br />
  21. 21. SMS er problematisk:<br />Alle ledere i AV har private telefoner<br />Det finner ingen modul for direkte import til sak/arkiv. Programvaren er også forskjellig fra telefon til telefon.<br />SMS kan derfor ikke overføres i en ubrutt, dokumenterbar ”digital” kjede<br />Vi kan ikke bevise ovenfor tredjepart at en SMS faktisk er sendt fra den vi påstår.<br />Vi kan heller ikke bevise at meldingen som skrives inn i systemet er identisk med mottatt melding.<br />
  22. 22. Vår interne praksis (1/3)<br />Derfor har vi følgende rutine på trappene:<br />(reglene gjelder for inn- og utgående meldinger)<br />Hvis det mottas SMS som anses som arkivverdig, skal meldingen registreres som DOK/I (DOK/U) i saken. <br /><ul><li>Dokumentet skal som minimum inneholde:
  23. 23. Navn og telefonnummer for avsender
  24. 24. Mottakers navn og telefonnummer
  25. 25. Tidspunkt (eksempelvis 20/10/2010 13:42:43)
  26. 26. Meldingsteksten i sin helhet.
  27. 27. Meldingen overføres via dedikert programvare eller transkriberes. Transkriberingen må være ordrett.</li></li></ul><li>Vår interne praksis (2/3)<br />Om meldingen er av en art som stiller ekstra krav til verifisering av parten (skriftlighet, binder en av partene), skal AV kreve at duplikat sendes som e-post eller underskrevet papirbrev. AV skal heller ikke gi bindende meldinger til utenforstående via SMS (alene).<br />
  28. 28. Vår interne praksis (3/3)<br />Hvis det mottas meldinger hvor det stilles særskilt strenge krav til verifisering av avsender, (trusler, kontraktsforhold mv) og lignende melding ikke vil bli ettersendt kan følgende være aktuelt:<br />Telefonen leveres til en spesialisert lab for datasikring, eksempelvis IBAS.<br />Slike tilfeller må klareres med sikkerhetsleder og avdelingsdirektør/Riksarkivaren.<br />Kostnad: 5.000++ per tilfelle?<br />
  29. 29. Oppsummert:<br />Vi kan kommunisere via SMS, men ikke for ”viktige” meldinger.<br />For Arkivverkets del er heller ikke SMS en viktig kommunikasjonskanal.<br />Tilfelle 3 vil forhåpentligvis aldri skje i Arkivverket.<br />Men hva med barnevernsansatte i Bærum?<br />Gode rutiner omtaler også tusenårsflommer.<br />
  30. 30. Sosiale medier<br />
  31. 31. Internt høringsutkast (6/6)<br />Høringsutkastet er siden foredraget blitt vedtatt:<br />http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Journalfoering/Spesielle-dokumenttyper/Sosiale-medier<br />
  32. 32. I praksis:<br />Organet må ha en systematisk dokumentfangst knyttet til sosiale medier.<br />Likevel: Terskel for hva som regnes som saksdokumenter. <br />Terskelen er den samme, men andelen ”tullemeldinger” kan være større.<br />”servicetorgvirksomhet” trenger nødvendigvis ikke å tolkes som saksbehandling. Likevel: noen ganger ja.<br />Om en melding arkiveres må også kontekst dokumenteres.<br />
  33. 33. Kontekst?<br />Omstendighetene omkring en hendelse eller en tilstand. <br />Virker inn på hvordan vi tolker denne hendelsen eller tilstanden.<br />Kan også virke inn på hvordan hendelsen forløper.<br />Nært beslektet med proveniens.<br />
  34. 34. Kontekst?<br />
  35. 35. Fra Facebook:<br />
  36. 36. Twitter: magnehg<br />
  37. 37. Twitter: @magnehg<br />

×