• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Tài liệu học kế toán Excel
 

Tài liệu học kế toán Excel

on

  • 23,577 views

Tài liệu học kế toán Excel học thực hành kế toán trên Excel. chi tiết vào: tintucketoan.com

Tài liệu học kế toán Excel học thực hành kế toán trên Excel. chi tiết vào: tintucketoan.com

Statistics

Views

Total Views
23,577
Views on SlideShare
23,494
Embed Views
83

Actions

Likes
9
Downloads
1,030
Comments
4

6 Embeds 83

http://softskills4you.blogspot.com 65
http://dongthoigiantv.blogspot.com 12
http://softskills4you.blogspot.nl 3
http://softskills4you.blogspot.kr 1
https://www.google.com.vn 1
http://www.plagspotter.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel

14 of 4 previous next Post a comment

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Tài liệu học kế toán Excel Tài liệu học kế toán Excel Document Transcript

    • *** TÀI LIỆU HỌC KẾ TOÁN EXCEL TỰ HỌC EXCEL &THỰC HÀNH TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL 1
    • Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel1.1. Thao tác với bảng tính1.1.1. Tạo một bảng tính mới- Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụxuất hiện như hình dưới đây.- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửasổ bảng tính mới.Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đếnbảng tác vụ.- Từ thanh Menu Bar vào FileNew… 2
    • - Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ NBảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếubạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.1.1.2. Thêm mới một bảng tính- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vàoInsertWorksheet.- Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấpchuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert. 3
    • Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tínhbị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đenkế bên trái của nhãn Sheet Tab.1.1.3. Xoá một bảng tính- Sử dụng menu+ Chọn bảng tính cần xoá+ Từ thanh Menu Bar vào EditDelete Sheet.+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiệnlệnh xoá.- Xoá bằng chuột phải:+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp 4
    • chuột phải và chọn dòng Delete.1.1.4. Đặt tên cho bảng tính+ Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảngtính đó sẽ hiển thị trên màn hình.+ Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khithấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính. 5
    • Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuộtphải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọnRename.1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tínhBạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện 6
    • thao tác lưu bảng tính đó lại.- Từ thanh Menu Bar vào FileSave As. Hộp thoại Save As xuấthiện.Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khiđặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại.Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạnnên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạnthường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoạiOptions xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save. 7
    • Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ôMinutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạncó thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoạihoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộpthoại lại.1.1.6. Tính chất của bảng tính- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet.- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell đượcmặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tấtcả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cmvà chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm. 8
    • 1.1.7. Chọn ô trong bảng tínhChọn một CellĐưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấpchuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũitên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọilà Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm.Chọn một khối các CellBạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọnmột khối ô.- Sử dụng chuột:+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn.+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùngchọn.- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùngmuốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyểnđến cuối vùng chọn.1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảoNhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanhcông thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớtnội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chènvào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêmhoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.Soạn thảo cho Cell đầu tiên+ Chọn Cell cần soạn thảo.+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiệnhành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọnCell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạovị trí Cell hiện hành. 9
    • Nhập dữ liệu vào từ bàn phím- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việcnhập các ký tự quá một ô.- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cellmuốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới,hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.Chỉnh sửa nội dung của CellĐể thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọnô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phímmũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nộidung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cầnchỉnh sửa nội dụng nhấp F2.Thay đổi nội dung của Cell- Nhấp chọn Cell cần thay đổi- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy,nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enterđể xoá ký tự đứng trước con nháy.- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôiđen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự độngnội dung cũ sẽ bị xoá.Xoá nội dung trong Cell- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trongnhững Cell được chọn. 10
    • 1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệuLệnh CopyBạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằngnhiều công cụ khác nhau.- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:+ Từ thanh Menu Bar vào EditCopy.+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phảichọn lệnh Copy.+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C.Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen 11
    • trắng chạy bao quanh.Sử dụng tuỳ chọn ClipboardTùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻtrên một File hay nhiều File khác nhau.Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit. 12
    • Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục haytừng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh Copythì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phầnmà bạn vừa thực hiện copy.Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chépdữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnhcopy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội dung cùng lúc.Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều filekhác nhau.- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đãđược dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete.Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vàoClear All phía trên bảng tác vụ.- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu(x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại).Sử dụng chuột. 13
    • - Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đếnkhung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ cóhình mũi tên bốn đầu xuất hiện.- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cầnCopy, thả chuột ra.- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuộtđến nơi cần, thả chuột ra.Lệnh cắt (Cut)Được thao tác giống như với lệnh Copy.- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển.- Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh:+ Từ thanh Menu Bar vào EditCut 14
    • + Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phảichọn lệnh Cut.+ Nhấn phím tắt Ctrl+ X.Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đentrắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dungtrong ô hay khối ô gốc bị xoá đi.Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ôhay khối riêng lẻ.Dán dữ liệu- Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán.- Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu:+ Từ thanh Menu Bar vào EditPaste. 15
    • + Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste.+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V.Trước khi dán dữ liệu:Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuấthiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán.FillhandĐiền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhauhay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơnkhi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạnđánh số thứ tự cho một danh sách dài.* Điền nội dung 16
    • - Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phảicủa khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm.- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra.- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuộtđến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danhsách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp.+ Copy calls: Điền các số như nhau.+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần. 17
    • - Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên.Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéongang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp.* Thay đổi trật tự các vùng.- Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột.- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác.- Từ thanh Menu Bar vào EditPaste Special. 18
    • - Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Specialvới các lựa chọn để bạn lựa chọn. 19
    • - Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose vànhấp OK để thực hiện lệnh.1.1.10. Định dạng bảng tínhThao tác với cộtSử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột- Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trêncùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức).- Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuộttrái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái đểgiảm kích thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra. Trongkhi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khungmàu vàng.Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột.- Nhấp chọn cột cần điều chỉnh.- Từ Menu Bar vào menu FormatColumnWidth… 20
    • Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằmtrong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK.Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là kýtự.Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cungcấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu cótrong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoahọc hơn.- Chọn cột cần điều chỉnh- Từ Menu chọn FormatColumnAutoFit Selection. 21
    • Chiều rộng tiêu chuẩn của cột- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn- Từ Menu Bar vào FormatColumnSbạnndard With…Hộp thoạiSbạnndard width xuất hiện.- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộngcủa cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả vềchiều rộng tiêu chuẩn cho cột.Chèn thêm cột- Sử dụng chuột:+ Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó.+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bênphải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột. Lúc này cột được tạovà đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải. 22
    • - Sử dụng lệnh:+ Chọn cột muốn chèn.+ Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column.+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phépbạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hànhsang phải.+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiệnhành và đẩy ô hiện hành qua phải.* Xoá cột- Sử dụng chuột:+ Chọn cột cần xoá.+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dướibên phải của khung chọn và kéo qua trái, thả chuột. Lúc này cộttrống được xoá, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua.- Sử dụng lệnh+ Chọn cột cần xoá. 23
    • + Chọn Menu EditDelete- Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá mộtcột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái.- Chọn xong, nhấp OK.* Chèn một ô- Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó.- Nhấp chọn menu InsertCells. Hộp thoại Insert xuất hiện.- Trong hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vịtrí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải. 24
    • - Chọn xong, nhấp OK.* Xóa một ô- Chọn ô cần xóa.- Nhấp chọn menu EditDelete. Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện.- Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ôtrống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái.Thao tác với dòng* Chèn thêm dòng- Sử dụng chuột: bạn có thể thêm dòng trực tiếp bằng các thao tácsử dụng chuột.+ Chọn vị trí dòng cần thêm.+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dướibên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc nàydòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống.- Sử dụng lệnh:+ Chọn vị trí dòng muốn chèn.+ Từ Menu Bar vào Insert. Trong menu con xuất hiện, bạn có hai 25
    • lệnh để chèn dòng là Row và Cells.Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệudòng hiện hành xuống dưới.Cells: làm xuất hiện hộp Insert.Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêmdòng với nhiều trạng thái khác nhau.+ Chèn một ô - Shift Cells down với chức năng này cho phép bạntạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống 26
    • dưới.+ Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạntạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hànhxuống dưới.+ Chọn xong nhấp OK* Xoá dòng- Chọn dòng cần xoá.- Từ Menu Bar vào EditDelete.+ Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiệnhành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên.+ Entire Row: cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiệnhành và đẩy dữ liệu ở dưới lên.+ Chọn xong nhấp OK.* Tự động điều chỉnh chiều cao dòng.Cũng giống như với cột, bạn có thể sử dụng chế độ điều chỉnh tựđộng chiều cao của hàng. Giá trị của độ rộng này cũng phụ vào dữliệu có trong hàng đó của bạn.- Chọn dòng cần điều chỉnh 27
    • - Từ Menu Bar vào FormatRowAutoFit.* Điều chỉnh chiều cao dòng- Nhấp chọn dòng cần điều chỉnh- Chọn Menu FormatRowHeight… hộp thoại Row Height xuấthiện.- Nhập giá trị vào khung Row Height (giá trị này nằm trongkhoảng từ 0 đến 409) và nhấp OK.* Làm ẩn các dòng- Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính.- Từ Menu Bar vào FormatRowHide 28
    • Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy,ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển contrỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ mất. 29
    • * Làm ẩn các cột- Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính.- Từ Menu Bar vào FormatColumnHide.* Hiển thị các dòng- Từ Menu Bar vào FormatRowUnhide (hình 2.34).Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ được hiển thịtrở lại.* Hiển thị các cột- Từ Menu Bar vào FormatColumnUnhideSau khi sử dụng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị. 30
    • Tạo khung bao cho bảng tính* Tạo đường viền bằng lệnh Border- Chọn vùng cần tạo đường viền. Sau đó chọn MenuFormatCells…Trong hộp thoại xuất hiện bạn chọn Tab Border(hình 2.35). 31
    • - Khung Presets:+ None: Bỏ tất cả các đường viền.+ Outline: Tạo đường viền bao quanh khung chọn.+ Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ.- Khung Border:+ - Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn.+ - Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn.+ - Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn.+ - Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn.+ - Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn.+ - Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn+ - Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn.+ - Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn.- Khung Line:+ Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, nhấp chọn mộtkiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và nhấp vào đường viềnmuốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừachọn. Nếu nhấp None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạnvẽ không được.+ Color: Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu,nhấp chọn một màu theo ý thích (mặc định là màu đen và màu nàydùng để tô cho đường viền. Chọn màu xong, nhấp vào biểu tượngcác đường viền hay nhấp vào các đường viền trong hình chữ nhật 32
    • có 4 chữ Text để đổi màu đường viền- Sau khi chọn xong loại đường viền và các tùy chọn của nó, bạnnhấn OK để chương trình áp dụng và thoát khỏi hộp thoại.* Tạo đường viền bằng thanh công cụ.- Chọn vùng cần tạo đường viền.- Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và nhấp vào mũitên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượngđường viền.- Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màuxanh. Nhấp chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này.Tô màu nền cho bảng tính* Sử dụng hộp thoại Format Cells- Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu.- Chọn Menu FormatCells… chọn tab Patterns 33
    • + Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, nhấp No Color làkhông chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel.+ Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọncũng như các màu của nó.- Nhấn OK để hàn tất quá trình tô màu.* Sử dụng thanh công cụ- Chọn ô hay trong bảng tính cần tô.- Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trênthanh công cụ Formatting. 34
    • - Chọn một màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thìnhấp vào No Fill.Chèn ký tự vào trong bảng tính- Nhấp chuột vào vị trí muốn chèn ký tự.- Từ Menu Bar vào InsertSymbol… chọn Symbol. 35
    • Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Symbol để bạncó thể lựa chọn những ký tự muốn chèn. 36
    • Bạn chọn Font chữ hiển thị cho các ký tự bằng ô Font trong hộpthoại. Nhấp vào nút tam giác để có được danh sách font chữ.- Nhấp Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính.- Chèn ký hiệu xong, nhấp Close để đóng hộp thoại lại.Sao chép hoặc di chuyển bảng tínhBạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảngtính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảngtính khác.- Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép.- Chọn Menu EditMove or Copy Sheet… Hộp thoại Move orCopy xuất hiện. 37
    • + To Book: Có nghĩa chứa bảng tính mà bạn thực hiện lệnh Copy.+ Before Sheet: Cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay saochép bảng tính tới.+ Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu khôngchọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép.Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trongkhung To Book nhấp chọn New Book.- Sauk hi chọn xong bảng tính cần sao chép và đích đến của nó,bạn nhấp OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại.Quản lý bảng tính* Dấu cửa sổ bảng tính- Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa nhấp vào một ô bất kỳ trongbảng tính.- Từ Menu Bar vào WindowHide 38
    • Khi đó bảng tính của bạn sẽ bị ẩn.Để làm hiển thị lại cửa sổ bảng tính, bạn vào menu Bar vàoWindowUnHide… hộp thoại sau hiện lên:- Nếu có nhiều bảng tính trong hộp danh sách Unhide, bạn nhấpchọn tên cửa sổ bảng tính cần hiển thị. Nhấn Ok để hiển thị cửa sổbảng tính. 39
    • * Dấu bảng tính- Kích hoạt bảng tính- Chọn MenuFormatSheetHide* Hiển thị tập bảng tính- Chọn Menu FormatSheetUnHide 40
    • 1.2. Sử dụng lệnh1.2.1. Sử dụng Menu BarThanh Menu Bar của Excel được chia thành nhiều nhóm lệnh, mỗinhóm lệnh khác nhau sẽ có chứa những thanh lệnh đơn khác nhau.- Di chuyển chuột trên Menu bar, đến trình đơn cần chọn.- Khi chuyển chuột đến trình đơn bạn nhấp trái chuột một Menu sẽđược đổ xuống cho bạn lựa chọn.- Di chuyển chuột trên Menu sổ xuống, chọn một lệnh và nhấpchuột trái để thực hiện lệnh đó.Chú ý: Khi Menu xuất hiện một số chức năng sẽ bị dấu, bạn nhấpvào mũi tên phía dưới những chức năng còn lại sẽ được hiển thịtrên Menu. 41
    • Hoặc bạn có thể sử dụng bàn phím để mở thực đơn lệnh, mỗi lệnhsẽ có một chữ cái được đánh dấu bằng chữ cái gạch chân. Thựchiện chọn lệnh bằng cách nhấn giữ phím Alt + (ký tự được gạchdưới).Một số lệnh trong menu có thể được thực hiện bằng phím tắt trênbàn phím, điều này khá tiện dụng khi bạn thực hiện việc nhập dữliệu và thực hiện các lệnh. Các phím tắt của lệnh được trình bàybên phải của lệnh trong menu (Ví dụ lệnh Copy là Ctrl+C)Bạn sẽ thấy đằng sau một số lệnh có những ký tự đặc biệt:+ Các lệnh có dấu ba chấm(…) kế bên câu lệnh tức lệnh đó có hộpthoại.+ Những câu lệnh có ký hiệu phím chức năng và một chữ cái. Tổhợp phím đó được gán cho lệnh tương ứng đứng trước nó.1.2.2. Sử dụng biểu tượng 42
    • Trên thanh công cụ chứa các biểu tượng, mỗi một biểu tượng chứamột câu lệnh.Ví dụ: Bạn dùng biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ Sbạnndardthay vì dùng lệnh Save trên thanh Menu bar.Để sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ bạn thực hiện theocác bước sau:- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.- Sau đó chọn biểu tượng của lệnh mà bạn muốn áp dụng.1.2.3. Sử dụng phím chuột phải- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.- Di chuyển chuột đến ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… vừa chọn vànhấp chuột phải, một Menu tắt hiện lên, di chuyển chuột trongMenu tắt này đến một lệnh cần thiết nhấp trái chuột để thi hànhlệnh đó cho vùng được chọn. 43
    • Chú ý: Sử dụng bàn phím để thực hiện trong menu. Nhấn tổ hợpphím Shift+ F10 và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để dichuyển lên xuống trong Menu tắt, nhấn Enter thi hành lệnh.1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.- Từ Menu Bar vào thực đơn DataSort… 44
    • Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Sort. 45
    • + Sort By là khoá chính, Excel sẽ dựa trên khoá này để sắp xếp thứtự các dòng trong bảng tính. Nhấp nút mũi tên hình tam giác để bậtdanh sách các trường và chọn một trường trong danh sách này đểlàm khoá sắp xếp. Có hai tùy chọn:Ascending Excel sẽ sắp xếp tăng từ A đến Z.Descending Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ Z đến A.+ Then By là khoá phụ, hai khoá này hỗ trợ cho khoá Sort By. Nếukhoá Sort By bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ hai để so sánh,nếu khoá thứ hai bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ ba để sosánh.+ My data range has có hai chức năng để bạn lựa chọn:Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel sẽ trừdòng đầu.No Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel kểcả dòng đầu.- Chọn các chức năng cần thiết xong, nhấp Ok để thực hiện việcsắp xếp.1.2.5. Sắp xếp trật tự các cộtBạn có thể sắp xếp các cột theo một trật tự của mình để phục vụcho việc quản lý trong công việc soạn thảo của mình.- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.- Từ Menu Bar vào DataSort…- Nhấp vào nút Options… hộp Sort Options xuất hiện. 46
    • + Chọn chức năng Sort Left to Right và nhấp OK để đóng hộpthoại Sort Options lại.+ Nhấp chọn Ascending trong hộp Sort By.- Nhấp OK để sắp xếp theo cột1.3. Định dạng dữ liệu1.3.1. Xử lý Font chữĐịnh dạng Font chữĐể thực hiện việc định dạng font chữ, bạn chọn ô hay khối ô chứavăn bản, bạn chọn Menu FormatCell … hộp thoại Format Cellxuất hiện, chọn nhãn Font từ hộp thoại này (hình 2.52).- Khung Font: Cho phép lựa chọn Font chữ. Bạn dùng thanh cuộnđể tìm font trong danh sách của hộp thoại.- Khung Font style: Cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng(Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold- Italic), chữ bìnhthường (Normal). Với font chữ được gạch dưới chân, bạn có thể địnhdạng loại đường gạch chân trong ô Underline. Nhấp vào mũi tên hìnhtam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None - không gạchdưới, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đôi, SingleAccounting - gạch dưới không cắt chữ, Double Accounting - gạchdưới đôi không cắt chữ. 47
    • - Khung Size: Cho phép bạn chọn kích cỡ chữ to hay nhỏ.- Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ. 48
    • - Normal font: Nhấp chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặcđịnh Font cho chữ.- Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ.Strikethrough - gạch ngang chữ, Superscript - gạch ngang và thuchữ về góc trên bên trái, Subscipt - gạch ngang và thu chữ về gócdưới bên phải. 49
    • - Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả.- Nhấp Ok để áp dụng.Hiệu chỉnh Font- Bật cửa sổ bảng tính mới.- Nhấp vào mũi tên hình tam giác của khung Sbạnndard font để bậtdanh sách các Font. 50
    • - Chọn Menu ToolsOptions… chọn nhãn General trong hộp thoạiOptions.- Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp. 51
    • - Nhấp chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên đểbật danh sách các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp.- Chọn các chức năng xong, nhấp OK để xác lập.1.3.2. Canh lề cho dữ liệuTab Alignment trong hộp thoại Format Ceels dùng để hiệu chỉnhText, cho phép bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho các dữ liệu với cácchức năng trong hộp thoại.- Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào FormatCells, nhấpchọn tab Alignment trong hộp thoại.- Text alignment+ Horizontal: Cho phép bạn xác định vị trí dữ liệu trong ô. 52
    • + General: Hiển thị tại vị trí mặc định trong ô, nhãn nằm bên tráiô, số nằm bên phải ô.+ Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô. Bạn có thể đặtkhoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cáchnhập thông số vào khung Indent kế bên.+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô.+ Right (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô. Bạn có thểđặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ôbằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên.+ Fill: Lặp lại các dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô.+ Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bênphải. Chức năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữliệu lớn hơn chiều rộng của ô.+ Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có 53
    • nghĩa là dữ liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theohàng trong khối ô đó. Các ô trong những cột không phải là cột đầuthì không được chứa dữ liệu. Các ô trong khối ô được chọ khôngđược hợp nhất.+ Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô. Bạn cóthể đặt trong khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phảivà bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kếbên.- Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng.+ Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô.+ Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô.+ Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô.+ Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng.+ Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu. 54
    • - Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left(Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khungHorizonbạnl và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical.- Orienbạntion+ Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô. Nhấpchuột vào nút đỏ đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưaxuống để quay dữ liệu ngược xuống.+ Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bànphím, số này tính theo độ.- Text Control+ Wrap: nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộngcủa cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng vàxuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter.+ Shrinhk to fit: tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao chothấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lạicột. Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự độngtăng theo đến kích cỡ qui định ban đầu.+ Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thànhmột ô.- Right- to- left 55
    • + Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang phảihoặc từ phải sang trái.- Chọn các kiểu định dạng thích hợp, nhấp Ok để áp dụng.1.3.3. Công cụ FormattingThanh công cụ Formatting chứa các lệnh dùng để điều khiển sựhiển thị của dữ liệu trong bảng tính của bạn. Bạn chỉ cần nhấpchọn các biểu tượng công cụ trên thanh công cụ để sử dụng nó.+ Font: Cho phép bạn chọn Font chữ.+ Font Size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ.+ Bold: Làm đậm chữ. 56
    • + Ibạnlic: Tạo chữ nghiêng+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ.+ Align Left: Căn trái.+ Center: Căn giữa.+ Align Right: Căn phải.+ Merge and Center: Dùng để canh giữa dữ liệu trên nhiều ô.+ Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ.+ Percenbạnge Style: Dùng để định dạng phần trăm.+ Comma Style: Dùng dấu phẩy để ngăn cách ba số.+ Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân.Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ.+ Decrease Decimal: Dùng để giảm số sau dấu chấm thập phân.Nghĩa là cho hiển thị ít số lẻ.+ Increase Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề trái nhấp mỗi lần làmột Tab.+ Decrease Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề phải nhấp mỗi lầnlà một Tab.+ Borders: Dùng để tạo đường viền cho khung nhấp vào hình tamgiác để có danh sách các đường.+ Fill Color (Brown): Dùng để tô màu nền (ô).+ Font Color: Dùng để tô màu chữ.+ Format Cell s: Dùng để bật hộp thoại Format Cells.1.3.4. Sử dụng công cụ Format PainterChương trình cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để chophép bạn sao chép các định dạng từ ô này đến ô khác. Điều nàygiúp bạn có thể tạo ra các ô có các định dạng như nhau một cách 57
    • nhanh chóng mà không cần phải qua các thao tác định dạng lại từđầu.- Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác.- Nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụSbạnndard.- Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng.- Nhấp vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ôcần sao chép định dạng này.1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tảChọn ô hay dãy ô cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu muốn kiểm tratoàn bộ bảng tính thì nhấp vào một ô bất kỳ.- Nhấp chọn biểu tượng Spelling trên thanh công cụ Sbạnndard.Khi bộ kiểm tra lỗi chính bạn nhận dạng một từ không có trong từđiển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn tronghộp thoại này. 58
    • Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác,trong hộp thoại Dictionary Language, nhấp chọn ngôn ngữ mà bạnmuốn thực hiện kiểm tra.1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặclựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.- Từ Menu Bar vào EditFind… hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F. 59
    • Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace vớicá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các thông tin cần tìmkiếm của mình.Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó 60
    • một cách dễ dàng.+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảngtính.+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Columntìm theo cột.+ Look in:Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phânbiệt chữ hoa và chữ thường.+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung FindWhat.+ Find All: Tìm kiếm tất cả.+ Find Next: Tìm từng mục một.+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.- Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.- Nhấp Close để đóng hộp thoại.1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệuLệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằngdữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn.- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặclựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế. 61
    • - Từ Menu Bar vào EditReplace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạnxác lập. 62
    • + Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảngtính+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columnstìm theo cột.+ Look in: Có ba chức năng sau:Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phânbiệt chữ hoa và chữ thường.+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung FindWhat và khung Replace with.+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.+ Find All: Tìm tất cả. 63
    • + Find Next: Tìm từng mục một.+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thaythế.- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.- Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế.Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữliệu mới hãy nhấp Find All hay .- Nhấp Close để đóng hộp thoại.1.5. Làm việc với các Cell1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùngTừ Menu Bar vào EditGoto…hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G. 64
    • Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thựchiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển. 65
    • + Reference: để bạn nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyểnđến.+ Special… : Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùngnhững tùy chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọnvới những xác lập theo ý muốn. Sử dụng những tùy chọn này hếtsức đơn giản, bạn chỉ việc đánh dấu vào tùy chọn cần áp dụngtrong hộp thoại. 66
    • + Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích.+ Consbạnnts: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tínhnhư: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím.+ Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ côngthức.+ Number: Chọn số – Text; Chọn chữ - Logicals; Chọn các giá trị- Logic; Chọn các ô chứa lỗi - Errors.+ Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống.+ Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính.+ Current array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng.+ Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng.+ Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọncột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước.+ Visible Cell s Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong mộtdãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu. 67
    • Nhấp OK để áp dụng tùy chọn đó sau khi đã thực hiện xong việclựa chọn.1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bảnTrước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cầnđịnh dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ôhiện hành.- Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format Cells, nhấpchọn Tab Number trong hộp thoại.- Khung Category chứa các kiểu định dạng cho ô hay các khối ô. 68
    • - General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếubạn soạn thảo bình thường hãy chọn kiểu này.- Number: Dùng để định dạng kiểu số. Nhấp chuột vào Number đểcó được các tùy chọn cho việc xác lập.+ Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vàomũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạncũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc khônglấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khungNegative numbers thay đổi các số lẻ.+ Nhấp chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy(,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc.+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hay dương, trongngoặc…- Curreney: định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạngnày kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vàotrước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm(.) 69
    • dùng để thể hiện số lẻ của các số.+ Decimal places: Lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bênđể tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhậpsố trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽthấy trong khung negative numbers thay đổi.+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vàomũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vịtiền tệ.+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hoặc dương, trongngoặc…- Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấuthập phân ở trong một cột. 70
    • + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vàomũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạncũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trongkhung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vàomũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vịtiền tệ.- Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng.+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượtkế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách nàymột kiểu hiển thị thích hợp.+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng nămtheo nước. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danhsách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn mộtkiểu hiển thị thích hợp.- Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây. 71
    • + Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bênđể kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này mộtkiều hiển thị thích hợp.+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước(Quốc gia). Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danhsách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn mộtkiểu hiển thị thích hợp.- Percenbạnge: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ôhiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Exceltự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phầntrăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phầntrăm theo sau.+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bênđể tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhậpsố trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ 72
    • thấy trong khung Negative numbers thay đổi.- Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thậpphân (phần số lẻ).+ Type: Chứa danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượtvà chọn một kiểu định dạng thích hợp.- Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấmthập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học).+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), nhấpvào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ,bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặckhông lấy số lẻ.- Text: Dùng để định dạng văn bản, khi bạn dùng định dạng Textnó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản.- Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị danh 73
    • sách và cơ sở dữ liệu.- Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyểnthanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toànbộ các kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Deleteđể xoá, nhấn OK để áp dụng. 74
    • 1.5.3. Địa chỉ ôĐịa chỉ tương đốiBạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tươngđối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3. Được sử dụng khi chúngbạn tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó. Khi bạnkéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cộttheo.Địa chỉ tuyệt đốiCó dạng: $Cột$DòngLà loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép côngthức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ.Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là:=$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính,địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau: 75
    • Địa chỉ hỗn hợpĐịa chỉ hỗn hợp có hai loại.Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng.Có dạng: $Cột DòngLà loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán sao chépcông thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thayđổi địa chỉ dòng.Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòngCó dạng: Cột$DòngLà loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, saochép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng màchỉ thay đổi địa chỉ cột. 76
    • 1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thứcChọn một ô cho công thức- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng- Di chuyển con trỏ đến ô cần tính, nhấp chuột, lập tức trên thanhcông thức xuất hiện địa chỉ của ô đó.Chọn một khối ô cho công thức:- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó.- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng.- Di chuyển con trỏ đến ô đầu của khối cần tính, nhấp chuột trái vàkéo xuống ô cuối của khối thả chuột, lập tức trên thanh công thứcxuất hiện địa chỉ của khối ô được chọn. Cách ghi trên thanh côngthức như sau A1:C3 có nghĩa chọn từ ô A1 đến ô C3. 77
    • Nếu bạn cần tính một ô hay một khối ô trong khối ô đã chọn, hãynhấp chọn trong khối ô đã chọn một cách bình thường.1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô- Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên.- Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức.- Nhập tên cho ô hay khối ô.- Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận.Chia cửa sổ- Kích hoạt bảng tính cần chia- Từ Menu Bar vào WindowSplitKhi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốnphần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảngtính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xemtừng phần riêng trong bảng tính. 78
    • Bỏ đường chiaBạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây:- Nhấp để kích hoạt trang bảng tính.- Chọn Menu WindowRemove SplitTạo chế độ Freeze- Nhấp chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng bạn chọn ô của 79
    • cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, vídụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng bạn sẽ chọn ô kếtthức phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặtđường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng bạn thu lại vẫn có thểbiết các số liệu bị lấp là của khác hàng nào.- Chọn Menu WindowFreeze Panes.Khi nhấp chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lênmàn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyểndữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trêngạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện trênmàn hình để bạn nhìn thấy được.Bỏ chế độ Freeze- Nhấp chọn một ô bất kỳ trong bảng tính.- Chọn Menu WindowUnFreeze Panes. 80
    • Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thểcuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính.1.5.6. Tạo chú thích- Chọn ô cần tạo chú thích+ Chọn InsertComment. 81
    • + Trên thanh công cụ Formula Auditing nhấp vào biểu tượng NewComment.+ Nhấp chuột phải tại ô cần tạo chú thích chọn lệnh InsertComment. 82
    • - Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn mộttrong các cách sau:+ Từ Menu Bar vào FormatComment…+ Nhấp chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụPicture.+ Nhấp chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh FormatComment.- Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hìnhmũi tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp đúp chuột để hiện hộp thoạiFont.Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Fonttrong các ô.1.6. Làm việc với biểu đồ1.6.1. Tạo biểu đồTạo nhanh bằng phím F11- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đềtheo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.- Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảngtính có tên Chart.Tạo biểu đồ bằng lệnh- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đềtheo dòng, cột và dữ liệu minh họa.- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thựcđơn Bar vào InsertChart… 83
    • Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard( ) trên thanh côngcụ Sbạnndard để mở hộp thoại Chart Winzard-Step of 4-ChartType.Tab Stanndard Types- Chart type: Trong khung này chứa danh sách các loại biểu đồ cósẵn mà chương trình cung cấp cho bạn.+ Column : Biểu đồ dạng cột.+ Bar : Biểu đồ dạng thanh.+ Line : Biểu đồ dạng đường kẻ.+ Pie : Biểu đồ dạng hình tròn.+ XY(Scatter) : Biểu đồ XY(phân tán). 84
    • + Area : Biểu đồ vùng.+ Doughnut : Biểu đồ hình vành khuyên.+ Radar : Biểu đồ hình ra da (theo tia).+ Surface : Biểu đồ mặt dạng 3- D.+ Bubble : Biểu đồ dạng các hình tròn.+ Stock : Biểu đồ dạng hình cột.+ Cylinder : Biểu đồ dạng hình trụ 3- D.+ Cone : Biểu đồ dạng hình chóp trụ 3- D.+ Pyramid : Biểu đồ dạng hình chóp 3- D.- Chart Sub- type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danhmục.- Press and Hold to View Sample: Cho phép bạn xem trước kếtquả.Tab Custom TypesKhi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn SbạnndardTypes và chuyển qua nhãn Custom Types, ở đây bạn có thể chọncác thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Font chữ cho biểu đồ.Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục côngviệc tạo biểu đồ.- Sau nhấp Next. 85
    • + Tab Data RangeData Range: Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiệnở khung Data Range.+ Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng haycột+ Tab Series:Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hainút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, đểtham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, vànội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series, 86
    • bạn có thể giới hạn lại các ô này.Category (X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển thịlên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết địnhnhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.Chú ý: Bạn có thể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vàonút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồthị nửa, hãy nhấp Cancel để huỷ bỏ.- Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện:Tab Titles+ Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.+ Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X+ Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y.Tab Axes 87
    • + Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa cho hiểnthị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.+ Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị cácnhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị.Tab Gridlines+ Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị cácđường gạch đứng.+ Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đườnggạch ngang. 88
    • Tab Legend+ Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú 89
    • thích.+ Bottom: Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ.+ Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ.+ Top: Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ.+ Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ.+ Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ.Tab Data LabelsLabel contains:+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiểnthị chữ của dòng đầu trong cột số.+ Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phéphiển thị chữ trong cột đầu.+ Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giátrị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ. 90
    • Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khungLabel Conbạnins chọn hai chức năng trở lên.Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thịmàu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.Tab Data TableShow Data Table: Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trịtham gia vào lập nên biểu đồ.Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trongbiểu đồ.Chọn xong các chức năng thích hợp, nhấp Next để tiếp tục.- Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình. 91
    • Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ vớihai chức năng sau:+ As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới vànhập tên vào khung màu trắng kế bên.+ As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiệnhành và chọn bảng tính ở khung kế bên.- Nhấp nút Finish trong hộp thoại để tạo biểu đồ.1.6.2. Định dạng biểu đồĐiều chỉnh kích thước các thành phần- Chọn đối tượng cần di chuyển.- Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đi nơi khác, thả chuột.- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong củabiểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền củanền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái kéođể điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộngbằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ đểchọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa vàkéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyểntheo biểu đồ.Định dạng tiêu đề của biểu đồ 92
    • - Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ.- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn mộttrong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Title…- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểuđồ. Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.Tab PattemĐịnh dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có cácchức năng sau:- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêuđề.- Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định. 93
    • - None: Không tạo đường viền.- Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năngsau:+ Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Nhấp vào mũi tênhình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấpchọn một kiểu đường viền thích hợp.+ Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Nhấp vào mũitên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màuthích hợp.+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đườngviền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách cáckiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạtthích hợp.- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề.- Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả.- Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.- Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theomặc định là màu trắng.- Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề.- Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý.Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nềncó sẵn trong hộp thoại này.Tab FontĐịnh dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năngkhác có trong hộp thoại) cho tiêu đề. 94
    • Tab AlignmentNhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và cácchức năng khác) cho tiêu đề. 95
    • - Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng1.6.3. Định dạng biểu đồĐịnh dạng các cột của biểu đồ.- Nhấp chọn cột của biểu đồ.- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn mộttrong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Series…- Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó. 96
    • Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểuđồ.Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bêncủa biểu đồ, có hai chức năng sau:Primary Axis: hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bêntrái của biểu đồ.Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo haigiá trị ở hai bên của biểu đồ.Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tựtrong phần tạo biểu đồ.Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chứcnăng sau:Move Up: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống mộthàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cộtcũng đổi theo. 97
    • Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới(mỗi lần chỉxuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổicác cột cũng đổi theo.Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữacác nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau:Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trongnhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ - 100 đến 100.Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trongbiểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500.Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng dữ liệu trên các trụcNhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ.Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằmngang, chọn một trong hai cách sau.- Từ Menu Bar vào FormatSelected Axis…- Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó.Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 2.120).Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Linesvà các chức năng khác.Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái haybên phải của biểu đồ và các chức năng khác.Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu.Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằmngang.Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cáchchữ với trục và xoay chữ. 98
    • Chọn các chức năng xong nhấp Ok để áp dụng.Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức.Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ.Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu.- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Labels… Hoặc di chuyểnchuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi. Hộp thoại Format DataLabels xuất hiện (hình 2.121).Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cộttrong biểu đồTab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột củabiểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạngchữ xoay… 99
    • Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất.Định dạng các đường gióng trong biểu đồ.- Nhấp chọn đường gióng.- Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng bằngcách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó. Khi đóhộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 2-122).Tab Patterns: định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đườnggióng.Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểuđồ ngược hay thuận… Với các chức năng sau.Minimum: chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục. 100
    • Maximum: chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục.Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục toạ độ .Category (X) Axis: chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc.Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này, có nghĩa số tại gốctoạ độ được tính bằng 1 và đến đường gióng kế tiếp thì thêm số 0vào sau.Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bịđảo ngược và tăng lên theo số trong chức năng Major Unit.Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chứcnăng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các số liệu nhưcũ.- Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng bảng chú thích 101
    • - Nhấp chọn bảng chú thích.- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọnmột trong các các sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Legend…- Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào đó. Hộpthoại Format Legend xuất hiện.Tab Patterns: định dạng đường viền bao quanh bảng chú thíchtrong biểu đồ.Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích.Tab Placement: định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ.- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng nền ngoài của biểu đồ. 102
    • - Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn.- Bật hộp thoại Format Chart Area để định dạng nền ngoài củabiểu đồ, chọn một trong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Area…- Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó.Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện.Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền ngoài củabiểu đồ.Tab Font: định dạng Font chữ cho toàn bộ biểu đồ bất kỳ nơi nàotrên biểu đồ.- Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng nền trong của biểu đồ.- Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn. 103
    • - Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểuđồ, chọn một trong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Plot Area…- Di chuyển chuột vào khoảng trống của nền trong và nhấp đôi vàođó. Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện.Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màunền trong của biểu đồ.- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ.- Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó.- Từ Menu Bar vào ChartSource Data… hộp thoại Source Dataxuất hiện. 104
    • Tab Data Range+ Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từkhung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lậpnên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhậplại các địa chỉ ô.+ Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dònghay cột.Tab Series 105
    • + Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add vàRemove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vàotính toán lập nên biểu đồ.+ Name: thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nộidung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.+ Values: thay đổi khối ô (khối ô này là chứa số tham gia vào tínhtoán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn cóthể giới hạn lại các ô này.+ Category (X) Axis Labels: thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiểnthị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi đểquyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.1.7. Kiểu dữ liệu1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản 106
    • Kiểu chuỗiKiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z vàcác phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệutrên bàn phím.Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thànhphần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự độngchuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trongcặp dấu nháy kép (" ").Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thểđịnh dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu?: Canh trái dữ liệu trong ô": Canh phải dữ liệu trong ô^: Canh giữa dữ liệu trong ô: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu.Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vàotrong Menu Bar vào ToolsOptions, chọn nhãn Transition trướckhi sử dụng kiểu dữ liệu này. 107
    • Kiểu ngày thángKiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phútgiây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sựlựa chọ của chúng bạnChọn cách thể hiện ngày thángChọn ô cần thao tácTừ Menu Bar vào FormatCells… chọn Tab Number. 108
    • Trong khung Category chọn chức năng DateNhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách vàchọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác.Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.Chọn cách thể hiện giờNhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tựnhư chọn ngày tháng. 109
    • Một số dạng thể hiện.Thể hiện của ngày thángm/d/yyd- mmm- yyd- mmmmmmm- yyThể hiện của giờ phút giâyh:mm AM/PMh:mm:ss AM/PMh:mmh:mm:ss 110
    • m/d/yy h:mmKiểu dữ liệu FormulaKiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng(=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử(số học, luận lý, quan hệ).Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏqua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thứcchứ không hiển thị công thức.Kiểu số họcKiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệunhư + , - , * , (), ., =, $, %.Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài củasố lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểukhoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạnchỉ cần nới rộng ô.1.7.2. MảngBạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kếcông thức vốn cho ra nhiều kết quả.Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khácnhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quảkhác nhau.Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lýhoặc giá trị lỗi.+ Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thậpphân hay số kỹ thuật.+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.+ Giá trị luận lý là Ture hoặc False.Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $... 111
    • Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thểhiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9)Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau.1.7.3. Các phép toánDữ liệu chuỗiDữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toánquan hệ và phép toán nối chuỗi.= Bằng< Nhỏ hơn<= Nhỏ hơn hoặc bằng> Lớn hơn>= Lớn hơn hoặc bằng<> Khác nhauThực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trịTRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE.Dữ liệu số họcDữ liệu số cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán: Toánhọc, luận lý, và quan hệ.Toán tử số học có các ký hiệu+ Phép cộng- Phép trừ* Phép nhân/ Phép chia% Phần trăm^ Số mũ 112
    • Toán tử NOTSố 0 mang giá trị True và các số khác 0 mang giá trị False. Tại ôA5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1. Tại ô B5 bạn gõ công thức:NOT(A5) rồi nhấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại (hình3.4).Toán tử ANDBạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1 ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vàocông thức: =IF(AND(A5=1,B5=1) ,TRUE, FALSE), sau đó bạn nhấpEnter, rồi kéo Fillhand cho ô còn lại:Toán tử ORVới bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 vànhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE, FALSE), nhậpxong nhấn Enter. 113
    • Toán tử quan hệ có các ký hiệu= Bằng< Nhỏ hơn<= Nhỏ hơn hoặc bằng> Lớn hơn>= Lớn hơn hoặc bằng<> Khác nhauThực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị làTRUE, ngược lại nếu sai cho giá trị là FALSE.Độ ưu tiên của các toán tửTrong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện 114
    • trước. Các toán tử có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thựchiện từ trái qua phải. Toán tử Độ ưu tiên () 1 (cao nhất) ^ 2 * và / 3 + và - 4 =, <, <=, >, >=, <> và NOT, AND, 5 (thấp nhất) ORDữ liệu ngày thángBạn có thể sử dụng các phép toán số học (cộng và trừ) và các phéptoán tử quan hệ.Ví dụ: Bảng tính trên cột A và B là những dữ liệu được nhập từ bànphím. Trước khi thực hiện công thức hãy chọn kiểu hiển thị cho ô đó.Ô A1 và B1 chọn kiểu hiển thị Ngày/ Tháng/Năm (trong hộp thoại là:14/3/2001, Vietnamese, Date).Ô A2, B2 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:14/march/2001, Vietnamese, Date).Ô A3, B3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:14/Mar/01, Vietnamese, Date).Ô C1,C2, C3 chọn kiểu hiển thị số (trong hộp thoại là: - 1234,Number).Ô D1,D2,D3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm.Công thức ô C1 =B1- A1 115
    • Công thức ô C2 =B2- A2Công thức ô C3 =B3- A3Công thức ô D1 =A1+ 5Công thức ô D2 =B2+ 5Công thức ô D1 =A3+ 5Công thức ô E1 =A1<B1Công thức ô E2 =A2>B2Công thức ô E3 =A3=B3.Chú ý: Muốn cho ô hay khối ô hiển thị số bình thường hãy nhấnCtrl+ Shift+ ~.1.8. Công thức và hàm1.8.1. Công thứcMột công thức luôn có dạng tổng quát như sau:= (Công thức).- Công thức chỉ gồm các số: Loại công thức này gồm các toán tửvà toán hạng- Công thức chỉ có các địa chỉ ô: Loại công thức này gồm các toántử và các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng.- Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồmcác toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số.- Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàmtrong Excel. 116
    • - Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức nàybao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ.1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong ExcelHàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thựchiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trìnhtính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đápứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp choriêng mình.Các nhóm hàm trong Excel- Nhóm hàm Financial (tài chính): Nhóm hàm này cung cấp chobạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư,tính tiền lợi nhuận.- Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian): Nhóm hàmnày cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữahai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số…- Nhóm hàm Math & Trig (toán học và lượng giác): Nhóm hàmnày cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹthuật căn bản.Nhóm hàm Sbạntistical (thống kê): Nhóm hàm này cung cấp chobạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất…- Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu):Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tínhnhư: trả về số cột của một tham chiếu…- Nhóm hàm DaTabase (cơ sở dữ liệu): Nhóm hàm này cung cấpcho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ sở dữ liệuchẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu…- Nhóm hàm Text (văn bản): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn cáchàm nhằm quản lý văn bản.- Nhóm hàm Logical (luận lý): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn 117
    • các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựatrên những điều kiện của bảng tính.- Nhóm hàm Information (thông tin): Nhóm hàm này cung cấp chobạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trongbảng tính.Cấu trúc chung của hàmCú pháp:= Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …, đối số n)Các thành phần trong hàm:- Dấu (=): Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằngExcel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gìcả.- Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàmđó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thựchiện đúng hàm cần dùng.- Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nóphải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng.- Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặckhối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng cáchàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau,trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau.- Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm.Hộp thoại chứa các hàmĐể sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàmvà các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function.- Từ thực đơn Bar vào Insert Function… 118
    • Hộp thoại Insert Function xuất hiện.Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select afunction để xuất hiện danh sách các nhóm hàm. 119
    • Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàmđược chọn trong khung Or Select a function.Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin vềhàm được đánh dấu trong khung Select a function.Nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng củahàm.- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoạiFunction Arguments hiện lên. 120
    • - Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm.Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãynhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhậpcác thông số bình thường.Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiệntính toán.Chú ý: Bạn có thể bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách nhấpvào biểu tượng fx trên thanh công thức.Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tínhHiện các công thức được sử dụng trong bảng tính- Chọn Menu ToolFormabạnuditingFormula Auditing Mode.- Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năngFormula Auditing mode một lần nữa.Hiển thị các đường chỉ dẫn 121
    • - Chọn ô có công thức- Chọn Menu Tool Formula Auditing Trace PrecedentsDùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Nhấpchọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents.Trong ô D1 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A1 và A2Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A2 và C2Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3Bỏ các đường dẫnNhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditingkích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hay chọn lệnhRemove Precedent Arrows từ Menu ToolFormula Auditing1.8.3. Các hàm cơ bảnNhóm hàm ngày tháng- DateHàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng vớingày tháng năm nhập vào.Cú pháp:=DATE(Year, Month, Day)Giải thích:Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999.Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tựđổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quyđổi và số tháng trong năm.Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trongtháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng,và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong 122
    • tháng.DATEVALUEHàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứtự 1, ngày 2/1/1900 là ngày số thứ 2…, ngày 1/2/1900 là ngày thứ32) của chuỗi ngày đã nhập.Cú pháp:=DATEVALUE(Date_text)Giải thích:Date_text: Là chuỗi ngày tháng muốn chuyển thành số thứ tự.Bạn có thể nhập thử vào ngày 17/07/2006 là ngày thứ bao nhiêuứng với hàm trên.- DAYTrả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số cóthể là một chuỗi văn bản chẳng hạn: "4- 5- 03" hoặc "15- Apr-1995", Excel sẽ tự động chuyển thành dữ liệu ngày tháng năm.Cú pháp:=DAY(Serial_number)Giải thích:Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hayvăn bản trong cặp dấu ngoặc.- DAYS360Hàm này trả về ngày giữa hai ngày cho trước dựa trên một năm là360 ngày. Nó được sử dụng cho hệ thống kế toán dựa trên 12tháng mỗi tháng có 30 ngày.Cú pháp:=DAYS360(Sbạnrt_date, End_date, Method) 123
    • Giải thích:Sbạnrt_date: Mốc thời gian đầu.End_date: Mốc thời gian cuối muốn tính toán.Nếu mốc thời gian đầu lớn hơn mốc thời gian cuối thì Excel cho ragiá trị âm.Method: Là đối số Logic có hai giá trị FALSE và TRUE cho biếthàm sẽ được tính toán theo phương pháp nào.+ Nếu nhập giá trị FALSE hay bỏ trống, hàm sẽ tính toán theophương pháp Mỹ.+ Nếu nhập giá trị TRUE, hàm sẽ tính toán theo phương pháp châuÂu.- HOURHàm này có tác dụng trả về giá trị giờ.Cú pháp:=HOUR(Serial_number)Giải thích:Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.- MINUTEHàm này có tác dụng trả về giá trị phút.Cú pháp:=MUNITE(Serial_number)Giải thích:Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. 124
    • - MONTHHàm này trả về giá trị tháng của dữ liệu loại ngày tháng nămCú pháp:=MONTH(Serial_number)Giải thích:Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.- NOWHàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống máy tại vị trí ôhiện hành.Cú pháp:=NOW(). Hàm này không có đối số.- SECONDHàm này trả về giá trị giây tại ô hiện hànhCú pháp:=SECOND(Serial_number)Giải thích:Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút,giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào.- TIMEHàm này trả về giá trị giờ phút giây tại ô hiện hành, với các giá trịđược nhập trong những đối của hàm.Cú pháp:=TIME(Hour, Munite. Second)Giải thích: 125
    • - HOURGiá trị chỉ giờ.Cú pháp:Hour()- MINUTELà giá trị chỉ phút. Nếu số này lớn hơn 60 thì Excel sẽ tự độngchuyển đổi 60 phút =1 giờ. Kết quả trả về là giá trị số chỉ giờ + sốgiờ đã quy đổi và giá trị số phút sau khi đổi.Cú pháp:Minute()- SECONDLà giá trị chỉ giây. Nếu số này lớn hơn 60 Excel sẽ tự động chuyểnđổi 60 giây=1 phút. Kết quả trả về là giá trị số chỉ phút + số phútđã quy đổi và giá trị số giây sau khi đổi.Cú pháp:Second()- TIMEVALUEHàm này trả về giá trị số thập phân, với giá trị giờ phút giây đượcnhập vào đối của hàm.Cú pháp:=TIMEVALUE(Time_Text)Giải thích:Time_Text: Là giá trị giờ phút giây để quy đổi thành dạng số thậpphân.- TODAY 126
    • Hàm này trả về giá trị ngày tháng năm hiện hành tại ô được kíchhoạt. Nhưng chỉ cho biết ngày tháng năm không hiệ giờ phút giây.Cú pháp:=TODAY() Hàm này không có đối số.- WEEKDAYHàm này trả về giá trị thứ trong tuần (số nguyên) tại ô hiện hành củadữ liệu được nhập vào là loại ngày tháng năm.Cú pháp:=WEEKDAY(Serial_number, Return_type)Giải thích:Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi vănbản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03"hoặc "29- Apr- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyểnsang dạng ngày tháng năm.Return_type: Đối này quyết định cách biểu diễn kết quả, có ba giátrị 1, 2 và 3 để biểu diễn kết quả như sau:Nếu nhập vào giá trị số 1 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 alfchủ nhật, số 2 là thứ hai… số 7 là thứ bảy.Nếu nhập vào giá trị số 2 cho đối Return_type: Excel quy định số1 là thứ hai, số 2 là thứ ba… số 7 là chủ nhật.Nếu nhập vào giá trị số 3 cho đối Return_type: Excel quy định số0 là thứ hai, số 1 là thứ ba… số 6 là chủ nhật.Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là giá trị số 1.- YEARHàm này trả về giá trị năm, tại ô hiện hành của loại dữ liệu là ngàytháng năm.Cú pháp: 127
    • =YEAR(Serial_number)Giải thích:Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi vănbản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "9- 15- 03"hoặc "15- Sep- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sangdạng ngày tháng năm.Nhóm hàm cơ sở dữ liệu- DAVERAGETính trung bình cộng của những mẫu tin thoả điều kiện trên cộtkhai báo trong cơ sở dữ liệu.Cú pháp:=DAVERAGE(DaTabase, Field, Criteria)Giải thích:DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trungbình.Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác địnhnhững giá trị trong trường cần tính trung bình.- DCOUNTĐếm số các ô thoả tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.Cú pháp:=DCOUNT(DaTabase, Field, Criteria)Giải thích:DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm.Nếu không chọn đối số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu. 128
    • Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác địnhtrường không trống trong khi đếm.- DMAXCó tác dụng lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tindữ liệu.Cú pháp:=DMAX(DaTabase, Field, Crieria)Giải thích:DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốntìm giá trị lớn nhất.Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác địnhràng buộc trên những mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất.- DMINCó tác dụng lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tindữ liệu.Cú pháp:=DMIN(DaTabase, Field, Criteria)Giải thích:DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốntìm giá trị nhỏ nhất.Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác địnhmấu tin cần tìm giá trị nhỏ nhất.- DSUMLấy tổng các số trong cột thoả mãn những tiêu chuẩn đã cho. 129
    • Cú pháp:=DSUM(DaTabase, Field, Criteria)Giải thích:DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốntìm giá trị nhỏ nhất.Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác địnhmấu tin cần tính.Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu- HLOOKUPHàm này có công dụng là tìm trong hàng trên cùng của bảng và trả vềmột giá trị trong hàng trên cùng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giátrị được trả về thoả mãn điều kiện.Cú pháp:= HLOOKUOP ( lookup_value, Table_array, Row_ index_num ,Range_lookup)Giải thích:Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.Table_array: Là mảng, tên, dãy hay vùng để tìm kiếm thông tin.Row_index_num: Thứ tự của hàng cần tìmRange_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết địnhhàm sẽ so chính xác hay tương đối với đối số Lookup_value.Nếu Range_lookup=1 (TRUE): So tương đối.Nếu Range_lookup=0 (FALSE): So chính xác.Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup =1. 130
    • - INDEXHàm INDEX có hai chức năng: Chức năng mảng và chức năngtham chiếu ô.Cú pháp:=INDEX(Array, Row_num, Column_num)Giải thích:Array: Là mảng được xác định trước.Row_num: Số hàng trong mảng.Column_num: Số cột trong mảng.Chức năng tham chiếuDùng để tìm phần tử trong địa chỉ ô hay dãy ô tại dòng và cột bạnqui định, kết quả trả về là nội dung hay địa chỉ ô của ô trong bảng.Cú pháp:=INDEX (Reference, Row_num, Column_num, Area_num)Giải thích:Reference: Là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực (Area) nội dungkhu vực có thể là các con số, chuỗi, công thức.Row_num: Số hàng trong bảng.Column_num: Số cột trong bảng.Area_num: Đối số này dùng để nhận diện từng khu vực, chẳng hạnsố 1 là khu vực đầu…- MATCHHàm này trả về vị trí của giá trị thoả mãn điều kiện cho trước.Cú pháp:=MATCH(Lookup_valua, Lookup_array, Match_type) 131
    • Giải thích:Lookup_valua: Là giá trị để tìm trong bảng cho trước.Lookup_array: Là bảng giới hạn để tìm giá trị.Match_type: Là đối sẽ nhận một trong ba giá trị 1, 0, và -1, nó quyếtđịnh so sánh đối Lookup_valua như thế nào.Nếu Match_tyoe = -1: Tìm (tìm trong bảng) số lớn hơn gần nhấthay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắpxếp theo thứ tự giảm dần.Nếu Match_type = 0: Tìm (tìm trong bảng) số bằng số đã cho.Nếu Match_type = 1: Tìm (tìm trong bảng) số nhỏ hơn gần nhấthay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắpxếp theo thứ tự tăng dần.Nếu bỏ qua đối này, Excel hiểu Match_type = 1.- VLOOKUPHàm này thực hiện tìm giá trị được chỉ định trong đốiLookup_value, và tìm ở cột đầu tiên trong bảng cho trước. Kết quảlà giao của hàng vừa tìm đó với cột chỉ định trong đốiCol_index_num.Cú pháp:=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num,Range_lookup)Giải thích:Lookup_value: Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giớihạn.Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.Col_index_num: Số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kếtquả. 132
    • Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết địnhso chính xác hay so tương đổi với bảng giới hạn.Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối.Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác.Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1.Hàm toán học- ABSHàm này lấy giá tị tuyệt đối của một số và cho kết quả tại ô hiệnhành.Cú pháp:=ABS(Number)Giải thích:Number: Là số hay địa chỉ ô cần lấy giá trị tuyệt đối.- CEILINGLàm tròn một số theo hướng tăng đến số gần nhất hay một bội sốgần nhất của một số có nghĩa.Cú pháp:=CEILING(Number, Significance)Giải thích:Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả vềsố) muốn làm tròn.Significance: Là giá trị bội số mà bạn muốn làm tròn.- COMBINHàm này trả về số tổ hợp của một số đối tượng tuỳ theo con sốcủa mỗi lần chọn. 133
    • Cú pháp:=COMBIN(Number, Significance)Giải thích:Number: Số đối tượng tham gia vào tính tổ hợp.Significance: Số đối tượng cho mỗi lần chọn trong tổ hợp.- EVENHàm này có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất.Cú pháp:=EVEN(Number)Giải thích:Number: Là giá trị số muốn làm tròn.- EXPTính toán giá trị hàm mũ của cơ số e (khoảng 2.71828183) đượcnâng lên luỹ thừa đã định. Hàm này là nghịch đảo của hàm LN.Cú pháp:=EXP(Number)Giải thích:Number: Là số muốn biểu diễn tới cơ số e.- FACTHàm này tính giai thừa của một số.Cú pháp:=FACT(Number)Giải thích:Number: Là số cần tính giai thừa. 134
    • - FLOORHàm này làm tròn xuống bội số đã cho gần nhất và tiến đến 0Cú pháp:=FLOOR(Number, Significance)Giải thích:Number: Là số bạn muốn làm tròn.Significance: Là bội số muốn làm tròn đến.- INTHàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nó làmtròn xuống của số thực đóCú pháp:=INT(Number)Giải thích:Number: Là số cần làm tròn.- LNTrả về Lôgarit tự nhiên của một số dương. Các số lôgarit tự nhiên thìdựa vào hằng số dư (2.71828182845904).Cú pháp:=LN(Number)Giải thích:Number: Là số thực dương bạn muốn tính Lôgarit tự nhiên.- LOGTrả về Logarit của một số dương theo cơ số đã định.Cú pháp: 135
    • =LOG(Number, base)Giải thích:Number: Số thực dương muốn tính Lôgarit.Base: Cơ số, nếu bỏ qua thì Excel sẽ hiểu là cơ số 10.- LOG10Hàm này trả về Logarit của một số dương theo cơ số 10Cú pháp:=LOG10(Number)Giải thích:Number: Là số thực dương muốn tìm Lôgarit.- MDETERMTìm định thức của ma trận vuông.Cú pháp:=MDETERM(Array)Giải thích:Array: Là một mảng hay truy cập bằng địa chỉ các ô trong bảngtính.- MINVERSEHàm này trả lại ma trận ngược với ma trận đã cho.Cú pháp:=MINVERSE(Array)Giải thích:Array: Là một mảng trong hàm hay địa chỉ các ô trong bảng tính.- MOD 136
    • Hàm này trả về phần dư của phép chia.Cú pháp:=MOD(Number, Divisor)Giải thích:Number: Số bị chia.Divior: Số chia (phải khác 0, nếu là số 0 Excel báo lỗi).- SQRTHàm này có tác dụng tính căn bậc hai của một số.Cú pháp:=SQRT(Number)Giải thích:Number: Là số dương lớn hơn 0 cần tính căn bậc hai, nếu số này làsố âm hàm trả về lỗi.- SUMHàm này trả về tổng của một chuỗi số.Cú pháp:=SUM(Number1, Number2,…)Giải thích:Number1, Number2,… có thể là những giá trị số, công thức, địachỉ ô hay dãy ô… trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số.- SUMIFHàm này trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoảđiều kiện.Cú pháp: 137
    • =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)Giải thích:Range: Là dãy ô để thực hiện việc kiểm tra theo tiêu chuẩn nào đó.Criteria: Là một số, biểu thức hay chuỗi để xác định cái nào cần tínhtổng và đối này dựa trên đối Range để kiểm tra.Sum_range: Dãy ô được tính tổng.- SUMPRODUCTHàm này có tác dụng nhân hai dãy số rồi cộng từng kết quả lại vớinhau.Cú pháp:=SUMPRODUCT(Array1, Array2, …)Giải thích:Array1, Array2, … Là các dãy số và trong hàm này có thể sử dụngđến 30 dãy số khác nhau.- SUMSQHàm này có tác dụng tính tổng các số mà trong đó từng đối số đãđược bình phương.Cú pháp:=SUMSQ(Number1, Number2, …)Giải thích:Number1, Number2, … Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối.Một số hàm thống kê- AVERAGEHàm này trả về giá trị trung bình cộng của các số. 138
    • Cú pháp:=AVERAGE(Number1, Number2, …)Giải thích:Number1, Number2, … Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức.Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối.- COUNTĐếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còncác kiểu dữ liệu khác không đếm.Cú pháp:=COUNT(Value1, Value2, …)Giải thích:Value1, Value2, … Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,công thức. Trong hàm này bạn sử dụng tối đa là 30 đối số.- COUTAĐếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ.Cú pháp:=COUNTA(Value1, Value2, …)Giải thích:Value1, Value2, …Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,công thức.- MAXHàm này trả về giá trị lớn nhất của các số.Cú pháp:=MAX(Number1, Number2, …)Giải thích: 139
    • Number1, Number2, … Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,công thức.- MINHàm này trả về giá trị nhỏ nhất của các số.Cú pháp:=MIN(Number1, Number2, …)Giải thích:Number1, Number2, … Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,công thức.- MODEHàm này trả về số nào xuất hiện nhiều nhất trong dãy số đã cho.Nếu trong dãy số không có số nào xuất hiện lần thứ hai thì hàm sẽtrả về thông báo lỗi.Cú pháp:=MODE(Number1, Number2, …)Giải thích:Number1, Number2, … Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô,công thức.- RANKHàm này trả về thứ hạng của một số trong dãy ô cho trước.Cú pháp:=RANK(Number, Ref, Order)Giải thích:Number: Là số muốn xem thứ hạng.Ref: Một mảng, địa chỉ ô hay dãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng. 140
    • Order: Đối này có giá trị số 0 và 1, qui định cách xếp thứ hạng.Nếu Order=1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đếnlớn.Nếu Order=0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đếnnhỏ.Nếu bỏ qua đối này thì Excel sẽ hiểu Order = 0.Nhóm hàm xử lý chuỗi- LEFTHàm này trả về số ký tự bên trái của chuỗi cho trước ở đối Text.Cú pháp:=LEFT(Text, Num_chars)Giải thích:Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).- LENHàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng đượcxem như một ký tự.Cú pháp:=LEN(Text)Giải thích:Text: Là chuỗi văn bản cần tính chiều dài.- LOWERHàm này có tác dụng chuyển tất cả các chữ hoa thành chữ thường.Cú pháp: 141
    • =LOWER(Text)Giải thích:Text: Là chuỗi cần chuyển đổi thành chữ thường.- MIDHàm này có công dụng chọn và lấy ra các ký tự trong chuỗi chotrước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Sbạnrt_num và tiếptục lấy ký tự kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đốiNum_chars thì kết thúc.Cú pháp:=MID(Text, Sbạnrt_num, Num_chars)Giải thích:Text: Là chuỗi để lấy các ký tự.Sbạnrt_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự.Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra.- PROPERHàm này có tác dụng chuyển chuỗi bất kỳ sang dạng các chữ cáiđầu trong một từ thành chữ hoa.Cú pháp:=PROPER(Text)Giải thích:Text: Là chuỗi văn bản cần chỉnh sửa.- REPTHàm này trả về chuỗi ký tự được lặp nhiều lần.Cú pháp:=REPT(Text, Number_times) 142
    • Giải thích:Text: là chuỗi ký tự muốn lặp lạiNumber_times: Là số lần lặp của chuỗi Text.Ví dụ:Bạn muốn có 20 dấu chấm liền nhau mà không phải gõ từng dấumột, bạn nhấp vào ô cần thêm các dấu chấm và gõ vào công thứcsau:= Rept(".",20)- RIGHTHàm này tương tự hàm LEFT nhưng nó lấy ký tự bên phải củachuỗi ký tự.Hàm RIGHT trả về số ký tự.Cú pháp:=RIGHT(Text, Num_chars)Giải thích:Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).- TEXTHàm này chuyển kiểu dữ liệu số hay ngày tháng thành kiểu dữ liệuchuỗi theo một định dạng cho trước.Cú pháp:=TEXT(Value, Format_text)Giải thích:Value: Là giá trị số, tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số.Format_text: Đối này dùng để xác định chuỗi kết quả hiển thị như 143
    • thế nào? Có thể dùng các ký hiệu để định dạng cho chuỗi.- UPPERHàm này chuyển chuỗi văn bản bất kỳ thành chuỗi hoa.Cú pháp:=UPPER(Text)Giải thích:Text: Là chuỗi văn bản hay tham chiếu ô chứa chuỗi văn bản cầnchuyển thành chữ hoa.- VALUEHàm này chuyển chuỗi số thành giá trị số.Cú pháp:=VALUE(Text)Trong đó:Text: Là chuỗi số muốn chuyển sang dạng giá trị số.Nhóm hàm luận lý- ANDHàm này trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng với điềukiện, ngược lại chỉ cần một đối số sai thì hàm sẽ trả về FALSE.Cú pháp:=AND(Logical1, Logical2, …)Giải thích:Logical1, Logical2, …Là các đối số biểu diễn từng điều kiện bạncó thể sử dụng tối đa 30 đối.- FALSE 144
    • Hàm này trả về giá trị FALSE, bạn có thể thay thế bằng cách nhậpgiá trị này bằng bàn phím.Cú pháp:=FALSE() hàm này không có đối số.- IFHàm này dùng để lựa chọn một trong hai, kiểm tra điều kiện ở đốiLogical_test nếu đúng thì trả về đối Value_if_true, ngược lại saitrả về đối Value_if_false.Cú pháp:=IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)Giải thích:Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ, điều kiện này phải trảvề TRUE hay =1 hoặc FALSE hay =0.Value_if_true: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm trađiều kiện ở đối Logical_test là đúng (TRUE hay =1).Value_if_false: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm trađiều kiện ở đối Logical_test là sai (FALSE hay =0).- NOTHàm NOT lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nó trảvề kết quả một giá trị Logic TRUE=1 (đúng) hoặc FALSE=0 (sai).Cú pháp:=NOT(Logical)Giải thích:Logical: Là giá trị biểu thức luận lý bất kỳ có thể đánh giá TRUEhay FALSE.- OR 145
    • Hàm OR trả về hai giá trị là TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cầnmột đối đúng trả về TRUE, tất cả các đối đều sai trả về FALSE.Cú pháp:=OR(Logical1, Logical2, …)Giải thích:Logical1, Logical2, … Là một số hay một điều kiện nào đó có thểlà TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này bạn có thể sử dụng đến 30đối.- TRUEHàm này trả về trị TRUE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giátrị này từ bàn phím.Cú pháp:=TRUE() Hàm này không có đối số.Nhóm hàm thông tin- CELLHàm này trả về thông tin của ô được chọn như: sự định dạng, vị tríhay nội dung…Cú pháp:=CELL (Info_Type, Reference)Giải thích:Info_Type: Đối này chứa một trong những chức năng và nhữngchức năng này được viết dưới dạng Text, hay tham chiếu ô chứachức năng. Tên chức năng ý nghĩa Address Trả về tham chiếu ô tuyệt đối. 146
    • Col Trả về số cột của đối Reference. Color Trả về 1: nếu màu định rõ cho số âm ngược lại trả về 0. Contents Trả về nội dung của ô trái trên, đây là giá trị không có bất kỳ xác lập nào. Filename Trả về đường dẫn và tên tập tin của bảng tính chứa ô cần tính. Format Trả về ký hiệu định dạng của ô được chọn. Nếu tập tin này chưa lưu hàm trả về giá trị 0. Parenthesis Trả về 1: nếu ô được định dạng với dấu ngoặc cho số dương, ngược lại trả về số 0. Prefix Trả về một ký hiệu để định dạng cho ô. Protect Trả về giá trị 1 nếu ô bị khoá, 0 nếu ô bị khoá. Row Trả về số hàng của đối Reference. Type Trả về ký hiệu mô tả loại ô:b chỉ ô đó là ô trắng, 1 là nhãn hay chuỗi ký tự, v là giá trị. Width Trả về chiều rộng của cột tính theo ký tự.Reference: Là tham chiếu ô muốn biết thông tin, nếu bỏ qua đốinày, Excel sẽ tham chiếu đến ô chứa hàm.- ERROR.TYPETrả về giá trị lỗi để định rõ dạng lỗi đang được đánh giá. 147
    • Cú pháp:=ERROR.TYPE(Error_val)Giải thích:Trong đó Error_val: Là giá trị lỗi. Giá trị lỗi Kết quả #NULL! 1 #DIV/0! 2 #VALUE! 3 #REF! 4 #NAME? 5 #NUM! 6 #N/A 7 Các giá trị lỗi khác #N/A- INFOTrả về thông tin về môi trường tính toán hiện hành.Cú pháp:=INFO(Type_text)Giải thích:Type_text: Là chuỗi văn bản xác định thông tin cần chọn hay làtham chiếu ô chứa chuỗi. 148
    • - ISBLANKHàm này dùng để xác định xem liệu có ô trống trong dãy ô muốnkiểm tra hay không. Kết quả trả về của hàm là giá trị logic nếutham chiếu đến ô trống.Cú pháp:=ISBLANK(Value)Giải thích:Value: Là một giá trị. Giá trị này có thể là: nội dung bất kỳ đượcnhập vào hay tham chiếu ô.- ISERRORHàm này kiểm tra để tìm lỗi trong Excel bất kỳ. Trả về một giá trịlogic TRUE hoặc FALSE.Cú pháp=ISERROR(Value)Giải thích:Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc thamchiếu ô.- ISNONTEXTHàm này có tác dụng kiểm tra giá trị không phải là chuỗi. Nếu làchuỗi trả về giá trị FALSE, ngược lại không phải thì trả về TRUE.Cú pháp:=ISNONTEXT(Value)Giải thích:Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc thamchiếu ô.- ISNUMBER 149
    • Hàm này có tác dụng kiểm tra giá trị có phải là số hay không? Nếuphải thì trả về TRUE, ngược lại trả về giá trị FALSE.Cú pháp:=ISNUMBER(Value)Giải thích:Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc thamchiếu ô.- ISTEXTHàm này kiểm tra để tìm chuỗi và trả về giá trị TRUE nếu đúng,ngược lại là FALSE.Cú pháp:=ISTEXT(Value)Giải thích:Value: Có thể là địa chỉ ô hoạc một giá trị xác định-NHàm này có tác dụng đổi một giá trị sang một số.Cú pháp:=N(Value)Trong đó:Value: Là một giá trị muốn đổi sang số. Bảng dưới đây liệt kê kếtquả trả về của hàm N> Giá trị Kết quả Giá trị số Chính số đó Ngày Số xê- ri 150
    • TRUE 1 Các giá trị khác 0- TYPETrả về kiểu số đại diện cho loại giá trị chứa trong ô.Cú pháp:=TYPE(Value)Giải thích:Value: Có thể là trị số, chuỗi, giá trị logic, giá trị lỗi và mảng. hàmType trả về một trong các kết quả sau đây. Giá trị Kết quả Trị số 1 Chuỗi 2 Giá trị logic 4 Giá trị lỗi 16 Mảng 641.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu1.9.1. Khái niệm 151
    • - Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các mẫu tin được tổ chức theo cấutrúc cột và dòng để có thể dễ dàng thực hiện các công việc quản lý.- Bảng tính chính là một cơ sở dữ liệu, được tập hợp bởi hai thànhphần là chiều ngang và chiều dọc đó là một bảng hai chiều.+ Theo chiều ngang: Trong cơ sở dữ liệu các cột này còn gọi làcác trường (Fields), mỗi trường có kiểu dữ liệu của nó như: trườngsố thứ tự, trường họ tên, trường số ngày làm việc…+ Theo chiều dọc : Mỗi dòng trong bảng tính gọi là mẫu tin haycòn gọi là bản ghi (Tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đốitượng nào đó gọi là bản ghi (Record)). Bản ghi này khác bản ghikia bởi giá trị dữ liệu xác định trong các trường.Tập hợp các bản ghi là một cơ sở dữ liệu. Trong Excel mỗi lần tạobảng tính đồng nghĩa với việc bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu.Bạn có thể thao tác với bảng ghi mà mình đã tạo ra:- Xem và sửa nội dung của các bản ghi.- Thêm hoặc xoá bản ghi.- Sắp xếp và lọc bảng ghi theo các khoá.- Tính tổng và tổng con cho các trường dữ liệu kiểu số.- Chuyển đổi các trường thành các bản ghi cho một đối tượng nàođó.+ Trước khi thực hiện các lệnh về cơ sở dữ liệu, bạn phải đặt ôhiện hành trong phạm vi cơ sở dữ liệu mới thực hiện các lệnh ápdụng cho cơ sở dữ liệu.+ Khi thực hiện áp dụng các lệnh cho cơ sở dữ liệu thì Excel sẽ tựđộng khoanh vùng các ô liền nhau và xem đó là một cơ sở dữ liệutrong bảng tính. Nếu bạn muốn nhiều hơn một cơ sở dữ liệu trongcùng bảng tính thì các danh sách phải cách nhau ít nhất bởi mộtdòng hay cột trống. 152
    • + Các quy tắc để tạo cơ sở dữ liệu trong một bảng tính.+ Dòng đầu tiên trong bảng tính phải là tiêu đề cột của danh sách.+ Trong một danh sách không được có dòng trống hay cột trống,nếu có khoảng trống trong bảng tính thì Excel xem dữ liệu saukhoảng trống là một cơ sở dữ liệu khác.1.9.2. Tìm kiếm bản ghiTrong cơ sở dữ liệu có vài ngàn mẫu tin, việc tìm kiếm một mẫutin trong cơ sở dữ liệu này gặp rất nhiều khó khăn vì nó quá lớn.Để khắc phục điều này Excel cung cấp cho bạn công cụ tìm kiếmcác mẫu tin theo một điều kiện nào đó. Tìm kiếm một mẫu tintrong cơ sở dữ liệu bạn hãy thực hiện theo các bước sau:- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần thêm mẫu tin.- Từ Menu Bar chọn DataForm…Xuất hiện hộp thoại, từ hộp thoại này hãy nhấp vào nút Criteria 153
    • một hộp thoại khác xuất hiện.- Nhập dữ liệu vào hộp thoại để làm tiêu chuẩn tìm kiếm. Đối vớidữ liệu kiểu chuỗi: bạn có thể sử dụng các dấu đại diện (dấu ?, dấu* ) để tìm kiếm. Đối với dữ liệu số: bạn có thể sử dụng các toán tửso sánh (=, >, >=, <, <=) để tìm kiếm.- Khi nhập xong các điều kiện tìm kiếm, nhấn Enter để thực hiệntìm kiếm. Nhấn nút Close để kết thúc.1.9.3. Xem mẫu tin- Từ Menu BarDataForm… hộp thoại xuất hiện. 154
    • Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ thấy được: tên các trường;khung hiển thị dữ liệu và để nhận dữ liệu; chỉ hiển thị dữ liệukhông cho nhập vì kiểu dữ liệu của trường này là kiểu công thức;thanh trượt dùng để di chuyển giữa các mẫu tin trong bảng tính;các nút lệnh để áp dụng cho mẫu tin; hiển thị mẫu tin hiện hanh vàtổng số mẫu tin.- Di chuyển chuột đến mũi tên của thanh trượt và nhấp vào đó đểxem các mẫu tin, bạn cũng có thể nhấp vào nút File Prev để xemmẫu tin kế bên trên mẫu tin hiện hành, nhấp vào nút Find Next đểxem mẫu tin kế dưới mẫu tin hiện hành.- Nhấp vào nút Close để đóng hộp thoại.1.9.4. Thêm bản ghi mớiTrong một cơ sở dữ liệu đã được tạo trước (một bảng tính đã đượctạo trước) bây giờ bạn muốn thêm mẫu tin mới vào cơ sở dữ liệunày hãy làm như sau:- Bật và kích hoạt tập tin dữ liệu cần thêm mẫu tin.- Từ Menu Bar chọn DataForm…- Từ hộp thoại nhấp New để tạo thêm mẫu tập tin mới vào cơ sởdữ liệu. 155
    • - Sau khi nhấp lệnh New thì các ô trống xuất hiện, hãy nhập dữliệu theo các trường của danh sách tại các ô trống này. Di chuyểncon nháy trong các trường bằng cách dùng chuột hay nhẫn phímTab trên bàn phím.- Khi nhấp xong các trường, nếu muốn thêm mẫu tin tiếp theo hãynhấn Enter trên bàn phím. Nhấp nút Close để kết thúc công việcthêm mẫu tin.1.9.5. Lọc các bản ghiLọc mẫu tin là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việcvới các mẫu tin trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được lọc hiển thịcác mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn chỉ định cho một trường.Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêuchuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩnphức tạp hơn.Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạmthời các mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trậttự các mẫu tin đó. Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, địnhdạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến cácmẫu tin khác.Lọc tự động bằng AutoFilterLọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn cóthể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trườngdữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó.Thực hiện lọc bằng cách:- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần lọc các mẫu tin.- Từ Menu Bar vào DataFilter AutoFilter Khi thực hiện lệnh này thìcác hình vuông chứa mũi tên hình tam giác hiện lên ở phía phải tronghàng đầu của mỗi trường.- Lọc tự động các điều kiện có sẵn. 156
    • Nhấp vào mũi tên hình tam giác của trường cần lọc để hiện lêndanh sách, từ danh sách này hãy nhấp chọn một mẫu tin có sẵn đểlọc và lấy ra các thành phần của nó.Sử dụng điều kiện trong khi lọcNhấp vào mũi tên hình tam giác trong trường cần lọc, xuất hiệndanh sách, trong danh sách này ngoài các mẫu tin có sẵn và nó cóchứa các lệnh để bạn lọc theo điều kiện.- Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau khi lọc.- Lệnh Top 10: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin lớn nhất vànhỏ nhất. Nhấp lệnh này thì hộp thoại sau xuất hiện.- Ô trái: Nhấp vào mũi tên để bật danh sách trong danh sách nàycó hai tùy chọn.+ Top: Lọc những các mẫu tin từ lớn đến nhỏ.+ Bottom: Lọc các mẫu tin từ nhỏ đến lớn.- Ô giữa: Cho phép bạn chọn số mẫu tin. Để thay đổi số này có haicách: nhấp vào mũi tên lên để tăng, mũi tên xuống để giảm, bạncũng có thể nhập số này trực tiếp từ bàn phím.- Ô bên phải: Dùng để chọn mẫu tin, có hai chức năng: Items vàPercent. Với chức năng Items: cho phép bạn chọn các mẫu tintoàn, với Percent: cho phép bạn lọc các mẫu tin trên cùng hay dướicùng theo phần trăm.Chú ý: Lệnh này chỉ có tác dụng với dữ liệu kiểu số, ngoài rakhông có tác dụng với các dữ liệu khác. 157
    • - Nhấp Ok để lọc, nhấp nút Cancel để huỷ bỏ chế độ lọc.- Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin có điều kiện.Nhấp chọn lệnh Custom.- Hàng thứ nhất, khung bên trái: Khung này cho phép bạn chọnđiều kiện để lọc các mẫu tin, nhấp vào mũi tên để bật danh sáchchứa những điều kiện.+ Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sởdữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.+ Does not Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tintrong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải.+ Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơsở dữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.+ Does not Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫutin trong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải.+ Is Greater than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tintrong bảng tính lớn hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.+ Is Greater than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra nhữngmẫu tin trong cơ sở dữ liệu lớn hơn hoặc bằng so với mẫu tin ởkhung bên phải. 158
    • + Is less than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảngtính nhỏ hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.+ Is Less Than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra nhữngmẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khungbên phải.+ Begin With: Dùng để lọc phần đầu của chuỗi Text.+ Does not Begins With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.+ Ends With: Dùng để lọc phần cuỗi của chuỗi Text,+ Doex not Ends With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.- Hàng thứ nhất, khung bên phải: Dùng để nhập Text hay số từ bànphím, bạn có thể nhấp vào mũi tên kế bên để chọn trong danh sáchnày các khoá dùng để so sánh.+ And: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trênvà hàng dưới cùng thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lạichỉ cần một cái sai thì không in gì cả (tương tự hàm AND).+ Or: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trênhoặc hàng dưới thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại haicái đều sai thì không in gì cả (tương tự hàm OR).- Các khung trong hàng thứ hai tương tự các khung trong hàng thứnhất.- Nhấp OK để lọc, nhấp nút Cancel huỷ bỏ chế độ lọc.Lọc cao cấp bằng Advanced FilterLọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiếnhành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơchế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiềutrường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nótạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn. Lọc cao cấp bằngAdvanced Filter hãy thực hiện như sau: 159
    • - Bật tập tin cơ sở dữ liệu (bật bảng tính) cần lọc các mẫu tin vàtạo điều kiện dùng để lọc.- Khi tạo điều kiện xong, di chuyển và nhấp chuột vào một ô bấtkỳ bên trong cơ sở dữ liệu cần lọc.- Từ Menu Bar vào DataFilterAdvanced Filter… hộp thoại AdvancedFilter xuất hiện.Action: Trong khung này có hai tùy chọn để lựa:Filter the List, In- Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc(các mẫu tin thoả mãn điều kiện) ngay trên cơ sở dữ liệu cũ, vàtạm thời che các mẫu tin khác không thoả điều kiện trong cơ sở dữliệu cũ.Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (cácmẫu tin thoả điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ địnhtrong hộp Copy to.List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong cơ sở dữliệu. 160
    • Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫutin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy và nhập địachỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím.+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy, di chuyển chuộtđến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, nhấp chuộttrái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọctrong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn sẽ có viền đen trắngchạy xung quanh.Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩnhay còn gọi là vùng chứa các điều kiện. Bạn càn phải điền rõ địachỉ khối ô nào chứa điều kiện để Excel căn cứ cào các điều kiện đómà lọc ra những mẫu tin theo đúng yêu cầu.+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy và nhậpđịa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím.+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy, dichuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điềukiện, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứađiều kiện trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn có viền đentrắng chạy xung quanh.Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phầntrên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa cácmẫu tin được lọc.Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phéphiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau.Ngược lại không chọn thì Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tingiống nhau.- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để ápdụngChú ý: Để hiển thị các mẫu tin bị che do việc lọc gây ra hãy vào 161
    • Menu Bar vào DataFilterShow All.1.9.6. Xoá bản ghiĐể loại bỏ toàn bộ mẫu tin hiện hành ra khỏi cơ sở dữ liệu bạn hãythực hiện như sau:- Bật cơ sở dữ liệu cần chỉnh sửa, nhấp vào cơ sở dữ liệu để kíchhoạt.- Từ Menu Bar vào DatForm…- Bạn có thể sử dụng nút Criteria để tìm kiếm mẫu tin cần xoá haydùng các nút Find Prev và FindNext để di chuyển đến mẫu tin cầnxoá.- Khi đã tìm được mẫu tin cần xoá, nhấp nút Delete để xoá mẫu tinhiện hành. Sau khi nhấp Delete hộp thông báo hiện lên màn hình,nhấp Ok để chấp nhận xoá hay nhấp Cancel để bỏ lệnh xoá.1.9.7. Pivot TableTạo Pivot Table 162
    • Tính năng Pivot Table rất hữu dụng khi chúng bạn cần xem từngphòng, bạn có bao nhiêu người hay tổng lương các phòng ban và tổnglương trong toàn đơn vị… một cách nhanh chóng. Để tạo Pivot Tablebạn làm như sau:- Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính- Từ Menu Bar vào Data Pivot Table and PivotChart Report. Hộpthoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3 xuất hiện.Where is the Data that you want to:+ Microsoft Excel List or DaTabase: Danh sách hoặc cơ sở dữ liệucủa Microsoft.+ Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khác.+ Multiple Consolidation Ranges : Hợp nhất các vùng dữ liệu lại.+ Another Pivot Table Report or PivotChart Report: Từ một Pivot Tablehay từ một PivotChart Report khác.+ What kind of Report do you want to Creat có các chức năng sau:+ PivotTable: Tạo một Pivot Table. 163
    • + PivotChart Report (with PivotTable Report:): Tạo một biểu đồcùng với một Pivot TableNhấp Cancel để huỷ bỏ công việc tạo Pivot TableNhấp Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và không có lựachọn.- Chọn xong các chức năng trong hộp thoại Pivot Table andPivotChart Wizard- Step 1 of 3, nhấp vào nút Next hộp thoại PivotTable and PivotChart Wizard- Step 2 of 3 hiện lên màn hình:Range: Cho phép bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để tạo nênPivot Table. Thông thường Excel tự động chọn vùng dữ liệu, nếuthấy thích hợp bạn nên chọn vùng dữ liệu này.- Chọn vùng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChartWizard- Step 2 of 3 hãy nhấp Next để bật hộp thoại Pivot Tableand PivotChart Wizard- Step 3 of 3. 164
    • Net Worksheet: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạotrên một Sheet mới.Existing: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo ngaytrong bảng tính chứa dữ liệu, và ô bắt đầu của Pivot Table đượcchỉ ra trong khung kế dưới.Layout: Nhấp vào nút Layout để bật hộp thoại Pivot Table andPivotChart Wizard- LayoutCác nhãn: Là tên các nhóm của trường mà bạn muốn tạo PivotTable được hiển thị trong các nút trường tại vị trí số (1) xem hìnhtrên, bạn có thể chỉ định vị trí hiển thị các nhãn này bằng cách:Nhấp chuột vào một nhãn và rê đến một trong các vị trí của số (2).COLUMN: Hiển thị theo cột, Row: Hiển thị theo dòng, PAGE:Hiển thị theo từng trang (nhóm), Data: Hiển thị dữ liệu.Đưa các nhãn ở vị trí số (1) vào các khung ở vị trí số (2) xong,nhấp OK để trở về hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard-Step 3 of 3.Options: Nhấp nút Option để bật hộp thoại Pivot Table Options, 165
    • bạn có thể chọn các chức năng trong hộp thoại này và nhấp OK đểtrở về hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 3 of 3.- Sau khi chọn các chức năng PivotChart Wizard- Step 3 of 3xong, nhấp Finish để tạo Pivot Table.Chỉnh sửa Pivot TableSau khi tạo được một Pivot Table, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổicác trường trên hay cách thể hiện các trường trên Pivot Table đãtạo này.- Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong Pivot Table cần chỉnh sửa.- Từ Menu Bar vào DataPivot Table and PivotChart Report. Excelsẽ chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard-Step 3 of 3, từ đây bạn có thể chỉnh sửa hay thay đổi cách thể hiệncác trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được áp dụngcho Pivot Table đã tạo ngay sau khi nhấn Finish trong hộp thoại.Tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Pivot Table- Nhấp chuột vào một ô kất kỳ trong bảng tính cần tạo biểu đồ.- Từ Menu Bar vào DataPivot Table and PivotChart Report. Xuấthiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3- Nhấp chọn chức năng PivotChart Report (with PivotTable 166
    • Report:) trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step1 of 3 và tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo tương tự như cácbước tạo Pivot Table.Sau khi thực hiện các bước trên và bạn nhận được một biểu đồ, vàđồng thời Excel sẽ tự động tạo một Pivot Table trên một Sheetkhác phù hợp với biểu đồ.1.10. Các vấn đề khác1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính- Draw: một Menu hiển thị khi bạn nhấp chọn công cụ này, cáclệnh trong Menu này dùng để xử lý các tuỳ chọn cho các đối tượnghình ảnh mà bạn đã tạo ra trên trang bảng tính.- Select Objects: Khi nhấp vào biểu tượng này thì co trỏ trở thànhcông cụ để chọn đối tượng đồ hoạ. 167
    • - AutoShapes: Nhấp vào nút này để bật Menu, trong Menu hiển thịcác Menu con. Các Menu con này chứa đựng các hình dạng vẽ cósẵn.+ Line: Dùng để vẽ một đường thẳng+ Arrow: Dùng để vẽ một đường thẳng có mũi tên và đầu mũi tên xuấthiện ở điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.+ Recbạnngle: Dùng để vẽ một hình chữ nhật, hình vuông.+ Oval: Dùng để vẽ một hình Elip hay hình tròn.+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt khung này bấtkỳ nơi đâu trong bảng tính.- Word Art: Nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art. Tronghộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình một kiểu chữthích hợp để trang trí cho bảng tính. 168
    • - Insert Diagram: Dùng để vẽ lưu đồ, nhấp vào biểu tượng này đểbật hộp thoại Diagram Gallery (hình 2.87), trong hộp thoại nàyhãy chọn một kiểu lưu đồ thích hợp để đưa ra bảng tính.- Clip Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng tính. Nhấpvào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp đôi vàohình thích hợp để đưa ra bảng tính. 169
    • - Insert Picture: ngoài những hình ảnh có sẵn của chương trình, bạncũng có thể chèn hỉnh ảnh bất kỳ nhờ tùy chọn này. Khi đó một hộpthoại sẽ xuất hiện để bạn tìm đường dẫn đến file hình ảnh mà bạn cầnchèn. 170
    • - Fill Color: Dùng để tô màu cho đối tượng đồ hoạ. Nhấp vào biểutượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệuứng khác trong bảng màu.- Line Color: bạn tô màu cho đối tượng là đường được tạo bởicông cụ vẽ, chẳng hạn như các đường bao quanh. Nhấp vào biểutượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứngkhác trong bảng màu. 171
    • - Font Color: tô màu cho đối tượng dạng chữ. Nhấp vào biểutượng này để bật bảng màu, chọn một màu thích hợp trong bảngmàu- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và độ dàycho đối tượng vẽ các đường cong hay đường thẳng. 172
    • - Dash Style: Nhấp vào biểu tượng này bạn có thể chọn các kiểuđường gạch chấm cho đối tượng vẽ.- ArRow Style: chọn các kiểu mũi tên cho đối tượng vẽ các đườngthẳng. 173
    • - Shadow Style: tạo ra bóng đổ cho đối tượng vẽ. Nhấp vào biểutượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng đổ trựctiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách nhấp vào Shadow Setting đểđiều chỉnh bóng đổ.- 3- D Style: tạo dạng không gian 3 chiều cho đối tượng. 174
    • 1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối sốThường sử dụng dấu phẩy (,) để dùng làm phân cách các đối sốtrong tất cả các chương trình kể cả Excel. Nhưng đôi khi cũng cósự thay đổi, do người sử dụng thích phân cách các đối số là dấuchấm phẩy, thì khi dùng chương trình Excel đó bạn phải biết để sửdụng cho đúng hoặc bạn có thể đổi lại dấu chấm phẩy để ngăncách.Thay đổi dấu ngăn cách bạn làm theo cách sau.- Từ Menu SbạnrtSettingControl PanelCửa sổ Control Panel xuất hiện: 175
    • Nhấp chọn mục Regionl and language Options, hộp thoại Regionland language Options xuất hiện (hình 2.128), bạn chọn Customize 176
    • - Nhấp chọn nhãn Number trong hộp thoại.- Trong khung List Separator cho phép chọn dấu ngăn của các đốitượng hàm.Nếu nhập dấu phẩy, có nghĩa ngăn cách giữa các đối là dấu phẩy(,).- Chọn kiểu dấu ngăn cách thích hợp, nhấp vào nút Apply để chấpnhận dấu ngăn cách.- Nhấp OK để đóng hộp thoại.1.10.3. Autocorrect Options.Autocorrect có tác dụng giúp bạn định dạng những từ khóa cho 177
    • một cụm từ nào đó. Khi đó bạn chỉ cần gõ từ khóa, nhấn phímcách các cụm từ được gán từ khóa sẽ tự động được thay thế.- Bật hộp thoại AutoCorrect: Từ Menu Bar vào ToolsAutoCorrect Options…Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại AutoCorrect để bạn thựchiện việc xác lập từ khóa. 178
    • Nhấp chon nhãn AutoCorrect.- Tại Replace: Gõ nhập chữ đại diện cho dòng chữ bên khungWith.- Khung With nhập dòng chữ cần thay.- Gõ nhập xong, nhấp vào Add để cộng thêm vào.- Nhấp Ok để chấp nhận.Khi soạn thảo trong bảng tính, gặp từ vừa đặt nó lập tức thay thếdòng chữ trong khung With.2.10.4. Bảo mật dữ liệuSử dụng lệnh Protection trên Menu Tools. 179
    • - Chọn ô, vùng cần bảo vệ.- Chọn Menu FormatCell … để gọi hộp thoại FormatCell và chọnnhãn Protection.+ Locked: Bật/tắt tính năng khoá dữ liệu.+ Hidden: Bật/tắt tính năng che dấu dữ liệu.- Nhấp Ok để chấp nhận.Thiết lập chế độ bảo mật- Chọn Menu Tools ProtectionProtect Sheet… 180
    • Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện: 181
    • Chọn các chức năng trong khung Allow all Users of thisWorksheet to để xác lập bảo mật cho ô, dòng và cột.- Nhập mật mã vào khung Password to Unprotect Sheet.- Nhấp OK, một hộp thoại xuất hiện. 182
    • - Nhập lại mật mã mới vừa nhập, nếu nhập sai Excel sẽ báo lỗi vàcho nhập lại.- Nhấn OK để hoàn tất quá tình thiết lập.Chú ý: Khi áp dụng lệnh này, bảng tính của bạn chỉ có xem màkhông thể thực hiện được các lệnh trên bảng tính này.Bỏ chế độ bảo mật- Chọn Menu Tools Protection Unprotect Sheet…Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại để bạn đăng nhập mậtmã cho việc hủy bỏ.- Nhập mật mã đã nhập trước.- Nhấp OK để bỏ chế độ bảo vệ. 183
    • Bạn cần nhập đúng mật mã của bảng tính mà bạn đã gán thìchương trình mới thực hiện việc huỷ bỏ.1.10.5. In ấnĐịnh dạng trang giấy để inBạn cần định dạng cho trang in trước khi thực hiện việc in.- Từ Menu Bar vào FilePage Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lênmàn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Page+ Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in dữ liệu.Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.Landscape: dữ liệ ra theo chiều ngang của trang giấy.+ Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít vớichiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọnnhư sau: 184
    • Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằmtrong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy.Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.Pager Size: lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giácđể bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là sốchấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽmịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chấtlượng in. Thông thường người bạn chọn 600dpi.Fist Page Number: chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tínhcó nhiều số trang.Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xembảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.- Chọn lựa các định dạng trong hộp thoại cho thích hợp với từngtài liệu.- Chọn xong nhấp OKCăn lề giấy cho trang inTừ Menu Bar vào FilePage Setup… Hộp thoại Page Setup hiệnlên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Margins (hình 2.139).+ Top: định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dungdữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là1Inch. 185
    • + Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excelmặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.+ Left: định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dungcủa dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là0.75 Inch.+ Hộp Right: định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nộidung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cáchnày là 0.75 Inch.+ Hộp Bottom: định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đếnnội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảngcách này là 1 Inch.+ Hộp Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. TrongExcel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.+ Chức năng Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excelsẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì 186
    • Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excelsẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọnthì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xembảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.- Điều chỉnh các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từngtài liệu.- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.In các tiêu đề đầu và cuối trang.- Từ Menu Bar vào FilePage Setup… Hộp thoại Page Setup hiệnlên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer (hình2.131).+ Header và Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵndùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hìnhtam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để 187
    • dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.+ Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Nhấp vào nútCustom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:Các biểu tượng trong hộp thoạiBiểu tượng Mã Công dụng Biểu tượng này dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề, &[Page] In số trang hiện hành &[Page] In tổng số trang của bảng tính. &[Date] Hiển thị ngày hiện hành &[Time] Hiển thị giờ hiện hành 188
    • &[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính và tên tập tin bảng tính đang sử dụng. &[File] Hiển thị tên tập tin bảng tính đang sử dụng. &[Tab] Hiển thị tên bảng tính hiện hành. &[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngoài vào. Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh được đưa vào ở bước trên.+ Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ,số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bêntrái của trang giấy.+ Center Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ(chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữatrang giấy.+ Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thịnội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.+ Custom Footer: Tương tự nút Custom Header.Nhấp các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tínhtrớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từngtài liệu.- Chọn xong nhấp OK để áp dụng. 189
    • Lựa chọn bảng tính khi in- Chọn bảng tính cần xem trước- Chọn một trong những cách sau để thể hiện việc xem trước khi inbảng tính.- Từ Menu Bar vào FilePrint Preview.- Nhập vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard.- Chọn nút Print Preview trong các hộp thoại Print và Page Setup.+ Next: Nhấp vào nút này để xem trang kế sau trang hiện hành.+ Previous: : Nhấp vào nút này để xem trang kế trước trang hiệnhành.+ Zoom: Phóng to hay thu nhỏ trang in trên màn hinh.+ Print: Dùng để in bảng tính ra giấy.+ Setup: Nhấp vào nút này sẽ hiển thị hộp thoại Page Setup.+ Margins: Hiển thị các đường kẻ của các lề và các cột để bạn 190
    • chỉnh các lề, chiều rộng các cột bằng cách nhấp chuột kéo rê tại lềhay các cột.+ Page Break Preview: Nhấp vào nút này thì toàn bộ dữ liệu sẽ đượcphân trang và hiển thị ở chế độ soạn thảo bình thường. Để bỏ chế độnày: vào lại chế độ xem bảng tính trước khi in (Print Preview) vànhấp vào nút Normal View.+ Close: Dùng màn hình xem bảng tính trước khi in và trở về mànhình trang bảng tính.+ Help: Hướng dẫ về các nút lệnh trong màn hình xem bảng tínhtrước khi in.Thực hiện in bảng tính- Bật hộp thoại Print chọn một trong những các sau:- Từ Menu Bar vào FilePrint…- In không định dạng: Nhấp vào biểu tượng Print trên thanh côngcụ Sbạnndard- Nhấn Ctrl+ P. 191
    • + Name: chọn lựa máy in bảng tính ra giấy. Nhấp vào mũi tên hìnhtam giác để bật danh sách các loại máy in và chọn một loại máy inthích hợp để in.+ Properties: Nút này dùng để điều chỉnh các thông số cho máy in.+ Print to File: in dữ liệu vào một File khác. Khi chọn chức năngnày và nhấp OK thì xuất hiện hộp thoại Print to File, trong hộpthoại này bạn hãy đặt tên và định vị nơi để lưu tập tin mới, chọnxong hãy nhấn Ok để in dữ liệu tập File mới.+ Print Range: Có các chức năng sau:+ All: in tất cả các trang có trong bảng tính và bắt đầu từ trang đầutiên của bảng tính.+ Pages (s): in theo số trang được chỉ định sẵn trong hai hộp sau:+ From: Chứa trang bắt đầu được in ra, nhấp chuột vào hai mũi têntrong hộp From để xác định số trang đầu hoặc bạn chèn con nháyvào hộp và nhập vào số trang đầu từ bàn phím. 192
    • + To: Chứa trang cuối cùng được in ra, nhấp chuột vào hai mũi têntrong hộp To để xác định số trang cuối hoặc bạn chèn con nháyvào hộp và nhập vào số trang cuối từ bàn phím.+ Print What:Selection: in theo khối đã chọn.Active Sheet (s): theo bảng tính đã chọn.Entire Workbook: in ra toàn bộ cửa sổ bảng tính đã chọn.+ Copies:Number of Copies: in nhiều bảng như nhau. Nhấp chuột vào haimũi tên trong hộp Number of Copies để xác định số bản in hoặcbạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số bản in từ bàn phím.Collate: hỗ trợ cho việc in nhiều bản sao. Nếu nhấp chọn chức năngnày có nghĩa là in toàn bộ dữ liệu trong bảng tính rồi mới lặp lại và inbản sao thứ nhất của tài liệu cũng từ trang đầu đến trang cuối, tiếp tụcin cho các bản sao tiếp theo. Ngược lại không chọn chức năng này thìExcel điều khiển in trang đầu tiên của tài liệu với tất cả số bản saocủa trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mớiin tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đếntrang thứ ba…+ Preview: xem bảng tính trước khi in.- Chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để in bảng tínhra giấy, nhấp Cancel để huỷ bỏ lệnh.Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên ExcelPhần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chứcdữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Để nắmđược phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững về nghiệp vụ kếtoán doanh nghiệp và có một số kiến thức cơ bản về Microsoftoffice excel chủ yếu là phần đã được giới thiệu ở phần trên.Trước tiên ta tạo 1 Sheet chứa danh sách các sổ kế toán, các bảng 193
    • biểu và các báo cáo của công ty để dễ dàng quản lý hơn, từ Sheetnày bạn có thể rất nhanh chóng nhảy tới các Sheet khác bằng cáchnhấp chuột.Cách làm như sau:- Khởi động Excel, chương trình sẽ tự động mở ra một Wookbookmới với mặc định là 3 Sheet trắng. Bạn vào Menu FileSave để lưulại với tên KtExcel.2.1. Sổ Nhật ký chungĐây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp.Dữ liệu từ sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất cả các sổsách và báo cáo của doanh nghiệp.2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chungBước 1: Mở File KtExcel đã thiết kế ở trên, ở Sheet trắng bên cạnhSheet Menu ta đổi tên thành SoNKC bằng cách nhấp chuột phảilên trên tên Sheet sau đó chọn Rename rồi nhập tên sổ.Bước 2: Thiết kế sổ Nhật ký chungBạn di chuột về góc phía trên bên trái của sheet và nhập vào tên 194
    • công ty. Sau đó di chuột xuống dòng bên dưới nhập vào tiêu đềcủa sổ sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.Tiếp theo bạn tạo mẫu sổ theo mẫu dưới đây:2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chungKhi công ty có các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn muahàng, bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… ta lần lượt nhậpvào Sổ nhật ký chung với các thông tin có trên chứng từ kế toán:- Ngày tháng: Nhập ngày ghi sổ của chứng từ kế toán- Chứng từ:+ Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán+ Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán- Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán- TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của nghiệp vụ kế toánphát sinh trên chứng từ.- TK Có: Nhập số hiệu tài khoản bên có của nghiệp vụ kế toán 195
    • phát sinh trên chứng từ.- Số lượng: Nhập số lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứngtừ.- Số tiền phát sinh: Nhập số tiền hàng hóa, dịch vụ phát sinh trênchứng từ.Lưu ý: Với mỗi dòng trên Sổ nhật ký chung ta chỉ nhập một địnhkhoản, với nghiệp vụ kế toán nhiều hơn một định khoản thì mỗiđịnh khoản sẽ được nhập vào một dòng.Ví dụ:Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho Viễn thông Hà Nội số012345 ngày 10/01/2009 số tiền 500.000đ, thuế GTGT 50.000đ.Với nghiệp vụ này trong Sổ nhật ký chung bạn phải nhập thành haidòng như sau:Nợ TK 642 500.000 Có TK 111 500.000Và một dòng ghi nhận thuế GTGT đầu vào:Định khoản:Nợ TK 133 50.000 Có TK 111 50.000Trong Sổ nhật ký chung sẽ được nhập vào như sau: 196
    • Cuối tháng khi đã nhập hết các chứng từ phát sinh trong tháng tasẽ làm các bút toán kết chuyển để xác định kết quả lãi lỗ.Ở hàng nhập nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ tại cột Số tiền phátsinh:- Với nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:=SUMIF($E$5:$E27;133;$G$5:$G27)+BCDSPS!D13Trong đó BCDSPS!D13 chính là địa chỉ ô lưu số dư đầu kỳ củaTài khoản 133 trong Bảng cân đối số phát sinh sẽ được giới thiệuchi tiết sau.- Với nghiệp vụ kết chuyển doanh thu:Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ làNợ TK 511Có TK 911Ta nhập vào công thức sau:=SUMIF($F$7:$F25; 511; $H$7:$H25) 197
    • Tương tự với bút toán kết chuyển Nợ TK 515/Có TK 911 ta cũnglàm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.- Với các bút toán kết chuyển chi phí:Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển làNợ TK 911Có TK 642Ta nhập vào công thức sau:=SUMIF($E$7:$E25;642;$G$7:$G25)Tương tự với các bút toán kết chuyển chi phí khác ta cung làmtương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.- Với bút toán kết chuyển cuối cùng là kết chuyển lỗ, lãi:+ Nếu lãi: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cộtSố tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:=SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)-SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)+ Nếu lỗ: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột Sốtiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:=SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31) 198
    • Lưu ý: Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh mà vùng tham chiếuvà vùng tính tổng trong các hàm trên sẽ có sự thay đổi. Hàm trênchỉ có tính chất tham khảo.2.2. Bảng cân đối số phát sinh2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoảnTrước khi thiết kế Bảng cân đối số phát sinh, ta sẽ tạo một bảngdanh mục tài khoản để tiện cho các công việc về sau.Bảng danh mục tài khoản được thiết kế như sau:- Thêm một sheet vào trước sheet SoNKC, đổi tên sheet đó thànhDMTK. Thiết kế bảng danh mục tài khoản như sau: 199
    • Tiếp đó bạn nhập các tài khoản và tên tài khoản tương ứng vào cộtTK và Tên TK.Ở cột Tên sổ cái bạn nhập bằng chữ in và thêm vào trước tên tàikhoản chữ “SỔ CÁI”. Ví dụ: Tương ứng với tài khoản 111 thì Tênsổ cái là “SỔ CÁI TK 111 - TIỀN MẶT”. Mục đích của việc nàylà khi ta thiết kế sổ cái cho các tài khoản thì ứng với mỗi tài khoảnthì tên của sổ cái sẽ được lấy ra từ đây để ta đỡ mất công nhập đinhập lại. 200
    • 2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinhChuyển sang sheet bên cạnh sheet SoNKC sau đó đổi tên sheet nàythành BCDSPS.Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh trên sheet BCDSPS như sau: 201
    • 2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh Tại cột Mã TK ta lần lượt nhập theo thứ tự trong bảng danh mụctài khoản các tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán.Tại cột Tên Tài khoản ta nhập vào công thức sau:=IF(TYPE(VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))=16;0;VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0)) 202
    • Hàm này sẽ trả về tên của các tài khoản tương ứng với mã tàikhoản được nhập trong cột Mã TK.Di chuột về góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức đến lúcchữ thập màu trắng chuyển thành màu đen (Fill handle), giữ vàkéo chuột đến hết hàng có số hiệu tài khoản tương ứng ở bên cộtMã TK. 203
    • Trong hàm nhập tại cột Tên Tài khoản ở phần trên TAIKHOAN làmột bảng tham chiếu thuộc bảng Danh mục tài khoản, sử dụngkiểu bảng tham chiếu này rất tiện lợi vì bất cứ khi nào muốn dùngbảng tham chiếu này bạn chỉ việc gõ đúng tên bảng tham chiếunày trong các hàm cần sử dụng đến bảng tham chiếu. Bảng thamchiếu này được tạo như sau:Vào menu Insert/Name/Define… 204
    • Hộp thoại Define Name xuất hiệnTrong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=)Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọnvùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà bạn muốn tạo 205
    • vùng tham chiếu. Ở đây ta tạo vùng tham chiếu ở bảng Danh mụctài khoản thuộc sheet DMTK.Bảng tham chiếu TAIKHOAN ở đây sẽ là A4:C83 trong bảngDanh mục tài khoản trong sheet DMTK.Nhấp chuột vào OK.Bảng tham chiếu này sẽ còn được sử dụng nhiều trong các hàm ở 206
    • các sổ kế toán sau.- Cột Số dư đầu kỳ:+ Bên Nợ: Nhập số dư Nợ đầu kỳ của các tài khoản có số dư nợ.Số dư Nợ đầu kỳ này chính là số dư nợ cuối kỳ trước.+ Bên Có: Nhập số dư Có đầu kỳ của các tài khoản có số dư có. Sốdư Có đầu kỳ này chính là số dư Có cuối kỳ trước.Lưu ý: Nếu đây là Bảng cân đối phát sinh đầu tiên bạn lập thì bạnphải nhập số dư nợ đầu kỳ của các tài khoản phát sinh vào. Nhưngnếu bạn đã có Bảng cân đối phát sinh của kỳ trước thì bạn chỉ việclấy dữ liệu từ bảng cân đối phát sinh của kỳ kế toán trước bằngcách nhập vào cột Số dư đầu kỳ:Bên Nợ:=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;6;0)Bên Có:=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;7;0)Trong đó KtExcel1.xls là file sổ kế toán của kỳ kế toán trước.Sau đó dung Fill handle kéo xuống hết bảng cân đối tài khoản. 207
    • - Cột Số phát sinh trong kỳ:+ Bên Nợ: Nhập vào ô F9 hàm sau:=SUMIF(SoNKC!$E$7:$E$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.+ Bên Có: Nhập vào ô G9 hàm sau:=SUMIF(SoNKC!$F$7:$F$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản. 208
    • - Cột Số dư cuối kỳ:+ Bên Nợ: Nhập vào ô H9 hàm sau:=IF((D9+F9)-(E9+G9)<0;0;(D9+F9)-(E9+G9))Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.+ Bên Có: Nhập vào ô I9 hàm sau:=IF((E9+G9)-(D9+F9)<0;0;(E9+G9)-(D9+F9))Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản. 209
    • Tại hàng cuối của Bảng cân đối số phát sinh ở cột Số dư đầu kỳbên Nợ nhập hàm:=SUM(D9:D39)Sau đó dùng Fill handle kéo sang ngang cho hết Bảng cân đối sốphát sinh.Bạn phải lưu ý rằng một điều rất cơ bản của Bảng cân đối số phátsinh là:Số dư đầu kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên CóSố phát sinh trong kỳ bên Nợ = Số phát sinh trong kỳ bên CóSố dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư cuối kỳ bên CóVì vậy khi bạn thấy tổng bên Nợ và bên Có của cột Số dư đầu kỳ,Số phát sinh trong kỳ hoặc Số dư cuối kỳ thì phải kiểm tra lạingay. 210
    • 2.3. Sổ cái tài khoản2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoảnTa sẽ có 3 mẫu sổ cái:- Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ- Sổ cái tài khoản có số dư bên Có- Sổ cái tài khoản không có số dưSổ cái có số dư bên nợĐổi tên sheet 3 thành SoCai1.Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ sẽ có mẫu như sau: 211
    • Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong Sổ cáinhư sau:Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menuData/Filter/AutoFilter. 212
    • Trong đó:- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinhmà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Chứng từ:+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánhcó tài khoản trên sổ cái hiện hành.+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánhcó tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiệnhành.- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiệnhành.- Số dư Nợ: Số dư nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành 213
    • - SDĐK: Số dư đầu kỳ- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ- SDCK: Số dư cuối kỳSổ cái có số dư bên CóThêm một sheet bên sheet SoCai1, đặt tên là SoCai2.Sổ cái tài khoản có số dư bên Có sẽ có mẫu như sau:Trong đó:- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinhmà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Chứng từ:+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh 214
    • có tài khoản trên sổ cái hiện hành.+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánhcó tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiệnhành.- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiệnhành.- Số dư Có: Số dư Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành- SDĐK: Số dư đầu kỳ- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ- SDCK: Số dư cuối kỳSổ cái không có số dưThêm một sheet bên sheet SoCai2, đặt tên là SoCai3.Sổ cái tài khoản không có số dư có mẫu như sau: 215
    • Trong đó:- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinhmà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Chứng từ:+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánhcó tài khoản trên sổ cái hiện hành.+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánhcó tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiệnhành.- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiệnhành. 216
    • - SPSTK: Số phát sinh trong kỳ- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳLưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong các Sổ cáinhư sau:Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menuData/Filter/AutoFilter.2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoảnTa thấy 3 mẫu sổ cái trên khá giống nhau và cách xử lý dữ liệutrên cả 3 sổ này cũng vậy, chúng chỉ hơi khác nhau một chút vềcách lấy dữ liệu về số dư đầu và cuối từ một cơ sở dữ liệu khác (cụthể là từ Bảng cân đối số phát sinh).Sổ cái có số dư bên NợNhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.Ô A7 được định dạng như sau: 217
    • Nhấp chuột vào ô A7 sau đó vào menu Format/Cells. Hộp thoạiFormat Cells xuất hiện ta chọn trong hộp Category mục Customsau đó trong hộp danh sách định dạng bên cạnh ta chọn định dạnglà ba dấu chấm phẩy (;;;).Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiệntrên sổ nhưng vẫn tồn tại.Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạnđã nhập vào ô A7. 218
    • - Tại ô I8 (Số dư nợ đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau:=VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,2,0)Hàm này sẽ trả về số dư nợ đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhậpvào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS.- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"")Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mànghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô B10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô C10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"") 219
    • Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệpvụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"")Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô F10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"")Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô G10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$G7,"")Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô H10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!$H7,"")Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fillhandle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản.- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụphát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: 220
    • =SUM(G9:G39)Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ôA7.- Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụphát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=SUM(H9:H39)Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ôA7.- Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phátsinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=I8+G40-H40Hàm này sẽ trả về số dư Nợ cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ôA7.Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhấtlà bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này đểchắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệuxen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là dokhông thỏa mãn điều kiện của hàng. 221
    • Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấpchuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải cácnghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ(Nonblanks), nhấp chuột vào đó. 222
    • Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉcho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống). 223
    • Sổ cái có số dư bên CóNhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ.Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiệntrên sổ nhưng vẫn tồn tại.Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạnđã nhập vào ô A7. 224
    • - Tại ô I8 (Số dư Có đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau:=VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,3,0)Hàm này sẽ trả về số dư Có đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhậpvào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS.- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"")Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mànghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô B10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô C10 nhập vào hàm sau: 225
    • =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệpvụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"")Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô F10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"")Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô G10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"")Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô H10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"")Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fillhandle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản.- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ 226
    • phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=SUM(G9:G39)Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ôA7.- Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh màchỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=SUM(H9:H39)Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ôA7.- Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phátsinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=I8+G40-H40Hàm này sẽ trả về số dư Có cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ôA7.Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhấtlà bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này đểchắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệuxen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là dokhông thỏa mãn điều kiện của hàng. 227
    • Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấpchuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải cácnghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ(Nonblanks), nhấp chuột vào đó. 228
    • Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉcho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống). 229
    • Sổ cái không có số dưNhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ.Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiệntrên sổ nhưng vẫn tồn tại.Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạnđã nhập vào ô A7.- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"")Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mànghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. 230
    • - Tại ô B10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô C10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệpvụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô D10 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô E10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"")Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô F10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"")Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô G10 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"")Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô H10 nhập vào hàm sau: 231
    • =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"")Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fillhandle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản.- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụphát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=SUM(G9:G39)Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ôA7.- Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh màchỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=SUM(H9:H39)Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ôA7.Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhấtlà bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này đểchắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệuxen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là dokhông thỏa mãn điều kiện của hàm trong hàng đó. 232
    • Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấpchuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải cácnghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ(Nonblanks), nhấp chuột vào đó. 233
    • Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉcho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống). 234
    • 2.4. Sổ chi tiết tài khoảnSổ chi tiết tài khoản là sổ chi tiết của một tài khoản, nhìn vào sổchi tiết tài khoản ta có thể biết số phát sinh của các tài khoản concủa tài khoản đó. Tổng phát sinh của các tài khoản con của một tàikhoản bằng số phát sinh của tài khoản đó.2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoảnThêm vào một sheet bên cạnh sheet SoCai3 đặt tên là SCT_Tàikhoản tương ứng, ví dụ SCT_642.Sổ chi tiết tài khoản bao gồm các cột sau:- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinhmà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.- Chứng từ:+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánhcó tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánhcó tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.- TK Đối ứng: Tài khoản đối ứng với tài khoản trên sổ chi tiết hiệnhành trong nghiệp vụ kế toán phát sinh.- Mã CP: Mã tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành.- Ghi nợ TK: Giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản trên sổ chi tiếthiện hành. Tùy thuộc là sổ chi tiết của tài khoản nào ta sẽ ghi sốhiệu tài khoản đó. Ví dụ: Ghi nợ TK642.- Các cột Mã của tài khoản con: Tùy thuộc vào tài khoản trên sổchi tiết có những tài khoản con nào mà sẽ có bấy nhiêu cột. Ví dụnhư tài khoản 642 có các cột như:+ CPPB: Chi phí trả trước phân bổ vào chi phí quản lý trong kỳ. 235
    • + CPKH: Chi phí khấu hao tài sản cố định trích vào chi phí quảnlý trong kỳ.+ CPMN: Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý trong kỳ.+ CPDT: Chi phí điện thoại phục vụ nhu cầu quản lý trong kỳ.+ CPK: Chi phí bằng tiền khác phục vụ quản lý trong kỳ.+ CPTL: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý.…Lưu ý: Đặt tên của các cột này phải giống hệt mã tài khoản con củatài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. Những mã này được nhập trêncột Mã KH trong Sổ nhật ký chung tương ứng với các nghiệp vụphát sinh có tài khoản phản ánh là tài khoản trên sổ chi tiết.- Ghi chú: Để ghi chú những gì cần thiết.- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳChọn toàn bộ vùng dữ liệu trong sổ chi tiết sau đó vào menu 236
    • Data/Filter/AutofilterVậy là ta đã thiết lập xong chức năng lọc Autofilter cho sổ chi tiết.2.4.2. Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoảnLưu ý trước tiên khi làm sổ chi tiết tài khoản là ta phải nhập mãcho tài khoản của sổ chi tiết trên Sổ nhật ký chung. Điều này rất dễdàng, chỉ cần khi nhập dữ liệu vào Sổ nhật ký chung, với cácnghiệp vụ phát sinh có tài khoản phản ánh mà sau này cần mở sổchi tiết ta chỉ việc nhập thêm mã cho tài khoản đó vào cột Mã KHtrong Sổ nhật ký chung. Cột này khi in sẽ được ẩn đi, ta chỉ sửdụng cột này cho mục đích xử lý dữ liệu được dễ dàng. 237
    • Dữ liệu trên sổ chi tiết đều được lấy từ Sổ nhật ký chung.Ở đây sẽ giới thiệu Sổ chi tiết tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinhdoanh. Các sổ chi tiết khác làm tương tự, chỉ hơi khác một chútnhưng nếu hiểu cách làm của sổ chi tiết 642 bạn sẽ dễ dàng làmđược các sổ chi tiết tài khoản khác.Nhập vào ô A7 tài khoản sổ chi tiết mà bạn muốn xem.Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái.Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiệntrên sổ nhưng vẫn tồn tại.- Tại ô A9 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$F7=$A$7);SoNKC!A7;"")Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mànghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. 238
    • - Tại ô B9 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"")Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô C9 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7,"")Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệpvụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô D9 nhập vào hàm sau:=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7,"")Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụphản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.- Tại ô E9 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$F7;IF(SoNKC!$F7=$A$7;SoNKC!$E7;""))Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng của tài khoản đã nhập vào ôA7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô F9 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!I7;"")Hàm này sẽ trả về mã của tài khoản trên Sổ chi tiết đã nhập vào ôA7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô G9 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!$E7=$A$7;SoNKC!$G7;"")Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhậpvào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô H9 nhập vào hàm sau: 239
    • =IF($F9=H$5;$G9;"")Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPPB, đượclấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô I9 nhập vào hàm sau:=IF($F9=I$5;$G9;"")Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPKH, đượclấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô J9 nhập vào hàm sau:=IF($F9=J$5;$G9;"")Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPMN, đượclấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô K9 nhập vào hàm sau:=IF($F9=K$5;$G9;"")Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPDT, đượclấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô L9 nhập vào hàm sau:=IF($F9=L$5;$G9;"")Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPK, được lấytừ sổ Nhật ký chung.- Tại ô M9 nhập vào hàm sau:=IF($F9=M$5;$G9;"")Hàm này sẽ trả về số phát sinh của tài khoản có mã CPTL, đượclấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô N9 nhập vào hàm sau:=IF(SoNKC!F7=$A$7;SoNKC!H7;"") 240
    • Hàm này sẽ trả về số phát sinh bên có của tài khoản trên Sổ chitiết, được lấy từ sổ Nhật ký chung.- Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụphát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau:=SUM(G9:G39)Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ôA7.Dùng Fill handle kéo từ ô G40 đến ô N40. Đây là hàng tính tổngsố phát sinh của các tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết.Riêng ô N40 là tổng phát sinh bên Có của tài khoản trên sổ chi tiếtđã nhập vào ô A7.Lưu ý: Mẫu sổ chi tiết thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốtnhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều nàyđể chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu.Đặt chuột vào ô A9, giữ và kéo chuột đến ô N9, dùng Fill handlekéo đến hết sổ. 241
    • Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệuxen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là dokhông thỏa mãn điều kiện của hàm trong những hàng đó.Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấpchuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải cácnghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ(Nonblanks), nhấp chuột vào đó.Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉcho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống). 242
    • 2.5. Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu, phải trảTrước khi tạo sổ tổng hợp và chi tiết công nợ phải, phải trả ta sẽthiết kế 1 bảng danh mục khách hàng và 1 bảng danh mục nhàcung cấp để tiện cho việc theo dõi công nợ.2.5.1. Bảng danh mục khách hàng- Bên cạnh sheet DMTK thêm vào 1 sheet và đặt tên sheet làDMKH.- Thiết kế một bảng Danh mục khách hàng như bảng sau: 243
    • - Với mỗi khách hàng bạn hãy tạo một mã để phân biệt và tuyệtđối không được có mã trùng nhau.- Nhập mã khách hàng vào cột Mã KH và tên khách hàng vào cộtTên khách hàng. 244
    • - Sau khi tạo xong bảng Danh mục khách hàng ta sẽ tạo một bảngtham chiếu là bảng Danh mục khách hàng này để tiện sử dụng.Cách tạo bảng tham chiếu như sau:- Vào menu Insert/Name/Define… 245
    • Hộp thoại Define Name xuất hiệnTrong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọnvùng tham trong bảng Danh mục tài khoản. 246
    • Nhấp chuột vào nút đóng màu đỏ của hộp Define Name – Refersto.Nhấp chuột vào OK.Vậy là ta đã có một bảng tham chiếu có tên là DMKH.2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp 247
    • - Bên cạnh sheet DMKH thêm vào 1 sheet và đặt tên sheet làDMNCC.- Thiết kế bảng Danh mục nhà cung cấp như sau:- Với mỗi nhà cung cấp bạn hãy tạo một mã để phân biệt và tuyệtđối không được có mã trùng nhau.- Nhập mã nhà cung cấp vào cột Mã NCC và tên nhà cung cấp vàocột Tên nhà cung cấp. 248
    • - Sau khi tạo xong bảng Danh mục nhà cung cấp ta sẽ tạo mộtbảng tham chiếu là bảng Danh mục nhà cung cấp này để tiện sửdụng.Cách tạo bảng tham chiếu như sau:- Vào menu Insert/Name/Define… 249
    • Hộp thoại Define Name xuất hiệnTrong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọnvùng tham trong bảng Danh mục nhà cung cấp. 250
    • Nhấp chuột vào nút đóng màu đỏ của hộp Define Name – Refersto.Nhấp chuột vào OK.Vậy là ta đã có một bảng tham chiếu có tên là DMNCC. 251
    • 2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thuThiết kế sổ tổng hợp công nợ phải thuThêm vào một sheet đặt tên là BTH131.Sổ tổng hợp công nợ phải thu bao gồm các cột sau:- STT: Số thứ tự khách hàng có phát sinh công nợ.- Mã khách: Mã khách hàng có công nợ.- Tên khách hàng: Tên khách hàng có công nợ.- Số dư đầu kỳ:+ Nợ: Số dư Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng khách hàng(Số còn phải thu đầu kỳ)+ Có: Số dư Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Số tiền ứngtrước của khách hàng ở thời điểm đầu kỳ)- Số phát sinh trong kỳ:+ Nợ: Phát sinh Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (nghiệpvụ bán hàng hóa, dịch vụ).+ Có: Phát sinh Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Thu tiềnbán hàng hóa dịch vụ)- Số dư cuối kỳ:+ Nợ: Số dư Nợ TK 131 chi tiết theo từng khách hàng khách hàng(Số còn phải thu cuối kỳ)+ Có: Số dư Có TK 131 chi tiết theo từng khách hàng (Số tiền ứngtrước của khách hàng ở thời điểm cuối kỳ)Mẫu Sổ tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng như sau: 252
    • Xử lý dữ liệu trên Sổ tổng hợp công nợ phải thu- Nhập vào Ô B9 những mã khách hàng có công nợ.- Nhập vào Ô C9 hàm sau:=Vlookup(B9; DMKH; 2; 0)Hàm này sẽ trả về tên khách hàng (DMKH là bảng tham chiếu đãđược hướng dẫn lập ở trên).- Nhập vào Ô D9 hàm sau:=VLOOKUP($B9;[KtExcel1.xls]BTH131!$B$9:$I$16;7;0)Trong đó: KtExcel1.xls là file kế toán của kỳ kế toán trước (cấutrúc giống hệt kỳ này).Hàm này sẽ trả về giá trị số dư Nợ đầu kỳ chi tiết theo từng kháchhàng lấy từ Bảng tổng hợp công nợ phải thu của kỳ kế toán trước(cột Số dư cuối kỳ bên Nợ)- Ô E9 không cần nhập gì cả, bình thường số dư bên Có của tài 253