Tài liệu học kế toán Excel

28,837 views
28,586 views

Published on

Tài liệu học kế toán Excel học thực hành kế toán trên Excel. chi tiết vào: tintucketoan.com

3 Comments
12 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
28,837
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
204
Actions
Shares
0
Downloads
1,310
Comments
3
Likes
12
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tài liệu học kế toán Excel

  1. 1. *** TÀI LIỆU HỌC KẾ TOÁN EXCEL TỰ HỌC EXCEL &THỰC HÀNH TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL 1
  2. 2. Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel1.1. Thao tác với bảng tính1.1.1. Tạo một bảng tính mới- Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụxuất hiện như hình dưới đây.- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửasổ bảng tính mới.Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đếnbảng tác vụ.- Từ thanh Menu Bar vào FileNew… 2
  3. 3. - Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ NBảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếubạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.1.1.2. Thêm mới một bảng tính- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vàoInsertWorksheet.- Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấpchuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert. 3
  4. 4. Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tínhbị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đenkế bên trái của nhãn Sheet Tab.1.1.3. Xoá một bảng tính- Sử dụng menu+ Chọn bảng tính cần xoá+ Từ thanh Menu Bar vào EditDelete Sheet.+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiệnlệnh xoá.- Xoá bằng chuột phải:+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp 4
  5. 5. chuột phải và chọn dòng Delete.1.1.4. Đặt tên cho bảng tính+ Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảngtính đó sẽ hiển thị trên màn hình.+ Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khithấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính. 5
  6. 6. Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuộtphải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọnRename.1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tínhBạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện 6
  7. 7. thao tác lưu bảng tính đó lại.- Từ thanh Menu Bar vào FileSave As. Hộp thoại Save As xuấthiện.Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khiđặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại.Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạnnên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạnthường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoạiOptions xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save. 7
  8. 8. Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ôMinutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạncó thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoạihoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộpthoại lại.1.1.6. Tính chất của bảng tính- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet.- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell đượcmặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tấtcả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cmvà chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm. 8
  9. 9. 1.1.7. Chọn ô trong bảng tínhChọn một CellĐưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấpchuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũitên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọilà Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm.Chọn một khối các CellBạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọnmột khối ô.- Sử dụng chuột:+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn.+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùngchọn.- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùngmuốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyểnđến cuối vùng chọn.1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảoNhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanhcông thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớtnội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chènvào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêmhoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.Soạn thảo cho Cell đầu tiên+ Chọn Cell cần soạn thảo.+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiệnhành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọnCell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạovị trí Cell hiện hành. 9
  10. 10. Nhập dữ liệu vào từ bàn phím- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việcnhập các ký tự quá một ô.- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cellmuốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới,hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.Chỉnh sửa nội dung của CellĐể thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọnô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phímmũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nộidung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cầnchỉnh sửa nội dụng nhấp F2.Thay đổi nội dung của Cell- Nhấp chọn Cell cần thay đổi- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy,nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enterđể xoá ký tự đứng trước con nháy.- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôiđen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự độngnội dung cũ sẽ bị xoá.Xoá nội dung trong Cell- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trongnhững Cell được chọn. 10
  11. 11. 1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệuLệnh CopyBạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằngnhiều công cụ khác nhau.- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:+ Từ thanh Menu Bar vào EditCopy.+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phảichọn lệnh Copy.+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C.Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen 11
  12. 12. trắng chạy bao quanh.Sử dụng tuỳ chọn ClipboardTùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻtrên một File hay nhiều File khác nhau.Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit. 12
  13. 13. Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục haytừng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh Copythì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phầnmà bạn vừa thực hiện copy.Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chépdữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnhcopy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội dung cùng lúc.Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều filekhác nhau.- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đãđược dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete.Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vàoClear All phía trên bảng tác vụ.- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu(x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại).Sử dụng chuột. 13
  14. 14. - Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đếnkhung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ cóhình mũi tên bốn đầu xuất hiện.- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cầnCopy, thả chuột ra.- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuộtđến nơi cần, thả chuột ra.Lệnh cắt (Cut)Được thao tác giống như với lệnh Copy.- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển.- Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh:+ Từ thanh Menu Bar vào EditCut 14
  15. 15. + Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phảichọn lệnh Cut.+ Nhấn phím tắt Ctrl+ X.Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đentrắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dungtrong ô hay khối ô gốc bị xoá đi.Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ôhay khối riêng lẻ.Dán dữ liệu- Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán.- Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu:+ Từ thanh Menu Bar vào EditPaste. 15
  16. 16. + Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste.+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V.Trước khi dán dữ liệu:Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuấthiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán.FillhandĐiền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhauhay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơnkhi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạnđánh số thứ tự cho một danh sách dài.* Điền nội dung 16
  17. 17. - Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phảicủa khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm.- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra.- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuộtđến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danhsách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp.+ Copy calls: Điền các số như nhau.+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần. 17
  18. 18. - Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên.Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéongang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp.* Thay đổi trật tự các vùng.- Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột.- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác.- Từ thanh Menu Bar vào EditPaste Special. 18
  19. 19. - Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Specialvới các lựa chọn để bạn lựa chọn. 19
  20. 20. - Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose vànhấp OK để thực hiện lệnh.1.1.10. Định dạng bảng tínhThao tác với cộtSử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột- Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trêncùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức).- Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuộttrái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái đểgiảm kích thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra. Trongkhi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khungmàu vàng.Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột.- Nhấp chọn cột cần điều chỉnh.- Từ Menu Bar vào menu FormatColumnWidth… 20
  21. 21. Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằmtrong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK.Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là kýtự.Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cungcấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu cótrong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoahọc hơn.- Chọn cột cần điều chỉnh- Từ Menu chọn FormatColumnAutoFit Selection. 21
  22. 22. Chiều rộng tiêu chuẩn của cột- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn- Từ Menu Bar vào FormatColumnSbạnndard With…Hộp thoạiSbạnndard width xuất hiện.- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộngcủa cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả vềchiều rộng tiêu chuẩn cho cột.Chèn thêm cột- Sử dụng chuột:+ Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó.+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bênphải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột. Lúc này cột được tạovà đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải. 22
  23. 23. - Sử dụng lệnh:+ Chọn cột muốn chèn.+ Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column.+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phépbạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hànhsang phải.+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiệnhành và đẩy ô hiện hành qua phải.* Xoá cột- Sử dụng chuột:+ Chọn cột cần xoá.+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dướibên phải của khung chọn và kéo qua trái, thả chuột. Lúc này cộttrống được xoá, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua.- Sử dụng lệnh+ Chọn cột cần xoá. 23
  24. 24. + Chọn Menu EditDelete- Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá mộtcột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái.- Chọn xong, nhấp OK.* Chèn một ô- Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó.- Nhấp chọn menu InsertCells. Hộp thoại Insert xuất hiện.- Trong hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vịtrí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải. 24
  25. 25. - Chọn xong, nhấp OK.* Xóa một ô- Chọn ô cần xóa.- Nhấp chọn menu EditDelete. Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện.- Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ôtrống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái.Thao tác với dòng* Chèn thêm dòng- Sử dụng chuột: bạn có thể thêm dòng trực tiếp bằng các thao tácsử dụng chuột.+ Chọn vị trí dòng cần thêm.+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dướibên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc nàydòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống.- Sử dụng lệnh:+ Chọn vị trí dòng muốn chèn.+ Từ Menu Bar vào Insert. Trong menu con xuất hiện, bạn có hai 25
  26. 26. lệnh để chèn dòng là Row và Cells.Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệudòng hiện hành xuống dưới.Cells: làm xuất hiện hộp Insert.Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêmdòng với nhiều trạng thái khác nhau.+ Chèn một ô - Shift Cells down với chức năng này cho phép bạntạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống 26
  27. 27. dưới.+ Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạntạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hànhxuống dưới.+ Chọn xong nhấp OK* Xoá dòng- Chọn dòng cần xoá.- Từ Menu Bar vào EditDelete.+ Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiệnhành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên.+ Entire Row: cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiệnhành và đẩy dữ liệu ở dưới lên.+ Chọn xong nhấp OK.* Tự động điều chỉnh chiều cao dòng.Cũng giống như với cột, bạn có thể sử dụng chế độ điều chỉnh tựđộng chiều cao của hàng. Giá trị của độ rộng này cũng phụ vào dữliệu có trong hàng đó của bạn.- Chọn dòng cần điều chỉnh 27
  28. 28. - Từ Menu Bar vào FormatRowAutoFit.* Điều chỉnh chiều cao dòng- Nhấp chọn dòng cần điều chỉnh- Chọn Menu FormatRowHeight… hộp thoại Row Height xuấthiện.- Nhập giá trị vào khung Row Height (giá trị này nằm trongkhoảng từ 0 đến 409) và nhấp OK.* Làm ẩn các dòng- Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính.- Từ Menu Bar vào FormatRowHide 28
  29. 29. Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy,ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển contrỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ mất. 29
  30. 30. * Làm ẩn các cột- Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính.- Từ Menu Bar vào FormatColumnHide.* Hiển thị các dòng- Từ Menu Bar vào FormatRowUnhide (hình 2.34).Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ được hiển thịtrở lại.* Hiển thị các cột- Từ Menu Bar vào FormatColumnUnhideSau khi sử dụng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị. 30
  31. 31. Tạo khung bao cho bảng tính* Tạo đường viền bằng lệnh Border- Chọn vùng cần tạo đường viền. Sau đó chọn MenuFormatCells…Trong hộp thoại xuất hiện bạn chọn Tab Border(hình 2.35). 31
  32. 32. - Khung Presets:+ None: Bỏ tất cả các đường viền.+ Outline: Tạo đường viền bao quanh khung chọn.+ Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ.- Khung Border:+ - Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn.+ - Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn.+ - Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn.+ - Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn.+ - Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn.+ - Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn+ - Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn.+ - Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn.- Khung Line:+ Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, nhấp chọn mộtkiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và nhấp vào đường viềnmuốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừachọn. Nếu nhấp None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạnvẽ không được.+ Color: Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu,nhấp chọn một màu theo ý thích (mặc định là màu đen và màu nàydùng để tô cho đường viền. Chọn màu xong, nhấp vào biểu tượngcác đường viền hay nhấp vào các đường viền trong hình chữ nhật 32
  33. 33. có 4 chữ Text để đổi màu đường viền- Sau khi chọn xong loại đường viền và các tùy chọn của nó, bạnnhấn OK để chương trình áp dụng và thoát khỏi hộp thoại.* Tạo đường viền bằng thanh công cụ.- Chọn vùng cần tạo đường viền.- Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và nhấp vào mũitên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượngđường viền.- Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màuxanh. Nhấp chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này.Tô màu nền cho bảng tính* Sử dụng hộp thoại Format Cells- Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu.- Chọn Menu FormatCells… chọn tab Patterns 33
  34. 34. + Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, nhấp No Color làkhông chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel.+ Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọncũng như các màu của nó.- Nhấn OK để hàn tất quá trình tô màu.* Sử dụng thanh công cụ- Chọn ô hay trong bảng tính cần tô.- Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trênthanh công cụ Formatting. 34
  35. 35. - Chọn một màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thìnhấp vào No Fill.Chèn ký tự vào trong bảng tính- Nhấp chuột vào vị trí muốn chèn ký tự.- Từ Menu Bar vào InsertSymbol… chọn Symbol. 35
  36. 36. Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Symbol để bạncó thể lựa chọn những ký tự muốn chèn. 36
  37. 37. Bạn chọn Font chữ hiển thị cho các ký tự bằng ô Font trong hộpthoại. Nhấp vào nút tam giác để có được danh sách font chữ.- Nhấp Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính.- Chèn ký hiệu xong, nhấp Close để đóng hộp thoại lại.Sao chép hoặc di chuyển bảng tínhBạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảngtính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảngtính khác.- Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép.- Chọn Menu EditMove or Copy Sheet… Hộp thoại Move orCopy xuất hiện. 37
  38. 38. + To Book: Có nghĩa chứa bảng tính mà bạn thực hiện lệnh Copy.+ Before Sheet: Cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay saochép bảng tính tới.+ Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu khôngchọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép.Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trongkhung To Book nhấp chọn New Book.- Sauk hi chọn xong bảng tính cần sao chép và đích đến của nó,bạn nhấp OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại.Quản lý bảng tính* Dấu cửa sổ bảng tính- Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa nhấp vào một ô bất kỳ trongbảng tính.- Từ Menu Bar vào WindowHide 38
  39. 39. Khi đó bảng tính của bạn sẽ bị ẩn.Để làm hiển thị lại cửa sổ bảng tính, bạn vào menu Bar vàoWindowUnHide… hộp thoại sau hiện lên:- Nếu có nhiều bảng tính trong hộp danh sách Unhide, bạn nhấpchọn tên cửa sổ bảng tính cần hiển thị. Nhấn Ok để hiển thị cửa sổbảng tính. 39
  40. 40. * Dấu bảng tính- Kích hoạt bảng tính- Chọn MenuFormatSheetHide* Hiển thị tập bảng tính- Chọn Menu FormatSheetUnHide 40
  41. 41. 1.2. Sử dụng lệnh1.2.1. Sử dụng Menu BarThanh Menu Bar của Excel được chia thành nhiều nhóm lệnh, mỗinhóm lệnh khác nhau sẽ có chứa những thanh lệnh đơn khác nhau.- Di chuyển chuột trên Menu bar, đến trình đơn cần chọn.- Khi chuyển chuột đến trình đơn bạn nhấp trái chuột một Menu sẽđược đổ xuống cho bạn lựa chọn.- Di chuyển chuột trên Menu sổ xuống, chọn một lệnh và nhấpchuột trái để thực hiện lệnh đó.Chú ý: Khi Menu xuất hiện một số chức năng sẽ bị dấu, bạn nhấpvào mũi tên phía dưới những chức năng còn lại sẽ được hiển thịtrên Menu. 41
  42. 42. Hoặc bạn có thể sử dụng bàn phím để mở thực đơn lệnh, mỗi lệnhsẽ có một chữ cái được đánh dấu bằng chữ cái gạch chân. Thựchiện chọn lệnh bằng cách nhấn giữ phím Alt + (ký tự được gạchdưới).Một số lệnh trong menu có thể được thực hiện bằng phím tắt trênbàn phím, điều này khá tiện dụng khi bạn thực hiện việc nhập dữliệu và thực hiện các lệnh. Các phím tắt của lệnh được trình bàybên phải của lệnh trong menu (Ví dụ lệnh Copy là Ctrl+C)Bạn sẽ thấy đằng sau một số lệnh có những ký tự đặc biệt:+ Các lệnh có dấu ba chấm(…) kế bên câu lệnh tức lệnh đó có hộpthoại.+ Những câu lệnh có ký hiệu phím chức năng và một chữ cái. Tổhợp phím đó được gán cho lệnh tương ứng đứng trước nó.1.2.2. Sử dụng biểu tượng 42
  43. 43. Trên thanh công cụ chứa các biểu tượng, mỗi một biểu tượng chứamột câu lệnh.Ví dụ: Bạn dùng biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ Sbạnndardthay vì dùng lệnh Save trên thanh Menu bar.Để sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ bạn thực hiện theocác bước sau:- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.- Sau đó chọn biểu tượng của lệnh mà bạn muốn áp dụng.1.2.3. Sử dụng phím chuột phải- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.- Di chuyển chuột đến ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… vừa chọn vànhấp chuột phải, một Menu tắt hiện lên, di chuyển chuột trongMenu tắt này đến một lệnh cần thiết nhấp trái chuột để thi hànhlệnh đó cho vùng được chọn. 43
  44. 44. Chú ý: Sử dụng bàn phím để thực hiện trong menu. Nhấn tổ hợpphím Shift+ F10 và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để dichuyển lên xuống trong Menu tắt, nhấn Enter thi hành lệnh.1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.- Từ Menu Bar vào thực đơn DataSort… 44
  45. 45. Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Sort. 45
  46. 46. + Sort By là khoá chính, Excel sẽ dựa trên khoá này để sắp xếp thứtự các dòng trong bảng tính. Nhấp nút mũi tên hình tam giác để bậtdanh sách các trường và chọn một trường trong danh sách này đểlàm khoá sắp xếp. Có hai tùy chọn:Ascending Excel sẽ sắp xếp tăng từ A đến Z.Descending Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ Z đến A.+ Then By là khoá phụ, hai khoá này hỗ trợ cho khoá Sort By. Nếukhoá Sort By bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ hai để so sánh,nếu khoá thứ hai bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ ba để sosánh.+ My data range has có hai chức năng để bạn lựa chọn:Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel sẽ trừdòng đầu.No Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel kểcả dòng đầu.- Chọn các chức năng cần thiết xong, nhấp Ok để thực hiện việcsắp xếp.1.2.5. Sắp xếp trật tự các cộtBạn có thể sắp xếp các cột theo một trật tự của mình để phục vụcho việc quản lý trong công việc soạn thảo của mình.- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.- Từ Menu Bar vào DataSort…- Nhấp vào nút Options… hộp Sort Options xuất hiện. 46
  47. 47. + Chọn chức năng Sort Left to Right và nhấp OK để đóng hộpthoại Sort Options lại.+ Nhấp chọn Ascending trong hộp Sort By.- Nhấp OK để sắp xếp theo cột1.3. Định dạng dữ liệu1.3.1. Xử lý Font chữĐịnh dạng Font chữĐể thực hiện việc định dạng font chữ, bạn chọn ô hay khối ô chứavăn bản, bạn chọn Menu FormatCell … hộp thoại Format Cellxuất hiện, chọn nhãn Font từ hộp thoại này (hình 2.52).- Khung Font: Cho phép lựa chọn Font chữ. Bạn dùng thanh cuộnđể tìm font trong danh sách của hộp thoại.- Khung Font style: Cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng(Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold- Italic), chữ bìnhthường (Normal). Với font chữ được gạch dưới chân, bạn có thể địnhdạng loại đường gạch chân trong ô Underline. Nhấp vào mũi tên hìnhtam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None - không gạchdưới, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đôi, SingleAccounting - gạch dưới không cắt chữ, Double Accounting - gạchdưới đôi không cắt chữ. 47
  48. 48. - Khung Size: Cho phép bạn chọn kích cỡ chữ to hay nhỏ.- Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ. 48
  49. 49. - Normal font: Nhấp chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặcđịnh Font cho chữ.- Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ.Strikethrough - gạch ngang chữ, Superscript - gạch ngang và thuchữ về góc trên bên trái, Subscipt - gạch ngang và thu chữ về gócdưới bên phải. 49
  50. 50. - Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả.- Nhấp Ok để áp dụng.Hiệu chỉnh Font- Bật cửa sổ bảng tính mới.- Nhấp vào mũi tên hình tam giác của khung Sbạnndard font để bậtdanh sách các Font. 50
  51. 51. - Chọn Menu ToolsOptions… chọn nhãn General trong hộp thoạiOptions.- Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp. 51
  52. 52. - Nhấp chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên đểbật danh sách các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp.- Chọn các chức năng xong, nhấp OK để xác lập.1.3.2. Canh lề cho dữ liệuTab Alignment trong hộp thoại Format Ceels dùng để hiệu chỉnhText, cho phép bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho các dữ liệu với cácchức năng trong hộp thoại.- Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào FormatCells, nhấpchọn tab Alignment trong hộp thoại.- Text alignment+ Horizontal: Cho phép bạn xác định vị trí dữ liệu trong ô. 52
  53. 53. + General: Hiển thị tại vị trí mặc định trong ô, nhãn nằm bên tráiô, số nằm bên phải ô.+ Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô. Bạn có thể đặtkhoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cáchnhập thông số vào khung Indent kế bên.+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô.+ Right (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô. Bạn có thểđặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ôbằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên.+ Fill: Lặp lại các dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô.+ Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bênphải. Chức năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữliệu lớn hơn chiều rộng của ô.+ Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có 53
  54. 54. nghĩa là dữ liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theohàng trong khối ô đó. Các ô trong những cột không phải là cột đầuthì không được chứa dữ liệu. Các ô trong khối ô được chọ khôngđược hợp nhất.+ Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô. Bạn cóthể đặt trong khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phảivà bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kếbên.- Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng.+ Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô.+ Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô.+ Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô.+ Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng.+ Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu. 54
  55. 55. - Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left(Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khungHorizonbạnl và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical.- Orienbạntion+ Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô. Nhấpchuột vào nút đỏ đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưaxuống để quay dữ liệu ngược xuống.+ Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bànphím, số này tính theo độ.- Text Control+ Wrap: nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộngcủa cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng vàxuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter.+ Shrinhk to fit: tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao chothấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lạicột. Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự độngtăng theo đến kích cỡ qui định ban đầu.+ Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thànhmột ô.- Right- to- left 55
  56. 56. + Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang phảihoặc từ phải sang trái.- Chọn các kiểu định dạng thích hợp, nhấp Ok để áp dụng.1.3.3. Công cụ FormattingThanh công cụ Formatting chứa các lệnh dùng để điều khiển sựhiển thị của dữ liệu trong bảng tính của bạn. Bạn chỉ cần nhấpchọn các biểu tượng công cụ trên thanh công cụ để sử dụng nó.+ Font: Cho phép bạn chọn Font chữ.+ Font Size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ.+ Bold: Làm đậm chữ. 56
  57. 57. + Ibạnlic: Tạo chữ nghiêng+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ.+ Align Left: Căn trái.+ Center: Căn giữa.+ Align Right: Căn phải.+ Merge and Center: Dùng để canh giữa dữ liệu trên nhiều ô.+ Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ.+ Percenbạnge Style: Dùng để định dạng phần trăm.+ Comma Style: Dùng dấu phẩy để ngăn cách ba số.+ Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân.Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ.+ Decrease Decimal: Dùng để giảm số sau dấu chấm thập phân.Nghĩa là cho hiển thị ít số lẻ.+ Increase Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề trái nhấp mỗi lần làmột Tab.+ Decrease Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề phải nhấp mỗi lầnlà một Tab.+ Borders: Dùng để tạo đường viền cho khung nhấp vào hình tamgiác để có danh sách các đường.+ Fill Color (Brown): Dùng để tô màu nền (ô).+ Font Color: Dùng để tô màu chữ.+ Format Cell s: Dùng để bật hộp thoại Format Cells.1.3.4. Sử dụng công cụ Format PainterChương trình cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để chophép bạn sao chép các định dạng từ ô này đến ô khác. Điều nàygiúp bạn có thể tạo ra các ô có các định dạng như nhau một cách 57
  58. 58. nhanh chóng mà không cần phải qua các thao tác định dạng lại từđầu.- Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác.- Nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụSbạnndard.- Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng.- Nhấp vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ôcần sao chép định dạng này.1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tảChọn ô hay dãy ô cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu muốn kiểm tratoàn bộ bảng tính thì nhấp vào một ô bất kỳ.- Nhấp chọn biểu tượng Spelling trên thanh công cụ Sbạnndard.Khi bộ kiểm tra lỗi chính bạn nhận dạng một từ không có trong từđiển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn tronghộp thoại này. 58
  59. 59. Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác,trong hộp thoại Dictionary Language, nhấp chọn ngôn ngữ mà bạnmuốn thực hiện kiểm tra.1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặclựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.- Từ Menu Bar vào EditFind… hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F. 59
  60. 60. Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace vớicá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các thông tin cần tìmkiếm của mình.Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó 60
  61. 61. một cách dễ dàng.+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảngtính.+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Columntìm theo cột.+ Look in:Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phânbiệt chữ hoa và chữ thường.+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung FindWhat.+ Find All: Tìm kiếm tất cả.+ Find Next: Tìm từng mục một.+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.- Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.- Nhấp Close để đóng hộp thoại.1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệuLệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằngdữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn.- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặclựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế. 61
  62. 62. - Từ Menu Bar vào EditReplace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạnxác lập. 62
  63. 63. + Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảngtính+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columnstìm theo cột.+ Look in: Có ba chức năng sau:Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phânbiệt chữ hoa và chữ thường.+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung FindWhat và khung Replace with.+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.+ Find All: Tìm tất cả. 63
  64. 64. + Find Next: Tìm từng mục một.+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thaythế.- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.- Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế.Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữliệu mới hãy nhấp Find All hay .- Nhấp Close để đóng hộp thoại.1.5. Làm việc với các Cell1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùngTừ Menu Bar vào EditGoto…hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G. 64
  65. 65. Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thựchiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển. 65
  66. 66. + Reference: để bạn nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyểnđến.+ Special… : Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùngnhững tùy chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọnvới những xác lập theo ý muốn. Sử dụng những tùy chọn này hếtsức đơn giản, bạn chỉ việc đánh dấu vào tùy chọn cần áp dụngtrong hộp thoại. 66
  67. 67. + Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích.+ Consbạnnts: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tínhnhư: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím.+ Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ côngthức.+ Number: Chọn số – Text; Chọn chữ - Logicals; Chọn các giá trị- Logic; Chọn các ô chứa lỗi - Errors.+ Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống.+ Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính.+ Current array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng.+ Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng.+ Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọncột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước.+ Visible Cell s Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong mộtdãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu. 67
  68. 68. Nhấp OK để áp dụng tùy chọn đó sau khi đã thực hiện xong việclựa chọn.1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bảnTrước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cầnđịnh dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ôhiện hành.- Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format Cells, nhấpchọn Tab Number trong hộp thoại.- Khung Category chứa các kiểu định dạng cho ô hay các khối ô. 68
  69. 69. - General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếubạn soạn thảo bình thường hãy chọn kiểu này.- Number: Dùng để định dạng kiểu số. Nhấp chuột vào Number đểcó được các tùy chọn cho việc xác lập.+ Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vàomũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạncũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc khônglấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khungNegative numbers thay đổi các số lẻ.+ Nhấp chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy(,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc.+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hay dương, trongngoặc…- Curreney: định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạngnày kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vàotrước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm(.) 69
  70. 70. dùng để thể hiện số lẻ của các số.+ Decimal places: Lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bênđể tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhậpsố trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽthấy trong khung negative numbers thay đổi.+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vàomũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vịtiền tệ.+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hoặc dương, trongngoặc…- Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấuthập phân ở trong một cột. 70
  71. 71. + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vàomũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạncũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trongkhung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vàomũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vịtiền tệ.- Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng.+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượtkế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách nàymột kiểu hiển thị thích hợp.+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng nămtheo nước. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danhsách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn mộtkiểu hiển thị thích hợp.- Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây. 71
  72. 72. + Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bênđể kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này mộtkiều hiển thị thích hợp.+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước(Quốc gia). Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danhsách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn mộtkiểu hiển thị thích hợp.- Percenbạnge: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ôhiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Exceltự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phầntrăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phầntrăm theo sau.+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bênđể tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhậpsố trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ 72
  73. 73. thấy trong khung Negative numbers thay đổi.- Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thậpphân (phần số lẻ).+ Type: Chứa danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượtvà chọn một kiểu định dạng thích hợp.- Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấmthập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học).+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), nhấpvào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ,bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặckhông lấy số lẻ.- Text: Dùng để định dạng văn bản, khi bạn dùng định dạng Textnó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản.- Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị danh 73
  74. 74. sách và cơ sở dữ liệu.- Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyểnthanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toànbộ các kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Deleteđể xoá, nhấn OK để áp dụng. 74
  75. 75. 1.5.3. Địa chỉ ôĐịa chỉ tương đốiBạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tươngđối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3. Được sử dụng khi chúngbạn tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó. Khi bạnkéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cộttheo.Địa chỉ tuyệt đốiCó dạng: $Cột$DòngLà loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép côngthức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ.Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là:=$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính,địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau: 75
  76. 76. Địa chỉ hỗn hợpĐịa chỉ hỗn hợp có hai loại.Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng.Có dạng: $Cột DòngLà loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán sao chépcông thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thayđổi địa chỉ dòng.Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòngCó dạng: Cột$DòngLà loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, saochép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng màchỉ thay đổi địa chỉ cột. 76
  77. 77. 1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thứcChọn một ô cho công thức- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng- Di chuyển con trỏ đến ô cần tính, nhấp chuột, lập tức trên thanhcông thức xuất hiện địa chỉ của ô đó.Chọn một khối ô cho công thức:- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó.- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng.- Di chuyển con trỏ đến ô đầu của khối cần tính, nhấp chuột trái vàkéo xuống ô cuối của khối thả chuột, lập tức trên thanh công thứcxuất hiện địa chỉ của khối ô được chọn. Cách ghi trên thanh côngthức như sau A1:C3 có nghĩa chọn từ ô A1 đến ô C3. 77
  78. 78. Nếu bạn cần tính một ô hay một khối ô trong khối ô đã chọn, hãynhấp chọn trong khối ô đã chọn một cách bình thường.1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô- Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên.- Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức.- Nhập tên cho ô hay khối ô.- Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận.Chia cửa sổ- Kích hoạt bảng tính cần chia- Từ Menu Bar vào WindowSplitKhi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốnphần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảngtính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xemtừng phần riêng trong bảng tính. 78
  79. 79. Bỏ đường chiaBạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây:- Nhấp để kích hoạt trang bảng tính.- Chọn Menu WindowRemove SplitTạo chế độ Freeze- Nhấp chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng bạn chọn ô của 79
  80. 80. cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, vídụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng bạn sẽ chọn ô kếtthức phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặtđường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng bạn thu lại vẫn có thểbiết các số liệu bị lấp là của khác hàng nào.- Chọn Menu WindowFreeze Panes.Khi nhấp chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lênmàn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyểndữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trêngạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện trênmàn hình để bạn nhìn thấy được.Bỏ chế độ Freeze- Nhấp chọn một ô bất kỳ trong bảng tính.- Chọn Menu WindowUnFreeze Panes. 80
  81. 81. Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thểcuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính.1.5.6. Tạo chú thích- Chọn ô cần tạo chú thích+ Chọn InsertComment. 81
  82. 82. + Trên thanh công cụ Formula Auditing nhấp vào biểu tượng NewComment.+ Nhấp chuột phải tại ô cần tạo chú thích chọn lệnh InsertComment. 82
  83. 83. - Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn mộttrong các cách sau:+ Từ Menu Bar vào FormatComment…+ Nhấp chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụPicture.+ Nhấp chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh FormatComment.- Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hìnhmũi tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp đúp chuột để hiện hộp thoạiFont.Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Fonttrong các ô.1.6. Làm việc với biểu đồ1.6.1. Tạo biểu đồTạo nhanh bằng phím F11- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đềtheo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.- Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảngtính có tên Chart.Tạo biểu đồ bằng lệnh- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đềtheo dòng, cột và dữ liệu minh họa.- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thựcđơn Bar vào InsertChart… 83
  84. 84. Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard( ) trên thanh côngcụ Sbạnndard để mở hộp thoại Chart Winzard-Step of 4-ChartType.Tab Stanndard Types- Chart type: Trong khung này chứa danh sách các loại biểu đồ cósẵn mà chương trình cung cấp cho bạn.+ Column : Biểu đồ dạng cột.+ Bar : Biểu đồ dạng thanh.+ Line : Biểu đồ dạng đường kẻ.+ Pie : Biểu đồ dạng hình tròn.+ XY(Scatter) : Biểu đồ XY(phân tán). 84
  85. 85. + Area : Biểu đồ vùng.+ Doughnut : Biểu đồ hình vành khuyên.+ Radar : Biểu đồ hình ra da (theo tia).+ Surface : Biểu đồ mặt dạng 3- D.+ Bubble : Biểu đồ dạng các hình tròn.+ Stock : Biểu đồ dạng hình cột.+ Cylinder : Biểu đồ dạng hình trụ 3- D.+ Cone : Biểu đồ dạng hình chóp trụ 3- D.+ Pyramid : Biểu đồ dạng hình chóp 3- D.- Chart Sub- type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danhmục.- Press and Hold to View Sample: Cho phép bạn xem trước kếtquả.Tab Custom TypesKhi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn SbạnndardTypes và chuyển qua nhãn Custom Types, ở đây bạn có thể chọncác thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Font chữ cho biểu đồ.Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục côngviệc tạo biểu đồ.- Sau nhấp Next. 85
  86. 86. + Tab Data RangeData Range: Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiệnở khung Data Range.+ Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng haycột+ Tab Series:Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hainút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, đểtham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, vànội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series, 86
  87. 87. bạn có thể giới hạn lại các ô này.Category (X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển thịlên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết địnhnhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.Chú ý: Bạn có thể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vàonút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồthị nửa, hãy nhấp Cancel để huỷ bỏ.- Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện:Tab Titles+ Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.+ Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X+ Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y.Tab Axes 87
  88. 88. + Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa cho hiểnthị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.+ Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị cácnhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị.Tab Gridlines+ Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị cácđường gạch đứng.+ Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đườnggạch ngang. 88
  89. 89. Tab Legend+ Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú 89
  90. 90. thích.+ Bottom: Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ.+ Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ.+ Top: Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ.+ Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ.+ Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ.Tab Data LabelsLabel contains:+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiểnthị chữ của dòng đầu trong cột số.+ Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phéphiển thị chữ trong cột đầu.+ Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giátrị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ. 90
  91. 91. Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khungLabel Conbạnins chọn hai chức năng trở lên.Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thịmàu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.Tab Data TableShow Data Table: Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trịtham gia vào lập nên biểu đồ.Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trongbiểu đồ.Chọn xong các chức năng thích hợp, nhấp Next để tiếp tục.- Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình. 91
  92. 92. Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ vớihai chức năng sau:+ As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới vànhập tên vào khung màu trắng kế bên.+ As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiệnhành và chọn bảng tính ở khung kế bên.- Nhấp nút Finish trong hộp thoại để tạo biểu đồ.1.6.2. Định dạng biểu đồĐiều chỉnh kích thước các thành phần- Chọn đối tượng cần di chuyển.- Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đi nơi khác, thả chuột.- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong củabiểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền củanền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái kéođể điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộngbằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ đểchọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa vàkéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyểntheo biểu đồ.Định dạng tiêu đề của biểu đồ 92
  93. 93. - Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ.- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn mộttrong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Title…- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểuđồ. Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.Tab PattemĐịnh dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có cácchức năng sau:- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêuđề.- Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định. 93
  94. 94. - None: Không tạo đường viền.- Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năngsau:+ Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Nhấp vào mũi tênhình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấpchọn một kiểu đường viền thích hợp.+ Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Nhấp vào mũitên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màuthích hợp.+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đườngviền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách cáckiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạtthích hợp.- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề.- Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả.- Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.- Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theomặc định là màu trắng.- Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề.- Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý.Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nềncó sẵn trong hộp thoại này.Tab FontĐịnh dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năngkhác có trong hộp thoại) cho tiêu đề. 94
  95. 95. Tab AlignmentNhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và cácchức năng khác) cho tiêu đề. 95
  96. 96. - Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng1.6.3. Định dạng biểu đồĐịnh dạng các cột của biểu đồ.- Nhấp chọn cột của biểu đồ.- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn mộttrong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Series…- Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó. 96
  97. 97. Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểuđồ.Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bêncủa biểu đồ, có hai chức năng sau:Primary Axis: hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bêntrái của biểu đồ.Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo haigiá trị ở hai bên của biểu đồ.Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tựtrong phần tạo biểu đồ.Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chứcnăng sau:Move Up: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống mộthàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cộtcũng đổi theo. 97
  98. 98. Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới(mỗi lần chỉxuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổicác cột cũng đổi theo.Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữacác nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau:Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trongnhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ - 100 đến 100.Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trongbiểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500.Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng dữ liệu trên các trụcNhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ.Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằmngang, chọn một trong hai cách sau.- Từ Menu Bar vào FormatSelected Axis…- Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó.Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 2.120).Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Linesvà các chức năng khác.Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái haybên phải của biểu đồ và các chức năng khác.Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu.Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằmngang.Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cáchchữ với trục và xoay chữ. 98
  99. 99. Chọn các chức năng xong nhấp Ok để áp dụng.Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức.Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ.Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu.- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Labels… Hoặc di chuyểnchuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi. Hộp thoại Format DataLabels xuất hiện (hình 2.121).Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cộttrong biểu đồTab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột củabiểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạngchữ xoay… 99
  100. 100. Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất.Định dạng các đường gióng trong biểu đồ.- Nhấp chọn đường gióng.- Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng bằngcách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó. Khi đóhộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 2-122).Tab Patterns: định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đườnggióng.Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểuđồ ngược hay thuận… Với các chức năng sau.Minimum: chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục. 100
  101. 101. Maximum: chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục.Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục toạ độ .Category (X) Axis: chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc.Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này, có nghĩa số tại gốctoạ độ được tính bằng 1 và đến đường gióng kế tiếp thì thêm số 0vào sau.Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bịđảo ngược và tăng lên theo số trong chức năng Major Unit.Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chứcnăng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các số liệu nhưcũ.- Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng bảng chú thích 101
  102. 102. - Nhấp chọn bảng chú thích.- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọnmột trong các các sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Legend…- Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào đó. Hộpthoại Format Legend xuất hiện.Tab Patterns: định dạng đường viền bao quanh bảng chú thíchtrong biểu đồ.Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích.Tab Placement: định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ.- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng nền ngoài của biểu đồ. 102
  103. 103. - Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn.- Bật hộp thoại Format Chart Area để định dạng nền ngoài củabiểu đồ, chọn một trong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Area…- Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó.Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện.Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền ngoài củabiểu đồ.Tab Font: định dạng Font chữ cho toàn bộ biểu đồ bất kỳ nơi nàotrên biểu đồ.- Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.Định dạng nền trong của biểu đồ.- Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn. 103
  104. 104. - Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểuđồ, chọn một trong các cách sau:- Từ Menu Bar vào FormatSelected Plot Area…- Di chuyển chuột vào khoảng trống của nền trong và nhấp đôi vàođó. Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện.Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màunền trong của biểu đồ.- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ.- Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó.- Từ Menu Bar vào ChartSource Data… hộp thoại Source Dataxuất hiện. 104
  105. 105. Tab Data Range+ Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từkhung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lậpnên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhậplại các địa chỉ ô.+ Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dònghay cột.Tab Series 105
  106. 106. + Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add vàRemove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vàotính toán lập nên biểu đồ.+ Name: thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nộidung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.+ Values: thay đổi khối ô (khối ô này là chứa số tham gia vào tínhtoán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn cóthể giới hạn lại các ô này.+ Category (X) Axis Labels: thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiểnthị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi đểquyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.1.7. Kiểu dữ liệu1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản 106
  107. 107. Kiểu chuỗiKiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z vàcác phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệutrên bàn phím.Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thànhphần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự độngchuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trongcặp dấu nháy kép (" ").Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thểđịnh dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu?: Canh trái dữ liệu trong ô": Canh phải dữ liệu trong ô^: Canh giữa dữ liệu trong ô: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu.Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vàotrong Menu Bar vào ToolsOptions, chọn nhãn Transition trướckhi sử dụng kiểu dữ liệu này. 107
  108. 108. Kiểu ngày thángKiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phútgiây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sựlựa chọ của chúng bạnChọn cách thể hiện ngày thángChọn ô cần thao tácTừ Menu Bar vào FormatCells… chọn Tab Number. 108
  109. 109. Trong khung Category chọn chức năng DateNhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách vàchọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác.Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.Chọn cách thể hiện giờNhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tựnhư chọn ngày tháng. 109
  110. 110. Một số dạng thể hiện.Thể hiện của ngày thángm/d/yyd- mmm- yyd- mmmmmmm- yyThể hiện của giờ phút giâyh:mm AM/PMh:mm:ss AM/PMh:mmh:mm:ss 110
  111. 111. m/d/yy h:mmKiểu dữ liệu FormulaKiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng(=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử(số học, luận lý, quan hệ).Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏqua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thứcchứ không hiển thị công thức.Kiểu số họcKiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệunhư + , - , * , (), ., =, $, %.Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài củasố lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểukhoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạnchỉ cần nới rộng ô.1.7.2. MảngBạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kếcông thức vốn cho ra nhiều kết quả.Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khácnhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quảkhác nhau.Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lýhoặc giá trị lỗi.+ Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thậpphân hay số kỹ thuật.+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.+ Giá trị luận lý là Ture hoặc False.Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $... 111
  112. 112. Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thểhiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9)Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau.1.7.3. Các phép toánDữ liệu chuỗiDữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toánquan hệ và phép toán nối chuỗi.= Bằng< Nhỏ hơn<= Nhỏ hơn hoặc bằng> Lớn hơn>= Lớn hơn hoặc bằng<> Khác nhauThực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trịTRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE.Dữ liệu số họcDữ liệu số cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán: Toánhọc, luận lý, và quan hệ.Toán tử số học có các ký hiệu+ Phép cộng- Phép trừ* Phép nhân/ Phép chia% Phần trăm^ Số mũ 112
  113. 113. Toán tử NOTSố 0 mang giá trị True và các số khác 0 mang giá trị False. Tại ôA5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1. Tại ô B5 bạn gõ công thức:NOT(A5) rồi nhấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại (hình3.4).Toán tử ANDBạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1 ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vàocông thức: =IF(AND(A5=1,B5=1) ,TRUE, FALSE), sau đó bạn nhấpEnter, rồi kéo Fillhand cho ô còn lại:Toán tử ORVới bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 vànhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE, FALSE), nhậpxong nhấn Enter. 113
  114. 114. Toán tử quan hệ có các ký hiệu= Bằng< Nhỏ hơn<= Nhỏ hơn hoặc bằng> Lớn hơn>= Lớn hơn hoặc bằng<> Khác nhauThực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị làTRUE, ngược lại nếu sai cho giá trị là FALSE.Độ ưu tiên của các toán tửTrong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện 114
  115. 115. trước. Các toán tử có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thựchiện từ trái qua phải. Toán tử Độ ưu tiên () 1 (cao nhất) ^ 2 * và / 3 + và - 4 =, <, <=, >, >=, <> và NOT, AND, 5 (thấp nhất) ORDữ liệu ngày thángBạn có thể sử dụng các phép toán số học (cộng và trừ) và các phéptoán tử quan hệ.Ví dụ: Bảng tính trên cột A và B là những dữ liệu được nhập từ bànphím. Trước khi thực hiện công thức hãy chọn kiểu hiển thị cho ô đó.Ô A1 và B1 chọn kiểu hiển thị Ngày/ Tháng/Năm (trong hộp thoại là:14/3/2001, Vietnamese, Date).Ô A2, B2 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:14/march/2001, Vietnamese, Date).Ô A3, B3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:14/Mar/01, Vietnamese, Date).Ô C1,C2, C3 chọn kiểu hiển thị số (trong hộp thoại là: - 1234,Number).Ô D1,D2,D3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm.Công thức ô C1 =B1- A1 115
  116. 116. Công thức ô C2 =B2- A2Công thức ô C3 =B3- A3Công thức ô D1 =A1+ 5Công thức ô D2 =B2+ 5Công thức ô D1 =A3+ 5Công thức ô E1 =A1<B1Công thức ô E2 =A2>B2Công thức ô E3 =A3=B3.Chú ý: Muốn cho ô hay khối ô hiển thị số bình thường hãy nhấnCtrl+ Shift+ ~.1.8. Công thức và hàm1.8.1. Công thứcMột công thức luôn có dạng tổng quát như sau:= (Công thức).- Công thức chỉ gồm các số: Loại công thức này gồm các toán tửvà toán hạng- Công thức chỉ có các địa chỉ ô: Loại công thức này gồm các toántử và các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng.- Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồmcác toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số.- Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàmtrong Excel. 116
  117. 117. - Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức nàybao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ.1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong ExcelHàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thựchiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trìnhtính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đápứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp choriêng mình.Các nhóm hàm trong Excel- Nhóm hàm Financial (tài chính): Nhóm hàm này cung cấp chobạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư,tính tiền lợi nhuận.- Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian): Nhóm hàmnày cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữahai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số…- Nhóm hàm Math & Trig (toán học và lượng giác): Nhóm hàmnày cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹthuật căn bản.Nhóm hàm Sbạntistical (thống kê): Nhóm hàm này cung cấp chobạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất…- Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu):Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tínhnhư: trả về số cột của một tham chiếu…- Nhóm hàm DaTabase (cơ sở dữ liệu): Nhóm hàm này cung cấpcho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ sở dữ liệuchẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu…- Nhóm hàm Text (văn bản): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn cáchàm nhằm quản lý văn bản.- Nhóm hàm Logical (luận lý): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn 117
  118. 118. các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựatrên những điều kiện của bảng tính.- Nhóm hàm Information (thông tin): Nhóm hàm này cung cấp chobạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trongbảng tính.Cấu trúc chung của hàmCú pháp:= Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …, đối số n)Các thành phần trong hàm:- Dấu (=): Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằngExcel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gìcả.- Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàmđó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thựchiện đúng hàm cần dùng.- Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nóphải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng.- Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặckhối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng cáchàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau,trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau.- Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm.Hộp thoại chứa các hàmĐể sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàmvà các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function.- Từ thực đơn Bar vào Insert Function… 118
  119. 119. Hộp thoại Insert Function xuất hiện.Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select afunction để xuất hiện danh sách các nhóm hàm. 119
  120. 120. Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàmđược chọn trong khung Or Select a function.Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin vềhàm được đánh dấu trong khung Select a function.Nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng củahàm.- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoạiFunction Arguments hiện lên. 120
  121. 121. - Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm.Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãynhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhậpcác thông số bình thường.Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiệntính toán.Chú ý: Bạn có thể bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách nhấpvào biểu tượng fx trên thanh công thức.Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tínhHiện các công thức được sử dụng trong bảng tính- Chọn Menu ToolFormabạnuditingFormula Auditing Mode.- Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năngFormula Auditing mode một lần nữa.Hiển thị các đường chỉ dẫn 121
  122. 122. - Chọn ô có công thức- Chọn Menu Tool Formula Auditing Trace PrecedentsDùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Nhấpchọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents.Trong ô D1 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A1 và A2Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A2 và C2Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3Bỏ các đường dẫnNhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditingkích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hay chọn lệnhRemove Precedent Arrows từ Menu ToolFormula Auditing1.8.3. Các hàm cơ bảnNhóm hàm ngày tháng- DateHàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng vớingày tháng năm nhập vào.Cú pháp:=DATE(Year, Month, Day)Giải thích:Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999.Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tựđổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quyđổi và số tháng trong năm.Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trongtháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng,và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong 122

×