Tài liệu học kế toán Excel

***
TÀI LIỆU HỌC KẾ TOÁN EXCEL
TỰ HỌC EXCEL &

THỰC HÀNH TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN
EXCEL

1

Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel
1.1. Thao tác với bảng tính
1.1.1. Tạo một bảng tính mới

- Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụ
xuất hiện như hình dưới đây.

- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửa
sổ bảng tính mới.
Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đến
bảng tác vụ.
- Từ thanh Menu Bar vào FileNew…
2

- Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N
Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu
bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.
1.1.2. Thêm mới một bảng tính
- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vào
InsertWorksheet.

- Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp
chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert.

3

Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính
bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen
kế bên trái của nhãn Sheet Tab.
1.1.3. Xoá một bảng tính
- Sử dụng menu
+ Chọn bảng tính cần xoá
+ Từ thanh Menu Bar vào EditDelete Sheet.

+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện
lệnh xoá.
- Xoá bằng chuột phải:
+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp

4

chuột phải và chọn dòng Delete.

1.1.4. Đặt tên cho bảng tính
+ Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng
tính đó sẽ hiển thị trên màn hình.
+ Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khi
thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính.

5

Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột
phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn
Rename.

1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính
Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện

6

thao tác lưu bảng tính đó lại.
- Từ thanh Menu Bar vào FileSave As. Hộp thoại Save As xuất
hiện.

Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khi
đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.
Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.
- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại.
Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,
bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.
Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn
nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn
thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại
Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save.

7

Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô
Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn
có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại
hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.
Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp
thoại lại.
1.1.6. Tính chất của bảng tính
- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet.
- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được
mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.
- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất
cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.
- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384
dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cm
và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm.

8

1.1.7. Chọn ô trong bảng tính
Chọn một Cell
Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp
chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi
tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi
là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm.
Chọn một khối các Cell
Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn
một khối ô.
- Sử dụng chuột:
+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn.
+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng
chọn.
- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng
muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyển
đến cuối vùng chọn.
1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo
Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh
công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt
nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn
vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm
hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.
Soạn thảo cho Cell đầu tiên
+ Chọn Cell cần soạn thảo.
+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện
hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn
Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo
vị trí Cell hiện hành.

9

Nhập dữ liệu vào từ bàn phím
- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc
nhập các ký tự quá một ô.
- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.
- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell
muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới,
hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.
Chỉnh sửa nội dung của Cell
Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn
ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím
mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.
Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội
dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.
Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần
chỉnh sửa nội dụng nhấp F2.
Thay đổi nội dung của Cell
- Nhấp chọn Cell cần thay đổi
- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy,
nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enter
để xoá ký tự đứng trước con nháy.
- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi
đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động
nội dung cũ sẽ bị xoá.
Xoá nội dung trong Cell
- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá
- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong
những Cell được chọn.

10

1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu
Lệnh Copy
Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng
nhiều công cụ khác nhau.
- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.
- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:
+ Từ thanh Menu Bar vào EditCopy.

+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải
chọn lệnh Copy.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C.
Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen
11

trắng chạy bao quanh.
Sử dụng tuỳ chọn Clipboard
Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ
trên một File hay nhiều File khác nhau.
Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:
Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit.

12

Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục hay
từng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh Copy
thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phần
mà bạn vừa thực hiện copy.
Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chép
dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnh
copy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội dung cùng lúc.
Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều file
khác nhau.
- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đã
được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete.

Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vào
Clear All phía trên bảng tác vụ.
- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu
(x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại).
Sử dụng chuột.

13

- Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến
khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có
hình mũi tên bốn đầu xuất hiện.
- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần
Copy, thả chuột ra.
- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuột
đến nơi cần, thả chuột ra.
Lệnh cắt (Cut)
Được thao tác giống như với lệnh Copy.
- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển.
- Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh:
+ Từ thanh Menu Bar vào EditCut

14

+ Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải
chọn lệnh Cut.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ X.
Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen
trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung
trong ô hay khối ô gốc bị xoá đi.

Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ô
hay khối riêng lẻ.
Dán dữ liệu
- Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán.
- Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu:
+ Từ thanh Menu Bar vào EditPaste.

15

+ Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V.
Trước khi dán dữ liệu:
Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất
hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán.
Fillhand
Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau
hay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn
khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn
đánh số thứ tự cho một danh sách dài.
* Điền nội dung

16

- Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.
- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải
của khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm.
- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra.

- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuột
đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh
sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp.
+ Copy calls: Điền các số như nhau.

+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần.

17

- Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên.
Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ
ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo
ngang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp.
* Thay đổi trật tự các vùng.
- Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột.
- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác.
- Từ thanh Menu Bar vào EditPaste Special.

18

- Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Special
với các lựa chọn để bạn lựa chọn.

19

- Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose và
nhấp OK để thực hiện lệnh.

1.1.10. Định dạng bảng tính
Thao tác với cột
Sử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột
- Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trên
cùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức).
- Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuột
trái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái để
giảm kích thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra. Trong
khi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khung
màu vàng.
Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột.
- Nhấp chọn cột cần điều chỉnh.
- Từ Menu Bar vào menu FormatColumnWidth…

20

Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).

- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằm
trong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK.
Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là ký
tự.
Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.
Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cung
cấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu có
trong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoa
học hơn.
- Chọn cột cần điều chỉnh
- Từ Menu chọn FormatColumnAutoFit Selection.

21

Chiều rộng tiêu chuẩn của cột
- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn
- Từ Menu Bar vào FormatColumnSbạnndard With…Hộp thoại
Sbạnndard width xuất hiện.

- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộng
của cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả về
chiều rộng tiêu chuẩn cho cột.
Chèn thêm cột
+ Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên
phải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột. Lúc này cột được tạo
và đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải.

22

- Sử dụng lệnh:
+ Chọn cột muốn chèn.
+ Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column.

+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép
bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành
sang phải.
+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện
hành và đẩy ô hiện hành qua phải.
* Xoá cột
+ Chọn cột cần xoá.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới
bên phải của khung chọn và kéo qua trái, thả chuột. Lúc này cột
trống được xoá, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua.
- Sử dụng lệnh
+ Chọn cột cần xoá.
23

+ Chọn Menu EditDelete

- Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá một
cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái.
- Chọn xong, nhấp OK.
* Chèn một ô
- Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó.
- Nhấp chọn menu InsertCells. Hộp thoại Insert xuất hiện.

- Trong hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vị
trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải.
24

- Chọn xong, nhấp OK.
* Xóa một ô
- Chọn ô cần xóa.
- Nhấp chọn menu EditDelete. Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện.

- Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô
trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái.
Thao tác với dòng
* Chèn thêm dòng
- Sử dụng chuột: bạn có thể thêm dòng trực tiếp bằng các thao tác
sử dụng chuột.
+ Chọn vị trí dòng cần thêm.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới
bên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc này
dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống.
- Sử dụng lệnh:
+ Chọn vị trí dòng muốn chèn.
+ Từ Menu Bar vào Insert. Trong menu con xuất hiện, bạn có hai

25

lệnh để chèn dòng là Row và Cells.

Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu
dòng hiện hành xuống dưới.
Cells: làm xuất hiện hộp Insert.

Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêm
dòng với nhiều trạng thái khác nhau.
+ Chèn một ô - Shift Cells down với chức năng này cho phép bạn
tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống

26

dưới.
+ Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạn
tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành
xuống dưới.
+ Chọn xong nhấp OK
* Xoá dòng
- Chọn dòng cần xoá.
- Từ Menu Bar vào EditDelete.
+ Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện
hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên.

+ Entire Row: cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiện
hành và đẩy dữ liệu ở dưới lên.
+ Chọn xong nhấp OK.
* Tự động điều chỉnh chiều cao dòng.
Cũng giống như với cột, bạn có thể sử dụng chế độ điều chỉnh tự
động chiều cao của hàng. Giá trị của độ rộng này cũng phụ vào dữ
liệu có trong hàng đó của bạn.
- Chọn dòng cần điều chỉnh

27

- Từ Menu Bar vào FormatRowAutoFit.

* Điều chỉnh chiều cao dòng
- Nhấp chọn dòng cần điều chỉnh
- Chọn Menu FormatRowHeight… hộp thoại Row Height xuất
hiện.

- Nhập giá trị vào khung Row Height (giá trị này nằm trong
khoảng từ 0 đến 409) và nhấp OK.
* Làm ẩn các dòng
- Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính.
- Từ Menu Bar vào FormatRowHide

28

Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy,
ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển con
trỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ mất.

29

* Làm ẩn các cột
- Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính.
- Từ Menu Bar vào FormatColumnHide.
* Hiển thị các dòng
- Từ Menu Bar vào FormatRowUnhide (hình 2.34).
Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ được hiển thị
trở lại.
* Hiển thị các cột
- Từ Menu Bar vào FormatColumnUnhide
Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị.

30

Tạo khung bao cho bảng tính
* Tạo đường viền bằng lệnh Border
- Chọn vùng cần tạo đường viền. Sau đó chọn Menu
FormatCells…Trong hộp thoại xuất hiện bạn chọn Tab Border
(hình 2.35).

31

- Khung Presets:
+ None: Bỏ tất cả các đường viền.
+ Outline: Tạo đường viền bao quanh khung chọn.
+ Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ.
- Khung Border:

+ - Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn.

+ - Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn.

+ - Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn.

+ - Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn.

+ - Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn.

+ - Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn

+ - Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn.

+ - Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn.
- Khung Line:
+ Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, nhấp chọn một
kiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và nhấp vào đường viền
muốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừa
chọn. Nếu nhấp None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạn
vẽ không được.
+ Color: Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu,
nhấp chọn một màu theo ý thích (mặc định là màu đen và màu này
dùng để tô cho đường viền. Chọn màu xong, nhấp vào biểu tượng
các đường viền hay nhấp vào các đường viền trong hình chữ nhật
32

có 4 chữ Text để đổi màu đường viền
- Sau khi chọn xong loại đường viền và các tùy chọn của nó, bạn
nhấn OK để chương trình áp dụng và thoát khỏi hộp thoại.
* Tạo đường viền bằng thanh công cụ.
- Chọn vùng cần tạo đường viền.
- Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và nhấp vào mũi
tên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượng
đường viền.
- Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màu
xanh. Nhấp chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này.

Tô màu nền cho bảng tính
* Sử dụng hộp thoại Format Cells
- Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu.
- Chọn Menu FormatCells… chọn tab Patterns

33

+ Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, nhấp No Color là
không chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel.
+ Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọn
cũng như các màu của nó.
- Nhấn OK để hàn tất quá trình tô màu.
* Sử dụng thanh công cụ
- Chọn ô hay trong bảng tính cần tô.
- Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trên
thanh công cụ Formatting.

34

- Chọn một màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thì
nhấp vào No Fill.
Chèn ký tự vào trong bảng tính
- Nhấp chuột vào vị trí muốn chèn ký tự.
- Từ Menu Bar vào InsertSymbol… chọn Symbol.

35

Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Symbol để bạn
có thể lựa chọn những ký tự muốn chèn.

36

Bạn chọn Font chữ hiển thị cho các ký tự bằng ô Font trong hộp
thoại. Nhấp vào nút tam giác để có được danh sách font chữ.
- Nhấp Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính.
- Chèn ký hiệu xong, nhấp Close để đóng hộp thoại lại.
Sao chép hoặc di chuyển bảng tính
Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng
tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng
tính khác.
- Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép.
- Chọn Menu EditMove or Copy Sheet… Hộp thoại Move or
Copy xuất hiện.

37

+ To Book: Có nghĩa chứa bảng tính mà bạn thực hiện lệnh Copy.
+ Before Sheet: Cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay sao
chép bảng tính tới.
+ Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không
chọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép.
Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trong
khung To Book nhấp chọn New Book.
- Sauk hi chọn xong bảng tính cần sao chép và đích đến của nó,
bạn nhấp OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại.
Quản lý bảng tính
* Dấu cửa sổ bảng tính
- Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa nhấp vào một ô bất kỳ trong
bảng tính.
- Từ Menu Bar vào WindowHide

38

Khi đó bảng tính của bạn sẽ bị ẩn.
Để làm hiển thị lại cửa sổ bảng tính, bạn vào menu Bar vào
WindowUnHide… hộp thoại sau hiện lên:

- Nếu có nhiều bảng tính trong hộp danh sách Unhide, bạn nhấp
chọn tên cửa sổ bảng tính cần hiển thị. Nhấn Ok để hiển thị cửa sổ
bảng tính.

39

* Dấu bảng tính
- Kích hoạt bảng tính
- Chọn MenuFormatSheetHide

* Hiển thị tập bảng tính
- Chọn Menu FormatSheetUnHide

40

1.2. Sử dụng lệnh
1.2.1. Sử dụng Menu Bar
Thanh Menu Bar của Excel được chia thành nhiều nhóm lệnh, mỗi
nhóm lệnh khác nhau sẽ có chứa những thanh lệnh đơn khác nhau.
- Di chuyển chuột trên Menu bar, đến trình đơn cần chọn.
- Khi chuyển chuột đến trình đơn bạn nhấp trái chuột một Menu sẽ
được đổ xuống cho bạn lựa chọn.
- Di chuyển chuột trên Menu sổ xuống, chọn một lệnh và nhấp
chuột trái để thực hiện lệnh đó.
Chú ý: Khi Menu xuất hiện một số chức năng sẽ bị dấu, bạn nhấp
vào mũi tên phía dưới những chức năng còn lại sẽ được hiển thị
trên Menu.

41

Hoặc bạn có thể sử dụng bàn phím để mở thực đơn lệnh, mỗi lệnh
sẽ có một chữ cái được đánh dấu bằng chữ cái gạch chân. Thực
hiện chọn lệnh bằng cách nhấn giữ phím Alt + (ký tự được gạch
dưới).
Một số lệnh trong menu có thể được thực hiện bằng phím tắt trên
bàn phím, điều này khá tiện dụng khi bạn thực hiện việc nhập dữ
liệu và thực hiện các lệnh. Các phím tắt của lệnh được trình bày
bên phải của lệnh trong menu (Ví dụ lệnh Copy là Ctrl+C)
Bạn sẽ thấy đằng sau một số lệnh có những ký tự đặc biệt:
+ Các lệnh có dấu ba chấm(…) kế bên câu lệnh tức lệnh đó có hộp
thoại.
+ Những câu lệnh có ký hiệu phím chức năng và một chữ cái. Tổ
hợp phím đó được gán cho lệnh tương ứng đứng trước nó.
1.2.2. Sử dụng biểu tượng

42

Trên thanh công cụ chứa các biểu tượng, mỗi một biểu tượng chứa
một câu lệnh.

Ví dụ: Bạn dùng biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ Sbạnndard
thay vì dùng lệnh Save trên thanh Menu bar.
Để sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ bạn thực hiện theo
các bước sau:
- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.
- Sau đó chọn biểu tượng của lệnh mà bạn muốn áp dụng.
1.2.3. Sử dụng phím chuột phải
- Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… cần thực hiện.
- Di chuyển chuột đến ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị… vừa chọn và
nhấp chuột phải, một Menu tắt hiện lên, di chuyển chuột trong
Menu tắt này đến một lệnh cần thiết nhấp trái chuột để thi hành
lệnh đó cho vùng được chọn.

43

Chú ý: Sử dụng bàn phím để thực hiện trong menu. Nhấn tổ hợp
phím Shift+ F10 và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di
chuyển lên xuống trong Menu tắt, nhấn Enter thi hành lệnh.
1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng
- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.
- Từ Menu Bar vào thực đơn DataSort…

44

Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Sort.

45

+ Sort By là khoá chính, Excel sẽ dựa trên khoá này để sắp xếp thứ
tự các dòng trong bảng tính. Nhấp nút mũi tên hình tam giác để bật
danh sách các trường và chọn một trường trong danh sách này để
làm khoá sắp xếp. Có hai tùy chọn:
Ascending Excel sẽ sắp xếp tăng từ A đến Z.
Descending Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ Z đến A.
+ Then By là khoá phụ, hai khoá này hỗ trợ cho khoá Sort By. Nếu
khoá Sort By bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ hai để so sánh,
nếu khoá thứ hai bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ ba để so
sánh.
+ My data range has có hai chức năng để bạn lựa chọn:
Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel sẽ trừ
dòng đầu.
No Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel kể
cả dòng đầu.
- Chọn các chức năng cần thiết xong, nhấp Ok để thực hiện việc
sắp xếp.
1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột
Bạn có thể sắp xếp các cột theo một trật tự của mình để phục vụ
cho việc quản lý trong công việc soạn thảo của mình.
- Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp.
- Từ Menu Bar vào DataSort…
- Nhấp vào nút Options… hộp Sort Options xuất hiện.

46

+ Chọn chức năng Sort Left to Right và nhấp OK để đóng hộp
thoại Sort Options lại.
+ Nhấp chọn Ascending trong hộp Sort By.
- Nhấp OK để sắp xếp theo cột

1.3. Định dạng dữ liệu
1.3.1. Xử lý Font chữ
Định dạng Font chữ
Để thực hiện việc định dạng font chữ, bạn chọn ô hay khối ô chứa
văn bản, bạn chọn Menu FormatCell … hộp thoại Format Cell
xuất hiện, chọn nhãn Font từ hộp thoại này (hình 2.52).
- Khung Font: Cho phép lựa chọn Font chữ. Bạn dùng thanh cuộn
để tìm font trong danh sách của hộp thoại.
- Khung Font style: Cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng
(Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold- Italic), chữ bình
thường (Normal). Với font chữ được gạch dưới chân, bạn có thể định
dạng loại đường gạch chân trong ô Underline. Nhấp vào mũi tên hình
tam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None - không gạch
dưới, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đôi, Single
Accounting - gạch dưới không cắt chữ, Double Accounting - gạch
dưới đôi không cắt chữ.

47

- Khung Size: Cho phép bạn chọn kích cỡ chữ to hay nhỏ.
- Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ.

48

- Normal font: Nhấp chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặc
định Font cho chữ.
- Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ.
Strikethrough - gạch ngang chữ, Superscript - gạch ngang và thu
chữ về góc trên bên trái, Subscipt - gạch ngang và thu chữ về góc
dưới bên phải.

49

- Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả.
- Nhấp Ok để áp dụng.
Hiệu chỉnh Font
- Bật cửa sổ bảng tính mới.
- Nhấp vào mũi tên hình tam giác của khung Sbạnndard font để bật
danh sách các Font.

50

- Chọn Menu ToolsOptions… chọn nhãn General trong hộp thoại
Options.

- Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp.
51

- Nhấp chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên để
bật danh sách các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp.
- Chọn các chức năng xong, nhấp OK để xác lập.
1.3.2. Canh lề cho dữ liệu
Tab Alignment trong hộp thoại Format Ceels dùng để hiệu chỉnh
Text, cho phép bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho các dữ liệu với các
chức năng trong hộp thoại.
- Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào FormatCells, nhấp
chọn tab Alignment trong hộp thoại.

- Text alignment
+ Horizontal: Cho phép bạn xác định vị trí dữ liệu trong ô.

52

+ General: Hiển thị tại vị trí mặc định trong ô, nhãn nằm bên trái
ô, số nằm bên phải ô.
+ Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô. Bạn có thể đặt
khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cách
nhập thông số vào khung Indent kế bên.
+ Center: Căn dữ liệu vào giữa ô.
+ Right (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô. Bạn có thể
đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ô
bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên.
+ Fill: Lặp lại các dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô.
+ Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bên
phải. Chức năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữ
liệu lớn hơn chiều rộng của ô.
+ Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có
53

nghĩa là dữ liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theo
hàng trong khối ô đó. Các ô trong những cột không phải là cột đầu
thì không được chứa dữ liệu. Các ô trong khối ô được chọ không
được hợp nhất.
+ Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô. Bạn có
thể đặt trong khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải
và bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế
bên.
- Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng.

+ Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô.
+ Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô.
+ Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô.
+ Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng.
+ Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu.

54

- Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left
(Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khung
Horizonbạnl và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical.
- Orienbạntion
+ Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô. Nhấp
chuột vào nút đỏ đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưa
xuống để quay dữ liệu ngược xuống.
+ Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bàn
phím, số này tính theo độ.
- Text Control
+ Wrap: nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộng
của cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng và
xuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter.
+ Shrinhk to fit: tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao cho
thấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lại
cột. Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động
tăng theo đến kích cỡ qui định ban đầu.
+ Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thành
một ô.
- Right- to- left

55

+ Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang phải
hoặc từ phải sang trái.
- Chọn các kiểu định dạng thích hợp, nhấp Ok để áp dụng.
1.3.3. Công cụ Formatting

Thanh công cụ Formatting chứa các lệnh dùng để điều khiển sự
hiển thị của dữ liệu trong bảng tính của bạn. Bạn chỉ cần nhấp
chọn các biểu tượng công cụ trên thanh công cụ để sử dụng nó.
+ Font: Cho phép bạn chọn Font chữ.
+ Font Size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ.
+ Bold: Làm đậm chữ.

56

+ Ibạnlic: Tạo chữ nghiêng
+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ.
+ Align Left: Căn trái.
+ Center: Căn giữa.
+ Align Right: Căn phải.
+ Merge and Center: Dùng để canh giữa dữ liệu trên nhiều ô.
+ Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ.
+ Percenbạnge Style: Dùng để định dạng phần trăm.
+ Comma Style: Dùng dấu phẩy để ngăn cách ba số.
+ Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân.
Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ.
+ Decrease Decimal: Dùng để giảm số sau dấu chấm thập phân.
Nghĩa là cho hiển thị ít số lẻ.
+ Increase Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề trái nhấp mỗi lần là
một Tab.
+ Decrease Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề phải nhấp mỗi lần
là một Tab.
+ Borders: Dùng để tạo đường viền cho khung nhấp vào hình tam
giác để có danh sách các đường.
+ Fill Color (Brown): Dùng để tô màu nền (ô).
+ Font Color: Dùng để tô màu chữ.
+ Format Cell s: Dùng để bật hộp thoại Format Cells.
1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter
Chương trình cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để cho
phép bạn sao chép các định dạng từ ô này đến ô khác. Điều này
giúp bạn có thể tạo ra các ô có các định dạng như nhau một cách
57

nhanh chóng mà không cần phải qua các thao tác định dạng lại từ
đầu.
- Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác.
- Nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ
Sbạnndard.

- Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng.
- Nhấp vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ô
cần sao chép định dạng này.
1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả
Chọn ô hay dãy ô cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu muốn kiểm tra
toàn bộ bảng tính thì nhấp vào một ô bất kỳ.
- Nhấp chọn biểu tượng Spelling trên thanh công cụ Sbạnndard.
Khi bộ kiểm tra lỗi chính bạn nhận dạng một từ không có trong từ
điển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn trong
hộp thoại này.

58

Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác,
trong hộp thoại Dictionary Language, nhấp chọn ngôn ngữ mà bạn
muốn thực hiện kiểm tra.
1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu
- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc
lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm.
- Từ Menu Bar vào EditFind… hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.

59

Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace với
cá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các thông tin cần tìm
kiếm của mình.

Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó

60

một cách dễ dàng.
+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng
tính.
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column
tìm theo cột.
+ Look in:
Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân
biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find
What.
+ Find All: Tìm kiếm tất cả.
+ Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm.
- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
- Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.
- Nhấp Close để đóng hộp thoại.
1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng
dữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn.
- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc
lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.

61

- Từ Menu Bar vào EditReplace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạn
xác lập.

62

+ Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
+ Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng
tính
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns
tìm theo cột.
+ Look in: Có ba chức năng sau:
Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức.
Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân
biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find
What và khung Replace with.
+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.
+ Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.
+ Find All: Tìm tất cả.
63

+ Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay
thế.
- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.
- Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế.
Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ
liệu mới hãy nhấp Find All hay .
- Nhấp Close để đóng hộp thoại.
1.5. Làm việc với các Cell
1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng
Từ Menu Bar vào EditGoto…hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G.

64

Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thực
hiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển.

65

+ Reference: để bạn nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyển
đến.
+ Special… : Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùng
những tùy chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọn
với những xác lập theo ý muốn. Sử dụng những tùy chọn này hết
sức đơn giản, bạn chỉ việc đánh dấu vào tùy chọn cần áp dụng
trong hộp thoại.

66

+ Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích.
+ Consbạnnts: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tính
như: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím.
+ Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ công
thức.
+ Number: Chọn số – Text; Chọn chữ - Logicals; Chọn các giá trị
- Logic; Chọn các ô chứa lỗi - Errors.
+ Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống.
+ Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính.
+ Current array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng.
+ Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng.
+ Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọn
cột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước.
+ Visible Cell s Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong một
dãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu.

67

Nhấp OK để áp dụng tùy chọn đó sau khi đã thực hiện xong việc
lựa chọn.
1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản
Trước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cần
định dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ô
hiện hành.
- Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format Cells, nhấp
chọn Tab Number trong hộp thoại.

- Khung Category chứa các kiểu định dạng cho ô hay các khối ô.

68

- General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếu
bạn soạn thảo bình thường hãy chọn kiểu này.
- Number: Dùng để định dạng kiểu số. Nhấp chuột vào Number để
có được các tùy chọn cho việc xác lập.
+ Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào
mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn
cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không
lấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung
Negative numbers thay đổi các số lẻ.
+ Nhấp chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy
(,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc.
+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hay dương, trong
ngoặc…
- Curreney: định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng
này kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào
trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm(.)
69

dùng để thể hiện số lẻ của các số.
+ Decimal places: Lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên
để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập
số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ
thấy trong khung negative numbers thay đổi.

+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào
mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị
tiền tệ.
+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hoặc dương, trong
ngoặc…
- Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấu
thập phân ở trong một cột.

70

+ Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào
mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn
cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong
khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.
+ Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào
mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị
tiền tệ.
- Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng.
+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượt
kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này
một kiểu hiển thị thích hợp.
+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng năm
theo nước. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh
sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một
kiểu hiển thị thích hợp.
- Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây.

71

+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bên
để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một
kiều hiển thị thích hợp.
+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước
(Quốc gia). Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh
sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một
kiểu hiển thị thích hợp.

- Percenbạnge: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô
hiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel
tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần
trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần
trăm theo sau.
+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên
để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập
số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ

72

thấy trong khung Negative numbers thay đổi.
- Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thập
phân (phần số lẻ).

+ Type: Chứa danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt
và chọn một kiểu định dạng thích hợp.
- Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấm
thập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học).
+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), nhấp
vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ,
bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc
không lấy số lẻ.
- Text: Dùng để định dạng văn bản, khi bạn dùng định dạng Text
nó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản.
- Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị danh

73

sách và cơ sở dữ liệu.

- Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyển
thanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toàn
bộ các kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Delete
để xoá, nhấn OK để áp dụng.

74

1.5.3. Địa chỉ ô
Địa chỉ tương đối
Bạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tương
đối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3. Được sử dụng khi chúng
bạn tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó. Khi bạn
kéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột
theo.
Địa chỉ tuyệt đối
Có dạng: $Cột$Dòng
Là loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép công
thức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ.
Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là:
=$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính,
địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau:

75

Địa chỉ hỗn hợp
Địa chỉ hỗn hợp có hai loại.
Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng.
Có dạng: $Cột Dòng
Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán sao chép
công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thay
đổi địa chỉ dòng.

Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng
Có dạng: Cột$Dòng
Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, sao
chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng mà
chỉ thay đổi địa chỉ cột.

76

1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức
Chọn một ô cho công thức
- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó
- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng
- Di chuyển con trỏ đến ô cần tính, nhấp chuột, lập tức trên thanh
công thức xuất hiện địa chỉ của ô đó.

Chọn một khối ô cho công thức:
- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó.
- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng.
- Di chuyển con trỏ đến ô đầu của khối cần tính, nhấp chuột trái và
kéo xuống ô cuối của khối thả chuột, lập tức trên thanh công thức
xuất hiện địa chỉ của khối ô được chọn. Cách ghi trên thanh công
thức như sau A1:C3 có nghĩa chọn từ ô A1 đến ô C3.

77

Nếu bạn cần tính một ô hay một khối ô trong khối ô đã chọn, hãy
nhấp chọn trong khối ô đã chọn một cách bình thường.
1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô
- Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên.
- Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức.
- Nhập tên cho ô hay khối ô.
- Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận.
Chia cửa sổ
- Kích hoạt bảng tính cần chia
- Từ Menu Bar vào WindowSplit
Khi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốn
phần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảng
tính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xem
từng phần riêng trong bảng tính.

78

Bỏ đường chia
Bạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây:
- Nhấp để kích hoạt trang bảng tính.
- Chọn Menu WindowRemove Split

Tạo chế độ Freeze
- Nhấp chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng bạn chọn ô của

79

cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví
dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng bạn sẽ chọn ô kết
thức phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt
đường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng bạn thu lại vẫn có thể
biết các số liệu bị lấp là của khác hàng nào.
- Chọn Menu WindowFreeze Panes.
Khi nhấp chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên
màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển
dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên
gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện trên
màn hình để bạn nhìn thấy được.

Bỏ chế độ Freeze
- Nhấp chọn một ô bất kỳ trong bảng tính.
- Chọn Menu WindowUnFreeze Panes.

80

Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thể
cuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính.
1.5.6. Tạo chú thích
- Chọn ô cần tạo chú thích
+ Chọn InsertComment.

81

+ Trên thanh công cụ Formula Auditing nhấp vào biểu tượng New
Comment.

+ Nhấp chuột phải tại ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert
Comment.

82

- Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn một
trong các cách sau:
+ Từ Menu Bar vào FormatComment…
+ Nhấp chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ
Picture.
+ Nhấp chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format
Comment.
- Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình
mũi tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp đúp chuột để hiện hộp thoại
Font.
Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Font
trong các ô.
1.6. Làm việc với biểu đồ
1.6.1. Tạo biểu đồ
Tạo nhanh bằng phím F11
- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đề
theo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.
- Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng
tính có tên Chart.
Tạo biểu đồ bằng lệnh
- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đề
theo dòng, cột và dữ liệu minh họa.
- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thực
đơn Bar vào InsertChart…

83

Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard( ) trên thanh công
cụ Sbạnndard để mở hộp thoại Chart Winzard-Step of 4-Chart
Type.

Tab Stanndard Types
- Chart type: Trong khung này chứa danh sách các loại biểu đồ có
sẵn mà chương trình cung cấp cho bạn.
+ Column : Biểu đồ dạng cột.
+ Bar : Biểu đồ dạng thanh.
+ Line : Biểu đồ dạng đường kẻ.
+ Pie : Biểu đồ dạng hình tròn.
+ XY(Scatter) : Biểu đồ XY(phân tán).

84

+ Area : Biểu đồ vùng.
+ Doughnut : Biểu đồ hình vành khuyên.
+ Radar : Biểu đồ hình ra da (theo tia).
+ Surface : Biểu đồ mặt dạng 3- D.
+ Bubble : Biểu đồ dạng các hình tròn.
+ Stock : Biểu đồ dạng hình cột.
+ Cylinder : Biểu đồ dạng hình trụ 3- D.
+ Cone : Biểu đồ dạng hình chóp trụ 3- D.
+ Pyramid : Biểu đồ dạng hình chóp 3- D.
- Chart Sub- type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danh
mục.
- Press and Hold to View Sample: Cho phép bạn xem trước kết
quả.
Tab Custom Types
Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn Sbạnndard
Types và chuyển qua nhãn Custom Types, ở đây bạn có thể chọn
các thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Font chữ cho biểu đồ.
Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục công
việc tạo biểu đồ.
- Sau nhấp Next.

85

+ Tab Data Range
Data Range: Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiện
ở khung Data Range.
+ Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay
cột
+ Tab Series:
Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai
nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để
tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.
Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và
nội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.
Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series,

86

bạn có thể giới hạn lại các ô này.
Category (X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển thị
lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định
nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.
Chú ý: Bạn có thể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vào
nút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồ
thị nửa, hãy nhấp Cancel để huỷ bỏ.
- Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện:

Tab Titles
+ Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.
+ Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X
+ Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y.
Tab Axes
87

+ Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa cho hiển
thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.
+ Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các
nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị.
Tab Gridlines
+ Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các
đường gạch đứng.
+ Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường
gạch ngang.

88

Tab Legend

+ Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú
89

thích.
+ Bottom: Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ.
+ Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ.
+ Top: Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ.
+ Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ.
+ Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ.
Tab Data Labels

Label contains:
+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển
thị chữ của dòng đầu trong cột số.
+ Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép
hiển thị chữ trong cột đầu.
+ Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giá
trị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ.

90

Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khung
Label Conbạnins chọn hai chức năng trở lên.
Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị
màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.
Tab Data Table

Show Data Table: Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trị
tham gia vào lập nên biểu đồ.
Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong
biểu đồ.
Chọn xong các chức năng thích hợp, nhấp Next để tiếp tục.
- Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình.

91

Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với
hai chức năng sau:
+ As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới và
nhập tên vào khung màu trắng kế bên.
+ As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiện
hành và chọn bảng tính ở khung kế bên.
- Nhấp nút Finish trong hộp thoại để tạo biểu đồ.
1.6.2. Định dạng biểu đồ
Điều chỉnh kích thước các thành phần
- Chọn đối tượng cần di chuyển.
- Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đi nơi khác, thả chuột.
- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong của
biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của
nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái kéo
để điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộng
bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.
- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ để
chọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và
kéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển
theo biểu đồ.
Định dạng tiêu đề của biểu đồ
92

- Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn một
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Title…
- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểu
đồ. Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.

Tab Pattem
Định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có các
chức năng sau:
- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu
đề.
- Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định.

93

- None: Không tạo đường viền.
- Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng
sau:
+ Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Nhấp vào mũi tên
hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp
chọn một kiểu đường viền thích hợp.
+ Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Nhấp vào mũi
tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màu
thích hợp.
+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường
viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các
kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt
thích hợp.
- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề.
- Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả.
- Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.
- Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo
mặc định là màu trắng.
- Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề.
- Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý.
Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nền
có sẵn trong hộp thoại này.
Tab Font
Định dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng
khác có trong hộp thoại) cho tiêu đề.

94

Tab Alignment
Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các
chức năng khác) cho tiêu đề.

95

- Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng
1.6.3. Định dạng biểu đồ
Định dạng các cột của biểu đồ.
- Nhấp chọn cột của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Series…
- Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó.

96

Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểu
đồ.
Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bên
của biểu đồ, có hai chức năng sau:
Primary Axis: hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bên
trái của biểu đồ.
Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo hai
giá trị ở hai bên của biểu đồ.
Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tự
trong phần tạo biểu đồ.
Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chức
năng sau:
Move Up: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống một
hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột
cũng đổi theo.
97

Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới(mỗi lần chỉ
xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi
các cột cũng đổi theo.
Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữa
các nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau:
Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong
nhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ - 100 đến 100.
Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong
biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500.
Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng dữ liệu trên các trục
Nhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằm
ngang, chọn một trong hai cách sau.
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Axis…
- Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó.
Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 2.120).
Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines
và các chức năng khác.
Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay
bên phải của biểu đồ và các chức năng khác.
Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu.
Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằm
ngang.
Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách
chữ với trục và xoay chữ.

98

Chọn các chức năng xong nhấp Ok để áp dụng.
Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức.
Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu.
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Data Labels… Hoặc di chuyển
chuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi. Hộp thoại Format Data
Labels xuất hiện (hình 2.121).
Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cột
trong biểu đồ
Tab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột của
biểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạng
chữ xoay…

99

Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất.
Định dạng các đường gióng trong biểu đồ.
- Nhấp chọn đường gióng.
- Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng bằng
cách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó. Khi đó
hộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 2-122).
Tab Patterns: định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đường
gióng.
Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểu
đồ ngược hay thuận… Với các chức năng sau.
Minimum: chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục.

100

Maximum: chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục.
Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục toạ độ .
Category (X) Axis: chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc.
Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này, có nghĩa số tại gốc
toạ độ được tính bằng 1 và đến đường gióng kế tiếp thì thêm số 0
vào sau.
Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị
đảo ngược và tăng lên theo số trong chức năng Major Unit.
Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chức
năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các số liệu như
cũ.
- Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng bảng chú thích

101

- Nhấp chọn bảng chú thích.
- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọn
một trong các các sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Legend…
- Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào đó. Hộp
thoại Format Legend xuất hiện.

Tab Patterns: định dạng đường viền bao quanh bảng chú thích
trong biểu đồ.
Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích.
Tab Placement: định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ.
- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng nền ngoài của biểu đồ.

102

- Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn.
- Bật hộp thoại Format Chart Area để định dạng nền ngoài của
biểu đồ, chọn một trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Chart Area…
- Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó.
Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện.

Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền ngoài của
biểu đồ.
Tab Font: định dạng Font chữ cho toàn bộ biểu đồ bất kỳ nơi nào
trên biểu đồ.
- Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
Định dạng nền trong của biểu đồ.
- Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn.

103

- Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểu
đồ, chọn một trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào FormatSelected Plot Area…
- Di chuyển chuột vào khoảng trống của nền trong và nhấp đôi vào
đó. Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện.

Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màu
nền trong của biểu đồ.
- Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng.
1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ.
- Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó.
- Từ Menu Bar vào ChartSource Data… hộp thoại Source Data
xuất hiện.

104

Tab Data Range
+ Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từ
khung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lập
nên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhập
lại các địa chỉ ô.
+ Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dòng
hay cột.
Tab Series

105

+ Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và
Remove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vào
tính toán lập nên biểu đồ.
+ Name: thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội
dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.
+ Values: thay đổi khối ô (khối ô này là chứa số tham gia vào tính
toán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn có
thể giới hạn lại các ô này.
+ Category (X) Axis Labels: thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển
thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để
quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
1.7. Kiểu dữ liệu
1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản

106

Kiểu chuỗi
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và
các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu
trên bàn phím.
Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành
phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán.
Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động
chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi.
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong
cặp dấu nháy kép (" ").
Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thể
định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu
?: Canh trái dữ liệu trong ô
": Canh phải dữ liệu trong ô
^: Canh giữa dữ liệu trong ô
: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu.
Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vào
trong Menu Bar vào ToolsOptions, chọn nhãn Transition trước
khi sử dụng kiểu dữ liệu này.

107

Kiểu ngày tháng
Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút
giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự
lựa chọ của chúng bạn
Chọn cách thể hiện ngày tháng
Chọn ô cần thao tác
Từ Menu Bar vào FormatCells… chọn Tab Number.

108

Trong khung Category chọn chức năng Date
Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách và
chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác.
Chọn kiểu hiển thị trong khung Type.
Chọn cách thể hiện giờ
Nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự
như chọn ngày tháng.

109

Một số dạng thể hiện.
Thể hiện của ngày tháng
m/d/yy
d- mmm- yy
d- mmmm
mmm- yy
Thể hiện của giờ phút giây
h:mm AM/PM
h:mm:ss AM/PM
h:mm
h:mm:ss

110

m/d/yy h:mm
Kiểu dữ liệu Formula
Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng
(=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử
(số học, luận lý, quan hệ).
Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ
qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức
chứ không hiển thị công thức.
Kiểu số học
Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu
như + , - , * , (), ., =, $, %.
Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của
số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu
khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn
chỉ cần nới rộng ô.
1.7.2. Mảng
Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế
công thức vốn cho ra nhiều kết quả.
Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác
nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả
khác nhau.
Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lý
hoặc giá trị lỗi.
+ Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập
phân hay số kỹ thuật.
+ Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép.
+ Giá trị luận lý là Ture hoặc False.
Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $...
111

Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể
hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9)
Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau.
1.7.3. Các phép toán
Dữ liệu chuỗi
Dữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán
quan hệ và phép toán nối chuỗi.
= Bằng
< Nhỏ hơn
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
> Lớn hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<> Khác nhau
Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị
TRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE.
Dữ liệu số học
Dữ liệu số cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán: Toán
học, luận lý, và quan hệ.
Toán tử số học có các ký hiệu
+ Phép cộng
- Phép trừ
* Phép nhân
/ Phép chia
% Phần trăm
^ Số mũ
112

Toán tử NOT
Số 0 mang giá trị True và các số khác 0 mang giá trị False. Tại ô
A5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1. Tại ô B5 bạn gõ công thức:
NOT(A5) rồi nhấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại (hình3.4).

Toán tử AND
Bạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1 ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vào
công thức: =IF(AND(A5=1,B5=1) ,TRUE, FALSE), sau đó bạn nhấp
Enter, rồi kéo Fillhand cho ô còn lại:

Toán tử OR
Với bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 và
nhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE, FALSE), nhập
xong nhấn Enter.

113

Toán tử quan hệ có các ký hiệu
= Bằng
< Nhỏ hơn
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
> Lớn hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<> Khác nhau
Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị là
TRUE, ngược lại nếu sai cho giá trị là FALSE.

Độ ưu tiên của các toán tử
Trong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện

114

trước. Các toán tử có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thực
hiện từ trái qua phải.

Toán tử Độ ưu tiên

() 1 (cao nhất)

^ 2

* và / 3

+ và - 4

=, <, <=, >, >=, <> và NOT, AND, 5 (thấp nhất)
OR

Dữ liệu ngày tháng
Bạn có thể sử dụng các phép toán số học (cộng và trừ) và các phép
toán tử quan hệ.
Ví dụ: Bảng tính trên cột A và B là những dữ liệu được nhập từ bàn
phím. Trước khi thực hiện công thức hãy chọn kiểu hiển thị cho ô đó.
Ô A1 và B1 chọn kiểu hiển thị Ngày/ Tháng/Năm (trong hộp thoại là:
14/3/2001, Vietnamese, Date).
Ô A2, B2 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:
14/march/2001, Vietnamese, Date).
Ô A3, B3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là:
14/Mar/01, Vietnamese, Date).
Ô C1,C2, C3 chọn kiểu hiển thị số (trong hộp thoại là: - 1234,
Number).
Ô D1,D2,D3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm.
Công thức ô C1 =B1- A1

115

Công thức ô D1 =A1+ 5
Công thức ô D2 =B2+ 5
Công thức ô D1 =A3+ 5
Công thức ô E1 =A1<B1
Công thức ô E2 =A2>B2
Công thức ô E3 =A3=B3.

Chú ý: Muốn cho ô hay khối ô hiển thị số bình thường hãy nhấn
Ctrl+ Shift+ ~.
1.8. Công thức và hàm
1.8.1. Công thức
Một công thức luôn có dạng tổng quát như sau:
= (Công thức).
- Công thức chỉ gồm các số: Loại công thức này gồm các toán tử
và toán hạng
- Công thức chỉ có các địa chỉ ô: Loại công thức này gồm các toán
tử và các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng.
- Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồm
các toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số.
- Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàm
trong Excel.

116

- Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức này
bao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ.
1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel
Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực
hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trình
tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp
ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho
riêng mình.
Các nhóm hàm trong Excel
- Nhóm hàm Financial (tài chính): Nhóm hàm này cung cấp cho
bạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư,
tính tiền lợi nhuận.
- Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian): Nhóm hàm
này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữa
hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số…
- Nhóm hàm Math & Trig (toán học và lượng giác): Nhóm hàm
này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ
thuật căn bản.
Nhóm hàm Sbạntistical (thống kê): Nhóm hàm này cung cấp cho
bạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất…
- Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu):
Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính
như: trả về số cột của một tham chiếu…
- Nhóm hàm DaTabase (cơ sở dữ liệu): Nhóm hàm này cung cấp
cho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ sở dữ liệu
chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu…
- Nhóm hàm Text (văn bản): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các
hàm nhằm quản lý văn bản.
- Nhóm hàm Logical (luận lý): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn

117

các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựa
trên những điều kiện của bảng tính.
- Nhóm hàm Information (thông tin): Nhóm hàm này cung cấp cho
bạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trong
bảng tính.
Cấu trúc chung của hàm
Cú pháp:
= Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …, đối số n)
Các thành phần trong hàm:
- Dấu (=): Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằng
Excel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gì
cả.
- Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàm
đó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thực
hiện đúng hàm cần dùng.
- Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó
phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng.
- Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặc
khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng các
hàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau,
trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau.
- Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm.
Hộp thoại chứa các hàm
Để sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàm
và các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function.
- Từ thực đơn Bar vào Insert Function…

118

Hộp thoại Insert Function xuất hiện.

Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a
function để xuất hiện danh sách các nhóm hàm.

119

Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàm
được chọn trong khung Or Select a function.
Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin về
hàm được đánh dấu trong khung Select a function.
Nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng của
hàm.
- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại
Function Arguments hiện lên.

120

- Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm.
Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãy
nhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhập
các thông số bình thường.
Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện
tính toán.
Chú ý: Bạn có thể bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách nhấp
vào biểu tượng fx trên thanh công thức.
Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính
Hiện các công thức được sử dụng trong bảng tính
- Chọn Menu ToolFormabạnuditingFormula Auditing Mode.

- Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năng
Formula Auditing mode một lần nữa.
Hiển thị các đường chỉ dẫn

121

- Chọn ô có công thức
- Chọn Menu Tool Formula Auditing Trace Precedents
Dùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Nhấp
chọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents.
Trong ô D1 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A1 và A2
Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A2 và C2
Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3
Bỏ các đường dẫn
Nhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditing
kích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hay chọn lệnh
Remove Precedent Arrows từ Menu ToolFormula Auditing
1.8.3. Các hàm cơ bản
Nhóm hàm ngày tháng
- Date
Hàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng với
ngày tháng năm nhập vào.
Cú pháp:
=DATE(Year, Month, Day)
Giải thích:
Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999.
Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tự
đổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quy
đổi và số tháng trong năm.
Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trong
tháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng,
và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong

122

tháng.
DATEVALUE
Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứ
tự 1, ngày 2/1/1900 là ngày số thứ 2…, ngày 1/2/1900 là ngày thứ
32) của chuỗi ngày đã nhập.
Cú pháp:
=DATEVALUE(Date_text)
Giải thích:
Date_text: Là chuỗi ngày tháng muốn chuyển thành số thứ tự.
Bạn có thể nhập thử vào ngày 17/07/2006 là ngày thứ bao nhiêu
ứng với hàm trên.
- DAY
Trả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số có
thể là một chuỗi văn bản chẳng hạn: "4- 5- 03" hoặc "15- Apr-
1995", Excel sẽ tự động chuyển thành dữ liệu ngày tháng năm.
Cú pháp:
=DAY(Serial_number)
Giải thích:
Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hay
văn bản trong cặp dấu ngoặc.
- DAYS360
Hàm này trả về ngày giữa hai ngày cho trước dựa trên một năm là
360 ngày. Nó được sử dụng cho hệ thống kế toán dựa trên 12
tháng mỗi tháng có 30 ngày.
Cú pháp:
=DAYS360(Sbạnrt_date, End_date, Method)

123

Tài liệu học kế toán Excel

Tài liệu học kế toán Excel

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (15)

Similar to Tài liệu học kế toán Excel

Similar to Tài liệu học kế toán Excel (20)

More from Công ty kế toán hà nội

More from Công ty kế toán hà nội (7)

Tài liệu học kế toán Excel